Πώς να κανονίσετε τα πράγματα σε φακέλους; Γιατί χρειάζεται η ονοματολογία και τι είναι γενικά αποδεκτό να σημαίνει με αυτόν τον όρο; Πώς να αποθηκεύσετε αρχεία, φακέλους και πώς αλλιώς μπορείτε να οργανώσετε τεκμηρίωση στην επιχείρηση; Επί του παρόντος, η εργασία γραφείου είναι ένα τόσο σύνθετο έργο που απαιτεί συστηματική προσέγγιση και άριστη ακρίβεια. Για το τι είναι η ονοματολογία των υποθέσεων και τι προορίζεται, πρέπει να γνωρίζουν όχι μόνο τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για τη ροή εγγράφων μέσα στην εταιρεία, αλλά και όλο το διευθυντικό προσωπικό που ενδιαφέρεται να διατηρήσει τον έλεγχο των διαδικασιών εργασίας του οργανισμού.
Γενική ορολογία
Λαμβάνοντας υπόψη την ονοματολογία των υποθέσεων, πρέπει πρώτα να σημειωθεί ότι ο όρος αυτός χρησιμοποιείται για να δηλώσει μια τέτοια μέθοδο συστηματοποίησης, η οποία περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός καταλόγου υποθέσεων που έχουν θεσπιστεί εντός της επιχείρησης και του ιδρύματος. Για καθένα από αυτά, οι περίοδοι αποθήκευσης καθορίζονται σαφώς, ενώ επικεντρώνονται στους κανόνες που τέθηκαν σε ισχύ από τους ισχύοντες νόμους της χώρας μας.
Θεωρία και καθημερινή ζωή
Ποια είναι η ονοματολογία των περιπτώσεων σε πρακτική εφαρμογή; Πρόκειται για ένα τέτοιο σύστημα διανομής που συμβάλλει στην ομαδοποίηση εκτελεσθέντων εγγράφων, δημιουργώντας έτσι περιπτώσεις. Για να γίνει αυτό, η εταιρεία ενέκρινε το σύστημα, την ταξινόμηση και στη συνέχεια εφαρμόστηκε στην πράξη. Επίσης, εισάγεται ευρετήριο ευρετηρίων για περιπτώσεις, έγγραφα. Πρέπει να καθορίσετε τη διάρκεια αποθήκευσης και να καθορίσετε τον σχεδιασμό του δείκτη κάρτας που χρησιμοποιείται ως υλικό αναφοράς και να χρησιμοποιηθεί για την αναζήτηση τεκμηρίωσης από τον αριθμό των μη ικανοποιημένων. Όταν απαντά το ερώτημα ποια είναι η ονοματολογία των υποθέσεων, θα πρέπει να σημειωθεί ότι ο όρος χρησιμοποιείται για τον καθορισμό ενός τέτοιου λογιστικού εγγράφου, το οποίο ρυθμίζει το έργο των τμημάτων που είναι υπεύθυνα για την γραφική εργασία, τα αρχεία. Η ονοματολογία διευκρινίζει με σαφήνεια όλες αυτές τις περιπτώσεις, η διάρκεια αποθήκευσης είναι εντός μιας δεκαετίας, δηλαδή εκείνες που ανήκουν στον αριθμό των εγγράφων προσωρινής αποθήκευσης.
Γιατί χρειάζεται αυτό;
Ποιος πρέπει να γνωρίζει ποια είναι η ονοματολογία των περιπτώσεων, πώς να το εφαρμόσουμε; Πρώτον, αυτοί είναι οι υπεύθυνοι για τη διοργάνωση της ροής εργασιών στην επιχείρηση, καθώς και ο επικεφαλής του ιδρύματος, νομικό πρόσωπο. Η ονοματολογία συμβάλλει στη γρήγορη εύρεση του απαραίτητου εγγράφου εάν το είδος ή το περιεχόμενο είναι γνωστό. Η ποιότητα του σχηματισμού, η εκτέλεση της ονοματολογίας των υποθέσεων καθορίζει πόσο γρήγορα θα είναι δυνατή η εργασία με τεκμηρίωση εντός των τειχών του ιδρύματος. Επί του παρόντος, το γεγονός της διαθεσιμότητας της ονοματολογίας καθιερώνεται ως υποχρεωτικό για κάθε νομική οντότητα, είτε είναι ίδρυμα είτε οργανισμός, επιχείρηση.
Σε κρατικό επίπεδο, εγκρίθηκε η ενιαία κρατική τελωνειακή υπηρεσία - πρόκειται για ένα τέτοιο σύστημα που περιγράφει τους κανόνες διατήρησης της τεκμηρίωσης. Στα παραρτήματα του, μπορείτε να βρείτε το επίκαιρο δείγμα της ονοματολογίας των υποθέσεων. Επιπλέον, μια τέτοια συστηματική πηγή πληροφοριών ενός κράτους έχει συγκεντρώσει όλες τις διατάξεις που πρέπει να καθοδηγούνται από την ανάπτυξη και την εφαρμογή της ονοματολογίας των υποθέσεων για ένα έτος σε ένα ίδρυμα ή επιχείρηση.
Χαρακτηριστικά ερωτήσεων
Επί του παρόντος, στην εργασία γραφείου, η ονοματολογία είναι μια σύνθετη έννοια που περιλαμβάνει διάφορους τύπους και ομάδες τεκμηρίωσης. Είναι συνηθισμένο να μιλάμε για μια τυπική, κατά προσέγγιση, ειδική ονοματολογία.Τα άτομα εισάγονται συνήθως στο επίπεδο του ιδρύματος στο σύνολό του και μιας χωριστής δομικής μονάδας.
Τυπική, παραδειγματική ονοματολογία καλούνται να συνδυάζουν τεκμηρίωση που είναι παρόμοια στη φύση και τη σύνθεση. Το μοντέλο ρυθμίζει επίσης το συγκεκριμένο σύστημα ευρετηρίασης, το οποίο χρησιμοποιείται σε μια συγκεκριμένη υπηρεσία. Είναι απαραίτητο να εφαρμοστεί ένας τέτοιος κατάλογος ονομάτων περιπτώσεων. Αλλά η κατά προσέγγιση είναι συμβουλευτική φύση, παρόλο που στη γενική περίπτωση είναι λογικό και βολικό να τηρηθεί, καθώς συμβάλλει στην εξορθολογισμό ολόκληρου του όγκου των επίσημων εγγράφων που συσσωρεύονται στην εταιρεία.
Το σύστημα ως βάση της τάξης
Οποιαδήποτε σύγχρονη επιχείρηση χρειάζεται να συστηματοποιήσει την παρούσα τεκμηρίωση και είναι η ονοματολογία που αντιπροσωπεύει έναν τέτοιο οδηγό ταξινόμησης που μπορεί να λύσει τα προβλήματα του οργανισμού. Πρόκειται για ένα έγγραφο όπου τα ονόματα όλων των υποθέσεων της επιχείρησης που μπορούν να ξεκινήσουν, υποδεικνύονται κατά γραμμή. Ταυτόχρονα, διευκρινίζεται σαφώς η διάρκεια αποθήκευσης του χαρτιού. Η ονοματολογία των λογιστικών, των υπηρεσιών προσωπικού, η επιχείρηση ως σύνολο πρέπει να εγκριθεί από τον επικεφαλής της.
Οι κύριοι στόχοι της εισαγωγής της ονοματολογίας
Ένα τέτοιο επίσημο έγγραφο απλοποιεί τη συστηματοποίηση της εσωτερικής ροής εργασίας. Στην πραγματικότητα, είναι ένα τέτοιο σχέδιο, το οποίο διευκρινίζει με σαφήνεια τους αλγορίθμους που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για τη διανομή των εκτελεσθέντων εγγράφων και σε ποιες υποθέσεις πρέπει να τοποθετηθούν. Αυτό σχηματίζει το σύστημα αρχειοθέτησης της επιχείρησης και διευκολύνει τον προσανατολισμό ανάμεσα στους συσσωρευμένους πόρους χαρτιού.
Ταυτόχρονα, η ονοματολογία των υποθέσεων προσωπικού, η λογιστική, καθώς και η γενική για την επιχείρηση, περιέχουν σαφή ορισμό των χρονικών διαστημάτων για διάφορες κατηγορίες τεκμηρίωσης. Το δομημένο σύστημα εξηγεί ακριβώς πόσο χρόνο για την αποθήκευση των εγγράφων σε μια συγκεκριμένη περίπτωση. Όταν δημιουργείτε μια περίπτωση χρησιμοποιώντας εκτελεσμένα έγγραφα, πρέπει αμέσως να υποθέσετε πόσο χρόνο θα είναι η διάρκεια ζωής. Αυτό το στάδιο ονομάζεται πρωταρχική εξέταση, η οποία επιτρέπει τον προσδιορισμό της αξίας της τεκμηρίωσης.
Δείκτης, σύστημα και βασικές πληροφορίες
Η ονοματολογία των υποθέσεων δηλώνει επισήμως με ποιο σύστημα είναι απαραίτητο να καταγραφούν οι περιπτώσεις. Αυτές οι πληροφορίες σχετίζονται με την καταχώριση, δεδομένου ότι ο δείκτης που καθορίζεται από την ονοματολογία αποτελεί στοιχείο του αριθμού καταχώρισης που αντιστοιχεί σε κάθε μεμονωμένο έγγραφο της επιχείρησης. Η ονοματολογία είναι μια ενημερωτική αναφορά που σας επιτρέπει να αναλύσετε γρήγορα τα διαρθρωτικά χαρακτηριστικά μιας συγκεκριμένης νομικής οντότητας.
Η τεκμηρίωση χρησιμοποιείται όταν είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια λίστα υποθέσεων. Αυτό ισχύει για την αποθήκευση τίτλων, οι οποίοι, σύμφωνα με το νόμο, έχουν προθεσμία άνω της δεκαετίας, συμπεριλαμβανομένης της μόνιμης αποθήκευσης. Αυτό καθιστά την ονοματολογία των περιπτώσεων το κύριο λογιστικό έγγραφο που χρησιμοποιείται στα τμήματα που είναι υπεύθυνα για την γραφική εργασία στην επιχείρηση.
Λογιστική και περαιτέρω ανάπτυξη
Συχνά, η ονοματολογία των περιπτώσεων είναι το καταλληλότερο έγγραφο μέσω του οποίου εφαρμόζεται το λογιστικό σύστημα στην επιχείρηση, το οποίο σας επιτρέπει να ελέγχετε προσωρινές υποθέσεις, δηλαδή προορίζονται για αποθήκευση για μια δεκαετία.
Ένας άλλος σημαντικός σκοπός της ονοματολογίας των υποθέσεων είναι η εφαρμογή του στη δημιουργία ενός αρχείου καρτών αναφοράς, απαραίτητο για τη διατήρηση σχετικών πληροφοριών σχετικά με τα εκτελεσθέντα έγγραφα. Το σύστημα ταξινόμησης που χρησιμοποιείται στη διαμόρφωση της ονοματολογίας καθίσταται η βάση για τη δημιουργία ενός γραφείου αρχείου που παρέχει πληροφορίες αναφοράς για τη ροή εγγράφων μέσα στον οργανισμό.
Πώς μοιάζει;
Μια ονοματολογία δειγμάτων των περιπτώσεων μπορεί να φαίνεται ως εξής.
Κατά την προετοιμασία της τεκμηρίωσης, είναι απαραίτητο να αναφέρετε τα ονόματα της επιχείρησης, των τμημάτων για τα οποία εισάγεται η ονοματολογία, καθώς και τις τρέχουσες ημερομηνίες.
Αυτό είναι σημαντικό!
Μερικές φορές φαίνεται στον επιχειρηματία ότι με μια σχετικά μικρή ροή εργασιών, η εισαγωγή της ονοματολογίας είναι απλώς ένα χάος, μια υπερβολική «γραφειοκρατία» που δεν θα φέρει πραγματικά οφέλη. Αυτή η προσέγγιση στην ερώτηση είναι κατηγορηματικά λανθασμένη. Είναι απαραίτητο να εισαχθεί η σωστή, κατάλληλη, λαμβάνοντας υπόψη την ονοματολογία συγκεκριμένης οργάνωσης σε οποιαδήποτε σύγχρονη εταιρεία. Κατά την ανάπτυξη ενός εγγράφου, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι καλύπτει ολόκληρο τον όγκο της ροής εργασίας της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των σταδίων της δημιουργίας. Είναι απαραίτητο όλοι οι τομείς των δραστηριοτήτων, των διαδικασιών και της δραστηριότητας της εταιρείας να αντικατοπτρίζονται στην ονοματολογία.
Μπορείτε να διαβάσετε τις γενικά αποδεκτές απαιτήσεις για την εκπόνηση ενός τέτοιου κανονιστικού εγγράφου σε νομικές πράξεις που εκδίδονται σε κρατικό επίπεδο. Οι κανόνες εργασίας που εισάγονται για τα αρχεία των επιχειρήσεων, οι συνήθεις οδηγίες που διέπουν την κυκλοφορία εγγράφων των επιχειρήσεων είναι αφιερωμένες σε αυτό. Το 1988, αναπτύχθηκε ένα κρατικό σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης, το οποίο εξακολουθεί να ισχύει σήμερα. Τα έγγραφα που εγκρίνονται τακτικά σε κρατικό επίπεδο τελειοποιούνται λαμβάνοντας υπόψη τις πραγματικότητες της εποχής μας, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ηλεκτρονικών υπολογιστών, ενώ οι βασικές θεωρίες συστηματοποίησης και ταξινόμησης παραμένουν οι ίδιες.
Στοιχεία εντύπων
Στην κλασική έκδοση, το έγγραφο αυτό καταρτίζεται ως πίνακας. Οι δείκτες, οι ταξινομήσεις καθίστανται η βάση για τις διαδικασίες καταχώρησης της τεκμηρίωσης που παράγεται μέσα στην επιχείρηση, προχωρώντας από αυτήν σε εξωτερικούς παραλήπτες και αποδεκτές για επεξεργασία από εξωτερικές πηγές. Μια καλά καταρτισμένη ονοματολογία είναι ένα βολικό εργαλείο για τη δημιουργία άλλων ταξινομητών που συνοδεύουν απαραίτητα τη διαδικασία γραφείου σε κάθε σύγχρονη εταιρεία. Έτσι, μια προκαταρκτική ανασκόπηση της τεκμηρίωσης συχνά απαιτεί έναν ταξινομητή ζητημάτων, τομείς για συζήτηση. Επίσης, απαιτούνται ειδικοί ταξινομητές για την εκτελούμενη τεκμηρίωση. Κατά την εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού συστήματος, είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν πλοήγηση, παραστάσεις που αντικατοπτρίζουν διαφορετικές δομικές μονάδες και ερμηνευτές. Επιπλέον, βάσει της ονοματολογίας των περιπτώσεων, μπορείτε να αναπτύξετε ένα σύστημα που σας επιτρέπει να οργανώσετε την τεκμηρίωση που υπόκειται σε ειδικό έλεγχο, καθώς και άλλους τύπους.
Η ονοματολογία ανήκει στην κατηγορία των εγγράφων σχεδιασμού. Σε αυτό μπορείτε να βρείτε τις επικεφαλίδες των υποθέσεων που προτείνονται για το σχεδιασμό, τη λογιστική σε διαφορετικές κατευθύνσεις δραστηριότητας, την οικονομική δραστηριότητα της επιχείρησης. Οι λειτουργίες που ανατίθενται στην εταιρεία είναι ορατές από την ονοματολογία. Το έγγραφο είναι έτοιμο για το επόμενο έτος, οπότε είναι απαραίτητο να θέσουμε όχι μόνο τις διαθέσιμες δυνατότητες και τις ανάγκες της ροής εργασίας αλλά και εκείνες που σχεδιάζονται στο εγγύς μέλλον. Είναι επιθυμητό, κατά την κατάρτιση της ονοματολογίας, να είναι δυνατόν να προβλεφθούν με ακρίβεια οι ανάγκες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση για τα επόμενα πέντε χρόνια, αν και αυτό δεν είναι πάντα εφικτό στις σημερινές δύσκολες οικονομικές συνθήκες που αναγκάζουν τις επιχειρήσεις να προσαρμόζονται.
Πραγματικότητα και σχέδιο
Στην πρακτική εφαρμογή, συνήθως η ονοματολογία των περιπτώσεων θεωρείται λογιστική τεκμηρίωση, η οποία οφείλεται στην παρουσία ενός αριθμού, ενός δείκτη για κάθε τίτλο που αναφέρεται. Η καταγραφή της τελικής ονοματολογίας που συνοψίζει τα αποτελέσματα του έτους μας επιτρέπει να καταλήξουμε στον αριθμό και τις κατηγορίες των περιπτώσεων που θεσπίστηκαν κατά την παρελθούσα περίοδο. Μπορείτε επίσης να υπολογίσετε, χωρίς να καταβάλλετε ιδιαίτερες προσπάθειες και χωρίς να χάνετε χρόνο μάταια, τον αριθμό των περιπτώσεων, τόμων που έχουν θεσπιστεί κατά το παρελθόν. Αυτό δίνει μια ποσοτική περιγραφή του ταμείου τεκμηρίωσης, το σύστημα ροής εργασίας. Η ανάγκη για μια τέτοια ανάλυση προκύπτει τόσο στο πλαίσιο μιας χωριστής δομικής μονάδας όσο και στο σύνολο του οργανισμού.
Η ονοματολογία που ενεργεί ως λογιστική εγγραφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν τα αρχεία μεταφέρονται στο αρχείο.Αυτό ισχύει κυρίως για εκείνους που προορίζονται για προσωρινή αποθήκευση - όχι περισσότερο από μια δεκαετία. Η ονοματολογία παρέχει επίσης μια βολική βάση για τη δημιουργία ενός καταλόγου, ο οποίος περιλαμβάνει περιπτώσεις προοριζόμενες για αποθήκευση σε συνεχή βάση ή προσωρινή, εάν η περίοδος υπερβαίνει μια δεκαετία. Η ονοματολογία είναι βολική όταν σχηματίζεται απογραφή περιπτώσεων που περιέχουν τεκμηρίωση για το προσωπικό της εταιρείας, καθώς και πράξεις που καθορίζουν την καταστροφή εγγράφων, την κατανομή των χαρτιών που δεν χρειάζονται ή δεν μπορούν να αποθηκευτούν.
Οι ιδιαιτερότητες ορισμένων τύπων οργανισμών
Ένα υποχρεωτικό μέτρο θα είναι η σύνταξη μιας ονοματολογίας για κάθε κρατικό ίδρυμα. Το παρόν έγγραφο πρέπει να είναι παρόν σε δημοτικά, δευτερεύοντα εδαφικά νομικά πρόσωπα. Μια τέτοια υποχρεωτική διαδικασία οφείλεται στο γεγονός της μεταφοράς τεκμηρίωσης που παράγεται σε οργανισμούς, ιδρύματα αποθήκευσης στα αρχεία του δήμου ή του ομοσπονδιακού επιπέδου.
Αν μιλάμε για έναν ιδιωτικό οργανισμό, τότε είναι απαραίτητη και η διαμόρφωση της ονοματολογίας, αλλά οι απαιτήσεις που ισχύουν για αυτήν είναι πολύ λιγότερο αυστηρές. Αφενός, το έγγραφο είναι επίσης πολυλειτουργικό - δεν εξαρτάται από τη συμμετοχή του κράτους στην εταιρεία. Συνιστάται η ανάπτυξη μιας ονοματολογίας τη στιγμή που μόλις δημιουργείται μια νομική οντότητα. Κατά τη διάρκεια της εξαγοράς, της συγχώνευσης, είναι απαραίτητο να αναδιαμορφωθεί ένα τέτοιο σύστημα για ταξινόμηση ροής εγγράφων, αν δημιουργείται ταυτόχρονα μια νέα νομική οντότητα. Σύμφωνα με τους κανόνες, η ανάπτυξη της ονοματολογίας είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό έργο προτεραιότητας και είναι απαραίτητο να εργαστούμε σε αυτήν ακόμη και πριν από τη διαμόρφωση της εντολής που περιγράφει τους κανόνες της ροής εργασιών.