Υπό τις συνθήκες των σύγχρονων εμπορικών σχέσεων μεταξύ του κατασκευαστή και του αγοραστή, μπορεί να προκύψει κατάσταση όταν η πληρωμή για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που λαμβάνονται λαμβάνεται με καθυστέρηση στον λογαριασμό της εταιρείας. Η καθυστέρηση μπορεί να προκληθεί από διάφορους παράγοντες. Τα χρέη των πελατών, οι πελάτες μπορούν να συσσωρεύονται. Αυτό οδηγεί σε επιβράδυνση του κύκλου εργασιών, στην ανικανότητα της επιχείρησης να χρηματοδοτήσει τις δραστηριότητές της.
Για να αποφευχθούν οι αρνητικές συνέπειες, η διοίκηση της εταιρείας είναι υποχρεωμένη έλεγχο εισπρακτέων λογαριασμών. Αυτό σας επιτρέπει να λάβετε τα απαραίτητα μέτρα για να το μειώσετε εγκαίρως. Η διαδικασία αυτή πρέπει να είναι γνωστή σε κάθε οικονομικό διευθυντή.
Η έννοια των απαιτήσεων
Έλεγχος απαιτήσεων και υποχρεώσεων από οποιαδήποτε επιχείρηση, ανεξαρτήτως του πεδίου δραστηριότητάς της. Αυτό είναι απαραίτητο για τη διασφάλιση των συνθηκών για την κανονική λειτουργία όλων των στοιχείων της εταιρείας.
Το χρέος των χρεωστών είναι μέρος του κεφαλαίου κίνησης του οργανισμού. Πρόκειται για κεφάλαια που απουσιάζουν προσωρινά από το λογαριασμό της επιχείρησης. Χρησιμοποιούνται για κάποιο χρονικό διάστημα από τους οφειλέτες (οφειλέτες) στις δραστηριότητές τους. Αυτά είναι τα δικαιώματα ιδιοκτησίας της εταιρείας, τα οποία αποτελούν ένα από τα αντικείμενα των πολιτών.
Το πιο χαρακτηριστικό παράδειγμα των εισπρακτέων λογαριασμών είναι το χρέος των αντισυμβαλλομένων μιας εταιρείας που δεν πληρώνουν αμέσως μετά την αποστολή των αγαθών, την εκτέλεση των εργασιών ή των υπηρεσιών, τη συμφωνημένη αξία τους. Λιγότερο συχνά, μια εταιρεία λαμβάνει τέτοια δικαιώματα ιδιοκτησίας σε περίπτωση εξωσυμβατικών υποχρεώσεων, για παράδειγμα, όταν προκαλεί υλική ζημία από ιδιώτες ή νομικά πρόσωπα.
Η ανάγκη ελέγχου
Όταν εργαζόταν με πελάτες, το ζήτημα του ελέγχου του χρέους τους εμφανίστηκε φυσικά. Απαιτεί προσεκτική και προσεκτική μελέτη. Λογιστική και έλεγχος απαιτήσεων και υποχρεώσεων αφορούν θέματα χρηματοπιστωτικής σταθερότητας του οργανισμού, την ασφάλειά του. Επίσης, μια τέτοια διαδικασία επηρεάζει την είσπραξη των καθαρών κερδών, του κύκλου εργασιών και της κερδοφορίας της επιχείρησης από την εταιρεία. Επομένως, μια τέτοια ανάλυση δεν μπορεί να παραμεληθεί.
Ο έλεγχος των εισπρακτέων λογαριασμών επιτρέπει στη διοίκηση της εταιρείας να ανταποκρίνεται έγκαιρα σε προβλήματα που προκύπτουν σε αυτόν τον τομέα. Εάν οι αντισυμβαλλόμενοι δεν πληρώσουν εγκαίρως τα χρέη τους, η εταιρεία δεν μπορεί να αγοράσει εγκαίρως τα απαραίτητα υλικά για την παραγωγή, να πληρώσει τα δικά της χρέη για τις υπηρεσίες που παρέχουν άλλοι οργανισμοί.
Ο αντίστροφος κύκλος σε αυτή την περίπτωση επιβραδύνεται. Τα καθαρά κέρδη της εταιρείας μειώνονται. Όλοι οι δείκτες χρηματοπιστωτικής σταθερότητας και σταθερότητας μειώνονται. Ως αποτέλεσμα, ο οργανισμός θα αποτύχει. Για να αποφευχθεί αυτό, οι αναλυτές και η διεύθυνση θα πρέπει να εφαρμόσουν έλεγχο των απαιτήσεων και υποχρεώσεων.
Οι συνέπειες της έλλειψης ελέγχου
Ανάλυση και έλεγχος των απαιτήσεων πρέπει να εκτελείται σε κάθε εγκατάσταση. Εάν η διοίκηση δεν δώσει τη δέουσα προσοχή σε αυτό το ζήτημα, προκύπτουν ορισμένα σοβαρά προβλήματα.
Η εταιρεία χάνει μετρητά. Εάν ο αγοραστής λάβει μια αναβολή χωρίς βάσιμους λόγους και η προοπτική αποπληρωμής της οφειλής, ακόμη και σε ένα δικαστήριο, δεν θα είναι σε θέση να εξοφλήσει το χρέος του. Αυτό είναι σοβαρή ζημιά σε κάθε οργάνωση.
Οι δείκτες της χρηματοπιστωτικής σταθερότητας μειώνονται επίσης. Η εταιρεία δεν θα μπορέσει τελικά να εξοφλήσει τις φορολογικές της υποχρεώσεις, να πληρώσει τους μισθούς στο προσωπικό κλπ. Οι δείκτες αποδοτικότητας της χρήσης των πόρων μειώνονται.Τα κεφάλαια που κυκλοφορούν, στην πραγματικότητα, προσωρινά δεν συμμετέχουν σε δραστηριότητες παραγωγής. Θα μπορούσαν να κατευθύνονται στην ανάπτυξη της επιχείρησης, αλλά προς το παρόν αυτό το κεφάλαιο απουσιάζει.
Με την αύξηση των απαιτήσεων, η εταιρεία χάνει βαθμιαία τη φήμη της επιχείρησής της και την ανταγωνιστικότητα των προϊόντων της.
Στόχοι ελέγχου
Λογιστική και έλεγχος των απαιτήσεων επιδιώκουν ορισμένους στόχους. Η διαχείριση του χρέους από τον αντισυμβαλλόμενο είναι απαραίτητη για τον περιορισμό του ποσού σε αποδεκτό επίπεδο. Επίσης, ο έλεγχος σάς επιτρέπει να επιλέξετε τους όρους πωλήσεων που εγγυώνται την έγκαιρη λήψη πληρωμής μετά την πώληση αγαθών ή υπηρεσιών.
Η ανάλυση των απαιτήσεων σας επιτρέπει να αναπτύξετε μια συγκεκριμένη προσέγγιση για κάθε πελάτη. Για μία ομάδα αγοραστών απαιτείται ένα σύστημα εκπτώσεων και για ένα άλλο, αντίθετα, επιδόματα.
Επίσης, ο έλεγχος σάς επιτρέπει να ζητήσετε γρήγορα επιστροφή χρέους, να μειώσετε το χρέος του προϋπολογισμού. Ο διαχειριστής θα είναι σε θέση να εκτιμήσει το κόστος που σχετίζεται με τη διαχείριση χρεών, χαμένων ευκαιριών ως αποτέλεσμα της δέσμευσης κεφαλαίων σε κυκλοφορία.
Κατάταξη χρέους
Λογιστικός έλεγχος και έλεγχος των απαιτήσεων συνεπάγεται την κατανομή των χρεών σε μη ληξιπρόθεσμα και καθυστερημένα. Η πρώτη κατηγορία περιλαμβάνει τις υποχρεώσεις των πελατών των οποίων η προθεσμία αποπληρωμής που καθορίζεται στη σύμβαση δεν έχει ακόμη φθάσει. Επίσης, αυτή η ομάδα περιλαμβάνει χρέη των οποίων η διάρκεια ζωής δεν υπερβαίνει το 1 μήνα. Συνδέονται με τη συνήθη διαδικασία των οικισμών (αυτό αναφέρεται στη συμφωνία).
Το ληξιπρόθεσμο χρέος περιλαμβάνει το ποσό των κεφαλαίων που ο αγοραστής θα έπρεπε να έχει ήδη καταθέσει στο λογαριασμό του πωλητή, αλλά αυτό δεν συνέβη. Στην περίπτωση αυτή, η εταιρεία μπορεί να μηνύσει τον αντισυμβαλλόμενο της.
Υπάρχει επίσης ένα τέτοιο πράγμα όπως το αμφίβολο χρέος. Στην περίπτωση αυτή, ο προμηθευτής αγαθών ή υπηρεσιών δεν είναι βέβαιος ότι ο αγοραστής θα πληρώσει το χρέος του. Ωστόσο, τα αμφίβολα και τα επισφαλή χρέη δεν πρέπει να συγχέονται. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αυτού του τελευταίου τύπου μπορούν να χρεωθούν από τον ισολογισμό της επιχείρησης, δεδομένου ότι η προθεσμία παραγραφής έχει ήδη παρέλθει. Τα αναξιόπιστα χρέη λογίζονται από την επιχείρηση έως ότου καταστούν απελπισμένα.
Μέθοδοι ελέγχου
Έλεγχος των απαιτήσεων στην επιχείρηση με βάση απογραφή των οικισμών με αγοραστές και πελάτες. Αυτό το έργο αναγκαστικά γίνεται από τους αναλυτές πριν από την προετοιμασία της ετήσιας έκθεσης.
Ωστόσο, δεν είναι αρκετή η καταγραφή των χρεών μία φορά το χρόνο. Προβλήματα μπορεί να προκύψουν και να συσσωρευτούν σε αρκετούς μήνες. Συνεπώς, τα μέτρα ελέγχου θα πρέπει να εκτελούνται τακτικά. Είναι καλύτερα να δώσετε προσοχή σε αυτό το ζήτημα μία φορά το μήνα. Για ορισμένες επιχειρήσεις, συνιστάται η απογραφή των χρεών των αντισυμβαλλομένων δύο φορές το μήνα, λόγω του ανθρώπινου παράγοντα.
Οι διαχειριστές πωλήσεων θα πρέπει να κινητοποιούνται από την αρχή της συλλογής χρημάτων από τους πελάτες. Απαιτείται επίσης ο δημοσιονομικός έλεγχος των απαιτήσεων. Αυτό σας επιτρέπει να επιστρέψετε στην κυκλοφορία ένα σημαντικό ποσό κεφαλαίων.
Εκδηλώσεις
Σύστημα ελέγχου εισπρακτέων λογαριασμών με βάση ορισμένες δραστηριότητες. Διακρίνονται χωριστά σε δύο ομάδες. Η πρώτη κατηγορία περιλαμβάνει τα οργανωτικά μέτρα, και η δεύτερη - την αξιολόγηση των διαφόρων δεικτών χρέους του οφειλέτη.
Για τη διεξαγωγή οργανωτικών δραστηριοτήτων, διορίζεται υπάλληλος ο οποίος είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση. Τις περισσότερες φορές μπορεί να είναι ένας εσωτερικός ελεγκτής ή ένας ελεγκτής.
Μετά από αυτό, ο διαχειριστής ορίζει τις βασικές ημερομηνίες κατά τις οποίες αξιολογούνται οι σχετικοί δείκτες. Οι όροι χορήγησης αναβολής καθώς και η τεκμηρίωσή της βρίσκονται σε εξέλιξη. Ο κανονισμός ελέγχεται από τον υπεύθυνο για τον έλεγχο.
Το ποσό των απαιτήσεων θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στο κίνητρο των διαχειριστών πωλήσεων. Για όλους τους αντισυμβαλλομένους καθορίζονται πιστωτικά όρια. Για την κατάσταση των απαιτήσεων πρέπει να είναι υπεύθυνος εμπορικός διευθυντής.
Τεχνική υποστήριξη
Για να εκτελέσετε εσωτερικός έλεγχος των απαιτήσεων, πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ειδικά προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών. Απλοποιούν σε μεγάλο βαθμό τη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων. Το πιο δημοφιλές στις επιχειρήσεις της χώρας μας είναι το πρόγραμμα 1C. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μητρώο οφειλετών, καθώς και να παρακολουθήσετε τη γήρανση των χρεωστικών υποχρεώσεων.
Εάν τα διευθυντικά στελέχη τηρούν μητρώα χρεών σε ένα τέτοιο πρόγραμμα, θα είναι σε θέση να εντοπίσουν ποιοι αγοραστές έχουν συσσωρεύσει χρέη σχετικά πρόσφατα και ποια είναι ήδη σημαντικά ξεπερασμένες.
Για το σκοπό αυτό, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια κατάλληλη έκθεση στο πρόγραμμα. Σε αυτό, οι απαιτήσεις θα ταξινομηθούν κατά την ημερομηνία εμφάνισής τους. Οι αντισυμβαλλόμενοι των οποίων το χρέος σχηματίστηκαν μια εβδομάδα, δύο εβδομάδες, ένα μήνα και ένα χρόνο πριν μπορούν να εμφανιστούν στην έκθεση. Δεδομένου του είδους δραστηριότητας της επιχείρησης, τα λαμβανόμενα δεδομένα ταξινομούνται ως παλαιά ή νέα δάνεια.
Δείκτες βαθμολογίας
Έλεγχος εισπρακτέων λογαριασμών βασίζεται σε ορισμένους δείκτες. Κατά την εφαρμογή του, είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί ένας προϋπολογισμός χρέους για κάθε αντισυμβαλλόμενο (χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα). Στο τέλος κάθε μήνα υπολογίζεται το ποσοστό συλλογής. Αυτό θα μας επιτρέψει να υπολογίσουμε το μερίδιο των καταβαλλομένων αγαθών στο συνολικό όγκο των εμπορευμάτων που αποστέλλονται.
Βάσει των όρων των συμβάσεων με τους αντισυμβαλλομένους, καταρτίζεται σχέδιο αποπληρωμής του χρέους. Η δυναμική του δείκτη του κύκλου εργασιών του αντισυμβαλλομένου παρακολουθείται.
Με βάση τα ληφθέντα στοιχεία, υπολογίζεται επίσης και η διάρκεια του κύκλου εργασιών των οφειλετών. Αυτή η ανάλυση σας επιτρέπει να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητα του ελέγχου πιστώσεων, για να καθορίσετε το βαθμό αξιοπιστίας των αντισυμβαλλομένων.
Εσωτερικά προβλήματα
Έλεγχος εισπρακτέων λογαριασμών πρέπει να διεξάγεται από έμπειρο αναλυτή. Ταυτόχρονα, είναι δυνατό να βρεθούν εσωτερικά προβλήματα που θα μπορούσαν να προκαλέσουν χρέη. Ίσως οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τις πωλήσεις δεν συμμορφώνονται με τα καθιερωμένα πρότυπα για την παροχή αναβαλλόμενων πληρωμών. Τα γεγονότα της προφανής απάτης των υπαλλήλων της εταιρείας συμβαίνουν επίσης.
Έτσι, για παράδειγμα, για να λάβετε ένα μπόνους στο τέλος του μήνα, ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τις πωλήσεις επιδιώκει να συμπεριλάβει περισσότερα μέσα πωλήσεων στην αναφορά. Ως εκ τούτου, μπορεί να ζητήσει από τον πελάτη να αγοράσει το προϊόν φανταστικά. Δηλαδή, ο πελάτης δεν μεταφέρει τα κεφάλαια, αλλά σαν να είχε αποστείλει αποστολή εμπορευμάτων. Αυτά τα κεφάλαια πιστώνονται στον αγοραστή. Ο διαχειριστής λαμβάνει το επίδομά του και ο πελάτης λαμβάνει την ευκαιρία να αντλήσει επιπλέον κεφάλαια σε κυκλοφορία. Επιπλέον, ο πελάτης μπορεί επίσης να πληρώσει ένα ορισμένο ασφάλιστρο για τον διαχειριστή πωλήσεων για αυτό. Στην περίπτωση αυτή, η εταιρεία χάνει.
Πιστωτικό όριο
Έλεγχος εισπρακτέων λογαριασμών μπορεί να επιστρέψει ένα σημαντικό χρηματικό ποσό σε κυκλοφορία. Για να αποφευχθεί πιθανή ζημία στις δραστηριότητες της εταιρείας, χρησιμοποιείται μια προσέγγιση που περιλαμβάνει τον καθορισμό πιστωτικού ορίου. Αυτό είναι το ύψος των απαιτήσεων που θα είναι ασφαλείς για την εταιρεία.
Επιπλέον, το πιστωτικό όριο ορίζεται τόσο για τον οργανισμό ως σύνολο όσο και για κάθε αντισυμβαλλόμενο μεμονωμένα. Παρόμοιο όριο μπορεί επίσης να οριστεί για κάθε τμήμα πωλήσεων. Διακρίνονται από την αρχή της βιομηχανίας. Το πιστωτικό όριο καθορίζεται σύμφωνα με το ποσό εσόδων του τελευταίου μήνα που φέρνει η μονάδα. Ο δείκτης αυτός εγκρίνεται από τον γενικό διευθυντή του οργανισμού.
Έλεγχος εισπρακτέων λογαριασμών απαιτούνται από κάθε επιχείρηση. Αυτό σας επιτρέπει να αυξήσετε την κερδοφορία και την οικονομική σταθερότητα του οργανισμού.