Οι υπηρεσίες μεταφοράς εμπορευμάτων θεωρούνται αρκετά δημοφιλείς, αλλά για την παροχή τους, οι εταιρείες πρέπει να καταρτίσουν σωστά διάφορα έγγραφα μεταφοράς. Εάν απουσιάζει, τότε αυτό μπορεί να αποτελέσει τη βάση για προβλήματα με την αστυνομία της κυκλοφορίας ή τη φορολογική επιθεώρηση. Όλες οι υπηρεσίες που αφορούν τη μεταφορά αγαθών είναι η αποστολή εμπορευμάτων. Για την παροχή τους, απαιτείται μεταξύ του πελάτη, εκπροσωπούμενου από τον παραλήπτη ή του αποστολέα του φορτίου, και του αποστολέα να συνάψει συμφωνία αποστολής, για την οποία πληρούνται οι απαιτήσεις του άρθρου. 801 Αστικού Κώδικα. Πρέπει να επισυνάπτεται δελτίο αποστολής με πληροφορίες σχετικά με τα μεταφερόμενα εμπορεύματα. Κάθε συμμετέχων σε μια τέτοια συμφωνία πρέπει να καταλάβει τι είναι η απόδειξη αποστολής, πώς συντάσσεται, από ποιον έχει υπογραφεί και ποιες πληροφορίες περιέχει.
Έννοια εγγράφου
Η απόδειξη παραλαβής παρουσιάζεται από την τεκμηρίωση που δημιουργείται όταν ο πελάτης μεταφέρει τα αγαθά στον αποστολέα. Οι πολίτες συχνά αναρωτιούνται κατά πόσο απαιτείται απόδειξη αποστολής. Είναι υποχρεωτική για την εγγραφή, καθώς αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της σύμβασης μεταφοράς εμπορευμάτων.
Η τεκμηρίωση συμπληρώνεται από τον άμεσο μεταφορέα, αλλά ταυτόχρονα πρέπει να έχει την υπογραφή του αποστολέα. Γιατί χρειάζομαι μια απόδειξη αποστολής; Χρησιμεύει ως απόδειξη ότι ο μεταφορέας δέχθηκε πραγματικά τα αγαθά, επομένως, υποχρεούται να το μεταφέρει στον καθορισμένο τόπο εγκαίρως.
Επιπλέον, το έγγραφο αυτό χρησιμεύει ως απόδειξη ότι ο μεταφορέας ενεργεί ως ιδιοκτήτης του μεταφερόμενου φορτίου για ορισμένο χρονικό διάστημα. Είναι αυτός που πρέπει να φροντίσει ώστε οι περιστάσεις να μην επηρεάσουν δυσμενώς την ακεραιότητα των μεταφερόμενων αντικειμένων. Ο μεταφορέας είναι υπεύθυνος για το φορτίο, οπότε αν είναι κατεστραμμένο, τότε ο ειδικός θα πρέπει να καλύψει τις ζημιές που προκλήθηκαν στον πελάτη.
Είδη αποστολής εγγράφων
Η ρήτρα 5 των Κανόνων Διαμεταβίβασης, που εγκρίθηκαν από τον Υ.Π. Αρ. 554, απαριθμεί όλα τα έγγραφα που θα πρέπει να είναι διαθέσιμα στον μεταφορέα. Αυτά περιλαμβάνουν:
- άμεση απόδειξη παραλαβής ·
- εντολή προοριζόμενη για τον μεταφορέα και εκδοθείσα από τον αποστολέα ·
- αποδείξεις αποθήκης.
Γιατί χρειάζομαι μια απόδειξη αποστολής; Είναι εις βάρος της ότι ο μεταφορέας μπορεί να επιβεβαιώσει ότι έλαβε συγκεκριμένα αγαθά από τον πελάτη. Μετά τη μεταφορά των αντικειμένων, παύει να είναι υπεύθυνος γι 'αυτούς.
Είναι υποχρεωτική η σύνταξη του;
Κατά τη διαμόρφωση της αποστολής της σύμβασης μεταφοράς, είναι υποχρεωτική η προσκόμιση πρόσθετων εγγράφων σε αυτήν. Συχνά, οι συμμετέχοντες σε μία συναλλαγή έχουν το ερώτημα κατά πόσο απαιτείται απόδειξη προώθησης. Είναι ένα απαραίτητο έγγραφο που συντάσσεται εγγράφως και υπογράφεται από αμφότερα τα μέρη στη διαδικασία.
Εάν το έγγραφο αυτό δεν είναι διαθέσιμο, τότε θα προκύψουν δυσκολίες λαμβάνοντας υπόψη το κόστος μεταφοράς. Αυτό θα οδηγήσει στην αδυναμία να υπολογιστεί σωστά ο φόρος εισοδήματος.
Η ρήτρα 6 των κανόνων ορίζει ότι αντί για δήλωση αποστολής μπορούν να χρησιμοποιηθούν άλλα έγγραφα που επιβεβαιώνουν την αποδοχή και τη μεταφορά συγκεκριμένου φορτίου. Αυτά τα έγγραφα συντάσσονται γραπτώς και περιλαμβάνουν μια λίστα με όλα τα εμπορεύματα που μεταφέρονται από τον μεταφορέα. Η σύμβαση που συντάσσεται μεταξύ των δύο μερών στη συναλλαγή πρέπει να αναφέρει ποια πρόσθετα έγγραφα επισυνάπτονται στη συμφωνία.
Ποιος συντάσσει;
Η συμπλήρωση μιας απόδειξης προώθησης θεωρείται μια απλή διαδικασία και ο ίδιος ο δρομολογητής πρέπει να το αντιμετωπίσει. Ένας ειδικός μπορεί να επικοινωνήσει με τον πελάτη για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα μεταφερόμενα εμπορεύματα.
Αποδίδεται στον πελάτη μετά την αποδοχή όλων των προϊόντων. Βάσει αυτού του εγγράφου, ο μεταφορέας έχει το δικαίωμα να κατέχει τα εμπορεύματα μέχρι το τέλος της μεταφοράς του. Ως εκ τούτου, η φορτωτική και η αποστολή της παραλαβής είναι τα πιο σημαντικά έγγραφα για κάθε μεταφορέα. Βάσει αυτών των εγγράφων, παρέχεται η κατάλληλη λογιστική σε κάθε εταιρεία.
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια απόδειξη αντί για τιμολόγιο;
Συχνά, οι πολίτες έχουν το ζήτημα της ανάγκης για τιμολόγιο εάν υπάρχει απόδειξη. Τα χαρακτηριστικά της σύνταξης διαφορετικών εγγράφων περιλαμβάνουν:
- εάν ο ανάδοχος ενεργεί ως μεταφορέας, τότε τα έξοδα μεταφοράς του επιβεβαιώνονται από τα αντίστοιχα έγγραφα διαβίβασης.
- ο μεταφορέας δεν χρειάζεται να συντάξει φορτωτική, αλλά είναι ένα δεσμευτικό έγγραφο για τον μεταφορέα, το οποίο συχνά εμπλέκεται στην άμεση μεταφορά εμπορευμάτων.
- αυτά τα έγγραφα είναι εντελώς διαφορετικά και δεν μπορούν να αντικατασταθούν μεταξύ τους.
Αν ο μεταφορέας πραγματοποιεί ανεξάρτητες μεταφορές, συνεπώς, δεν συμπεριλαμβάνει τρίτο μεταφορέα, τότε δεν χρειάζεται τιμολόγιο, οπότε αρκεί μόνο μια απόδειξη. Ο πελάτης μπορεί να εντοπίσει τα εμπορεύματα σε μια απόδειξη αποστολής με τον ίδιο τρόπο όπως και σε άλλα έγγραφα μεταφοράς.
Πώς συντάσσεται σωστά;
Είναι σημαντικό όχι μόνο να κατανοήσετε τι είναι η απόδειξη αποστολής, αλλά και πώς να την μεταγλωττίσετε σωστά ώστε να χρησιμοποιηθεί πραγματικά ως επίσημη τεκμηρίωση. Κατά τη διαμόρφωση αυτού του εγγράφου, οι κανόνες λαμβάνονται υπόψη:
- ορίστηκε οπωσδήποτε η ημερομηνία κατά την οποία συντάχθηκε η απόδειξη ·
- σημειώνεται η πινακίδα κυκλοφορίας του εγγράφου.
- παρέχονται πληροφορίες για τον αποστολέα και τον παραλήπτη.
- άλλα πρόσωπα που συμμετέχουν στη διαδικασία μεταφοράς φορτίου απαριθμούνται.
- παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τον άμεσο μεταφορέα που είναι υπεύθυνος για το φορτίο κατά τη μεταφορά του.
Όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία μπορούν να είναι άτομα και διαφορετικές εταιρείες. Εάν ο οργανισμός ενεργεί ως συμμετέχων, τότε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του εγγράφονται στην απόδειξη. Αν ένα άτομο ενεργεί ως συμβαλλόμενο μέρος στη συναλλαγή, τότε υποχρεούται να καταχωρίσει το πλήρες όνομα του πολίτη, τον αριθμό τηλεφώνου του και τα δεδομένα του διαβατηρίου.
Τύπος και περιεχόμενο του εγγράφου
Δεν υπάρχει αυστηρή μορφή αποστολής παραλαβής, επομένως, η τεκμηρίωση μπορεί να συνταχθεί σε τυποποιημένο φύλλο A4 ή σε επιστολόχαρτο του οργανισμού μεταφορών. Για το σκοπό αυτό, μπορεί να χρησιμοποιηθεί εκτυπωμένη ή χειρόγραφη έκδοση.
Μια απόδειξη αποστολής δειγμάτων βρίσκεται παρακάτω.
Η υπογραφή του μεταφορέα περιλαμβάνεται αναγκαστικά στο έγγραφο, το οποίο επιβεβαιώνει ότι όλες οι πληροφορίες που εισάγονται στο έγγραφο είναι αξιόπιστες και ο ειδικός αποδέχεται πραγματικά το φορτίο για αποθήκευση. Μια απόδειξη παραδίδεται αποκλειστικά σε δύο αντίτυπα, αφού κάποιος παραμένει με τον πελάτη του οργανισμού και ο άλλος μεταφέρεται απευθείας στον αποστολέα.
Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να γίνουν και άλλα αντίγραφα, τα οποία υποχρεωτικά υπογράφονται από τον μεταφορέα. Χωρίς την υπογραφή του θεωρούνται άκυρα. Μόλις παραδοθεί το φορτίο στη διεύθυνση προορισμού, η απόδειξη από τον πελάτη δεν επιστρέφεται στον αποστολέα, αλλά παραμένει με τον αποστολέα. Ως εκ τούτου, το έγγραφο δεν είναι διαπραγματεύσιμο.
Η διαδικασία συμπλήρωσης της τεκμηρίωσης
Η πραγματοποίηση μιας απόδειξης προώθησης θεωρείται μια απλή διαδικασία. Για να γίνει αυτό, αρκεί να εισάγετε διαδοχικά ορισμένες πληροφορίες. Επομένως, συνιστάται να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο αλγόριθμο:
- αρχικά, η ημερομηνία καθορίζεται όταν σχηματίζεται η απόδειξη και πρέπει να συμμορφώνεται με την ημερομηνία κατά την οποία ο αποστολέας παραλαμβάνει τα αγαθά από τον πελάτη.
- ένας συγκεκριμένος αριθμός ανατίθεται στα έγγραφα, για τα οποία λαμβάνονται υπόψη τα χαρακτηριστικά της εσωτερικής ροής εγγράφων ενός συγκεκριμένου οργανισμού μεταφορών.
- τα δεδομένα σχετικά με τον πελάτη που υποβάλλονται από τον F.I. O. και τα στοιχεία του διαβατηρίου εγγράφονται στη φόρμα και εάν είναι εταιρεία, τότε αναφέρονται το όνομα, τα στοιχεία, η νομική διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας.
- παρέχονται δεδομένα σχετικά με τον άμεσο μεταφορέα και εάν είναι ιδιώτης, πρέπει να περιλαμβάνονται τα δεδομένα του διαβατηρίου του.
- αναφέρεται η χώρα προέλευσης των εμπορευμάτων.
- ο αριθμός αναγνώρισης ή ο κωδικός εμπορευμάτων του φορτίου παρέχεται προκειμένου να παρουσιαστούν οι πληροφορίες αυτές στους επιθεωρητές κατά τη διακοπή του οχήματος ·
- παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τη σήμανση, η οποία σας επιτρέπει να διαπιστώσετε, υπό τις συνθήκες αυτές, ότι τα εμπορεύματα πρέπει να μεταφέρονται, ποιες προϋποθέσεις πρέπει να πληρούνται και ότι συνήθως η σήμανση αντιπροσωπεύεται από διαφορετικά ολογραφικά σημάδια, σύμβολα ή άλλα σήματα.
- ο τύπος συσκευασίας υποδεικνύεται, καθώς μπορεί να αναπαρασταθεί από πλαστικό δοχείο, κιβώτιο από χαρτόνι, σακούλα ή άλλα αντικείμενα.
- καθορίζει πόσα χώρο έχει το φορτίο στις μεταφορές.
- το βάρος του φορτίου αναφέρεται, τόσο καθαρό όσο και ακαθάριστο.
- προστίθενται δεδομένα σχετικά με τον όγκο και τις διαστάσεις των μεταφερόμενων αντικειμένων.
- η πλήρης αξία του φορτίου δίδεται με βάση τα διαθέσιμα έγγραφα πληρωμής που λαμβάνονται από τον πελάτη.
- ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στις συνθήκες μεταφοράς, οι οποίες υποδεικνύουν τις υποχρεώσεις του αποστολέα να εξασφαλίζουν την ασφάλεια του φορτίου κατά τη μεταφορά του.
- δημιουργείται μια γραμμή για ειδικές συνθήκες όπου μπορούν να εισαχθούν διαφορετικές πληροφορίες αν συμφωνούν αμφότερα τα μέρη για τη διαθεσιμότητά τους.
- στο τέλος, η υπογραφή του μεταφορέα με το αντίγραφο τίθεται στην απόδειξη.
Δεν απαιτείται να πιστοποιήσει το έγγραφο με τη σφραγίδα του οργανισμού. Ένα παράδειγμα απόδειξη αποστολής βρίσκεται παρακάτω.
Άλλες αποχρώσεις
Η απόδειξη παραλαβής δεν παρουσιάζεται με διαπραγματεύσιμο έγγραφο, οπότε ο πελάτης της εταιρείας δεν θα πρέπει να το επιστρέψει στον μεταφορέα αφού εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του βάσει της υφιστάμενης συμφωνίας.
Δεν επιτρέπονται σφάλματα στο έγγραφο και δεν επιτρέπονται διορθώσεις. Αν ο μεταφορέας κάνει λάθος κατά την προετοιμασία της τεκμηρίωσης, τότε πρέπει απλώς να ξαναρχίσει να συντάσσει την απόδειξη. Τα περισσότερα πεδία αυτού του εγγράφου προορίζονται άμεσα για να περιγράψουν το φορτίο, καθιστώντας εύκολο τον εντοπισμό του. Αυτό είναι απαραίτητο όχι μόνο για τον εφοπλιστή, αλλά και για επιθεωρητές κυκλοφορίας που μπορούν να σταματήσουν το όχημα για επιθεώρηση. Συνήθως μελετούν τις πληροφορίες που περιέχουν τα τιμολόγια και η απόδειξη αποστολής. Στα έγγραφα αυτά, τα δεδομένα πρέπει να είναι ίδια.
Άλλα έγγραφα διαβίβασης περιλαμβάνουν μια απόδειξη αποθήκης και μια παραγγελία που παράγεται απευθείας για τον αποστολέα. Με βάση αυτά τα έγγραφα, ο μεταφορέας αναλαμβάνει την ευθύνη όχι μόνο για τη μεταφορά του φορτίου αλλά και για την προστασία του, έτσι ώστε να παραμένει άθικτη κατά τη μεταφορά. Αυτές οι υπηρεσίες προορίζονται για τις υπηρεσίες αυτές.
Εάν είναι απαραίτητο, ο αντισυμβαλλόμενος μπορεί να δεσμεύσει οργανισμούς τρίτων μερών για την εκτέλεση της εργασίας. Τις περισσότερες φορές, οι υπηρεσίες μεταφορέων χρησιμοποιούνται για αυτό.
Είναι δυνατή η παρακολούθηση του φορτίου;
Ένας άλλος μοναδικός σκοπός της απόδειξης είναι η δυνατότητα του πελάτη να εντοπίζει ακριβώς πού βρίσκεται το φορτίο του. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες υπηρεσίες που βρίσκονται στο Διαδίκτυο.
Η παρακολούθηση του φορτίου σε μια απόδειξη αποστολής θεωρείται μια απλή διαδικασία, αφού αρκεί να εισάγετε τον αριθμό του εγγράφου και του φορτίου, καθώς και τον αριθμό της αίτησης στην επιλεγμένη υπηρεσία. Με βάση τις πληροφορίες που έχουν εισαχθεί, ο πελάτης θα είναι σε θέση να καταλάβει ακριβώς πού βρίσκεται το φορτίο του, καθώς και πόσο γρήγορα θα εκπληρωθούν οι όροι της σύμβασης από τον μεταφορέα.
Νομικές συμβουλές
Η απόδειξη παραλαβής θεωρείται σημαντικό έγγραφο όχι μόνο για τον ίδιο τον πελάτη αλλά και για τον άμεσο μεταφορέα.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το έγγραφο χρησιμοποιείται στη φορολογική λογιστική για τον υπολογισμό των εξόδων που πραγματοποιεί ένας ειδικός κατά τη μεταφορά αγαθών. Ως εκ τούτου, πρέπει να συνταχθεί προσεκτικά, λαμβάνοντας υπόψη πολλές απαιτήσεις και χωρίς σφάλματα. Αν εντοπιστούν διαφορετικά στίγματα ή ανακρίβειες, τότε αυτό μπορεί να γίνει η βάση για τους υπαλλήλους της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας να αρνηθούν τη χρήση τους για να μειώσουν τη φορολογική βάση.
Η απόδειξη περιέχει μόνο στοιχεία για τα συμβαλλόμενα μέρη της συμφωνίας και το φορτίο. Δεν περιέχει πληροφορίες σχετικά με την περίοδο μεταφοράς φορτίου. Ως εκ τούτου, είναι επιπλέον απαραίτητο να εκδίδεται και να καταβάλλεται χωριστά ένα τιμολόγιο για πληρωμή. Ο μεταφορέας πρέπει να φροντίσει για τη διαμόρφωση της φορτωτικής.
Ολόκληρη η δέσμη εγγράφων απαιτείται όχι μόνο από τον άμεσο ανάδοχο αλλά και από τον πελάτη. Αυτό θα σας επιτρέψει να αντιμετωπίσετε εύκολα τους φορολογικούς υπολογισμούς και τη λογιστική.
Συμπέρασμα
Η απόδειξη παραλαβής θεωρείται σημαντικό έγγραφο για όλους τους οργανισμούς και τα άτομα που ειδικεύονται στη μεταφορά αγαθών. Με βάση αυτό, η ευθύνη για συγκεκριμένα προϊόντα μεταφέρεται στον αποστολέα.
Είναι υποχρεωμένη να προσεγγίσει υπεύθυνα την συμπλήρωση και συμπλήρωση μιας τέτοιας απόδειξης. Θα πρέπει να περιέχει εξαιρετικά αξιόπιστες και ακριβείς πληροφορίες. Αυτό θα επιτρέψει στο μέλλον, σε περίπτωση απρόβλεπτων περιπτώσεων, να επιβεβαιώσει ότι τα εμπορεύματα έγιναν δεκτά και παραδόθηκαν από μια συγκεκριμένη εταιρεία μεταφορών στον προορισμό της.