Η τεκμηρίωση του ελέγχου σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια βάση για να εξαγάγετε συμπεράσματα σχετικά με την ορθότητα της διαδικασίας και την επάρκεια, τον επαγγελματισμό και την ακρίβεια των ενεργειών των ελεγκτών που υλοποίησαν την εκδήλωση. Από τα έγγραφα που συντάχθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου, μπορείτε να λάβετε την απαραίτητη ποσότητα δεδομένων για την ανάλυση των δραστηριοτήτων ελέγχου και την αξιολόγησή τους.
Η τεκμηρίωση του ελέγχου σας επιτρέπει να αποκτήσετε τον έλεγχο του ελέγχου, ανεξάρτητα από το εάν οργανώθηκε εσωτερικός έλεγχος ή εάν συμμετείχε κάποιος τρίτος οργανισμός. Εάν η κατάσταση των συγκρούσεων έφτασε στο δικαστήριο, τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου θα βοηθήσουν στην υπεράσπιση της θέσης τους στο κράτος, έστω κι αν ο πελάτης είναι πεπεισμένος ότι η υπηρεσία παρέμεινε ανεπαρκής.
Τεκμηρίωση: έλεγχος και χαρτί
Είναι απαράδεκτο να παραμελείται ο σχεδιασμός των επίσημων εγγράφων. Ένα από τα βασικά καθήκοντα ενός ειδικού ελεγκτή είναι η προσεκτική κατάρτιση με τον καθιερωμένο τρόπο πληροφοριών που έχουν τουλάχιστον κάποια σημασία για το συμπέρασμα, καθώς και πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποδείξουν τη θέση κάποιου. Επιπλέον, πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι για τη διεξαγωγή του ελέγχου έχουν θεσπιστεί ομοσπονδιακά πρότυπα, τα οποία πρέπει να τηρούνται χωρίς καθυστέρηση. Η σωστή και σωστή τεκμηρίωση του ελέγχου, τα έγγραφα εργασίας του ελεγκτή θα χρησιμεύσει ως απόδειξη συμμόρφωσης με τους κανόνες που έχουν θεσπιστεί σε κρατικό επίπεδο, γεγονός που θα βοηθήσει στην προστασία των συμφερόντων σας σε περίπτωση σύγκρουσης με τον πελάτη.
Με την τεκμηρίωση, είναι συνηθισμένο να κατανοούμε τέτοια υλικά, τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου, στα οποία εργάστηκε ο ελεγκτής. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τα δεδομένα που παρέχει ο πελάτης στον ελεγκτή, τα οποία αποθηκεύονται από έναν ειδικό, όπως απαιτούν οι συνθήκες επαλήθευσης. Από αυτή την άποψη, η τεκμηρίωση του ελέγχου μιας μικρής επιχείρησης έχει τις ίδιες απαιτήσεις με την εργασία με μια μεσαία και μεγάλη εταιρεία.
Η παραμέληση είναι απαράδεκτη!
Γιατί η οργάνωση του ελέγχου περιλαμβάνει πάντα τον προγραμματισμό εργασίας με τεράστιο αριθμό επίσημων εγγράφων; Υπάρχουν αρκετοί λόγοι για την υιοθέτηση αυτής της ροής εργασίας και της υπηρεσίας από ειδικούς και επιχειρήσεις που οργανώνουν επιθεωρήσεις.
Εάν ο ελεγκτής μπορεί να παράσχει σχέδιο ελέγχου και τεκμηρίωση εργασίας, βάσει του οποίου έγινε οριστικό συμπέρασμα, αυτό σημαίνει ότι ο έλεγχος διεξήχθη με τρόπο υψηλής ποιότητας και πλήρης. Αλλά στην περίπτωση που δεν δημιουργήθηκαν έγγραφα εργασίας κατά τη διάρκεια του ελέγχου, λένε ότι ο έλεγχος ήταν "ψεύτικος". Μπορούμε να υποθέσουμε με ασφάλεια ότι η έκθεση ελέγχου έγινε κυριολεκτικά από την αρχή. Εάν μια τέτοια θέση μπορεί να αποδειχθεί στο δικαστήριο, η εταιρεία θα χάσει την άδειά της για ελεγκτικές δραστηριότητες.
Σημαντικές πτυχές
Ο συγκεκριμένος λόγος δεν είναι ο μόνος, ο οποίος αναγκάζει να εξετάσει προσεκτικά το θέμα της τεκμηρίωσης του ελέγχου. Έτσι, είναι η παρουσία επίσημων εγγράφων που καθιστούν δυνατή την παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας και της αποτελεσματικότητας του υπεύθυνου για τον έλεγχο. Οι επόπτες μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο της εργασίας και να λαμβάνουν μέτρα ανάλογα με τους δείκτες.
Εάν μια οικονομική οντότητα δεν ήταν ικανοποιημένη από την έκθεση ελέγχου, η τεκμηρίωση που προέκυψε από τη ροή εργασίας μπορεί να αποτελέσει καθοριστικό παράγοντα για την υπεράσπιση της θέσης του. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αρκεί να παρουσιάσετε αυτά τα έγγραφα για να τεκμηριώσετε τα συμπεράσματα, σε άλλα θα χρειαστεί να αποδείξετε την υπόθεσή τους στο δικαστήριο.Πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι το δικαστήριο είναι μάλλον γραφειοκρατικό παράδειγμα, το οποίο δίνει μεγάλη προσοχή στο κατά πόσον όλα τα έγγραφα καταρτίστηκαν έγκαιρα. Δηλαδή, το σχέδιο ελέγχου και άλλα έγγραφα μπορεί να είναι μια αποφασιστική πτυχή, αποδεικνύοντας την εγκυρότητα της ελεγκτικής εταιρείας.
Τι άλλο να ψάξω;
Τα πρότυπα ελέγχου, τα έγγραφα ελέγχου δεν εφευρέθηκαν τυχαία. Πρόκειται για μια λεπτομερή, προσεκτική και σχολαστική προσέγγιση της γραφειοκρατίας που επιτρέπει την καλύτερη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας, δηλαδή την ελαχιστοποίηση των προσπαθειών, του χρόνου του προσωπικού που δαπανάται για τις προγραμματισμένες δραστηριότητες. Εάν τα έγγραφα είναι τυποποιημένα, εκτελούνται συστηματικά, χωρίς να λείπουν σημαντικά σημεία, τότε ο ελεγκτής μπορεί να επεξεργαστεί γρήγορα όλες τις πληροφορίες σε αυτά, να το αναλύσει και να δώσει ένα ακριβές, αξιόπιστο αποτέλεσμα.
Ταυτόχρονα, ο ελεγκτής έχει το δικαίωμα σε κάθε περίπτωση να αποφασίσει ποιος όγκος τεκμηρίωσης της διαδικασίας εργασίας είναι απαραίτητος και τι θα γίνει άσκοπη χάσιμο χρόνου. Παράλληλα, λαμβάνονται υπόψη τα πρότυπα του λογιστικού ελέγχου, αλλά το κλειδί θα είναι η επαγγελματική γνώμη, "ένστικτο". Ο εξεταστής εξετάζει ένα τεράστιο αριθμό ερωτήσεων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εργασίας και σύμφωνα με τους κανόνες, δεν υπάρχει ανάγκη να αντανακλούν καθεμία από αυτές στην τεκμηρίωση. Η τεκμηρίωση γίνεται μόνο με σημαντικές, σημαντικές πτυχές.
Επίσημη θέση
Τα κριτήρια ελέγχου διατυπώθηκαν για πρώτη φορά το 2006, όταν άρχισαν να ισχύουν τα διεθνή ελεγκτικά πρότυπα. Ακόμη και τότε αναφέρθηκε ότι η τεκμηρίωση του ελέγχου διενεργήθηκε έτσι ώστε να εκφραστεί σωστά η γνώμη του ορκωτού ελεγκτή, καθώς και να υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία του ελέγχου σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα, τους ισχύοντες νόμους και απαιτήσεις. Οι ίδιες οι απαιτήσεις στο επικαιροποιημένο πρότυπο αναθεωρήθηκαν προς την κατεύθυνση της σύσφιγξης. Όπως εξήγησαν οι συντάκτες των καινοτομιών, αυτό έγινε για να βελτιωθεί η ποιότητα των ελέγχων που διενεργήθηκαν.
Εκτός από τον κύριο στόχο, δηλαδή τη βελτίωση της ποιότητας, των απαιτήσεων επικαιροποίησης, υπήρχαν και αρκετοί άλλοι, η επίτευξη των οποίων φαινόταν δυνατή μέσω της βελτίωσης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων κατά τη διάρκεια των επιθεωρήσεων. Ειδικότερα, οι ελεγκτές ήταν σε θέση να φέρουν πλήρως την ευθύνη για τα εκτελεσθέντα καθήκοντα, να το γνωρίζουν και να αποδείξουν τη θέση τους εάν ο αντιπρόσωπος του πελάτη διαφωνεί. Δεδομένου ότι η τεκμηρίωση διεξάγεται σε όλα τα στάδια της εκτέλεσης των εργασιών, οι εκθέσεις που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας είναι αρκετά πλήρεις και δίνουν μια εικόνα του βαθμού ολοκλήρωσης των καθηκόντων, γεγονός που είναι σημαντικό τόσο για τον τρέχοντα έλεγχο όσο και για τη συγκέντρωση χρήσιμης εμπειρίας στο μέλλον. Εάν η ομάδα των ελεγκτών έχει την ευκαιρία να συνεργαστεί με έναν πιο έμπειρο ειδικό στον τομέα αυτό, τότε μέσω των εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εργασίας λαμβάνει μια ποιοτική αξιολόγηση από τρίτους για το έργο που έχει ολοκληρώσει.
Εργασιακές πτυχές
Αν στραφείτε στις επίσημες συστάσεις σχετικά με τη μορφή και τη μορφή του εγγράφου ελέγχου που αντικατοπτρίζει τη διαδικασία εργασίας, μπορείτε να βρείτε συνεχείς συμβουλές για να αποκλείσετε περιττά έγγραφα από αρχεία. Ειδικότερα, δεν χρειάζεται να αποθηκεύονται έργα που έχουν αντικατασταθεί από πιο προηγμένα κατά τη διάρκεια της εργασίας · δεν χρειάζεται να αποθηκεύονται αντίγραφα των εκθέσεων που στη συνέχεια αναδιοργανώνονται. Συμπεράσματα, τα αρχεία που δεν περιέχουν χρήσιμες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των προκαταρκτικών ευρημάτων, εξαιρούνται επίσης από τα αρχεία. Δεν χρειάζεται να αποθηκεύετε έγγραφα που έχουν διορθωθεί στο μέλλον, καθώς και πρόσθετα αντίγραφα.
Η προετοιμασία των εγγράφων που σχετίζονται με τον έλεγχο δεν είναι εύκολη υπόθεση, επομένως συνιστάται να εμπιστευτείτε τους έμπειρους ελεγκτές με την κατανόηση των κανόνων διαχείρισης εγγράφων και εργασιών γραφείου.Ταυτόχρονα, τα χαρτιά διαμορφώνονται με τέτοιο τρόπο ώστε ακόμη και ο ειδικός που δεν συμμετείχε άμεσα στον έλεγχο θα μπορούσε να αντλήσει συμπεράσματα σχετικά με τα χαρακτηριστικά του γεγονότος από την τεκμηρίωση. Ο όγκος της εργασίας που εκτελείται, η φύση και ο χρόνος που αφιερώνεται σε αυτό πρέπει να είναι προφανής. Βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζετε τα αποτελέσματα, τα αποδεικτικά στοιχεία και τα συμπεράσματα που έγιναν για την επίτευξη της διαδικασίας. Θεωρείται σημαντικό να καταγράψουμε τις σημαντικές πτυχές που εμφανίστηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου, καθώς και τα αποτελέσματα που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της μελέτης τους.
Μεγαλύτερη προσοχή σε όλα τα σημαντικά
Η τεκμηριωμένη καταρτισμένη τεκμηρίωση περιλαμβάνει αναλόγως έναν τέτοιο όγκο πληροφοριών από τον οποίο είναι δυνατόν να σχηματιστεί ένα σαφές σχέδιο επαλήθευσης, να παρακολουθεί την εκτέλεση των εργασιών και να συντάσσει ένα συμπέρασμα που να αντικατοπτρίζει την πραγματική κατάσταση στο υπό μελέτη οικονομικό θέμα. Η τεκμηρίωση θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες που επιβεβαιώνουν σαφώς ότι ο έλεγχος εφαρμόστηκε λαμβάνοντας υπόψη τους νόμους, τις απαιτήσεις, τις ρυθμιστικές και νομικές πράξεις που διέπουν αυτή τη σφαίρα παροχής υπηρεσιών στη χώρα μας.
Έλεγχος: ένα λεπτό θέμα
Ένα από τα σημαντικά καθήκοντα του ελεγκτή που είναι υπεύθυνος για την τεκμηρίωση της ροής εργασιών δεν είναι μόνο να εξασφαλίσει πλήρως τον έλεγχο με επίσημα έγγραφα, αλλά και να το οργανώσει εγκαίρως, χωρίς καθυστέρηση. Μόλις ξεκινήσει ένα συγκεκριμένο στάδιο εργασίας, ένα έγγραφο είναι προετοιμασμένο γι 'αυτόν, αντανακλώντας όλα τα δεδομένα για αυτό το βήμα. Ταυτόχρονα, η τεκμηρίωση που περιγράφει τη σκηνή μπορεί να χωριστεί σε τρεις ομάδες: σχηματίζεται στην αρχή της εργασίας, στη διαδικασία, στο τέλος του βήματος επαλήθευσης. Κατά την παραλαβή της έκθεσης ελέγχου από τον πελάτη, όλα τα έγγραφα σε όλα τα στάδια πρέπει να είναι έτοιμα, σύμφωνα με τους κανόνες διαχείρισης εγγράφων που ισχύουν στο κράτος.
Είναι σημαντικό ή όχι;
Από τα πρότυπα προκύπτει ότι μόνο τα δεδομένα που έχουν τεκμηριωθεί με τον προβλεπόμενο τρόπο είναι σημαντικά. Οι πληροφορίες που διαβιβάζονται προφορικά από τον ελεγκτή στον πελάτη δεν αποτελούν επιβεβαίωση ότι η εντολή εκτελέστηκε. Τα προφορικά ευρήματα δεν μπορούν να είναι γνωμοδότηση ελέγχου. Ταυτόχρονα, επιτρέπεται να παρέχονται προφορικές εξηγήσεις, διευκρινίσεις των δεδομένων που αναφέρονται στη γραπτή γνωμοδότηση.
Η τεκμηρίωση εργασίας περιέχει δεδομένα ταξινομημένα ως αποδεικτικά στοιχεία. Θεωρούνται ως οι κύριες πηγές πληροφοριών βάσει των οποίων διαμορφώνεται συμπέρασμα. Αυτά τα πιστοποιητικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά τη δημιουργία φορολογικών δηλώσεων, καθώς και κατά την επεξεργασία άλλων τίτλων σε διάφορες περιπτώσεις.
Διορθώνουμε τα πάντα!
Όταν ο ελεγκτής ετοιμάζει τεκμηρίωση που περιγράφει τη ροή εργασιών, το καθήκον του είναι να περιγράψει λεπτομερώς όλες τις σημαντικές πτυχές. Κατά τον χαρακτηρισμό των διαδικασιών, ο ειδικός καθορίζει τη φύση τους, τα χρονικά όρια που έχουν διατεθεί για την εκτέλεση, την κλίμακα των εκτελούμενων, τα στοιχεία για το ποιος εργάστηκε στο έργο. Ταυτόχρονα, θεωρείται ότι οι υψηλότερες θέσεις ελέγχουν τη διαδικασία εργασίας σε κάθε βήμα και δεν απαιτείται να εισάγονται αποδεικτικά στοιχεία αυτού του γεγονότος οπουδήποτε.
Η σωστή προσέγγιση στο προσωπικό είναι το κλειδί για την επιτυχία
Η διατήρηση της τεκμηρίωσης που περιγράφει τη διαδικασία επαλήθευσης μιας οικονομικής οντότητας αρχίζει από τη στιγμή που ένας εκπρόσωπος του πελάτη στέλνει επιστολή αίτησης στη διεύθυνση της ελεγκτικής εταιρείας. Ο αντισυμβαλλόμενος θα διορίσει έναν υπεύθυνο ελεγκτή ο οποίος θα είναι ο επικεφαλής ειδικός σε αυτό το έργο. Είναι ο τομέας αρμοδιότητάς του - η τεκμηρίωση του ελέγχου στο πλαίσιο συνεργασίας με συγκεκριμένο πελάτη. Οι βοηθοί διορίζονται συνήθως για να βοηθήσουν τον επικεφαλής ελεγκτή, ο οποίος είναι μόνο υπεύθυνος για τον έλεγχο του προσωπικού. Αλλά ένα τέτοιο σχέδιο συμφωνείται προκαταρκτικά με την ομάδα διαχείρισης, και λαμβάνεται άδεια γι 'αυτό. Μια ειδική προσέγγιση εφαρμόζεται όταν η ελεγκτική εταιρεία έχει μεγάλο όγκο παραγγελιών, οδηγώντας σε αυξημένο φόρτο εργασίας από κορυφαίους ειδικούς.Σε μια τέτοια περίπτωση, είναι δυνατό να ανατεθεί η εργασία στους βοηθούς μόνο εάν υπάρχουν αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με το υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού τους.