Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων οποιασδήποτε επιχείρησης, εμφανίζεται ένας μεγάλος αριθμός επιχειρηματικών εγγράφων. Μεταξύ αυτής της μάζας, τα έγγραφα προσωπικού ξεχωρίζουν σε ένα ξεχωριστό συγκρότημα. Στο άρθρο μας θέλουμε να μιλήσουμε για τους τύπους αυτών, πώς αποθηκεύονται.
Σχέσεις Εργαζομένων
Η σωστά οργανωμένη ροή εργασίας στην επιχείρηση είναι το κλειδί για την επιτυχία των δραστηριοτήτων της. Ως εκ τούτου, τα επιχειρηματικά έγγραφα πρέπει πάντα να δίνεται η δέουσα προσοχή, και ως εκ τούτου, σωστά διαμορφωμένο και αποθηκευμένο.
Αξίζει να υπενθυμίσουμε ότι οι εργασιακές σχέσεις μεταξύ εργοδότη και εργαζομένων ρυθμίζονται πάντοτε από τον Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Βάσει των άρθρων του, ο οργανισμός θα πρέπει να οργανώσει σωστά την απόλυση, την υποδοχή και τη μεταφορά εργαζομένων. Όλα τα έγγραφα στα οποία αναφέρονται τα στάδια της εργασιακής δραστηριότητας των εργαζομένων, είναι τα έγγραφα για το προσωπικό (προσωπικό, προσωπικό).
Η αποστολή αυτών των εργασιών είναι η σωστή εκτέλεση και διασφάλιση των εργασιακών σχέσεων μεταξύ εργαζομένων και εργοδότη. Πρέπει να σημειωθεί ότι η τεκμηρίωση προσωπικού είναι μία από τις σημαντικότερες πτυχές της υπηρεσίας προσωπικού σε κάθε επιχείρηση. Η ορθότητα και η επικαιρότητα της γραφειοκρατίας πρέπει να βρίσκεται υπό τον έλεγχο της κεφαλής.
Το μεγαλύτερο μέρος της τεκμηρίωσης είναι υποχρεωτικό και προβλέπεται από τον Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οδηγίες για τη διατήρηση βιβλίων εργασίας, νομοθεσία περί συντάξεων και άλλους κανονισμούς.
Είδη εγγράφων για το προσωπικό
Τα έγγραφα σχετικά με το προσωπικό μπορούν να χωριστούν στους ακόλουθους τύπους:
- Έγγραφα που σχετίζονται με τη στελέχωση της επιχείρησης.
- Έγγραφα που επιβεβαιώνουν την προώθηση των εργαζομένων.
- Έγγραφα που επιβεβαιώνουν την εφαρμογή της εργασιακής πειθαρχίας.
- Έγγραφα σχετικά με την τερματισμό της απασχόλησης.
Όπως μπορούμε να δούμε, τα έγγραφα σχετικά με το προσωπικό περιλαμβάνουν πολλά έγγραφα που ρυθμίζουν τη σχέση μεταξύ εργοδοτών και εργαζομένων. Όλοι αυτοί ρυθμίζουν ορισμένα θέματα που σχετίζονται με το προσωπικό της επιχείρησης.
Τα πρωτότυπα έγγραφα προσωπικού χωρίζονται σε δύο τύπους:
- Στο λογιστικό προσωπικό.
- Σχετικά με τον υπολογισμό του χρόνου εργασίας και τους υπολογισμούς που σχετίζονται με την αμοιβή.
Τα έγγραφα σχετικά με το προσωπικό περιλαμβάνουν: παραγγελίες, συμβάσεις εργασίας, διπλώματα, πιστοποιητικά, βιβλία εργασίας, προσωπικά αρχεία, κάρτες, πιστοποιητικά πιστοποίησης υπαλλήλων, προσωπική εξουσιοδότηση.
Αποθήκευση εγγράφων
Τα τελευταία χρόνια, δυστυχώς, υπήρξε μια τάση ανεπαρκούς προσοχής στην ασφάλεια των επιχειρηματικών εγγράφων. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα των επιθεωρήσεων της κρατικής υπηρεσίας αρχειοθέτησης, συνάγονται συμπεράσματα που υποδηλώνουν ότι η αποθήκευση εγγράφων σε προσωπικό υπό κανονικές συνθήκες παρατηρείται μόνο στο 20% των επαληθευμένων επιχειρήσεων.
Αν και κάθε εταιρεία πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες που προβλέπονται από το νόμο. Η σωστή στάση απέναντι στα επιχειρηματικά έγγραφα σχετίζεται άμεσα με την ανάγκη να βοηθηθούν οι οργανισμοί με φορείς συνταξιοδοτικής ασφάλισης και άλλες κυβερνητικές υπηρεσίες. Οι παραβιάσεις της διαχείρισης εγγράφων μπορούν να οδηγήσουν σε ανεπιθύμητες συνέπειες και αντιμετωπίζουν επίσης πρόστιμο.
Έγγραφα σχετικά με το προσωπικό (οι τύποι τίτλων που δίνονται από εμάς στο άρθρο) μαρτυρούν την εργασιακή εμπειρία των ανθρώπων, και αποτελούν επίσης τη βάση για το διορισμό συντάξεων και άλλων πληρωμών προς τους πολίτες. Σε περίπτωση που ο εργοδότης κάνει λάθη που υποτιμούν το εισόδημα του εργαζομένου, ένα άτομο μπορεί να αμφισβητήσει αυτό το γεγονός στο δικαστήριο.
Επιπλέον, αξίζει να γίνει κατανοητό ότι η αποθήκευση εγγράφων για το προσωπικό είναι απαραίτητη, αφού μόνο βάσει αυτών είναι δυνατή η αποκατάσταση ιστορικών πληροφοριών που έγιναν. Δεν είναι μάταιο ότι για τα έγγραφα προσωπικού, οι μεγαλύτερες περίοδοι αποθήκευσης καθορίζονται από το νόμο.
Είναι περιττό να πούμε ότι τα έγγραφα δεν μπορούν να χαθούν · επιπλέον, πρέπει να διατηρηθούν σε κατάλληλες συνθήκες. Ο επικεφαλής και ο επικεφαλής του τμήματος προσωπικού κάθε οργανισμού καλούνται να παράσχουν όλες τις απαραίτητες προϋποθέσεις για την τρέχουσα αποθήκευση και την αρχειοθέτηση.
Οι κύριες απαιτήσεις για το περιεχόμενο των τίτλων περιλαμβάνουν:
- Διαθεσιμότητα χωριστού δωματίου για την τρέχουσα αποθήκευση.
- Τα κουτιά ή τα γραφεία με χαρτιά πρέπει να κλειδώνονται με ένα κλειδί.
- Τα έγγραφα πρέπει να περιορίζονται.
- Για το αρχείο πρέπει να επιλέξετε ένα ξεχωριστό δωμάτιο και να έχετε πρόσβαση σε αυτό.
Χρόνος αποθήκευσης
Οι όροι αποθήκευσης των εγγράφων για το προσωπικό είναι οι μεγαλύτεροι σε σύγκριση με άλλα επιχειρηματικά έγγραφα. Τα έγγραφα με μεγάλη διάρκεια ζωής περιλαμβάνουν:
- Όλα τα διοικητικά έγγραφα - παραγγελίες, παραγγελίες, διατάγματα.
- Κατάλογοι υπαλλήλων.
- Λογιστικές κάρτες υπαλλήλων.
- Προσωπικά θέματα.
- Προσωπικοί λογαριασμοί των εργαζομένων.
- Εξαρτήματα και φύλλα εργασίας.
- Συμβάσεις και συμφωνίες απασχόλησης.
- Συνοπτικά πρακτικά της συνεδρίασης.
- Κατάλογοι ατόμων που συνταξιοδοτούνται σε προνομιακή αποχώρηση.
- Βιβλία λογιστικής λήψης και απόλυσης υπαλλήλων.
Έχουμε δώσει μακριά από ολόκληρο τον κατάλογο εκείνων των εγγράφων που έχουν αποθηκευτεί για 75 χρόνια. Τα ακόλουθα έγγραφα αποτελούν εξαιρέσεις:
- Πράξεις για βιομηχανικά ατυχήματα - 45 χρόνια.
- Χαρτοφυλάκιο - 25 χρόνια.
- Πρακτικά συνεδριάσεων της επιτροπής για την καταβολή των αποζημιώσεων για μακρά υπηρεσία - 15 έτη.
Κατά το καθορισμένο χρονικό διάστημα, η εταιρεία πρέπει να διασφαλίζει την ασφάλεια των τίτλων κατά τον προβλεπόμενο από τον νόμο τρόπο.
Προετοιμασία εγγράφων
Το αρχείο των εγγράφων για το προσωπικό της επιχείρησης θα πρέπει να βρίσκεται σε ξεχωριστό χώρο όπου δεν υπάρχει πρόσβαση σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Οι υποθέσεις που είναι πλήρως προετοιμασμένες και δεόντως προετοιμασμένες μεταφέρονται σ 'αυτήν. Αξίζει να σημειωθεί ότι η προετοιμασία των εργασιών αρχίζει στο στάδιο της δημιουργίας τους.
Το τμήμα προσωπικού είναι υπεύθυνο για την ορθή εκτέλεση των εγγράφων για το προσωπικό. Για ευκολία στη χρήση, ολόκληρη η μάζα των εγγράφων που διοργανώνονται από αξιωματικούς του προσωπικού ως εξής:
- Καταρτίζονται περιπτώσεις για κάθε τύπο εγγράφου: για παραγγελίες, προσωπικά αρχεία, πρωτόκολλα κ.λπ. Οι επικεφαλίδες που αντανακλούν την ονοματολογία αναφέρονται σε φακέλους.
- Σε όλες τις περιπτώσεις παραχωρούνται αριθμοί λογαριασμών και επισυνάπτεται ένα απόθεμα.
- Διατίθεται εμπιστευτική ασφαλής τρέχουσα αποθήκευση: σε ασφαλές ή κλειδωμένο ερμάριο.
- Όλα τα φύλλα εργασίας κατατίθενται και αριθμούνται. Και ο χώρος του υλικολογισμικού είναι σφραγισμένος με τη σφραγίδα της επιχείρησης και πιστοποιείται από τις υπογραφές των υπευθύνων.
- Σε κάθε περίπτωση, πρέπει ασφαλώς να υπάρχουν εσωτερικές απογραφές.
- Στα καλύμματα των τελικών εγγράφων αναγράφονται όλες οι λεπτομέρειες: περίοδοι αποθήκευσης, ονόματα, ημερομηνίες.
Δημιουργία προσωπικού αρχείου
Ο προσωπικός φάκελος περιέχει όλα τα έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες για τον υπάλληλο της επιχείρησης και την εργασιακή του δραστηριότητα. Καταρχήν, πρέπει να θεσπιστούν προσωπικοί φάκελοι για όλους τους υπαλλήλους του οργανισμού. Αλλά, κατά κανόνα, επί του παρόντος, οι υπάλληλοι του προσωπικού τους εκδίδουν μόνο για τους κορυφαίους ειδικούς και το κεφάλι. Η οργάνωση έχει το δικαίωμα να αποφασίσει ανεξάρτητα από το είδος του χαρτιού που θα πάρει στους εργαζόμενους. Ως εκ τούτου, η σύνθεση εγγράφων ενός προσωπικού φακέλου μπορεί να διαφέρει σε διαφορετικές επιχειρήσεις. Αλλά γενικά, θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα έγγραφα:
- Απογραφή εγγράφων.
- Περίληψη και αυτοβιογραφία.
- Προφίλ.
- Αντίγραφα των εγγράφων σχετικά με τη διαθεσιμότητα της εκπαίδευσης.
- Αντίγραφα των προδιαγραφών.
- Αντίγραφα της εντολής για την έγκριση της θέσης.
- Σύμβαση εργασίας.
- Όλα τα είδη βοήθειας.
- Αντίγραφα των εντολών διορισμού, απόλυσης και μετεγκατάστασης.
Ο εσωτερικός κατάλογος πρέπει να περιέχει πληροφορίες για τους σειριακούς αριθμούς κάθε εγγράφου του αρχείου. Ένα τέτοιο έγγραφο υπογράφεται από το πρόσωπο που το συνέταξε.
Εντός της συγκεκριμένης περίπτωσης, πρέπει να υπάρχει ένα ερωτηματολόγιο που περιέχει πολλές πληροφορίες σχετικά με τη βιογραφία, την εκπαίδευση, την οικογενειακή κατάσταση του εργαζομένου. Προκειμένου να συμπληρωθεί σωστά, οι εργαζόμενοι συνήθως χρησιμοποιούν ένα βιβλίο εργασίας, στρατιωτική ταυτότητα και διαβατήριο, δίπλωμα.
Λογιστικά έγγραφα προσωπικού
Τα αρχεία προσωπικού τηρούνται από έναν υπάλληλο προσωπικού. Με βάση τους πρωτογενείς τίτλους, πραγματοποιείται λογιστική παρακολούθησης των μεταβολών και των κινήσεων του αριθμού των εργαζομένων της επιχείρησης. Τα λογιστικά έγγραφα περιλαμβάνουν: παραγγελίες, κάρτες, προσωπικό, μισθοδοσία και πολλά άλλα έγγραφα.
Κατά την πρόσληψη, κάθε υπάλληλος έχει ανατεθεί ένας αριθμός προσωπικού, ο οποίος στη συνέχεια απαριθμείται σε όλα τα έγγραφα για λογιστική προσωπικού και μισθοδοσίας. Ακόμη και αν ένα άτομο μετακινηθεί σε νέα θέση ή μετά από απόλυση, ο αριθμός του προσωπικού του παραμένει μαζί του και δεν εκχωρείται σε άλλο πρόσωπο.
Παραγγελίες προσωπικού
Οι παραγγελίες εγγράφων για το προσωπικό είναι μία από τις σημαντικότερες εργασίες σε θέματα προσωπικού. Ομαδοποιούνται σε ξεχωριστές περιπτώσεις και ταυτόχρονα έχουν τη δική τους αρίθμηση. Στο εσωτερικό του φακέλου συστηματοποιείται χρονολογικά.
Ορισμένες παραγγελίες δημιουργούνται με ενιαία μορφή, συμπληρώνοντας μόνο τις απαραίτητες στήλες στο μέλλον. Όλα τα υπόλοιπα συντάσσονται όπως απαιτείται, αλλά ταυτόχρονα όλα τα έγγραφα πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις.
Η οργάνωση των εγγράφων σχετικά με το προσωπικό, συμπεριλαμβανομένων των εντολών, πραγματοποιείται με βάση τους όρους αποθήκευσης. Είναι λογικό να τα καταθέσετε σε περιπτώσεις που έχουν τις ίδιες προθεσμίες. Έτσι, για παράδειγμα, οι εντολές εισδοχής και απόλυσης πρέπει να διατηρηθούν για 75 χρόνια, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να φυλάσσονται χωριστά από τα ετήσια έγγραφα που διέπουν την άδεια και να αποθηκεύονται μόνο για πέντε χρόνια.
Αν η επιχείρηση είναι μεγάλη και η ροή των εγγράφων είναι αρκετά αξιοπρεπή, μπορούν να συνταχθούν διαφορετικοί τύποι χαρτιών ως ξεχωριστό θέμα (για παράδειγμα παραγγελίες διακοπών - ένας φάκελος, παραγγελίες για επαγγελματικά ταξίδια - άλλο). Αυτό θα διευκολύνει σημαντικά τη δουλειά με έγγραφα. Επιπλέον, κάθε μεμονωμένη περίπτωση καταγράφεται στην ονοματολογία του οργανισμού. Εάν η παραγγελία έχει ένα παράρτημα, τότε κατατίθεται επίσης. Όσο για τους λόγους των παραγγελιών - εκθέσεων, δηλώσεων, πράξεων, αποθηκεύονται ξεχωριστά.
Όπως δείχνει η πρακτική, οι εντολές και οι λόγοι τους παραμένουν μαζί στις τρέχουσες γραφειοκρατικές εργασίες, αλλά κατά την προετοιμασία για την αρχειακή αποθήκευση αρχίζουν να αναδιοργανώνονται, που εκτείνονται σε διαφορετικούς φακέλους. Οι δηλώσεις, για παράδειγμα, διατηρούνται μέχρι και 75 χρόνια, αλλά αποτελούν μέρος του προσωπικού φακέλου.
Όλες οι άλλες βάσεις διαθέτουν περίοδο αποθήκευσης έως και πέντε ετών, έτσι ώστε να διαμορφώνονται σε ξεχωριστή επιχείρηση.
Παραγγελία αποθήκευσης
Για να καθορίσετε τη διάρκεια ζωής των παραγγελιών, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον πρότυπο κατάλογο εγγράφων. Επανεξετάζεται και ενημερώνεται περιοδικά. Προς το παρόν, ο κατάλογος που καταρτίστηκε το 2010 είναι σημαντικός. Σύμφωνα με τον ίδιο, όπως και πριν, οι βάσεις για παραγγελίες αποθηκεύονται για περίπου πέντε χρόνια και οι περισσότερες από τις εντολές αποθηκεύονται μέχρι και 75 χρόνια (για την εκτέλεση καθηκόντων, επαγγελματικών ταξιδιών, αλλαγής ονομάτων, διακοπών και πιστοποιήσεων).
Επιπλέον, μπορείτε να περιηγηθείτε στις περιόδους αποθήκευσης σύμφωνα με τους κατάλογους των υπηρεσιών που καταρτίζονται για οργανισμούς συγκεκριμένων τομέων δραστηριότητας. Οι κανόνες προβλέπουν την εξέταση της αξίας των κινητών αξιών.
Τα έγγραφα μακροπρόθεσμης αποθήκευσής τους πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο εγγράφων προσωπικού. Καταρτίζεται ένας κατάλογος, μετά τον οποίο μεταφέρονται για μακροχρόνια αποθήκευση.
Οι περιπτώσεις των οποίων έχουν περάσει οι περίοδοι αποθήκευσης μπορούν να καταστραφούν.
Πώς να καταστρέψετε τα έγγραφα;
Τα αρχεία της επιχείρησης που έχουν αρχειοθετηθεί μπορούν να καταστραφούν (αν έχει λήξει η περίοδος αποθήκευσης) ανεξάρτητα, ή μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από ειδικούς οργανισμούς που ασχολούνται με αυτό το ζήτημα.Ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο οργανώνετε τη διαδικασία, πρέπει βεβαίως να καταρτιστεί πράξη καταστροφής.
Τα χαρτιά μπορούν να καούν μόνοι τους, εάν υπάρχει ένα ασφαλές μέρος γι 'αυτό, ή μπορείτε να τα καταστρέψετε χρησιμοποιώντας μια ειδική συσκευή. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η πράξη είναι γραμμένη υπό οποιαδήποτε μορφή. Όμως, μεγάλοι όγκοι περιπτώσεων είναι ευκολότερο να παραδοθούν για διάθεση. Αλλά σε αυτή την περίπτωση, όλες οι ενέργειες πρέπει να συνοδεύονται από γραφική εργασία. Στην πράξη αποδοχής, είναι απαραίτητο να καθοριστεί ο αριθμός των περιπτώσεων και το βάρος τους. Είναι καλύτερο εάν ο υπάλληλος της οργάνωσης θα είναι προσωπικά παρών στην καταστροφή των εγγράφων για να διατηρήσει την εμπιστευτικότητα.
Κρατικό αρχείο
Σε κάθε περιοχή της Ρωσικής Ομοσπονδίας υπάρχει ένα κρατικό αρχείο εγγράφων για το προσωπικό. Κύριος στόχος της δραστηριότητάς του είναι η διασφάλιση αξιόπιστης αποθήκευσης χαρτιών στο προσωπικό όλων των επιχειρήσεων. Επιπλέον, το αρχείο απαντά σε ερωτήσεις από επιχειρήσεις και πολίτες σχετικά με θέματα που σχετίζονται με έγγραφα προσωπικού. Αυτή η κατεύθυνση της δραστηριότητάς του είναι πολύ απαραίτητη και σχετική, διότι όταν η οργάνωση είναι κλειστή, οι άνθρωποι απλά δεν έχουν πουθενά να πάνε για να πάρουν τις απαραίτητες πληροφορίες.
Για το λόγο αυτό, τα αρχεία αντιμετωπίζουν το καθήκον της διατήρησης όλων των εγγράφων. Σήμερα, όχι μόνο οι ιδιωτικές, αλλά και οι δημοσιονομικές οργανώσεις πολύ συχνά εκκαθαρίζονται και κλείνουν. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να μεταφέρουν έγγραφα στο προσωπικό για αποθήκευση στο κρατικό αρχείο. Τα ακόλουθα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται σε αυτό επί 75 έτη: παραγγελίες, φύλλα διακανονισμού, έγγραφα σχετικά με τη μετεγκατάσταση και απόλυση, προσωπικά αρχεία κ.λπ.
Αξίζει να σημειωθεί ότι οι υποθέσεις πρέπει να προετοιμάζονται πριν από τη μεταφορά σύμφωνα με όλους τους κανόνες. Τα δημοτικά αρχεία παρέχουν τις υπηρεσίες τους υπό την προϋπόθεση προηγούμενης έγκρισης της υποβολής των εγγράφων.
Η προετοιμασία των εργασιών για τη μεταφορά περιλαμβάνει τη σωστή εκτέλεση όλων των περιπτώσεων, την εκτίμηση εμπειρογνωμόνων για τίτλους, καθώς και τη σύνταξη των απογραφών.
Πρέπει να πληρώσω χρήματα για αποθήκευση; Οι επιχειρήσεις του κράτους και του προϋπολογισμού δεν πληρώνουν για υπηρεσίες αρχειοθέτησης. Οι εκκαθαρισμένες επιχειρήσεις μιας μη κρατικής μορφής μεταβίβασης κυριότητας εκτελούν σωστά περιπτώσεις μόνον εφόσον υπάρχει συμφωνία.
Οι υποθέσεις μεταφέρονται υπό την προϋπόθεση έγκρισης και συντονισμού με την επιτροπή εξέτασης εμπειρογνωμόνων του αρχείου. Η αποδοχή και η μεταβίβαση τίτλων εκτελούνται από υπαλλήλους του οργάνου παρουσία του εκκαθαρισθέντος οργανισμού. Αυτή η διαδικασία είναι αρκετά μακρά και επίπονη, καθώς η κατάσταση των εγγράφων ελέγχεται με οπτική προβολή. Στο τέλος, συντάσσεται αντίστοιχη πράξη.
Αντί ενός μετάλλου
Τα έγγραφα σχετικά με το προσωπικό είναι μια ειδική κατηγορία εγγράφων που είναι διαθέσιμη σε κάθε επιχείρηση. Η σημασία τους είναι ότι δεν χάνουν τη συνάφεια για πολύ καιρό. Ακόμη και μετά από μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορεί να προκύψει μια κατάσταση στην οποία πρέπει να στραφείτε ξανά σε αυτούς. Δεν είναι καθόλου αυτά τα χαρτιά που έχουν συνταχθεί με ιδιαίτερη προσοχή και έχουν αποθηκευτεί εδώ και πολλά χρόνια, όχι μόνο σε επιχειρήσεις, αλλά και σε κρατικά αρχεία.