Η ζωτική δραστηριότητα ενός και μόνο οργανισμού, εταιρείας, επιχείρησης και ακόμη και του κράτους είναι αδύνατη χωρίς βελτιωμένη ροή εργασίας. Τα έγγραφα, καθώς και η ανάγκη για τη μετακίνηση, τη δημιουργία ή την παραλαβή τους πριν από την επιστροφή, τη λήξη ή την προσκόλλησή τους στην υπόθεση, εισήλθαν σθεναρά στη ζωή ενός ατόμου από τη στιγμή της γραφής. Διατηρούνται από την αρχαιότητα, επιβεβαιώνουν την τεκμηρίωση διάφορων σφαιρών της ζωής των ατόμων ή των δημόσιων υποθέσεων.
Ιστορία των εργασιών γραφείου στη Ρωσία
Τα πρώτα έγγραφα που κατέγραψαν τη ζωή του αρχαίου ρωσικού κράτους ήταν τα χρόνια. Μίλησαν για τις συμφωνίες που συνήφθησαν μεταξύ Ρωσίας και Βυζαντίου, αντικατοπτρίζοντάς τα ιστορικά γεγονότα. Επίσης, οι διπλωματικές σχέσεις σημειώθηκαν με επιστολές. Επιπλέον, μίλησαν επίσης για διάφορες συμφωνίες, κυρίως μεταξύ εμπόρων. Οι επιστολές, ανάλογα με το σκοπό, θα μπορούσαν να είναι δικαστικές και ενδεικτικές.
Όλα τα έγγραφα ήταν γραμμένα σε περγαμηνή, η οποία τότε ήταν πολύ δαπανηρή. Μέχρι το τέλος της περιόδου φεουδαρχικού κατακερματισμού της Ρωσίας, ήταν πολύ νωρίς για να μιλήσουμε για την έννοια της εργασίας γραφείου ως συστήματος.
Η ιστορία της εργασίας γραφείου στο ρωσικό κράτος αποτελείται από περιόδους: προ-επαναστατική, σοβιετική και μετα-σοβιετική.
Προ-επαναστατική
Η προ-επαναστατική γραφειοκρατία αναπτύχθηκε στους XVI - αρχές του 20ου αιώνα. Αυτό το στάδιο, με τη σειρά του, χωρίζεται σε διάφορες περιόδους:
- Η διαταγή των γραφείων άρχισε να διαμορφώνεται μετά τη δημιουργία ενός κεντρικού ρωσικού κράτους. Διεξήχθη σε καλύβες (παραγγελθέντες, labial, zemstvo) υπάλληλοι. Το ίδιο το σύστημα έχει αναπτυχθεί σε παραγγελίες - κεντρικά ιδρύματα. Εξ ου και το όνομα της περιόδου. Ένα ξεχωριστό χαρακτηριστικό της γραμματειακής εργασίας είναι η εμφάνιση ενός ξεχωριστού «προσωπικού» ανθρώπων που συμμετείχαν στην προετοιμασία των σχεδίων, στην διεξαγωγή ερευνών, στην οργάνωση της αποθήκευσής τους, στην αντιγραφή των σχεδίων.
- Η ροή εργασίας του Κολλεγίου αναπτύχθηκε μετά τη μεταρρύθμιση της κεντρικής διοίκησης. Τα κολέγια άρχισαν να χρησιμοποιούν βιβλία εγγραφής και οργανωμένα αρχεία. Η αποθήκευση των εγγράφων με τον προβλεπόμενο τρόπο οργανώθηκε για πρώτη φορά ακριβώς κατά τη διάρκεια της εργασίας γραφείου κολλεγίων.
- Εκτελεστικό (στο XIX - αρχές ΧΧ αιώνα) αναπτύχθηκε κατά τη διάρκεια της μεταρρύθμισης. Το νέο διοικητικό σύστημα βασίζεται στις αρχές της ενότητας της διοίκησης - στην ακριβή εκτέλεση των εντολών των στελεχών, καθώς και στην ιεραρχία - στην αυστηρή κατανομή αρμοδιοτήτων μεταξύ αξιωματούχων διαφόρων τάξεων και θέσεων.
Σοβιετική γραφική εργασία
Το σοβιετικό γραφείο άρχισε να διαμορφώνεται από τον Οκτώβριο του 1917 και συνεχίστηκε μέχρι το 1991. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι αρχές προσπάθησαν να καταστήσουν αυτό το σύστημα όσο το δυνατόν πιο λογικό. Έχουν καταβληθεί προσπάθειες για την εισαγωγή προτύπων στην εργασία με τα επίσημα έγγραφα. Έχει καταρτιστεί κατάλογος τυπικών εγγράφων διαχείρισης στην επιχείρηση, ο οποίος έχει ορίσει την περίοδο αποθήκευσης για τέτοια τεκμηρίωση. Στη δεκαετία του '70 δημιουργήθηκε ένα ενιαίο κρατικό σύστημα γραφείου, το οποίο καθιέρωσε ομοιόμορφες μορφές και μεθόδους εργασίας με έγγραφα.
Μεταπολεμικός
Το γραφείο της μετα-σοβιετικής περιόδου έχει αναπτυχθεί από το 1991 και αναπτύσσεται μέχρι σήμερα. Στη δεκαετία του '90 του εικοστού αιώνα στη Ρωσική Ομοσπονδία άρχισε να βελτιώνεται το νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο που καθορίζει τις απαιτήσεις για τεκμηρίωση.
Αποθήκευση εγγράφων στην επιχείρηση
Στη διαδικασία δραστηριότητας των επιχειρήσεων, των ιδρυμάτων και των επιχειρήσεων, υπάρχει μια τεράστια ροή εγγράφων, εισάγονται και δημιουργούνται έγγραφα. Όταν η ανάγκη χρήσης τους στις καθημερινές δραστηριότητες για την επίλυση των σημερινών προβλημάτων και ζητημάτων εξαφανίζεται, υπάρχει ανάγκη για συσσώρευση και διατήρηση πληροφοριών. Επιπλέον, είναι εξαιρετικά σημαντικό να εξασφαλιστεί η εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στα απαραίτητα δεδομένα ανά πάσα στιγμή, ακόμη και μετά από λίγες μέρες, μήνες ή χρόνια μετά την κυκλοφορία του χαρτιού. Εάν τα αρχεία δεν είναι σωστά οργανωμένα και δεν τηρούνται οι προθεσμίες, ενδέχεται να προκύψουν περαιτέρω προβλήματα με την εύρεση του σωστού χαρτιού. Μια γρήγορη αναζήτηση και εφαρμογή των εγγράφων για τον προορισμό τους είναι δυνατή μόνο με σαφή κατανομή τους σε ομάδες, διαχωρισμό, για παράδειγμα, στην επιχείρηση.
Ένα ειδικό βιβλίο συστηματοποίησης, το οποίο καθορίζει τη διαδικασία για τη διανομή τίτλων σε περιπτώσεις, είναι η ονοματολογία των περιπτώσεων.
Οι έννοιες της "ονοματολογίας των υποθέσεων" και των "επιχειρηματικών"
Η ονοματολογία των περιπτώσεων ονομάζεται ο απλούστερος ταξινομητής των ονομάτων των περιπτώσεων, που σας επιτρέπει να ταξινομήσετε γρήγορα έγγραφα για γρήγορη αναζήτηση, εάν είναι απαραίτητο, αναφέροντας τη διάρκεια ζωής στο καθορισμένο έντυπο. Ένας τέτοιος ταξινομητής έχει μεγάλη σημασία στην οργάνωση της ομαλής λειτουργίας μιας εταιρείας ή ενός δημοτικού ιδρύματος.
Μια περίπτωση είναι ένα έγγραφο τοποθετημένο κάτω από ένα εξώφυλλο ή συνδυασμός αυτού που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή τύπο δραστηριότητας. Στις περιπτώσεις, απαγορεύεται η επανάληψη σχεδίων εκδόσεων τίτλων που επαναλαμβάνονται ή έχουν απολεσθεί, με μια τυποποιημένη διάρκεια ζωής.
Ονοματολογία υποθέσεων - ένα έγγραφο πολλαπλών χρήσεων που:
- Είναι η βάση για την τοποθέτηση των εγγράφων σε φακέλους, αναζήτηση των απαραίτητων εγγράφων.
- Υποδεικνύει την ευρετηρίαση των εγγράφων και των περιπτώσεων.
- Ορίζει τη διάρκεια ζωής των εγγράφων.
- Είναι ένα είδος εγχειριδίου για το πρώτο στάδιο της εξέτασης.
- Πρόκειται για ένα έγγραφο που λαμβάνει υπόψη προσωρινή αποθήκευση (έως και δέκα χρόνια).
- Αποτελεί τη βάση για τη δημιουργία απογραφών εγγράφων που θα αποθηκεύονται μόνιμα και προσωρινά.
- Αποτελεί τόπο αποθήκευσης πράξεων για την καταστροφή των υποθέσεων μιας επιχείρησης με περιόδους αποθήκευσης που έχουν λήξει (καταστροφή χαρτιού).
Τύποι αντικειμένων σε επιχειρήσεις
Υπάρχουν τρεις τύποι ονοματολογιών. Μια τυποποιημένη ονοματολογία είναι ένα ρυθμιστικό έγγραφο που καθορίζει τη σύνθεση υποθέσεων που έχουν θεσπιστεί στο γραφείο των οργανισμών του ιδίου τύπου.
Η κατά προσέγγιση ονοματολογία έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα · καθορίζει μια σειρά περιπτώσεων (με ένδειξη των δεικτών τους) που ξεκινούν κατά τη λειτουργία των οργανισμών στους οποίους εφαρμόζεται η ονοματολογία.
Μια ξεχωριστή ονοματολογία των υποθέσεων μιας συγκεκριμένης επιχείρησης αποτελείται από το προσωπικό υποστήριξης εγγράφων και τη διαχείριση εγγράφων του οργανισμού. Η διαδικασία περιλαμβάνει τους επικεφαλής των διαρθρωτικών τμημάτων, καθώς έχουν μια ιδέα της προγραμματισμένης ανάπτυξης της επιχείρησης, η οποία σας επιτρέπει να παρέχετε αποτελεσματικά τα είδη των τίτλων που ενδέχεται να εμφανιστούν στον οργανισμό στο εγγύς μέλλον.
Βασικοί κανόνες για την αποθήκευση τεκμηρίωσης
Ένας τεράστιος αριθμός εγγράφων, ποικίλων όσον αφορά την εκπροσωπούμενη αξία και σημασία, σχηματίζονται στη διαδικασία οποιασδήποτε επιχείρησης. Οι τύποι τίτλων για τους οποίους πρέπει να οργανώνεται η αποθήκευση εγγράφων στον οργανισμό, η διαδικασία και οι περίοδοι αποθήκευσης αντικατοπτρίζονται σε διάφορες ρυθμιστικές νομικές πράξεις, οι οποίες μπορούν να αφορούν τόσο την εταιρική νομοθεσία ενός μεμονωμένου οργανισμού, όσο και τη νομοθεσία περί αρχειοθέτησης και τους λογιστικούς νόμους. Οι νόμοι για τη λογιστική και την αρχειοθέτηση είναι εξίσου έγκυροι με κανονισμούς που εκδίδονται από το συστατικό συμβούλιο ή την ηγεσία ενός συγκεκριμένου οργανισμού.
Η βασική νομοθετική πράξη στον τομέα αυτό είναι ο νόμος «για τα αρχειακά θέματα στη Ρωσική Ομοσπονδία», ο οποίος τέθηκε σε ισχύ την ημερομηνία δημοσίευσης - στις 25 Οκτωβρίου 2004.Αυτή η νομοθετική πράξη ρυθμίζει διάφορες μορφές σχέσεων στον τομέα της αρχειακής διαχείρισης προς το συμφέρον του άμαχου πληθυσμού της χώρας, της κοινωνίας και των κρατικών αρχών, καθώς και τις σχέσεις στην οργάνωση της αποθήκευσης των εγγράφων, ανεξαρτήτως της μορφής ιδιοκτησίας των επιχειρήσεων.
Βάσει του h. 1 Άρθρο. 17 του Ν. 125-ΦΖ, οι επιχειρηματίες, οι ιδιωτικοί και κρατικοί οργανισμοί είναι υποχρεωμένοι να διατηρούν αρχειακά έγγραφα κατά τις περιόδους αποθήκευσης τους, συμπεριλαμβανομένου του χαρτιού για το προσωπικό. Ανάλογα με το καθεστώς της εμπορικής επιχείρησης, καθορίζονται η διαδικασία για την εκπλήρωση της υποχρέωσης αποθήκευσης τίτλων και η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων στον οργανισμό. Τα εμπορικά ιδρύματα έχουν το δικαίωμα να τερματίσουν την αποθήκευση των εγγράφων με την εκπνοή του χρόνου.
Λογιστικά έγγραφα
Το άρθρο 17 του Νόμου Αρ. 129-ΦΖ καθορίζει τις γενικές περιόδους αποθήκευσης για έγγραφα, λογιστικά έγγραφα και λογιστικές εκθέσεις. Σύμφωνα με την πράξη, η επιχείρηση είναι υποχρεωμένη να εξασφαλίζει την αποθήκευση των λογιστικών εγγράφων για τουλάχιστον πέντε ημερολογιακά έτη από την 1η Ιανουαρίου του έτους που έπεται εκείνου στο οποίο εγγράφεται το χαρτί.
Για να καθορίσετε τους όρους για συγκεκριμένους τύπους εγγράφων, πρέπει να αναφέρετε μια τέτοια πράξη ως μια τυπική λίστα περιόδων αποθήκευσης εγγράφων που εγκρίθηκε από το ομοσπονδιακό αρχείο στις 6 Οκτωβρίου 2000. Αυτό που είναι σημαντικό είναι ότι οι ημερομηνίες που αναφέρονται στον κατάλογο δεν ξεκινούν από την ημερομηνία της τελικής έκδοσης του εγγράφου ή της επίσημης δημοσίευσης του εγγράφου αλλά από την πρώτη Ιανουαρίου του επόμενου ημερολογιακού έτους. Ωστόσο, εάν ο επικεφαλής της εταιρείας εξέδωσε μια παραγγελία λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας, τότε η διάρκεια ζωής των εγγράφων μπορεί να αυξηθεί σε σύγκριση με την περίοδο που ορίζει τον κατάλογο.
Φορολογικές δηλώσεις και άλλα έγγραφα υπολογισμού φόρου
Η χρονική περίοδος κατά την οποία μια επιχείρηση ή ένα δημοτικό ίδρυμα υποχρεούται να τηρεί τις εκπτώσεις φόρου καθορίζεται στην παράγραφο 170 του ανωτέρω καταλόγου. Έτσι, η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων στον οργανισμό, όταν πρόκειται για φορολογικές δηλώσεις για το τελευταίο ημερολογιακό έτος, είναι τουλάχιστον μια δεκαετία, αποθηκεύονται τριμηνιαία για τουλάχιστον πέντε επόμενα ημερολογιακά έτη, οι μηνιαίες περίοδοι πρέπει να αποθηκεύονται για τουλάχιστον ένα ημερολογιακό έτος - αυτές οι πληροφορίες αναφέρονται στον κατάλογο περιόδων αποθήκευσης εγγράφων. Ελλείψει υποβολής εκθέσεων για το ημερολογιακό έτος, διατηρούνται και άλλα είδη δηλώσεων επί δέκα τουλάχιστον έτη. Επομένως, πρέπει να προστατευθούν και άλλα είδη αναφοράς για τουλάχιστον πέντε ημερολογιακά έτη. Οι αναφορές για ένα ημερολογιακό μήνα, ελλείψει τριμηνιαίων εκθέσεων, αποθηκεύονται σύμφωνα με τις ίδιες αρχές.
Τα έγγραφα βάσει των οποίων υπολογίζονται οι φόροι και τα τέλη δεν ορίζονται στο νόμο. Ωστόσο, το εδάφιο του όγδοου εδαφίου του πρώτου άρθρου 23 του Κώδικα Φορολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας υποδεικνύει ότι οι φορολογούμενοι πρέπει να φυλάσσουν έγγραφα για τέσσερα έτη: λογιστική και φορολογική λογιστική, κάθε άλλο έγγραφο που αποδεικνύει το κέρδος, τις δαπάνες, την πληρωμή και την παρακράτηση φόρου και άλλων τελών. Το ίδιο καθορίζει τον κατάλογο των εγγράφων που υποδεικνύουν την περίοδο αποθήκευσης. Δημοσιεύεται στους επίσημους ιστότοπους της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας και της Rosarchive.
Διάρκεια αποθήκευσης της τεκμηρίωσης στην επιχείρηση
Η διάρκεια ζωής των εγγράφων είναι το χρονικό πλαίσιο που καθορίζεται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας και οι αξίες που επιλέγονται από την εξέταση, κατά την οποία πρέπει να αποθηκευτούν μέχρι την καταστροφή τους.
Ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων των επιχειρήσεων και των ιδρυμάτων, δημιουργούνται έγγραφα με διαφορετικές έννοιες. Μια τυπική λίστα αποθήκευσης εγγράφων επιτρέπει την καταστροφή εγγράφων που έχουν ήδη ολοκληρώσει την εργασία. Υπάρχουν όμως και εκείνοι που δεν χάνουν τη σημασία τους για πολλά χρόνια. Και ο τρίτος τύπος, περιέχει επιστημονικά ή πρακτικά σημαντικές πληροφορίες. Αυτός ο τύπος έχει μια σταθερή διάρκεια ζωής.
Επομένως, οι τυπικές περίοδοι αποθήκευσης για τα έγγραφα μπορεί να είναι:
- προσωρινή έως δέκα χρόνια.
- προσωρινή περίοδο δέκα ετών.
- μόνιμη.
Σε τμήματα που ασχολούνται με εργασίες αναφοράς, οι υποθέσεις παραμένουν για δύο χρόνια, ανεξάρτητα από την κατάσταση της επιχείρησης: μόνιμη και προσωρινή (πάνω από δέκα χρόνια) αποθήκευση. Στο αρχείο του οργανισμού παραδίδονται μετά από αυτή τη φορά.
Ανεξάρτητα από τη μορφή στην οποία γίνεται η τεκμηρίωση (χαρτί ή ηλεκτρονική), οι περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων δεν αλλάζουν. Η καθοριστική αξία της διάρκειας της χρήσης τους εξαρτάται από τις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές. Αυτό το θέμα είναι η εξέταση της αξίας.
Η εξέταση της αξίας των εγγράφων είναι ο προσδιορισμός της σημασίας που εξαρτάται από τον προσδιορισμό της διάρκειας της αποταμίευσής τους. Διεξάγεται μια εξέταση για να προσδιοριστεί ποια συγκεκριμένα έγγραφα μπορούν να προσφέρουν τα απαραίτητα δεδομένα στην πολιτεία, την κοινωνία, την επιστήμη και τα άτομα. Για τα έγγραφα που έχουν επιλεγεί για προσωρινή αποθήκευση, θα πρέπει να καθορίσετε πόσο καιρό στο μέλλον ίσως χρειαστούν. Ένα σημαντικό καθήκον της εξέτασης των τίτλων θεωρείται επίσης ότι καθορίζει την περίοδο αποθήκευσης της τεκμηρίωσης.
Επομένως, τα ακόλουθα καθήκοντα της εξέτασης της αξίας διακρίθηκαν:
- Μεταφορά για τη μόνιμη αποθήκευση στα κρατικά αρχεία της Ρωσικής Ομοσπονδίας εγγράφων που είναι σημαντικά για την πολιτική, την οικονομία, την οικονομία, την επιστήμη, τον πολιτισμό της χώρας, την προκαταρκτική επιλογή γι 'αυτό.
- Έγγραφα που διατηρούν πρακτική αξία, αλλά δεν αντιπροσωπεύουν επιστημονική και ιστορική αξία, επιλέγονται για προσωρινή αποθήκευση.
- Όσοι έχουν χάσει την αξία τους και δεν έχουν επιστημονική αξία, έχουν επιλεγεί για καταστροφή.
- Καθιέρωση περιόδων αποθήκευσης για έγγραφα, αλλάζοντας τα.
Κατά τη διάρκεια της εξέτασης, ελέγχεται επίσης η ποιότητα της οργάνωσης της ονοματολογίας των φακέλων, των αρχείων και η καθιέρωση της διάρκειας ζωής των εγγράφων.
Τρόποι οργάνωσης της αποθήκευσης των τίτλων στην επιχείρηση
Με την εμφάνιση της ηλεκτρονικής τεχνολογίας, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείται ολόκληρο το κτίριο για αρχεία · αρκετά δωμάτια θα αρκούν αν πρόκειται για έναν μεγάλο οργανισμό με δεκαετή ιστορία. Αλλά σε κάθε περίπτωση, υπάρχει ανάγκη να οργανωθεί η αποθήκευση των εγγράφων στον οργανισμό.
Υπάρχουν διάφορες επιλογές για το πώς μπορείτε να οργανώσετε ένα ηλεκτρονικό αρχείο:
- Local - ένας προσιτός τρόπος αποθήκευσης, ο οποίος συνίσταται στη συλλογή εγγράφων σε ένα φάκελο σε έναν υπολογιστή ή, εάν η εταιρεία διαθέτει τοπικό δίκτυο, δημιουργώντας ένα ειδικό φάκελο δικτύου και θέτοντας δικαιώματα πρόσβασης σε αυτό. Τα μειονεκτήματα αυτής της μεθόδου αποθήκευσης είναι η έλλειψη εγγυήσεων ασφάλειας, η ανάγκη ανεξάρτητου ελέγχου του χρόνου αποθήκευσης, η παροχή εργαλείων προβολής (μιλάμε για προγράμματα προβολής εγγράφων, εικόνων, βίντεο, σχεδίων και άλλων εγγράφων) και επαλήθευση ηλεκτρονικών υπογραφών.
- Ειδικό ηλεκτρονικό αρχείο - εξειδικευμένα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων ή ηλεκτρονικά αρχεία. Τέτοια συστήματα αποθήκευσης δεν επαναλαμβάνουν τα παραπάνω μειονεκτήματα του τοπικού αρχείου. Δηλαδή, το EDMS παρέχει προβολή, ελέγχει τον χρόνο αποθήκευσης των τίτλων, σας επιτρέπει να λαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή. Μείον - η υπηρεσία καταβάλλεται.
- Στο σύννεφο - έναν πολλά υποσχόμενο τρόπο αποθήκευσης εγγράφων, μπορούν να αποθηκευτούν απευθείας στην ηλεκτρονική υπηρεσία και να μην καταλαμβάνουν χώρο στους υπολογιστές του οργανισμού. Οι υπάλληλοι έχουν πάντα τη δυνατότητα να στραφούν στην απαραίτητη τεκμηρίωση, η υπηρεσία θα παρέχει προβολή με τα κατάλληλα εργαλεία και θα παρέχει δεδομένα σχετικά με ένα πιστοποιητικό ασφαλείας - θα υπάρξει πρόσβαση στο δίκτυο μόνο.
Η νομοθεσία δεν ρυθμίζει τη μέθοδο αποθήκευσης που χρησιμοποιείται. Ο κατάλογος των εγγράφων με τις ημερομηνίες δείχνει μόνο το ρυθμιστικό χρονικό πλαίσιο. Είναι σημαντικό μόνο να τηρούνται οι κανόνες για τη μεταβίβαση εγγράφων, η σωστή μορφή εκτέλεσης και το πιστοποιητικό υπογραφής.