Οι πληρωμές μέσω του Διαδικτύου έχουν καθιερωθεί από καιρό, αλλά η ανταλλαγή εγγράφων, ιδίως μεταξύ ατόμων, παραμένει σε χαρτί. Μια κατάλληλη ηλεκτρονική υπογραφή έχει σχεδιαστεί για να λύσει αυτό το πρόβλημα και να διευκολύνει την ανταλλαγή εγγράφων. Οι νομικές οντότητες συνεργάζονται με την EDS εδώ και πολύ καιρό, οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες τη χρησιμοποιούν για τη μετάδοση ορισμένων δεδομένων (π.χ. ΦΠΑ κατά την ενοικίαση κυβερνητικών χώρων), ενώ τα άτομα μπορούν να χρησιμοποιήσουν την υπογραφή τους για να αποκτήσουν πρόσβαση στον δικτυακό τόπο των κρατικών υπηρεσιών. Πώς να αποκτήσετε μια ενισχυμένη ηλεκτρονική υπογραφή και ποια οφέλη παρέχει;
Τι είναι αυτό;
Μια καταλλήλως κατοχυρωμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι οι λεπτομέρειες που επιβεβαιώνουν την αλήθεια του ηλεκτρονικού εγγράφου, την απουσία στρεβλώσεων σε αυτό από τη στιγμή της εγκατάστασης της υπογραφής. Σας επιτρέπει επίσης να διαπιστώσετε την κυριότητα του εγγράφου. Τέτοιες λεπτομέρειες μπορούν να ληφθούν μόνο ως αποτέλεσμα κρυπτογραφικής μετατροπής κώδικα, πληροφοριών.
Ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής είναι ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει το δικαίωμα κατοχής ενός δημόσιου κλειδιού μιας ηλεκτρονικής υπογραφής. Το πιστοποιητικό μπορεί να ληφθεί μόνο από την ΑΠ (κέντρο πιστοποίησης) ή από το γραφείο των εξουσιοδοτημένων αντιπροσώπων τους.
Ο κάτοχος πιστοποιητικού είναι ένα άτομο που έχει λάβει ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής στο όνομά του. Κάθε κάτοχος του πιστοποιητικού παρέχεται με δύο κλειδιά: δημόσιο και ιδιωτικό. Η επαλήθευση των ηλεκτρονικών υπογραφών πραγματοποιείται με τη χρήση του δημόσιου κλειδιού. Αυτό, με τη σειρά του, συνδέεται με ένα ιδιωτικό κλειδί, μέσω του οποίου παράγεται η ηλεκτρονική υπογραφή και υπογράφεται το έγγραφο.
Ταξινόμηση
Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή, όπως υπονοεί το όνομα, είναι η πιο απλή έκδοση του EDS. Χρησιμοποιεί επίσης κωδικούς πρόσβασης, κωδικούς ή άλλα μέσα που επιβεβαιώνουν τη δημιουργία της υπογραφής από τον ιδιοκτήτη.
Η ενισχυμένη ηλεκτρονική υπογραφή χωρίς επιφύλαξη μπορεί να επιτευχθεί μόνο με τη χρήση κρυπτογραφικής μετατροπής πληροφοριών. Εδώ δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς ένα ιδιωτικό κλειδί υπογραφής. Μέσω μιας τέτοιας ηλεκτρονικής υπογραφής, είναι δυνατό όχι μόνο να προσδιοριστεί το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο, αλλά και να εντοπιστούν οι αλλαγές που έγιναν μετά την υπογραφή.
Μια ενισχυμένη ηλεκτρονική υπογραφή έχει όλες τις ενδείξεις ότι είναι ανεπιφύλακτη. Η μόνη διαφορά είναι ότι για την επαλήθευση και τη δημιουργία της χρησιμοποιούνται πιο σοβαρά μέσα κρυπτογραφικής προστασίας, πρέπει να πιστοποιούνται από τη FSB της Ρωσίας. Επιπλέον, υπάρχει μια διαφορά: ένα αναγνωρισμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να εκδοθεί μόνο σε κέντρο πιστοποίησης που έχει περάσει από διαπίστευση. Ο κατάλογος των διαπιστευμένων διαχειριστικών αρχών μπορεί να προβληθεί στον ιστότοπο των κρατικών υπηρεσιών.
Ισοδυναμία
Ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 63 αναγνωρίζει ένα έγγραφο που έχει υπογραφεί με οποιαδήποτε ηλεκτρονική υπογραφή, τόσο απλή όσο και ενισχυμένη, ίση με έγγραφο χαρτιού που υπογράφεται χειροκίνητα. Ωστόσο, υπάρχει ένα χαρακτηριστικό: μεταξύ των μερών που πραγματοποιούν ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, πρέπει να υπογραφεί προηγουμένως μια συμφωνία.
Η κατάλληλη υπογραφή είναι επίσης ανάλογη της υπογραφής που έχει γίνει με το δικό του χέρι, ωστόσο, μπορεί να αντικαταστήσει τη σφραγίδα του οργανισμού. Η νομική ισχύς των εγγράφων που υπογράφονται με ειδική ψηφιακή υπογραφή αναγνωρίζεται από τις ρυθμιστικές αρχές. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο δικαστήριο.
Πεδίο εφαρμογής
Πρώτα απ 'όλα, αυτό, φυσικά, είναι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές βοηθούν στην καθιέρωση εξωτερικής και εσωτερικής ανταλλαγής εγγράφων σε όλες τις περιπτώσεις, όταν απαιτείται χειρόγραφη υπογραφή.
Η εσωτερική διαχείριση εγγράφων χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά υπογεγραμμένα πρόσωπα χωρίς επιφύλαξη για να εγκρίνει και να εγκρίνει συμφωνίες και άλλα έγγραφα που ρυθμίζουν τις εσωτερικές διαδικασίες του οργανισμού. Για παράδειγμα, εάν ένας διευθυντής υπογράψει συμφωνία με ηλεκτρονική υπογραφή και μεταφερθεί σε εκτέλεση.
Κύριος παράγοντας
Με την εξωτερική διαχείριση εγγράφων, η ύπαρξη κατάλληλης ηλεκτρονικής υπογραφής είναι μια πολύ σημαντική προϋπόθεση, δεδομένου ότι αυτή είναι ο εγγυητής της νομικής ισχύος. Σε άλλες περιπτώσεις, το ηλεκτρονικό έγγραφο δεν αναγνωρίζεται από τις ρυθμιστικές αρχές ως πρωτότυπο, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχει νομική ισχύ και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε δικαστικές διαδικασίες. Επιπλέον, ένα έγγραφο που έχει υπογραφεί από ψηφιακή υπογραφή ενισχυμένου προσόντα μπορεί να αποθηκευτεί σε ψηφιακό αρχείο, ενώ η νομιμότητά του θα διατηρηθεί.
Το EDS μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υποβολή εκθέσεων στις ρυθμιστικές αρχές. Πολλοί έχουν ήδη εκτιμήσει πόσο γρήγορα και άνετα γίνεται ηλεκτρονική αναφορά. Επιπλέον, κάθε οργανισμός μπορεί να επιλέξει τον πιο βολικό τρόπο για τον εαυτό της, είτε είναι προϊόντα 1C, ξεχωριστό λογισμικό είτε οι τοποθεσίες FSS και ομοσπονδιακής φορολογικής υπηρεσίας. Ένα αναγνωρισμένο πιστοποιητικό κλειδιού ηλεκτρονικής υπογραφής αποτελεί τη βάση για τέτοιου είδους ενέργειες, πρέπει να εκδίδεται από εξουσιοδοτημένη ή διαπιστευμένη αρχή πιστοποίησης. Αλλά η μέθοδος αποστολής δεν είναι κρίσιμη.
Λήψη δημόσιων υπηρεσιών
Όλοι οι πολίτες της Ρωσικής Ομοσπονδίας μπορούν να αποκτήσουν ηλεκτρονική υπογραφή για να τις χρησιμοποιήσουν για τη λήψη δημόσιων υπηρεσιών, ωστόσο δεν απαιτείται πιστοποιητικό επαλήθευσης ηλεκτρονικής υπογραφής σε αυτή την περίπτωση: το απλούστερο, μη εξειδικευμένο EDS θα είναι αρκετό, είναι αρκετά κατάλληλο για τις ανάγκες ενός ατόμου. Με τη βοήθεια του, οποιοσδήποτε πολίτης μπορεί να υπογράψει ηλεκτρονική αίτηση, η οποία μπορεί να αποσταλεί στην εκτελεστική αρχή εάν είναι δυνατή μια τέτοια ροή εγγράφων.
Πώς να αποκτήσετε μια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή για ένα άτομο; Ο ευκολότερος τρόπος για να αποκτήσετε μια καθολική ηλεκτρονική κάρτα, η οποία εκδίδεται από την 1η Ιανουαρίου 2013 και διαθέτει ενσωματωμένη ενισχυμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Μια τέτοια κάρτα είναι ένα μοναδικό εργαλείο αναγνώρισης ενός πολίτη, με τη βοήθεια του οποίου είναι δυνατή η πληρωμή, η παραγγελία και η λήψη διαφόρων δημόσιων υπηρεσιών μέσω του Διαδικτύου. Με την έννοια αυτή, η κάρτα έχει σχεδιαστεί για να αντικαταστήσει πολλά έγγραφα, όπως πιστοποιητικό συνταξιοδότησης και ιατρική πολιτική, για να τα συνδυάσει με ένα ηλεκτρονικό πορτοφόλι, ένα ταξιδιωτικό εισιτήριο και ηλεκτρονική υπογραφή.
Χρησιμοποιώντας ES
Η ενισχυμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι κατάλληλη τόσο για εσωτερική όσο και για ενδοεπιχειρησιακή ροή εργασιών. Μπορεί να ληφθεί από την Αρχή Πιστοποίησης που έχει διαπιστευθεί από το Υπουργείο Συγκοινωνιών και Τηλεπικοινωνιών. Προστατεύει το έγγραφο από αλλαγές, επιβεβαιώνει την ακεραιότητά του και την πνευματική του ιδιοκτησία.
Τα ενισχυμένα προσόντα ES μπορούν να βοηθήσουν στην επίλυση ευρέος φάσματος προβλημάτων. Για παράδειγμα, χρησιμοποιείται για την αναφορά στις φορολογικές αρχές και για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Αυτή η έκδοση του πιστοποιητικού έχει το μεγαλύτερο αριθμό πιθανών λειτουργιών, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι πιο βολικό για κάθε οργανισμό να το χρησιμοποιήσει. Πρώτον, η τιμή του πιστοποιητικού εξαρτάται άμεσα από τον αριθμό των λειτουργιών. Δεύτερον, όταν επιλέγετε ένα λιγότερο λειτουργικό πιστοποιητικό, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι διαθέσιμες δυνατότητες ικανοποιούν πλήρως τις ανάγκες του οργανισμού.
Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου ο τύπος του πιστοποιητικού που χρησιμοποιείται καθορίζεται από το μέρος που λαμβάνει το έγγραφο. Για παράδειγμα, υπάρχουν φορείς διαχείρισης εγγράφων που δέχονται πιστοποιητικά μόνο από το κέντρο πιστοποίησής τους, επομένως κατά την επιλογή ενός πιστοποιητικού πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν περιορισμοί στη χρήση του στο απαραίτητο σύστημα πληροφοριών.
Οφέλη από την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων
Από τότε, όλες οι οργανώσεις και οι εταιρείες έχουν την ευκαιρία να οργανώσουν την ανταλλαγή νομικά δεσμευτικών ηλεκτρονικών εγγράφων, αξίζει να συζητηθούν τα πλεονεκτήματα αυτής της διαδικασίας.
Πρώτα απ 'όλα, αυτή είναι η ταχύτητα παράδοσης των εγγράφων. Ανεξάρτητα από τη διεύθυνση του αντισυμβαλλομένου, ο χρόνος παράδοσης για τα έγγραφα θα είναι δέκα φορές μικρότερος από τους συνήθεις χαρτί. Η χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων μειώνει επίσης το κόστος που συνδέεται με την προετοιμασία και τη μεταφορά αντιγράφων σε χαρτί.
Υπάρχουν σοβαρότερα οικονομικά οφέλη, διότι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων συνεπάγεται σημαντική επιτάχυνση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Το πιο απλό παράδειγμα είναι η ταχεία σύναψη και ενεργοποίηση συναλλαγών, λόγω των οποίων επιτυγχάνεται μεγαλύτερη ταμειακή ροή. Δηλαδή, έχοντας δημιουργήσει ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, η εταιρεία θα είναι σε θέση να αυξήσει το κέρδος ανά μονάδα χρόνου.
Αυτοματισμοί
Επίσης, η χρήση ενός αναγνωρισμένου κλειδιού ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να μειώσει το χρόνο επεξεργασίας, να στείλει έγγραφα και να αυτοματοποιήσει πρακτικά αυτή τη διαδικασία. Σύμφωνα με το νόμο, σύμφωνα με το νόμο, μπορούν να συμμετέχουν σε διεπαγγελματική ανταλλαγή επιστολές που απαιτούν νομική ισχύ, τιμολόγια, φορτωτικές, τιμολόγια, πράξεις εκτέλεσης εργασιών, πράξεις παροχής υπηρεσιών, τιμολόγια, πράξεις συμφιλίωσης αμοιβαίων διακανονισμών, φορτωτικά έγγραφα.
Λόγω της ταχύτητας και της αξιοπιστίας της ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων, οι εταιρείες δεν μπορούν να ανησυχούν για απλή και έγκαιρη αναφορά στις φορολογικές αρχές. Σας επιτρέπει επίσης να αποθηκεύσετε ένα μέρος των χρημάτων.
Σημαντικοί παράγοντες
Μια ηλεκτρονική ροή εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή έχει νόημα μόνο αν κάθε έγγραφο έχει νομική ισχύ και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε δικαστήριο ή σε άλλες περιπτώσεις. Για να δοθεί νομική σημασία σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο, είναι απαραίτητο να επιλυθούν ορισμένα προβλήματα. Πρώτον, η διαδικασία υπογραφής και αποστολής ενός ηλεκτρονικού εγγράφου στους εργολάβους και, δεύτερον, η αποδοχή και επαλήθευση μιας καταλλήλως κατοχυρωμένης ηλεκτρονικής υπογραφής στα έγγραφα που παραλαμβάνονται από τους αναδόχους. Τρίτον, είναι απαραίτητο να οργανωθεί η αποθήκευση και η επεξεργασία των ήδη υπογεγραμμένων εγγράφων, η αποθήκευση αρχείων και η πλοήγηση σε αυτό. Τέταρτον, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί η διατήρηση της νομιμότητας των εγγράφων που βρίσκονται σε αρχειακή αποθήκευση.
Απλή λύση
Για την επίλυση των δύο πρώτων προβλημάτων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες διεπαγγελματικής ανταλλαγής, οι οποίες διαχειρίζονται ηλεκτρονικοί διαχειριστές εγγράφων. Επιλέγοντας μια τέτοια υπηρεσία, πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένοι παράγοντες, όπως η διαθεσιμότητα των κατάλληλων αδειών εκμετάλλευσης για τον φορέα εκμετάλλευσης, η δυνατότητα ενσωμάτωσης της υπηρεσίας ανταλλαγής στο εταιρικό σύστημα πληροφοριών και η χρέωση των εγγράφων.
Δύο άλλα καθήκοντα μπορούν να επιλυθούν χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, το οποίο διαθέτει ήδη όλες τις απαραίτητες λειτουργίες. Εάν η αρχική διαμόρφωση των εγγράφων εμφανίζεται στο λογιστικό σύστημα, μπορείτε να ενσωματώσετε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων σε αυτό.
Ελλείψει ενός τέτοιου συστήματος, αυτά τα καθήκοντα μπορούν να ανατεθούν εν μέρει στον φορέα εκμετάλλευσης υπηρεσιών ανταλλαγής.