Πριν από τη σύνταξη ενός μηνύματος, πρέπει να θυμάστε πώς διαφέρει η εθιμοτυπία μιας επιχειρηματικής επιστολής και μιας προσωπικής επιστολής. Το πιο σημαντικό είναι να παρατηρήσετε το επίπεδο εμπιστοσύνης στην παρουσίαση του επιλεγμένου θέματος. Ο παραλήπτης είναι πιθανό να εμπνευστεί από αυτό ή το πρόβλημα αυτό και θα προσπαθήσει να εμπλακεί στην επίλυση των προβλημάτων που τίθενται αν αισθάνεται την επικοινωνία μέσω της γραμμής της επιστολής. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο όσοι γνωρίζουν τη σύγχρονη εθιμοτυπία της επιχειρηματικής γραφής δεν περιλαμβάνουν στο κείμενο τέτοιους αναχρονισμούς, όπως "προχωρά από το γεγονός", "θα πρέπει" ή ακόμη περισσότερο να ξεχαστεί "Σας ενημερώνω".
Χαρακτηριστικά χαρακτηριστικά
Ο επιχειρηματικός προσανατολισμός και η σαφής σαφήνεια του στόχου, η συνοχή στη δήλωση των γεγονότων, οι λεπτομέρειες των προτάσεων και αιτημάτων και το περιεχόμενο πληροφοριών των μηνυμάτων για πράξεις και πράξεις έχουν διατηρηθεί. Οι επιχειρησιακές επιστολές άρχισαν να καταρτίζονται με πιο χαλαρό τρόπο, ωστόσο, δεν αποκτούσαν ανοιχτές συναισθηματικές εκφράσεις, επιθέματα και συγκρίσεις από τα χαρακτηριστικά της προσωπικής αλληλογραφίας · η παλιά εθιμοτυπία της επιχειρηματικής γραφής εξακολουθεί να επικρατεί εδώ. Και μόνο επειδή ο σκοπός ενός τέτοιου μηνύματος είναι, όπως και πριν, να υποβάλει μια πρόταση, στην οποία πρέπει να ακολουθεί απαραιτήτως μια συγκεκριμένη απάντηση, η επιρροή του συντάκτη μιας επιχειρησιακής επιστολής πρέπει να είναι πολύ μεγάλη, δεδομένου ότι παρακινεί τον παραλήπτη σε ενέργειες συγκεκριμένου χαρακτήρα. Επιπλέον, το κείμενο καταρτίζεται με τέτοιο τρόπο ώστε η άποψη του συγγραφέα να μην αντιπροσωπεύει τη δική του στάση απέναντι στο πρόβλημα αλλά αμοιβαία επωφελή συμφέροντα στην επίλυσή του.
Η εθιμοτυπία μιας επιχειρησιακής επιστολής ορίζει ότι δεν πρέπει να χρησιμοποιείται η αντωνυμία "Ι", όπως συνηθίζεται στην προσωπική αλληλογραφία, αλλά η έμφαση σε άλλη αντωνυμία - "εσείς" είναι επίσης κατάλληλη εδώ. Εάν ένα επιχειρησιακό μήνυμα είναι γραμμένο χωρίς λάθη, εκτυπωμένο με ακρίβεια, το κείμενο τοποθετείται σύμφωνα με όλους τους κανόνες και τις υπάρχουσες απαιτήσεις και ως εκ τούτου δεν είναι μόνο εύκολο να το διαβάσετε, αλλά και με ευχαρίστηση, η αλληλογραφία θα έχει σίγουρα συνέχεια. Αν και σήμερα είναι πολύ συχνά απαραίτητο να αποκρυπτογραφούμε φανταστικές φραγές, αναζητώντας το θέμα και το κατηγόρημα για να φτάσουμε στο κάτω μέρος της έννοιάς τους. Οι κανόνες της γραφής των επιχειρήσεων αλλάζουν πολύ γρήγορα τώρα. Τι καλός τόνος ήταν να γράψεις με το χέρι. Τότε ήταν δυνατόν να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα δεν έγινε κάτω από το αντίγραφο του άνθρακα. Πόση προσωπικότητα μπορούσαν να δουν σε αυτό το μήνυμα, και ο σεβασμός προστέθηκε πάντα στη σχέση μεταξύ του παραλήπτη και του συγγραφέα. Είναι λυπηρό το γεγονός ότι αυτό το έθιμο είναι εντελώς ξεπερασμένο και σχεδόν όλα τα γράμματα έχουν πλέον γίνει ηλεκτρονικά.
Σύγχρονοι κανόνες
Μια επιχειρησιακή επιστολή, δείγμα της οποίας θα παρουσιαστεί στη συνέχεια, αντιπροσωπεύει την αντιστοιχία με μια σύγχρονη πολιτισμένη πράξη. Σήμερα, δεν υπάρχουν λιγότερο διαφοροποιημένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθηθούν. Αν και, σε σύγκριση με την επίσημη γλώσσα που υπήρχε στη χώρα πριν από πενήντα χρόνια, οι κανόνες αυτοί μοιάζουν περισσότερο με αποχρώσεις ή με ιδιαίτερες λεπτές αποχρώσεις. Πρώτα απ 'όλα, όπως υπαγορεύουν οι κανόνες της γραφής των επιχειρήσεων, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα χαιρετισμό στην προσωπική διεύθυνση στον παραλήπτη σας πριν ξεκινήσει το κείμενο. Αν και οι εταιρίες και οι όχι τόσο μικρές οργανώσεις έχουν τώρα μια εσωτερική σύνδεση της μορφής ISQ, όπου η απάντηση ακολουθεί την ερώτηση, η ερώτηση μετά την απάντηση και σε αυτή τη γρήγορη αλληλογραφία, η αντιμετώπιση με το όνομα δεν είναι απαραίτητη κάθε φορά. Ωστόσο, η σωστή εκτέλεση μιας επιχειρησιακής επιστολής συνεπάγεται μια ατομική εστίαση και ως εκ τούτου η προσωπική έκκληση είναι απαραίτητη.
Το θέμα της επιστολής στη σύγχρονη αλληλογραφία τοποθετείται συνήθως σε ξεχωριστό πεδίο και πρέπει να συμπληρωθεί επαρκώς, δηλαδή σύμφωνα με το περιεχόμενο.Ορθώς διατυπώστε το θέμα της επιστολής - πάρετε τη μισή επιτυχία, επειδή αυτό είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης. Η ακριβής διατύπωση θα τον βοηθήσει να συντονιστεί με τον σωστό τρόπο και να αντιληφθεί τις πληροφορίες που έλαβε γρήγορα και πλήρως. Και σίγουρα πρέπει να ενημερώσετε τον παραλήπτη για να λάβετε την απάντησή του - αυτός είναι ένας καλός τόνος, δείχνοντας σεβασμό στους συναδέλφους και τους συνεργάτες, αυτό έγινε πριν από εκατόν διακόσια χρόνια και τότε δεν βιάσασταν να ζήσετε και ήξερε ακριβώς πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή. Σήμερα πρέπει να απαντήσετε γρήγορα στο μήνυμα, το οποίο βοηθάει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - η επικοινωνία πραγματοποιείται πολύ γρήγορα. Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε άμεσα, θα πρέπει ακόμα να στείλετε ένα μήνυμα σχετικά με την παραλαβή της απάντησης, όπου δηλώνετε την ώρα της επόμενης συνεδρίασης επικοινωνίας.
Ώρα και τόπος
Πρέπει να θυμόμαστε ότι ψυχολογικά, το όριο της απόκρισης στο χρόνο στην κρίσιμη τιμή είναι σαράντα οκτώ ώρες. Αυτό συμβαίνει εάν δεν υπάρχει λειτουργία αυτόματου τηλεφωνητή. Όταν έχουν περάσει δύο μέρες, ο παραλήπτης είναι ήδη γεμάτος αυτοπεποίθηση ότι η επιστολή του έμεινε χωρίς επιτήρηση ή, στην καλύτερη περίπτωση, έχασε. Οι κανόνες της επιχειρησιακής επιστολής περιέχουν αυτό το σημείο: μην καθυστερείτε ποτέ την απάντηση, γιατί αυτό είναι μια απαραίτητη απώλεια του πελάτη και ο σύντροφός του θα αρχίσει να ανησυχεί και να σκεφτεί να διαλύσει κάθε είδους σχέσεις. Εν πάση περιπτώσει, πρόκειται για σοβαρή παραβίαση της δεοντολογίας της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Εάν πρέπει να στείλετε τις ίδιες πληροφορίες, μπορείτε απλά να επεκτείνετε τη λίστα αλληλογραφίας. Η τοποθέτηση όλων των διευθύνσεων σε ένα πεδίο "προς" μειώνει σημαντικά τον χρόνο παράδοσης και η διαφάνεια διατηρείται σε συνεργασίες: κάθε άτομο που λαμβάνει το γράμμα βλέπει τη λίστα που σχηματίζεται.
Μια μεγάλη υπόσχεση για τη συνέχιση των εταιρικών σχέσεων είναι η ευγενική φράση "ευχαριστώ εκ των προτέρων". Όπως είναι γραμμένο σε μια επιχειρηματική επιστολή και σε ποιο μέρος τοποθετείται - ο καθένας αποφασίζει για τον εαυτό του. Φυσικά, ο παραλήπτης θα πρέπει να το δει μετά την απόκτηση των πληροφοριών και την ώθηση για δράση. Στο τέλος του γράμματος, μπροστά από το μπλοκ επαφής είναι το καλύτερο μέρος για αυτή τη φράση. Με την ευκαιρία, σχετικά με τις πληροφορίες επικοινωνίας: θα πρέπει να είναι σε κάθε επιστολή, όχι μόνο στην πρώτη. Οι αριθμοί τηλεφώνου του συγγραφέα, η θέση και όλα τα υπόλοιπα δεν μπορούν να αναγκαστούν να κοιτάξουν. Η σύνταξη επιχειρηματικής επιστολής δεν εξαρτάται από τη διάρκεια της αλληλογραφίας. Οι κανόνες πρέπει πάντα να τηρούνται. Και για να μην μαντέψουμε αν ο παραλήπτης έλαβε το γράμμα, υπάρχει μια λειτουργία αιτήματος. Μόνο σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να είστε σίγουροι ότι διαβάζεται. Το ιστορικό αλληλογραφίας πρέπει να διατηρηθεί, δεν μπορείτε να γράψετε μια απάντηση με ένα νέο μήνυμα. Ωστόσο, κατά την αποστολή ολόκληρης της ταινίας επικοινωνίας για την επίλυση συγκεκριμένου ζητήματος, είναι απαραίτητο να θυμόμαστε όχι μόνο την υποταγή αλλά και την εμπιστευτικότητα. Εάν υπάρχουν προσωπικά στοιχεία στην αλληλογραφία, πρέπει να διαγραφούν πριν διαβαστούν από τρίτους.
Η πρώτη επιλογή και εισαγωγή
Πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή ώστε ο παραλήπτης να ενδιαφέρεται αμέσως για αυτό το μήνυμα και το ενδιαφέρον του να μην εξασθενεί μέχρι το τέλος της ανάγνωσης; Υπάρχουν τρία σημεία που είναι σχεδόν μαγικά για όσους τα χρησιμοποιούν. Πρώτα απ 'όλα, αυτό είναι ένα θέμα που βλέπει κάποιος πριν ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξαρτάται από το αν θα γίνει αυτό, αν ο παραλήπτης θέλει να εξοικειωθεί με το μήνυμα. Το δεύτερο σημείο είναι η πρώτη εισαγωγική φράση, η οποία θέτει το άτομο να διαβάσει. Και φυσικά, το τέλος είναι σημαντικό. Η φράση "ευχαριστώ εκ των προτέρων" λειτουργεί πολύ καλά. Όπως γράφεται σε μια επιχειρηματική επιστολή, το τέλος είναι η πιο σημαντική στιγμή, υπάρχουν τεράστιοι αριθμοί επιλογών για τις τελικές φράσεις, το κυριότερο είναι να επιλέξετε το σωστό τόνο. Από το δημοκρατικό "Τι λέτε;" στον υπάλληλο "Ποια θα είναι η γνώμη σας για το θέμα αυτό;"
Τώρα ας προσπαθήσουμε να αναλύσουμε λεπτομερώς το επιχειρηματικό δείγμα επιστολής.
Επιλογή 1
Θέμα: Επιχειρηματική επιστολή
Ημερομηνία: 02 Ιουνίου, Παρασκευή
Από: Ιβάν Πετρόφ
Προς: Άννα Σιδόροβα
Γεια σας, γεια σας!
Σας προσκαλούμε σε συνέντευξη με τους εργοδότες στις 12 Ιουνίου στις 14.00. Δεδομένου ότι θα υπάρχουν και άλλοι υποψήφιοι και οι εργοδότες έχουν προγραμματίσει να πραγματοποιήσουν μια συνάντηση μόνο για δύο ώρες, είναι προτιμότερο να μην καθυστερήσει.
Λυπούμαστε
Ιβάν Πετρόφ.
Η δεύτερη επιλογή και μετά
Θέμα: Επιχειρηματική επιστολή. Συνάντηση με τους εργοδότες
Ημερομηνία: 02 Ιουνίου, Παρασκευή
Από: Ιβάν Πετρόφ
Προς: Άννα Σιδόροβα
Γεια σας, γεια σας!
Εξετάσαμε προσεκτικά το βιογραφικό σας σημείωμα και σας προσκαλούμε σε συνέντευξη με τους εργοδότες στις 12 Ιουνίου στις 14.00. Καθώς και άλλοι υποψήφιοι θα πάρουν συνέντευξη και οι εργοδότες σκοπεύουν να πραγματοποιήσουν μια συνάντηση μόνο για δύο ώρες, είναι προτιμότερο να μην καθυστερήσει. Και παρακαλώ, καθορίστε στην απάντηση αν θα έρθετε και προειδοποιήστε εκ των προτέρων αν δεν μπορείτε να μας επισκεφθείτε αυτή τη στιγμή.
Λυπούμαστε
Ιβάν Πετρόφ.
Εδώ είναι μια τυπική επιχειρησιακή επιστολή σχετικά με μια συνάντηση και σύμφωνα με τις δύο επιλογές που παρουσιάζονται, καθίσταται αμέσως σαφές ποιο από αυτά είναι πιο αποτελεσματικό. Στη δεύτερη παραλλαγή, η προσοχή του παραλήπτη εφιστάται στο θέμα της επιστολής και καταλαβαίνει αμέσως τι θα συζητηθεί. Επιπλέον, θα βρει εύκολα αυτή την επιστολή σε δέκα ημέρες, κατά τη διάρκεια της συνάντησης, απλά κοιτάζοντας το θέμα, ακόμα κι αν λάβει πενήντα έως εκατό γράμματα ημερησίως. Το θέμα προσδιορίζει τέλεια το μήνυμα. Δηλαδή, αυτή η επιστολή είναι ακριβώς για τη συνάντηση, και όχι για τα έγγραφα, όχι για τις πληρωμές, όχι για τους πελάτες και τα παρόμοια - όλα είναι σαφώς υποδεικνυόμενα. Η εισαγωγική φράση διευκρινίζει ελαφρώς την κατάσταση, προσθέτοντας τον αμοιβαίο σεβασμό στους συνομιλητές: ο πρώτος σεβαστός και έγραψε "προσεκτικά μελετημένος", συν το αποτέλεσμα - μια συνέντευξη, και ο δεύτερος πρέπει να είναι ευγνώμων γι 'αυτό. Περιέχει επίσης το λόγο της επιστολής. Η τελευταία φράση υποχρεώνει τον παραλήπτη να γράψει μια απάντηση.
Επιχειρησιακή θέση
Οι γενικοί κανόνες για τη σύνταξη επιχειρησιακών επιστολών ισχύουν για οποιαδήποτε αλληλογραφία, είτε πρόκειται για επιστολή στην οποία γίνεται διαπραγμάτευση μιας σύσκεψης, είτε πρόκειται για επιστολή απόρριψης σε αποτυχημένο εταίρο. Η δομή είναι σχεδόν πάντα η ίδια, μπορεί απλώς να θυμηθεί, αλλά το περιεχόμενο χαρακτηρίζει τον συγγραφέα και στο πρόσωπο του την εταιρεία που αντιπροσωπεύει ως πολιτισμένο, σωστό και ικανό συνομιλητή. Η αλληλογραφία είναι πολύ συχνά ένα συναισθηματικά δαπανηρό και πολύπλοκο έργο, καθώς η επικοινωνία με ηλεκτρονικά μέσα έχει γίνει ένα από τα κύρια και, κατ 'αρχήν, αναπόσπαστο μέρος του έργου ενός επιχειρηματία.
Γράφουν στους συναδέλφους για την εργασία, γράφουν στη διεύθυνση, τους επιχειρηματικούς εταίρους και τους πελάτες. Γράφουν σε ανθρώπους που είναι γνωστοί και σε όσους, πολύ πιθανόν, δεν θα πρέπει ποτέ να δουν κάτι. Δεν υπάρχουν ουσιαστικά απαιτήσεις για τη σύνταξη επιχειρησιακών επιστολών σύμφωνα με ένα ενιαίο μοντέλο, ενώ τα εγχειρίδια δεν έχουν γραφτεί ακόμη, αλλά έχουν ήδη αναπτυχθεί η δεοντολογία της επιχειρηματικής επικοινωνίας, καθώς αυτό ακριβώς είναι ο κινητήρας επιτυχημένων επιχειρήσεων. Μια επιχειρηματική επιστολή είναι μια επαγγελματική κάρτα μιας εταιρείας που αντανακλά την επίσημη θέση της. Εξαρτάται από την αλληλογραφία εάν η συνεργασία θα είναι άνετη και παραγωγική και αν θα γίνει καθόλου. Ως εκ τούτου, ακολουθώντας τους κανόνες καλών τρόπων σε κάθε μήνυμα είναι το κλειδί για την επιτυχία.
Επιχειρησιακή αλληλογραφία
Οι κανόνες και οι κανόνες της επιχειρησιακής αλληλογραφίας είναι ακριβώς το ίδιο με την επιχειρηματική κοινότητα σε οποιαδήποτε από τις αλληλεπιδράσεις της - πρόκειται για τηλεφωνικές συνομιλίες, διαπραγματεύσεις και παρόμοια. Υπάρχουν αρκετά χαρακτηριστικά χαρακτηριστικά που θέτουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία ισάξια με τους μακρόπνοους τρόπους επικοινωνίας των επιχειρήσεων και πάνω απ 'όλα - αυτό είναι το επιτακτικό της εποχής. Οι αρχές, ωστόσο, παραμένουν οι ίδιες και δεν εξαρτώνται καθόλου από τον τρόπο διεξαγωγής της επαγγελματικής αλληλογραφίας - είτε πρόκειται για ηλεκτρονική επιστολή είτε για χαρτί.
1. Οι αντίπαλοι πρέπει να σέβονται αμοιβαία την ατομική και την επιχειρηματική θέση του άλλου.
2. Οι αντίπαλοι είναι πάντα προσεκτικοί στα επιχειρηματικά συμφέροντα του άλλου.
3. Η εμπιστευτικότητα γίνεται πάντα σεβαστή.
4. Η ανταλλαγή πληροφοριών πρέπει να συνοδεύεται από ακρίβεια.
Αυτές οι αρχές τηρούνται αν το πεδίο Θέμα δεν έχει σχεδιαστεί ή δεν είναι μορφοποιημένο με σαφήνεια και ορθότητα; Όχι. Ο αποστολέας δεν εκτιμά την ώρα του παραλήπτη και δεν εκτελεί το έργο του αρκετά γρήγορα. Ένας πελάτης ή συνεργάτης σε ένα συγκεκριμένο θέμα θα εκτιμήσει άμεσα το περιεχόμενο του μηνύματος και την προτεραιότητα της ανάγνωσης. Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε πώς να ξεκινήσετε μια επιχειρησιακή επιστολή. Αυτός είναι ένας προσωπικός χαιρετισμός. Αυτό καθορίζει την εμπιστοσύνη των συνομιλητών, δίνει μια συγκεκριμένη προσωπική εστίαση. Η παραβίαση του ονόματος του παραλήπτη είναι απαράδεκτη επειδή θεωρείται εσφαλμένη.
Αντιμετώπιση
Εδώ όλα πρέπει να μελετηθούν με τη μικρότερη λεπτομέρεια. Τα πεδία "To", "Copy" ή - το πιο σημαντικό - "Bcc" είναι τα πιο σημαντικά εργαλεία για την ηθική επικοινωνία και την αποτελεσματικότητά της. Το σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον έχει ήδη αναπτύξει τις βασικές αρχές σχετικά με τη χρήση αυτών των πεδίων. Εάν το όνομα βρίσκεται απευθείας στο πεδίο "προς", ο παραλήπτης πρέπει να απαντήσει σε αυτήν την επιστολή, ο αποστολέας αυτής της απάντησης περιμένει, επειδή η επιστολή πιθανώς έθεσε ερωτήσεις. Εάν υπάρχουν πολλά ονόματα στο ίδιο πεδίο, αυτό σημαίνει ότι ο αποστολέας θα λάβει απαντήσεις από κάθε παραλήπτη. Αν το όνομα βρίσκεται στο πεδίο "Αντιγραφή", δεν είναι απαραίτητο να απαντήσετε, μόνο ο αποστολέας χρειάζεται να είστε ενημερωμένοι. Ωστόσο, αν το υλικό της επιστολής σας ενδιαφέρει και σας κάνει να συμμετάσχετε στην αλληλογραφία, τότε χρειάζεστε μια ειδική φράση στην αρχή, η οποία θα χρησιμεύσει ως ένδειξη καλής γεύσης. Παραδείγματα φράσεων μιας επιχειρησιακής επιστολής, αν το όνομα του παραλήπτη εμφανίζεται στο πεδίο "αντίγραφο": "Ας μιλήσω επίσης για το θέμα αυτό ...", "Επιτρέψτε μου να συμμετάσχω στη συζήτηση ..." ή, πιο δημοκρατικά, "Συγγνώμη που παρεμβαίνω ...".
Η εθιμοτυπία υποδεικνύει ιδιαιτέρως την κατάσταση όταν το όνομα του παραλήπτη βρίσκεται στο πεδίο "Bcc". Στην περίπτωση αυτή, η επιχειρηματική δεοντολογία είναι πιο ευάλωτη από ποτέ, δεδομένου ότι αυτό θεωρείται ως μέσο μυστικής ενημέρωσης και ελέγχου. Κανείς δεν βλέπει αυτούς τους αποδέκτες. Και βλέπουν όλους και όλα. Πολλές εταιρείες στην εταιρική αλληλογραφία απαγορεύουν αυτό το εργαλείο επειδή είναι σχολαστικοί για την επιχειρηματική δεοντολογία. Η μόνη φορά που αυτό επιτρέπεται είναι μέσω μαζικών προσκλήσεων (επέτειος, εταιρική εκδήλωση, σημαντική σύσκεψη ή διαπραγματεύσεις), οπότε τα στοιχεία θα μεταφερθούν σε πολλές διευθύνσεις, αλλά κανένας αποδέκτης δεν θα δει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιου άλλου. Φυσικά, οι παραλήπτες από το πεδίο Bcc δεν μπαίνουν ποτέ στην αλληλογραφία.
Ενημέρωση
Μορφή, δομή, τόμος, γλώσσα - όλα αυτά αφορούν τη σωστή εργασία με πληροφορίες. Η ιδιαιτερότητα και η φύση της υποβολής της είναι επίσης ένα εργαλείο, ένας δείκτης της επιθυμίας να ανταποκριθεί και η ικανότητα να συντάξει ένα ικανοποιητικό κείμενο της επιστολής - με σεβασμό και με τον καλύτερο δυνατό τρόπο σε σχέση με τον παραλήπτη. Το κείμενο είναι καλύτερα αντιληπτό στον τόμο που ταιριάζει σε μια οθόνη, δηλαδή σε μορφή φύλλου A4. Τα συνημμένα που αποστέλλονται με επιστολή δεν πρέπει να υπερβαίνουν τα τρία megabytes, επειδή δεν θα πρέπει να τα χάσετε από το διακομιστή αλληλογραφίας του παραλήπτη. Τα αρχεία που αποστέλλονται δεν θα προκαλέσουν προβλήματα στον παραλήπτη εάν χρησιμοποιούνται καθολικές κωδικοποιήσεις rar ή zip. Το κείμενο της απάντησης πρέπει να τοποθετηθεί στην κορυφή και όχι στο κάτω μέρος, δηλαδή στην αρχή του γράμματος, το οποίο θα σώσει τον παραλήπτη από τις αναζητήσεις.
Η απάντηση, όπως προαναφέρθηκε, δεν μπορεί να γραφτεί ως νέα επιστολή, πρέπει να αποθηκεύσετε την ιστορία της αλληλογραφίας έτσι ώστε ο παραλήπτης να μην αναζητήσει το αρχικό μήνυμα. Η γλώσσα της επαγγελματικής γραφής πρέπει να είναι όσο το δυνατόν απλούστερη και κατανοητή, με ελάχιστη χρήση εσωτερικού εταιρικού, επαγγελματικού λεξιλογίου, αργαλειού, αγγλισμού, ακρωνύμων και συντομογραφιών. Εντούτοις, είναι δυνατό να εφαρμοστούν όλα αυτά μέσα στην εταιρεία κατά τη διάρκεια της αλληλογραφίας, διότι με αυτόν τον τρόπο τόσο η αποτελεσματικότητα όσο και η ταχύτητα επικοινωνίας αυξάνονται σημαντικά και ως εκ τούτου θεωρείται αποδεκτή και εντελώς ηθική. Η εσωτερική αλληλογραφία αποτελείται συνήθως από συντομογραφίες και το αργκό συνίσταται σχεδόν εντελώς. Αλλά σε επικοινωνία με εξωτερικούς συνεργάτες ή επιχειρηματικούς πελάτες, τέτοιες περιπτώσεις σχεδόν ποτέ δεν συμβαίνουν.
Λίγο για τους όρους
Μερικές φορές είναι αδύνατο να γίνει χωρίς ορολογία, ειδικά σε εξειδικευμένες εταιρείες. Ένα άλλο ερώτημα είναι ότι οι αναγκαίες λέξεις που εισάγονται στο επιχειρηματικό πλαίσιο πρέπει να εξηγηθούν και ο συνομιλητής πρέπει να διδαχθεί πώς να τις χρησιμοποιήσει. Για παράδειγμα, ένας πελάτης θέλει να διαφημίσει τα προϊόντα του στο Διαδίκτυο και ένας διαχειριστής που πωλεί αυτές τις υπηρεσίες γράφει φράσεις που είναι εντελώς ακατανόητες για έναν ξένο με στροφές όπως "λέξεις-κλειδιά", "συμφραζόμενα" και ούτω καθεξής. Ωστόσο, δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς αυτούς, και ως εκ τούτου πρέπει να εκπαιδεύσετε τον πελάτη.
