Ένας πράκτορας προμηθειών είναι μια θέση που περιλαμβάνει ένα μεγάλο όριο ευθύνης. Αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για το σχέδιο προμηθειών. Οι παραδόσεις που εξασφαλίζουν συνεχή κύκλο εργασιών πρέπει να είναι έγκαιρες. Η θέση υποθέτει ότι ο αιτών έχει άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, την ικανότητα να διαπραγματεύεται και να δημιουργεί επαφές.
Η περιγραφή της εργασίας του προμηθευτή αποτελείται από διάφορα τμήματα, σχετικά με τις λειτουργίες, τα δικαιώματα, τις απαιτήσεις για έναν ειδικό, τα καθήκοντα.
Γενικές πληροφορίες
Ένα κενό μέρος μπορεί να γίνει από άτομο που έχει λάβει ανώτατη εκπαίδευση, κατά προτίμηση οικονομικό. Η συνολική επαγγελματική πείρα του αιτούντος πρέπει να είναι τουλάχιστον 5 έτη. Φυσικά, όλες οι απαιτήσεις προσαρμόζονται σε κάθε επιχείρηση. Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, μπορεί να απαιτηθεί τεχνική ή κατασκευαστική εκπαίδευση. Και μπορεί να μην υπάρχουν αυστηρές απαιτήσεις για εργασιακή εμπειρία. Ο προμηθευτής μπορεί να αναφέρει απευθείας στον γενικό διευθυντή της επιχείρησης ή στον επικεφαλής της υπηρεσίας ΜΔΣ.
Η περιγραφή της εργασίας του προμηθευτή πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία εισδοχής, η οποία έχει το δικαίωμα να απαλλάξει το πρόσωπο από το αξίωμα. Επίσης, πρέπει να εισαχθούν πληροφορίες στην παρούσα παράγραφο σχετικά με την αντικατάσταση ενός ειδικού για θέσεις που θα απουσιάζει λόγω διακοπών ή ασθένειας.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
Ο πράκτορας προμηθειών πρέπει να διαθέτει πληροφορίες σχετικά με την ονοματολογία της επιχείρησης. Αν μιλάμε για τις περιγραφές εργασίας του προμηθευτή στο εργοστάσιο, τότε αυτός ο ειδικός είναι υποχρεωμένος να γνωρίζει τους κανόνες της κατανάλωσης υλικών, των περιόδων αποθήκευσης και των βασικών στοιχείων της αποθήκευσης των υλικών περιουσιακών στοιχείων.
Ο υπεύθυνος δημοσίων συμβάσεων οφείλει να γνωρίζει τους κανόνες της οργάνωσης ΜΔΣ και τις εργασίες φόρτωσης και εκφόρτωσης. Να έχουν πληροφορίες σχετικά με την προετοιμασία των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, ιδιαίτερα την κυκλοφορία των ταμειακών και μη ταμειακών πόρων.
Όπως όλοι οι άλλοι ειδικοί, ο προμηθευτής πρέπει να γνωρίζει τα βασικά του εργασιακού και επιχειρηματικού δικαίου, τις απαιτήσεις ασφάλειας και τα υγειονομικά πρότυπα.
Λειτουργικές ευθύνες
Ο ειδικός του ΜΔΣ είναι κορυφαίος ειδικός, επομένως η περιγραφή της απασχόλησης του προμηθευτή πρέπει να προβλέπει τη δυνατότητα ενός προσώπου που συμμετέχει στην εκπόνηση συμβάσεων και άλλων εγγράφων.
Οι κύριες αρμοδιότητες περιλαμβάνουν:
- λογιστική των πόρων ·
- έγκαιρες παραδόσεις υλικών περιουσιακών στοιχείων ·
- έλεγχο της ποσότητας των αποθεμάτων σε συγκεκριμένη ημερομηνία ·
- να συμμετέχει στην οργάνωση της οικονομίας της αποθήκης και στη βελτιστοποίηση της διανομής αποθεμάτων και υλικών περιουσιακών στοιχείων ·
- σύναψη συμβάσεων προμηθειών ·
- να συμμετέχουν στην ανάπτυξη μέτρων για την πρόληψη της κλοπής από τις αποθήκες της εταιρείας ·
- να τηρεί επιχειρησιακά αρχεία της κίνησης των υλικών περιουσιακών στοιχείων για τον έλεγχο των υπολοίπων ·
- υπεύθυνη για την οργάνωση της εφοδιαστικής, τη φόρτωση, την εκφόρτωση προϊόντων,
- να εκπονούν αναφορές και έγγραφα που προβλέπονται από εσωτερική ροή εγγράφων.
- με την παρουσία υφισταμένων, για παράδειγμα, μετακινούμενοι, θα πρέπει να εκτελεί τακτικά εκπαίδευση σε θέματα ασφάλειας.
Επίσης, η περιγραφή εργασίας του προμηθευτή πρέπει να προβλέπει τη διαδικασία και το μέτρο ευθύνης του ειδικού σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, για παράδειγμα, εάν το φορτίο χάθηκε κατά μήκος της διαδρομής από τον πωλητή στον αγοραστή ή δεν πληροί τα δηλωμένα πρότυπα ποιότητας. Τι πρέπει να κάνει ο προμηθευτής εάν το αυτοκίνητο σπάσει στο δρόμο;
Ειδικά Δικαιώματα
Η περιγραφή της εργασίας του προμηθευτή πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα σημεία σχετικά με τα δικαιώματα ενός ειδικού:
- να υποβάλει προτάσεις για τη βελτίωση της ποιότητας της διαδικασίας για την παροχή αξιών στην επιχείρηση.
- απαιτούν από τα ανώτερα διοικητικά στελέχη να βοηθήσουν στην εργασία ·
- αίτηση από τους επικεφαλής όλων των διαρθρωτικών τμημάτων πληροφοριών, έγγραφα που σχετίζονται με την εκτέλεση άμεσων καθηκόντων
- Να είστε εξοικειωμένοι με τα σχέδια εγγράφων.
Ανάλογα με τις συγκεκριμένες δραστηριότητες μιας νομικής οντότητας, για παράδειγμα, η περιγραφή εργασίας ενός προμηθευτή κατασκευαστικού οργανισμού μπορεί να περιέχει πληροφορίες σχετικά με το δικαίωμα ενός ειδικού να προσφέρει την απόκτηση καινοτόμων υλικών που θα εξοικονομήσουν.
Προσωπικές ιδιότητες
Φυσικά, η περιγραφή της θέσης του προμηθευτή της επιχείρησης δεν μπορεί να περιέχει απαιτήσεις για τις προσωπικές ιδιότητες ενός ειδικού, αλλά κατά την πρόσληψη, κατά πάσα πιθανότητα θα δώσει προτίμηση σε ένα άτομο με τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
- αντοχή στο στρες
- κοινωνικότητα;
- ικανότητα διαπραγμάτευσης σε οποιαδήποτε κατάσταση ·
- προσοχή ·
- δυνατότητα γρήγορης εναλλαγής από μία εργασία σε άλλη.
Άλλα καθήκοντα
Συχνά, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν μεγάλες ελπίδες για τους προμηθευτές. Έτσι, η περιγραφή της θέσης του προμηθευτή μπορεί να περιλαμβάνει την απαίτηση ότι ο ειδικός θα πρέπει να διερευνήσει την αγορά για την αγορά υλικού, να διεξάγει έρευνα μάρκετινγκ. Άλλες εταιρείες θέλουν ο προμηθευτής να χειριστεί τον εκτελωνισμό των προμηθειών και των αποστολών. Εξέτασε ζητήματα σχετικά με την αναζήτηση εγκαταστάσεων αποθήκευσης και οργανωμένων διαδικασιών εφοδιαστικής. Για να αποφασίσει για τέτοια πρόσθετα καθήκοντα ή όχι, εναπόκειται σε κάθε άτομο να αποφασίσει.