Οι εγγυήσεις πρέπει να αντιμετωπίζονται με προσοχή, επειδή η αλλοίωση προκαλεί πολλές αρνητικές συνέπειες. Θα χρειαστεί χρόνος για να ανακάμψει. Για να αποφευχθεί αυτό, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η σωστή αποθήκευση των εγγράφων στο σπίτι. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες μεθόδους για αυτό.
Χαρακτηριστικά αποθήκευσης
Η οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων στο σπίτι έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η ασφάλεια. Τα έγγραφα πρέπει να αποκρύπτονται και να προστατεύονται από ζημιές. Εάν τα παιδιά ζουν στο σπίτι, τότε τα έγγραφα πρέπει να τοποθετούνται έτσι ώστε να μην είναι προσβάσιμα σε αυτά. Μπορείτε να επιλέξετε χρηματοκιβώτια για το σπίτι, καθώς και μεσοπάτια, ανώτερα ράφια του υπουργικού συμβουλίου.
Σημειώστε ότι η επιφάνεια εργασίας δεν είναι ασφαλής. Καφές χαλασμένος εξαιτίας του τυχαία χυμένου καφέ ή βύθισμα. Αλλά αν τοποθετηθούν σε κουτιά με κλειδί ή μυστικό πυθμένα, τότε αυτό θα προστατεύσει από ζημιές.
Πού να φυλάσσετε τα έγγραφα στο σπίτι; Υπάρχουν πολλές επιλογές, αλλά να έχετε κατά νου ότι ο χώρος πρέπει να είναι προσβάσιμος από τον ιδιοκτήτη. Συχνά υπάρχουν καταστάσεις όταν πρέπει να πάρετε επειγόντως κάποια χαρτιά. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, κάθε δευτερόλεπτο μετράει. Τώρα υπάρχουν λειτουργικά εσωτερικά στοιχεία για αυτό, συμπεριλαμβανομένων των ειδικών κρησφύγετων. Είναι ράφια με συρτάρια, βιβλία, χρηματοκιβώτια, πρίζες, απομιμήσεις.
Ταξινόμηση εγγράφων
Τα χαρτιά μπορούν να χωριστούν σύμφωνα με τα ακόλουθα κριτήρια:
- Στο διαμέρισμα. Θα υπάρχουν αποθηκευμένες αποδείξεις για νερό, φυσικό αέριο, ηλεκτρικό ρεύμα.
- Επικοινωνία Αυτή η ενότητα θα περιέχει συμβάσεις και αποδείξεις μέσω τηλεφώνου, τηλεόρασης και Internet.
- Δάνεια Αυτό περιλαμβάνει συμβάσεις και επιταγές.
- Κοινωνικές υπηρεσίες. Εάν χρησιμοποιηθούν οι υπηρεσίες αυτών των οργανώσεων, τα έγγραφα από αυτά πρέπει να τεθούν χωριστά.
- Αντίγραφα. Συνιστάται η δημιουργία αντιγράφων εγγράφων ύψους 5 τεμαχίων. είναι ακόμη καλύτερο να τα σαρώσετε.
- Προσωπικά έγγραφα. Αυτό περιλαμβάνει τα διαβατήρια, τα πιστοποιητικά.
- Ιατρική. Είναι απαραίτητο να στοιβάζονται χωριστά τα χαρτιά που σχετίζονται με την υγεία.
- Φωτογραφίες Πρέπει να τοποθετούνται σε φάκελο.
- Οδηγίες και εγγυήσεις. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να βρείτε το σωστό χαρτί.
- Σπάνια χρησιμοποιούμενα έγγραφα.
Τα έγγραφα μικρής μορφής είναι συνήθως σκληρά. Αν χρησιμοποιούνται συχνά, για παράδειγμα, διαβατήρια, πιστοποιητικά, θα πρέπει να τα αποθηκεύσετε σε ένα μικρό φάκελο με διαχωριστικά.
Επιλογές αποθήκευσης τεκμηρίωσης
Εάν υπάρχουν πολλοί τίτλοι, τίθεται το ερώτημα, πώς να αποθηκεύσετε τα έγγραφα στο σπίτι; Οι ιδέες μπορεί να είναι διαφορετικές, το κυριότερο είναι ότι όλα διατηρούνται σε τάξη. Διαφορετικά, θα περάσει πολύς χρόνος αναζήτησης.
Για αποθήκευση, χρηματοκιβώτια, φακέλους, γραφεία χρησιμοποιούνται. Τα έγγραφα πρέπει να τοποθετούνται σε αυτά σύμφωνα με τα απαραίτητα κριτήρια: σκοπός, ημερομηνία ή τύπος. Έτσι θα είναι πολύ πιο εύκολο να βρείτε το απαραίτητο χαρτί.
Φάκελοι
Ένας φάκελος για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι θεωρείται εξαιρετική επιλογή. Θα ταιριάζει σε πολλά αρχεία με χαρτιά. Τα περισσότερα από αυτά τα προϊόντα είναι σε μορφή A4, έτσι είναι ιδανικά για την αποθήκευση πιστοποιητικών, πιστοποιητικών, συμβολαίων.
Για ευκολία, μπορείτε να επισημάνετε έγγραφα με επιγραφές, για παράδειγμα "εργασία", "τράπεζα", "στέγαση". Έτσι θα είναι πολύ πιο εύκολο να βρείτε το απαραίτητο έγγραφο. Μπορείτε να επισυνάψετε μια λίστα με όλο το περιεχόμενο στο πρώτο αρχείο. Συνιστάται να τοποθετείτε τους ελέγχους και τις αποδείξεις σε φύλλα A4. Είναι καλύτερα να καθορίσετε μια γωνία έτσι ώστε να μην χαλάσει το έγγραφο.
Χαρτοφύλακα
Τα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν στο σπίτι χρησιμοποιώντας ένα ειδικό χαρτοφυλάκιο. Συνήθως έχει πολλούς κλάδους. Το στοιχείο μπορεί να αγοραστεί στο κατάστημα χαρτικών.Αυτές οι συσκευές έρχονται σε διαφορετικά σχέδια, συμπεριλαμβανομένων των κλασικών καθώς και των αρχικών. Η επιλογή του σωστού θα είναι εύκολη.
Ένα χαρτοφυλάκιο για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι μπορεί να περιέχει διάφορα έγγραφα. Το μειονέκτημα είναι η αδυναμία περιστροφής σελίδων και η ελεύθερη προβολή. Ως εκ τούτου, για λόγους ευκολίας, είναι επιθυμητό να δημιουργηθούν επιγραφές και σημειώσεις.
Άλμπουμ φωτογραφιών
Η αποθήκευση των εγγράφων στο σπίτι είναι δυνατή σε αυτές τις συσκευές. Πρέπει να έχουν μαγνητικά φύλλα. Για παράδειγμα, οι αποδείξεις πληρωμής μπορούν να τοποθετηθούν σε αυτά, για τον καθορισμό της κόλλας που δεν απαιτείται. Σε κάθε φύλλο θα υπάρχει μια θέση για σημειώσεις, η οποία είναι πολύ βολική.
Φάκελοι
Οι τσέπες χαρτιού είναι ιδανικές για την αποθήκευση τεκμηρίωσης που πρέπει να αρχειοθετηθεί. Τέτοια έγγραφα είναι σπάνια απαραίτητα, αλλά είναι πολύ νωρίς ή δεν πρέπει να τα πετάξετε. Μετά τη σήμανση, μπορείτε να το βάλετε σε κουτί ή σε ράφι.
Μπορείτε να φτιάξετε τους φακέλους μόνοι σας. Χρησιμοποιείται γι 'αυτό ισχυρό χαρτί, κόλλα και αξεσουάρ. Θα γίνει ένα πρακτικό πράγμα εάν χρησιμοποιήσετε τη φαντασία σας και κάνετε την εργασία αποτελεσματικά. Με αυτό το φάκελο μην ανησυχείτε για την ακεραιότητα του χαρτιού.
Κουτιά
Χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση πολλών πραγμάτων και τα έγγραφα δεν αποτελούν εξαίρεση. Μπορείτε να τοποθετήσετε πολλά έγγραφα σε αυτά, απλά πρέπει να τα τοποθετήσετε σωστά για να βρείτε κάτι που χρειάζεστε ανά πάσα στιγμή. Συνιστάται να ταξινομηθούν πρώτα σε φακέλους.
Για να αποθηκεύσετε διαβατήρια, διπλώματα και άλλα μη τυπικά έγγραφα σε σκληρές καλύψεις, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε ένα παχύ φάκελο για αυτό. Τώρα πολλά άλλα εξαρτήματα πωλούνται, πολλά από τα οποία είναι ακόμα κλειδωμένα. Ένα κουτί για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι θεωρείται επίσης ένα βολικό πράγμα, καθώς προστατεύει τα έγγραφα από την ελεύθερη πρόσβαση.
Χρηματοκιβώτια
Τα χρηματοκιβώτια στο σπίτι θεωρούνται οι πιο αξιόπιστες συσκευές. Εκεί μπορείτε να τοποθετήσετε βιβλία εργασίας, χρήματα, γραμματόσημα. Μερικά σχέδια έχουν πολλά κελιά, τα οποία θα σας επιτρέψουν να τοποθετήσετε πολλές αξίες.
Κατά την αγορά αυτής της συσκευής πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τα εξής:
- Όγκος, παρουσία ράφια, ταμειακή μηχανή.
- Μεγέθη, βάρος.
- Άποψη του κάστρου.
Υπάρχουν χρηματοκιβώτια με ηλεκτρονικές κλειδαριές ή κλειδαριές, οπότε η τήρηση εγγράφων στο σπίτι θα είναι ασφαλής. Ο κωδικός πρέπει να εισαχθεί ανεξάρτητα. Το κόστος για τα χρηματοκιβώτια που ανοίγουν με ένα κλειδί είναι ελαφρώς μικρότερο. Εάν πολλοί άνθρωποι θα έχουν πρόσβαση στη συσκευή, θα πρέπει να επιλέξετε με τα πλήκτρα.
Τα χρηματοκιβώτια έχουν αρκετά ράφια που μπορούν να σταθεροποιηθούν σε διαφορετικά ύψη για εύκολη αποθήκευση φακέλων. Ορισμένα εξαρτήματα έχουν εσωτερικούς χώρους για σφραγίδες. Θα πρέπει να επιλέξετε συσκευές με πιστοποιητικά, καθώς αυτό επιβεβαιώνει τη συμμόρφωσή τους με την ποιότητα.
Διατίθενται οι ακόλουθοι τύποι χρηματοκιβωτίων:
- Φορέστε. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το σπίτι, καθώς και για διάφορες οργανώσεις.
- Συμπαγής. Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση εντύπων, σφραγίδων, γραμματοσήμων, κλειδιών, τιμαλφών.
- Ανθεκτικό στη φωτιά. Χρησιμοποιούνται για μυστικά έγγραφα, θεωρούνται τα ασφαλέστερα, καθώς προστατεύουν όλο το περιεχόμενο.
- Ευρύχωρο. Χρησιμοποιείται σε μεγάλες επιχειρήσεις όπου εργάζονται πολλοί άνθρωποι.
Πριν την απελευθέρωση, τα χρηματοκιβώτια δοκιμάζονται για αντοχή. Συνήθως κατασκευάζονται από τα υλικά τους, τα οποία προστατεύουν το χαρτί από τη μηχανική καταπόνηση. Η τιμή της συσκευής εξαρτάται από τα τεχνικά χαρακτηριστικά και τον βαθμό προστασίας.
Διάρκεια αποθήκευσης
Υπάρχουν έγγραφα που πρέπει να αποθηκεύονται σε όλη τη ζωή. Και μερικοί μπορούν να πεταχτούν μετά από μερικούς μήνες. Έγγραφα για ακίνητα, μεταφορές και άλλες αγορές πρέπει να αποθηκεύονται καθ 'όλη τη διάρκεια της ιδιοκτησίας. Οι αποδείξεις αγοράς πρέπει να παραμείνουν για 1 έτος. Οι εγγυήσεις διατηρούνται για όσο διάστημα ισχύει η περίοδος ισχύος τους.
Οι έλεγχοι σχετικά με την πληρωμή για τις υπηρεσίες δικηγόρων, γιατρών, εκπαιδευτικών πρέπει να φυλάσσονται για 3 χρόνια. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα αυτών και να εξαλείψετε τα πρωτότυπα. Σε περίπτωση διαφορών, το χαρτί μπορεί να έρθει χρήσιμο. Είναι απαραίτητο να διατηρηθούν συμφωνίες για τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, στο Διαδίκτυο, στην τηλεόραση.Τα έσοδα για λογαριασμούς κοινής ωφελείας διατηρούνται για 3-5 χρόνια.
Τα ιατρικά αρχεία για όλη την οικογένεια πρέπει να είναι προσβάσιμα. Οι έλεγχοι από ιδιωτικές κλινικές πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 2 χρόνια. Μπορούν να απαιτηθούν σε δικαστικές και ασφαλιστικές αξιώσεις. Όλα τα έγγραφα πρέπει να τοποθετούνται σε ασφαλείς θέσεις, να ταξινομούνται περιοδικά και να εξαλείφουν όλα τα περιττά. Μόνο τότε τα πάντα θα είναι καλά με τους τίτλους.
Συστάσεις
Κάθε θέση αποθήκευσης εγγράφων έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της. Για να διασφαλιστεί ότι όλα τα έγγραφα είναι καλά, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι ακόλουθοι κανόνες:
- Για να μην χαλάσουν τα έγγραφα, θα πρέπει να αποθηκεύονται μακριά από το νερό και τον ήλιο.
- Συνιστάται να δημιουργήσετε φάκελο με φωτοαντίγραφα τίτλων και να τα μεταφέρετε σε συγγενείς ή άλλα αξιόπιστα πρόσωπα. Είναι επίσης απαραίτητο να αφήσετε έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή σε μονάδα flash. Αυτό θα σας επιτρέψει να αποκαταστήσετε γρήγορα τα πρωτότυπα σε περίπτωση βλάβης.
- Δεν υπάρχει ανάγκη να αποθηκεύσετε μια κάρτα εξωτερικών ασθενών στο σπίτι, καθώς αυτό θεωρείται παραβίαση του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Αναγνωρίζεται ως νομικό έγγραφο, παραμένει στο μητρώο νοσοκομείων.
- Εφόσον οι έλεγχοι εξασθενίζουν με την πάροδο του χρόνου, καλό είναι να φωτοτυπήσετε τους για μεγάλες αγορές.
- Δεν είναι επιθυμητό να διατηρούνται περιττές διαφημίσεις, εφημερίδες, επαγγελματικές κάρτες στο σπίτι. Τα χαρτιά πρέπει να ταξινομούνται αμέσως και να τοποθετούνται σε ασφαλείς θέσεις.
- Για να είναι σωστή η τεκμηρίωση, πρέπει να ελέγχονται ετησίως. Όλα τα περιττά θα πρέπει να απορρίπτονται και τα υπόλοιπα πρέπει να τοποθετούνται για περαιτέρω αποθήκευση.
Μπορείτε να αποθηκεύσετε έγγραφα στο σπίτι με πολλούς τρόπους. Από όλα τα διαθέσιμα, θα είναι σίγουρα δυνατή η επιλογή του καταλληλότερου. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε όχι μόνο την ασφάλεια, αλλά και τη διαθεσιμότητα των τίτλων. Αν τα τοποθετήσετε σωστά, θα έχετε πάντα το σωστό έγγραφο.