Κάθε άτομο, χωρίς εξαίρεση, τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του συναντά την έννοια της γραφειοκρατίας και, συχνά, περιγράφεται με αρνητικό τρόπο, συνδέοντάς το με την αδράνεια των υπαλλήλων και ένα σωρό από χαρτιά. Σε αυτό το άρθρο θα προσπαθήσουμε να αποκαλύψουμε την πραγματική έννοια της γραφειοκρατίας, να εξετάσουμε τις γραφειοκρατικές θεωρίες και τους κύριους τύπους που βρίσκονται στον σύγχρονο κόσμο.
Βασική ιδέα
Η γραφειοκρατία είναι μια ταξινόμηση των διαχειριστών που βρίσκονται στην οργανωτική δομή μιας επιχείρησης. Η δουλειά τους με μια ακλόνητη και σαφή ιεραρχία βασίζεται σε κάθετες ροές πληροφοριών και επίσημες μεθόδους για την επίλυση επαγγελματικών προβλημάτων.
Αυτός ο όρος επεκτείνεται επίσης στο σύστημα οργανωτικής διαχείρισης των κυβερνητικών οργάνων, που στοχεύουν στη μεγιστοποίηση των δικών τους λειτουργιών όταν εργάζονται με τμήματα και ιδρύματα που βρίσκονται σε εκτεταμένη δομή του εκτελεστικού κλάδου.
Όταν μελετάμε την έννοια της γραφειοκρατίας, διακρίνονται τα εξής αντικείμενα ανάλυσης:
- Δημιουργούνται αντιφάσεις στην εφαρμογή της διαχείρισης.
- Η ίδια η εργασιακή διαδικασία ως διαχείριση.
- Τα συμφέροντα (προσωπικά και κοινωνικά) διαφόρων ομάδων που εμπλέκονται άμεσα στη γραφειοκρατία.
Θεωρία της γραφειοκρατίας από τον Max Weber
Ο συγγραφέας της θεωρίας, οικονομολόγος, κοινωνιολόγος και ιστορικός Μ. Weber αφιέρωσε πολύ χρόνο στη μελέτη του φαινομένου της γραφειοκρατίας. Αλλά η εμφάνιση του όρου "γραφειοκρατία" είναι ένα πλεονέκτημα της οικονομικής προσωπικότητας Vincent de Gournais. Εισήγαγε αυτή την έννοια σε εύθετο χρόνο προκειμένου να ορίσει τον εκτελεστικό κλάδο. Και χάρη στον Weber, η θεωρία της γραφειοκρατίας ξεκίνησε την πορεία της μελέτης. 
Οι επιστήμονες προσέφεραν τις ακόλουθες αρχές της έννοιας της γραφειοκρατίας:
- ιεραρχία στην κατασκευή μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού ·
- ιεραρχικός προσανατολισμός των παραγγελιών.
- η υπαγωγή ενός υπαλλήλου χαμηλότερου επιπέδου σε έναν ανώτερο και η υπευθυνότητα ενός ανώτερου για τις ενέργειες των υπολοίπων του σε χαμηλότερο επίπεδο.
- διαίρεση και εξειδίκευση του εργατικού δυναμικού με λειτουργικό τρόπο.
- την εξέλιξη της σταδιοδρομίας με βάση την εμπειρία και τις δεξιότητες που είναι μετρήσιμες με τη χρήση ορισμένων προτύπων ·
- επικοινωνιακό σύστημα προσανατολισμού.
Ο Weber διατύπωσε επίσης μια τέτοια έννοια ως λογική γραφειοκρατία, η οποία μπορεί να χαρακτηριστεί ως εξής:
- Η εμφάνιση υψηλά επαγγελματικών εργαζομένων, χάρη στον σαφή καταμερισμό της εργασίας.
- Ένα σαφές βηματικό (ιεραρχικό) σύστημα υποβολής.
- Γενικοί τυπικοί κανόνες και πρότυπα που εξασφαλίζουν τη μοναδικότητα των καθηκόντων.
- Η εκπλήρωση των καθορισμένων καθηκόντων από τα άτομα, ανεξάρτητα από την ποιότητα και τα ατομικά χαρακτηριστικά του εργαζομένου.
- Εισαγωγή και απόλυση υπαλλήλων με βάση τις απαιτήσεις και τους λόγους που αφορούν τα προσόντα.
Η θεωρία της γραφειοκρατίας του Merton
Αλλά ο κοινωνιολόγος Μέρτον πίστευε ότι η σύγχρονη έννοια της γραφειοκρατίας είναι να μετατοπίζει την κύρια έμφαση από τους στόχους της οργάνωσης ή της επιχείρησης στα μέσα της, που ως εκ τούτου επιβραδύνουν τη διαδικασία επίτευξης ορισμένων στόχων.
Όπως σημείωσε ο Merton, οι περισσότερες δυσκολίες στις γραφειοκρατικές δομές προκύπτουν εξαιτίας της υπερβολής της έννοιας των κανόνων, των διαδικασιών και των κανόνων. Τα ακόλουθα αρνητικά κοινωνικά χαρακτηριστικά μιας γραφειοκρατικής μορφής διακυβέρνησης μπορούν να διακριθούν:
- αγνοώντας την ανθρώπινη φύση.
- αποξένωση από άλλους ανθρώπους.
- περιορισμό της έκφρασης των απόψεών τους, οι οποίες είναι ιδιαίτερα αντίθετες με τον γενικό τρόπο σκέψης ·
- ο οπορτουνισμός;
- Υποβολή προσωπικών στόχων των εργαζομένων στους στόχους της επιχείρησης.
- έλλειψη άτυπων διαπροσωπικών σχέσεων.
Είδη γραφειοκρατίας: κλασικό ή υλικοτεχνικό γραφειοκρατικό σύστημα
Πρέπει να διακριθούν τρεις βασικοί τύποι γραφειοκρατίας: η κλασική, η επαγγελματική και η ακαδημαϊκή.
Η κλασική γραφειοκρατία είναι ένας τύπος διαχειριστών που, σε περιορισμένο βαθμό ή και τελείως, δεν χρησιμοποιούν επαγγελματικές δεξιότητες, δεδομένου ότι έχουν καθήκον να εκτελούν περιορισμένες διευθυντικές λειτουργίες. Αυτός ο τύπος απαντάται συχνότερα σε υπουργεία και σε ανώτερα διευθυντικά στελέχη. Συνήθως, τέτοια ιδρύματα δεν υπόκεινται σε αλλαγές από το εξωτερικό περιβάλλον. 
Επαγγελματικό γραφειοκρατικό σύστημα
Η επαγγελματική γραφειοκρατία είναι ένας τύπος διαχειριστών που βασίζουν το έργο τους σε πρακτικές γνώσεις και θεωρητικές πτυχές στα στενά πεδία της δραστηριότητάς τους. Επιπλέον, οι διαχειριστές αυτοί περιορίζονται από τις απαιτήσεις ρόλων στο ίδρυμα.
Προσκόλληση
Το Adhocracy είναι μια μορφή διοίκησης που αποτελείται από υπαλλήλους ενός οργανισμού που είναι εξαιρετικά επαγγελματίες στην εκπλήρωση των καθηκόντων τους. Συνήθως, με την εξειδίκευση, μια ομάδα ειδικών αποτελεσματικά και γρήγορα επιλύει τα καθήκοντα σύμφωνα με μια συγκεκριμένη κατάσταση.
Η κύρια διαφορά ανάμεσα στην προσήλωση και στο ιδανικό μοντέλο γραφειοκρατίας που ξεχώρισε ο Weber είναι ότι δεν έχει αυστηρό διαχωρισμό της εργασιακής δραστηριότητας και ελαχιστοποιεί την τυποποίηση των σχέσεων και των δραστηριοτήτων.