Είναι σημαντικό οι επικεφαλής των οργανώσεων να οργανώνουν το έργο των εργαζομένων ώστε να αποφέρουν τη μεγαλύτερη απόδοση και να αποκαλύπτουν πλήρως τις δυνατότητές τους. Για να γίνει αυτό, πρέπει να ξέρετε πώς να μεταβιβάσετε στην πράξη την εξουσία, που χρησιμοποιείται για να βελτιώσει την απόδοση της εταιρείας χωρίς να βλάψει την τρέχουσα κατάσταση των πραγμάτων.
Ορισμός
Η αντιπροσωπεία εκδηλώνεται ως ομοιόμορφη κατανομή δικαιωμάτων και υποχρεώσεων μεταξύ των υποκειμένων του συστήματος. Οι αρχές της διατυπώθηκαν στις αρχές του εικοστού αιώνα από τον P.M. Kerzhentsev.
Η αντιπροσωπεία είναι η εξουσιοδότηση για την εκτέλεση καθηκόντων σε υπεύθυνο με ταυτόχρονη ανάθεση σε αυτόν ευθύνη για το αποτέλεσμα. Η αντιπροσωπεία σας επιτρέπει να κατανέμετε σωστά τα καθήκοντα μεταξύ των εργαζομένων και χρησιμοποιείται για την επίτευξη των τελικών στόχων του οργανισμού.
Η ευθύνη έγκειται στη δέσμευση του εργαζομένου να κάνει την εργασία με ποιοτικό τρόπο και να την φέρει σε ικανοποιητικό συμπέρασμα. Οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι στον τομέα των δραστηριοτήτων τους σε ανώτερες αρχές.
Οι εξουσίες (εξουσίες) δρουν ως περιορισμένα δικαιώματα για τη χρήση των σχετικών πόρων για την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων. Κάθε θέση στον οργανισμό συνοδεύεται από συγκεκριμένες εξουσίες. Μια αλλαγή της θέσης οδηγεί επίσης στην αντικατάσταση των ικανοτήτων του υπαλλήλου.
Εφαρμογή
Η αντιπροσωπεία είναι η μεταφορά ορισμένων εξουσιών και ευθυνών στους υπαλλήλους της εταιρείας και η ομοιόμορφη κατανομή των διαφόρων λειτουργιών μεταξύ τους. Εκτελείται μια πράξη που ορίζει τις επίσημες αποστολές ως ηγέτη που είναι σε θέση να επιλύσει γρήγορα όλα τα τρέχοντα ζητήματα και να χρησιμοποιήσει επιδέξια τους εργαζόμενους που είναι σε θέση να αντεπεξέλθουν καλύτερα σε κάθε συγκεκριμένη εργασία.
Στόχοι
Η εξουσιοδότηση χρησιμοποιείται για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων από τον οργανισμό, όπως:
- σύνδεση του «ανθρώπινου παράγοντα» - αύξηση της δραστηριότητας και του ενδιαφέροντος των εργαζομένων χαμηλότερου επιπέδου ·
- αύξηση της αποδοτικότητας (αποδοτικότητας) των εργαζομένων λόγω της βελτίωσης των προσόντων τους και της απόκτησης νέων δεξιοτήτων ·
- την εκφόρτωση των ανώτερων στελεχών με την απελευθέρωση του χρόνου για την επίλυση στρατηγικών, επιχειρησιακών και διαχειριστικών ζητημάτων.
Ανάθεση καθηκόντων
Οι ακόλουθοι τύποι εργασιών είναι κατάλληλοι για τη μεταβίβαση:
- ρουτίνα;
- ασήμαντα θέματα ·
- προπαρασκευαστικές εργασίες ·
- εξειδικευμένη εργασία.
Αλλά δεν μπορούν όλες οι εργασίες να μεταφερθούν σε απλούς υπαλλήλους. Το καθήκον κάθε ηγέτη είναι να επιλύσει τα καθήκοντα που μπορούν να επηρεάσουν τις μελλοντικές δραστηριότητες του οργανισμού.
Πρόκειται για θέματα εμπιστοσύνης, για μη τυποποιημένα στρατηγικά προβλήματα και για απροσδόκητες καταστάσεις που απαιτούν άμεση επίλυση.
Ως εκ τούτου, δεν μεταβιβάζεται:
- καθορισμός στόχων ·
- διαχείριση των υφισταμένων.
- επικίνδυνα καθήκοντα.
- ασυνήθιστη εργασία.
- τη λήψη στρατηγικών και διαχειριστικών αποφάσεων.
- Εμπιστευτικές εργασίες
- ανάπτυξη οργανωτικής πολιτικής.
Απαιτήσεις για τα θέματα της αντιπροσωπείας
Κατά τη διαδικασία μεταφοράς εντολών, οι ανώτεροι υπάλληλοι και οι υπάλληλοι ενδέχεται να αντιμετωπίσουν ορισμένες δυσκολίες.Η αποτελεσματική διαχείριση της εξουσιοδότησης είναι δυνατή μόνο με την ανάλυση όλων των υφιστάμενων και πιθανών εμποδίων που επηρεάζουν τη διαχείριση και την παρακολούθηση των τρεχουσών δραστηριοτήτων.
Προβλήματα που προκύπτουν μερικές φορές με τον διευθυντή ή τον προϊστάμενο του τμήματος και παρεμποδίζουν την αντιπροσωπεία:
- ο φόβος της απώλειας της τρέχουσας θέσης και της συναφούς εξουσίας.
- αμφιβολία για την ετοιμότητα άλλων εργαζομένων, χαμηλά χαρακτηριστικά αξιολόγησης των δραστηριοτήτων τους,
- υπερβολική αυτοεκτίμηση, υπερβολική φιλοδοξία,
- αυτο-αμφιβολία, φοβούνται ότι οι πράξεις του θα είναι παρεξηγημένες.
Προβλήματα που μερικές φορές εντοπίζονται από τους υπαλλήλους κατά την εκτέλεση καθηκόντων:
- αμφιβολία για την ορθότητα των αποφάσεων που χρησιμοποιήθηκαν ·
- έλλειψη εμπειρίας.
- βασικές διαφωνίες με το αφεντικό.
- την απροθυμία να οδηγήσει άλλους καλλιτέχνες, ιδίως όσον αφορά τις κυρώσεις.
Σε περίπτωση δυσκολιών, ο αρμόδιος διαχειριστής πρέπει πρώτα να αντιμετωπίσει τα προσωπικά εμπόδια που εμποδίζουν την αποτελεσματική ρύθμιση της εργασίας και στη συνέχεια να εξετάσει προσεκτικά τα προβλήματα του υφισταμένου. Μια ανάλυση της κατάστασης θα δείξει πιθανά σφάλματα στη διαχείριση και θα σας επιτρέψει να λάβετε τεκμηριωμένες και ενημερωμένες αποφάσεις, για παράδειγμα, όσον αφορά την αντικατάσταση του εκτελεστή ή την ανακούφισή του από περιττό φορτίο ή από την εκπόνηση προβλημάτων ψυχολογικής φύσης, τόσο των δικών μας όσο και των εκτελεστών.
Διαδικασία αντιπροσωπείας
Κάθε ηγέτης θα πρέπει να προσπαθήσει να διασφαλίσει ότι κατά την οργάνωση της διαδικασίας εργασίας ο ίδιος σχεδιάζει ομαλά τις ευθύνες εργασίας σε όλη την ομάδα, χρησιμοποιώντας την εξουσία και δεν παραιτείται από την ευθύνη για τη διαδικασία ολοκλήρωσης των εργασιών.
Η αντιπροσωπεία σε έναν οργανισμό χωρίζεται σε διάφορα στάδια:
Στάδιο Ι - μεταφορά εντολών στον εκτελεστή ·
Στάδιο II - παροχή στον ανάδοχο της εξουσίας και των πόρων ·
Στάδιο III - τη διατύπωση των υποχρεώσεων του εργαζόμενου που υποδεικνύουν το αναγκαίο αποτέλεσμα της υλοποίησης.
Κατά τον έλεγχο των δραστηριοτήτων των υφισταμένων, ένα μεσαίο έδαφος είναι σημαντικό. Η υπερβολική επιμέλεια μπορεί να οδηγήσει σε στασιμότητα και έλλειψη πρωτοβουλίας του εργαζομένου. Εάν δεν ελέγχετε τη διαδικασία, το αποτέλεσμα θα είναι πολύ μακριά από το επιθυμητό λόγω της ασυντόνιστης ροής εργασίας. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί εκ των προτέρων ανατροφοδότηση και να επιτευχθεί σεβασμός και υψηλή εξουσία μεταξύ των εργαζομένων.
Συχνά, οι διαχειριστές αμαρτάνουν με τη μετατόπιση ανεπιθύμητων και αδιάφορων εργασιών στους υφισταμένους τους, ειδικά αν οι ίδιοι είναι εξοικειωμένοι μόνο με αυτό το θέμα. Αλλά αυτό δεν είναι πάντα σωστό, αφού ο προϊστάμενος εξακολουθεί να είναι υπεύθυνος για τη ροή της εργασίας. Αν το κεφάλι ο ίδιος δεν έχει ιδέα ποια αποτελέσματα θα πρέπει να αναμένεται στην έξοδο, πώς θα είναι σε θέση να ελέγξει τις δραστηριότητες του υφισταμένου; Η απάντηση είναι προφανής.
Οι έμπειροι ανώτεροι προτιμούν να αναθέτουν στους υπαλλήλους καθήκοντα που είναι λίγο πιο περίπλοκα απ 'ό, τι προηγουμένως. Αυτά τα καθήκοντα βοηθούν στην απόλυτη αποκάλυψη των δυνατοτήτων των υφισταμένων. Ωστόσο, στην περίπτωση αυτή, είναι καλύτερο να εκδίδετε παραγγελίες σε χαρτί για να αυξήσετε το κίνητρο των εργαζομένων.
Κατά τη διανομή αρμοδιοτήτων στο οργανωτικό σύστημα, είναι εξαιρετικά σημαντικό να εξεταστούν οι ακόλουθες πτυχές:
- οι εξουσίες πρέπει να συμμορφώνονται πλήρως με το καθορισμένο σχέδιο της αποστολής, είναι ο στόχος που καθορίζει το πεδίο των εξουσιών, και όχι το αντίστροφο.
- οι εξουσίες όλων των εργαζομένων θα πρέπει να συνδέονται επαρκώς σε ένα ενιαίο συγκρότημα χωρίς ασυνέπειες και να εξασφαλίζουν την ισορροπία ολόκληρης της δομής.
- όλες οι αρχές πρέπει να είναι σαφείς και συγκεκριμένες, έτσι ώστε οι υπάλληλοι να μπορούν πάντα να υπολογίζουν τι απαιτείται από αυτούς και ποιοι πόροι είναι διαθέσιμοι σε αυτούς.
Ο σωστός χειρισμός της αρχής αυξάνει την αποδοτικότητα ολόκληρης της επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι αποκτούν σαφή κατανόηση της εργασίας που τους αποδίδεται και των στόχων που έχουν τεθεί για αυτούς, επιτυγχάνοντας έτσι τα καλύτερα αποτελέσματα.
Τα οφέλη
Γενικά, η διαδικασία της ανάθεσης αντιπροσωπεύεται από δύο θετικές πτυχές:
- Ο χρόνος του κεφαλιού είναι ελεύθερος για την επίλυση προβλημάτων που απαιτούν προσωπική συμμετοχή. Υπάρχει η ευκαιρία να επικεντρωθεί στον προγραμματισμό των προοπτικών ανάπτυξης της εταιρείας και της στρατηγικής διαχείρισης.
- Η αντιπροσωπεία είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να παρακινήσει δημιουργικά αναπτυγμένους και ενεργούς υπαλλήλους που θέλουν να μεγαλώσουν και να μάθουν. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προπόνηση πριν πάρει υψηλότερη θέση. Βοηθά να αναπτύσσει στους υπαλλήλους νέες γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες που χρησιμοποιούνται για πιο επιτυχημένες δραστηριότητες.
Αρχές της αντιπροσωπείας
Για μια δομημένη προσέγγιση της εξουσιοδότησης, συνιστάται να τηρείτε τις παρακάτω αρχές. Διαφορετικά, η αποτυχία τους μπορεί να οδηγήσει σε δυσκολίες διαχείρισης και, κατά συνέπεια, σε μη ικανοποιητική λειτουργία του συστήματος στο σύνολό του.
Αρχή λειτουργικής οριοθέτησης
Βασίζεται στην πλήρη και ξεκάθαρη συνειδητοποίηση από κάθε διαχειριστή της δομικής ακεραιότητας του οργανισμού: ποια δικαιώματα και υποχρεώσεις έχουν οι οντότητες του συστήματος, ποιες συνδέσεις πληροφοριών και υπηρεσιών πραγματοποιούνται μεταξύ τους, την κατεύθυνση και τα αποτελέσματα των εργασιών τους. Με άλλα λόγια, ένας έμπειρος διαχειριστής ξέρει πάντα τι να περιμένει και από ποιον ακριβώς.
Πρωταρχική αρχή
Βασίζεται στον σαφή διαχωρισμό των καθηκόντων. Κάθε εργολάβος θα πρέπει να γνωρίζει σε ποιον θα πρέπει να αναφέρει άμεσα για τα αποτελέσματα του έργου του και τις δραστηριότητες του οποίου θα πρέπει να ρυθμίζει ανεξάρτητα. Αυτή η αρχή υποδεικνύει μια αλυσίδα επίσημων σχέσεων μεταξύ υποκειμένων και ηγετών ολόκληρου του οργανωτικού συστήματος. Η πιο εκφραστική αυτή η γραμμή, η αποτελεσματικότερη διαχείριση και επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων. Οποιοσδήποτε υποκείμενος χρειάζεται μια ακριβή κατανόηση του ποιος εκχωρεί εξουσία σε αυτόν και σε ποιον θα μεταφέρει θέματα που δεν εμπίπτουν στο πεδίο των αρμοδιοτήτων του.
Αρχή αρχή επίπεδο
Συνδυάζει τις δύο παραπάνω αρχές. Κάθε εργαζόμενος πρέπει να γνωρίζει σαφώς το ύψος της εξουσίας που του έχει ανατεθεί και να επιλύει τα δικά του προβλήματα με τα προβλήματα που αντιστοιχούν στο επίπεδο εξουσίας του, και να μην παραπέμπει τα θέματα αυτά σε ανώτερη διοίκηση.
Διαφορετικά, μπορεί να προκύψει ένα αδιέξοδο όταν τα διευθυντικά στελέχη θα αναγκαστούν εκ νέου να αντιμετωπίσουν ζητήματα που έχουν ήδη μεταβιβαστεί σε υφισταμένους. Όταν χρησιμοποιείτε αυτόν τον κανόνα, πρέπει να πραγματοποιηθεί όχι μόνο η μεταβίβαση εξουσιών αλλά και η ανάθεση ευθύνης.
Αρχή βασισμένη στα αναμενόμενα αποτελέσματα
Δείχνει ότι όλες οι δραστηριότητες του οργανισμού χρειάζονται προσεκτικό σχεδιασμό. Όλες οι εργασίες θα πρέπει να έχουν σαφώς καθορισμένους στόχους και συγκεκριμένα αναμενόμενα αποτελέσματα. Διαφορετικά, ο διαχειριστής απλά δεν θα είναι σε θέση να κατανείμει αρμοδίως τα καθήκοντα μεταξύ των εργαζομένων, χωρίς να έχει πλήρη εικόνα για το αν οι υφιστάμενοι έχουν επαρκή εξουσία για την εργασία που τους έχει ανατεθεί.
Αρχή της ενότητας της διοίκησης
Βασίζεται στη στενή σχέση μεταξύ του εργολάβου και του διαχειριστή. Όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο συνεργασίας, τόσο ισχυρότερο είναι το αίσθημα προσωπικής υπευθυνότητας ενός εξαρτώμενου και τόσο λιγότερο πιθανό είναι να λαμβάνετε διαφωνίες. Είναι σημαντικό το έργο να μεταβιβάζεται στον υπάλληλο μόνο από ένα αφεντικό προκειμένου να αποφευχθεί η σύγχυση και μια κατάσταση όπου «το αριστερό χέρι δεν ξέρει τι κάνει το δεξί χέρι».
Αρχή της άνευ όρων ευθύνης
Παρόλο που μεταβιβάζο- νται ταυτόχρονα οι εντολές σε υπάλληλο, οι εξουσίες και η ευθύνη για τα αποτελέσματα των εργασιών που πραγματοποιήθηκαν, αυτό δεν αποτελεί λόγο άρσης των υποχρεώσεων που του επιβάλλονται από τον επικεφαλής. Είναι το αφεντικό που αποφασίζει να μεταβιβάσει το καθήκον, οπότε εξακολουθεί να είναι υπεύθυνος για το έργο των υφισταμένων και την εκτέλεση του έργου. Οι εκτελεστές είναι υπεύθυνοι για το έργο που επιτελείται και οι διαχειριστές είναι υπεύθυνοι για τις ενέργειες των υφισταμένων.Αυτή η αρχή έχει ιδιαίτερη σημασία όταν μεταβιβάζει κρατικές εξουσίες και άλλες με υψηλό επίπεδο εξουσίας.
Η αρχή της συσχέτισης της εξουσίας και της ευθύνης
Υποδεικνύει ότι η εξουσιοδοτημένη αρχή πρέπει να συμμορφώνεται με τις υποχρεώσεις που έχουν ανατεθεί στον υφιστάμενο. Εάν η εμβέλεια της εξουσίας είναι μικρότερη από την ευθύνη, τότε ο ανάδοχος δεν θα είναι σε θέση να εκτελέσει πλήρως τα έργα που του μεταβιβάστηκαν, αλλά αν είναι υψηλότερη, μπορεί να προκύψει κατάσταση ματαιότητας των επιβαλλόμενων εξουσιών ή κατάχρηση της επίσημης θέσης.
Κάθε διαχειριστής πρέπει να οργανώνει αρμοδίως την εξουσιοδότηση και την ευθύνη. Οι αρχές που αναφέρθηκαν παραπάνω θα τον βοηθήσουν σε αυτό.
Τύποι Αρχής
Στο σύστημα του οργανισμού, σύμφωνα με τους τρέχοντες στόχους και απαιτήσεις, διακρίνονται διάφοροι τύποι αρχών. Αυτές καθορίζονται από τις δραστηριότητες των τμημάτων και τη γενική λειτουργικότητά τους.
Γραμμική
Αυτές οι εξουσίες μεταφέρονται απευθείας από τον διαχειριστή στον ανάδοχο και περαιτέρω σύμφωνα με το σχέδιο. Ένας επικεφαλής με γραμμική εξουσία είναι σε θέση να λαμβάνει αποφάσεις εντός των ορίων της ικανότητάς του χωρίς προηγούμενο συντονισμό με άλλους προϊστάμενους. Το διαδοχικό σχήμα αυτών των δυνάμεων αποτελεί μια ιεραρχία των επιπέδων διοίκησης.
Επιπλέον, η εξουσιοδότηση και η ευθύνη πραγματοποιούνται μόνο όταν λαμβάνεται υπόψη η αρχή της ενότητας της διοίκησης και, ταυτόχρονα, τα πρότυπα της διαχειρισιμότητας. Όσο για την αρχή της ενότητας της διοίκησης, θεωρήθηκε παραπάνω.
Αυτή η αρχή δείχνει ότι κάθε εργαζόμενος κυριαρχείται από έναν μόνο ηγέτη και ο υπάλληλος αναφέρει μόνο στον άμεσο ανώτερο του. Και το ποσοστό διαχειρισιμότητας είναι ο αριθμός των υπαλλήλων που αναφέρουν έναν συγκεκριμένο ηγέτη.
Ωστόσο, με σημαντική αύξηση του αριθμού των κυκλωμάτων στο ηγετικό σχήμα, παρατηρείται έντονη επιβράδυνση στην επιχειρησιακή ανταλλαγή πληροφοριών. Εξαιτίας αυτού, υπάρχει ανάγκη εισαγωγής άλλων εξουσιών στην οργανωτική δομή.
Κεντρικά γραφεία
Για να καθορίσετε ποιες είναι οι κατηγορίες αρμοδιοτήτων του προσωπικού, πρέπει πρώτα να αναλύσετε τους τύπους προσωπικού εξοπλισμού, από τους οποίους διακρίνονται τα εξής:
- Η συμβουλευτική συσκευή χρησιμοποιείται για την επίλυση εξειδικευμένων εργασιών. Μπορεί να λειτουργήσει τόσο προσωρινά όσο και συνεχώς.
- Attendant - χρησιμοποιείται για την εκτέλεση συγκεκριμένων υπηρεσιών (για παράδειγμα, το τμήμα ανθρώπινων πόρων).
- Προσωπικά - μια υποκατηγορία της συσκευής που εξυπηρετεί. Δημιουργείται όταν προσλαμβάνεται από τον επικεφαλής βοηθού ή γραμματέα. Όλα τα μέλη εδώ έχουν υψηλή επίσημη εξουσία.
Κατά συνέπεια, οι δυνάμεις που μπορούν να μεταφερθούν σε οποιαδήποτε από τις συσκευές διαιρούνται:
- Συμβουλευτική - χρησιμοποιείται από το συμβουλευτικό αρχηγείο, του οποίου τα δικαιώματα περιορίζονται από επαγγελματικές συστάσεις.
- Υποχρεωτικές εγκρίσεις - επεκτείνουν την εξέταση από τους διαχειριστές των αποφάσεών τους σε συνδυασμό με τη συσκευή.
- Παράλληλα - χρησιμοποιούνται σε περιπτώσεις όπου η συσκευή μπορεί να ανατρέψει τις αποφάσεις της ηγεσίας, χρησιμοποιούνται για την πρόληψη σοβαρών παραβιάσεων. Για παράδειγμα, η χρήση παράλληλων δυνάμεων δικαιολογείται όταν αγοράζετε μεγάλα ποσά, όταν απαιτούνται δύο υπογραφές.
- Λειτουργικά - βρίσκονται στο υψηλότερο επίπεδο, μπορούν να επιτρέψουν και τις δύο πράξεις, και να ακυρώσουν. Η χρήση τους είναι ευρέως διαδεδομένη, ιδίως σε τομείς όπως ο έλεγχος της απασχόλησης και οι μέθοδοι λογιστικής.
Η χρήση πρόσθετων συσκευών συμβάλλει στη σημαντική απλοποίηση της δομής διαχείρισης σε εταιρείες με μεγάλο αριθμό εργαζομένων. Χάρη στην στενή και σωστά δομημένη αλληλεπίδραση όλων των θεμάτων της εταιρείας, η αποτελεσματικότητα του οργανισμού στο σύνολό του αυξάνεται. Για αποτελεσματική ηγεσία πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και άλλες πτυχές: οι αρχές της εξουσιοδότησης, των απαιτήσεων, των χαρακτηριστικών, των τύπων κλπ.
Η χρήση εξουσιοδότησης είναι σημαντική για κάθε διαχειριστή.Βοηθά στην ομαλή οργάνωση της εργασίας, διαχωρίζοντας με σαφήνεια τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις όλων των εργαζομένων. Οι ερμηνευτές είναι πολύ πιο εύκολο να δουλέψουν όταν ξέρουν τι απαιτείται από αυτά και ποια αποτελέσματα θα πρέπει να επιτύχουν. Επιπλέον, η εξουσιοδότηση είναι ένας σημαντικός παράγοντας που χρησιμοποιείται για την αύξηση της απόδοσης κάθε υπαλλήλου και για την απελευθέρωση πρόσθετου χρόνου για τον διαχειριστή να επιλύει στρατηγικά σημαντικά καθήκοντα, γεγονός που συνεπάγεται αύξηση της παραγωγικότητας και της παραγωγικότητας ολόκληρου του συστήματος.