Ακόμα και η πλουσιότερη εταιρεία που κατέχει το πιο οικονομικά αποδοτικό προϊόν, σκέφτεται για λογικές οικονομίες. Μόνο στην περίπτωση αυτή, θα έχει περισσότερα μέσα και ευκαιρίες να διατηρήσει τη δική της επιχείρηση στη ζωή και την περαιτέρω ανάπτυξή της.
Δεν είναι μυστικό ότι όσο μεγαλύτερη είναι η επιχείρηση, τόσο μεγαλύτερο είναι το κόστος της. Επιπλέον, τα δευτερεύοντα κονδύλια του προϋπολογισμού, τα οποία περιλαμβάνουν την εκτύπωση εγγράφων, καταλαμβάνουν μαζί το μερίδιο του λιονταριού. Και δεδομένης της τρέχουσας συναλλαγματικής ισοτιμίας του δολαρίου, τα εκτυπωμένα αρχεία μπορούν να είναι πραγματικά "χρυσά".
Πόσα χρήματα χρειάζονται για την εκτύπωση εγγράφων;
Σύμφωνα με τις στατιστικές που δημοσιεύει η Hewelett-Packard, κάθε επιχείρηση που μπορεί να ταξινομηθεί ως μεσαία και μεγάλη επιχείρηση δαπανά περίπου το 6% των κερδών της σε χάρτινο κόστος. Για ορισμένους, το ποσοστό αυτό, ως ποσοστό, μπορεί να φαίνεται μικρό, αλλά δεν είναι καθόλου.
Εάν το μέσο μηνιαίο εισόδημα της εταιρείας είναι 10 εκατομμύρια ρούβλια, τότε κοστίζει περίπου 600 χιλιάδες ρούβλια για να εκτυπώσετε την τεκμηρίωση! Είναι πολύ δύσκολο να ονομάσουμε μια τέτοια εικόνα μικρή ή ασήμαντη.
Η λογική βελτιστοποίηση του κόστους εκτύπωσης θα βοηθήσει μια νέα και όχι πολύ δημοφιλής υπηρεσία - εκτύπωση outsourcing.
Τι είναι η εξωτερική ανάθεση της εκτύπωσης και πώς λειτουργεί
Αυτή η υπηρεσία θα βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρημάτων μόνο για μεσαίες, μεγάλες και πολύ μεγάλες επιχειρήσεις με μεγάλες εσωτερικές και εξωτερικές ροές εργασίας. Η εξωτερική ανάθεση της εκτύπωσης αναφέρεται μερικές φορές ως "συντήρηση αντιγραφής".
Ο υπολογισμός του ακριβούς αριθμού του κόστους της εκτύπωσης είναι μερικές φορές όχι μόνο δύσκολος, αλλά απλά απίστευτος. Αυτό συμβαίνει επειδή οι αγορές γίνονται από διαφορετικά τμήματα:
- Το γραφείο (χαρτί) αποκτάται από τον διευθυντή γραφείου, γραμματέα, κάθε άλλο υπάλληλο της AXO.
- Το τμήμα πληροφορικής είναι υπεύθυνο για την έγκαιρη αγορά και επισκευή εξοπλισμού εκτύπωσης.
- Οι κασέτες επαναπλήρωσης, όπως και κάθε άλλο αναλώσιμο υλικό, φροντίζονται από το τμήμα αγοράς.
Σε διάφορες πόλεις και περιοχές, δεκάδες, εκατοντάδες ή ακόμη και χιλιάδες εργαζόμενοι αντιγράφουν καθημερινά την εργασία τους. Ο εξοπλισμός γραφείου απαιτεί περιστασιακά όχι μόνο ρύθμιση ή ανεφοδιασμό, αλλά και επισκευή. Το κόστος αυξάνεται όταν τα χρήματα της εταιρείας χρησιμοποιούνται παράλογα: ο εκτυπωτής εξαντλείται με μελάνι και το συμβόλαιο φαίνεται ξεθωριασμένο, φύλλα εκτύπωσης "δοκιμής", όταν χρειάζεται να ελέγξετε τη λειτουργικότητα του εξοπλισμού εκτύπωσης κλπ.
Η εξωτερική ανάθεση της εκτύπωσης δεν είναι παρά μια ολοκληρωμένη υπηρεσία εκτύπωσης. Όλο το όφελος είναι ότι ο πελάτης πληρώνει μόνο για τα αντίγραφα των εγγράφων που έγιναν.
Πώς διατηρείται η λογιστική εκτύπωσης και πώς να αφαιρέσετε τον μετρητή αντιγράφων από τον εκτυπωτή;
Σε όλα τα νέα μοντέλα τεχνολογίας εκτύπωσης παρέχεται ένας μετρητής αντιγράφων που παράγονται. Είναι δυνατή η λήψη μετρήσεων από αυτόν τον μετρητή με το χέρι, ή είναι δυνατή και στην αυτόματη λειτουργία.
Η χειροκίνητη μέθοδος, η οποία προβλέπει τη συνηθισμένη εκτύπωση μιας σελίδας διαμόρφωσης, δεν είναι η πιο βολική, αλλά η πιο ακριβής. Η χρήση διαφόρων λογισμικών που βοηθά στην παρακολούθηση των εκτυπωτών (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor κ.λπ.) είναι δημοφιλής.
Όλα τα καταχωρημένα προγράμματα εμφανίζουν την ποσότητα μελανιού που περιέχεται στις κασέτες, την παρουσία τυπωμένων φύλλων, τον κατά προσέγγιση χρόνο μέχρι την αντικατάσταση της κασέτας κλπ.
Ένα σημαντικό μείον που έχει η αυτόματη μέθοδος είναι η υποχρεωτική ενσωμάτωση στο Διαδίκτυο. Όχι κάθε δημόσιο ή ιδιωτικό ίδρυμα θα διακινδυνεύσει να διαρρέει εσωτερικά δεδομένα.
Τα προφανή οφέλη από τη χρήση
Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που επιλέξατε, η εξωτερική ανάθεση εκτύπωσης μπορεί να ονομαστεί πιο αποτελεσματικό μέσο λογιστικής για τη διαδικασία εκτύπωσης εγγράφων. Επιπρόσθετα, σας επιτρέπει να συνεργάζεστε με έναν άλλο παροχέα υπηρεσιών εκτύπωσης και να βελτιστοποιείτε τις ώρες εργασίας του τμήματος πληροφορικής, το οποίο ασχολείται όχι μόνο με την τακτική συντήρηση του εκτυπωτή, αλλά και με τον ανεφοδιασμό, την εγκατάσταση και την επισκευή του.
Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να ξεχάσετε εντελώς την ποσοτική απόδοση των φυσίγγων, τα τεχνικά χαρακτηριστικά τους, τον ανεφοδιασμό καυσίμων.
Αυτή η μορφή υπηρεσίας προβλέπει την πληρωμή μετά την ολοκλήρωση της εργασίας, δηλαδή, τα χρήματα καταβάλλονται για ποιοτικά τυπωμένα έγγραφα. Όπως και με άλλες συμφωνίες, η συμφωνία εξωτερικής ανάθεσης προβλέπει σαφείς προθεσμίες για την παροχή υπηρεσιών, το κόστος και το χρόνο πληρωμής τους.
Μια εταιρεία που έχει συνάψει μια τέτοια σύμβαση ανακουφίζει πλήρως από πολλές μικρές ανησυχίες: αγορά χαρτιού, εξοπλισμού και άλλων αναλωσίμων, δεν ανησυχεί για την επισκευή εξοπλισμού, την εξοικονόμηση ηλεκτρικής ενέργειας και την εκτύπωση εγγράφων για τις προσωπικές ανάγκες των εργαζομένων.
Ποια σφραγίδα δεν θα πληρωθεί;
Πράγματι, η συμφωνία παρέχει μόνο μια εκτύπωση ποιότητας. Ένα ποιοτικό εκτυπωμένο φύλλο δεν πρέπει να περιλαμβάνει:
- διάφορες στιγμές σε χαρτί.
- λωρίδες και αποτυπώματα.
- διάφορους εξωτερικούς θορύβους ·
- εμπλοκές χαρτιού και μηχανικές βλάβες.
- παραμόρφωση εικόνας
- σωματίδια τόνερ.
Ποιοι είναι οι τρόποι πληρωμής για την υπηρεσία;
Το κόστος ενός αντιγράφου του εγγράφου, το οποίο καταβάλλεται από τον πελάτη, έχει ήδη συμπεριλάβει όλες τις δαπάνες για υλικά, συντήρηση και επισκευή εξοπλισμού.
Ο αντισυμβαλλόμενος μπορεί να προσφέρει αρκετούς τρόπους πληρωμής για τις υπηρεσίες του:
- Τις περισσότερες φορές, οι επιχειρήσεις συνάπτουν παραδοσιακές συμφωνίες που περιλαμβάνουν το κόστος κάθε αντιγράφου.
- Μεγάλες επιχειρήσεις με τεράστια ροή εργασίας ενδιαφέρονται για μια σύμβαση ενιαίας τιμής. Με άλλα λόγια: για απεριόριστη χρήση εξοπλισμού, η εταιρεία καταβάλλει ένα ενιαίο τιμολόγιο ανά μήνα.
- Οι πελάτες που γνωρίζουν σαφώς τις μικρές ανάγκες τους είναι καλύτερα χρησιμοποιώντας μια σύμβαση σταθερής τιμής. Σε αυτήν την περίπτωση, η υποχρεωτική μηνιαία πληρωμή περιλαμβάνει όριο σελίδας σε ειδική τιμή και αν η εταιρεία εκτυπώσει περισσότερο από το καθορισμένο πρότυπο, ένα τυπωμένο έγγραφο, το οποίο έγινε πέραν του κανονικού, αγοράζεται στη συνήθη τιμή.
Παγίδες και κρυμμένα μειονεκτήματα
Παρά τα πολλά πλεονεκτήματα της υπηρεσίας, έχει πολλά κρυφά μειονεκτήματα:
- Λόγω του υψηλού κόστους της υπηρεσίας, συνιστάται να χρησιμοποιείτε μόνο μεγάλες οργανώσεις. Η τιμή οφείλεται αποκλειστικά στις πρωτότυπες κασέτες και τα ανταλλακτικά για τον εξοπλισμό τους.
- Κάθε πωλητής παρέχει υπηρεσία αποκλειστικά για τα προϊόντα του, και η μετάβαση σε εκτυπωτές διαφορετικής μάρκας μπορεί να οδηγήσει σε μια αρκετά δεκάρα. Δεδομένης της τρέχουσας κατάστασης στην παγκόσμια αγορά συναλλάγματος, η εξάρτηση από έναν ξένο παραγωγό δύσκολα μπορεί να χαρακτηριστεί ασφαλής. Δεν υπάρχει ούτε ένας εξοπλισμός γραφείου και το κόστος συντήρησης του χωρίς κινδύνους.
- Κατά την εγκατάσταση του εξοπλισμού, επιμείνετε σε λέιζερ. Το γεγονός είναι ότι είναι πολύ ευκολότερο και πιο βολικό να διατηρείται ένα σαφές αρχείο τυπωμένων αντιγράφων.
- Ορισμένοι εκτυπωτές δεν περιλαμβάνουν μετρητές εκτύπωσης.
- Κανένας προμηθευτής δεν θεωρεί την εκτύπωση σε μορφές διαφορετικές από A4. Εάν ο οργανισμός χρειάζεται να εκτυπώσει ένα έγγραφο σε μορφή A3, τότε θα θεωρηθεί ως 2 φύλλα A4.
- Η μετάβαση στην εξωτερική ανάθεση γραφείου είναι μια μακρά διαδικασία. Η πρακτική δείχνει ότι ο συντονισμός όλων των ρητρών της σύμβασης μπορεί να παραμείνει για δύο μήνες, ενώ η οργάνωση θα έχει μεγάλες δυσκολίες στη μεταφορά υποκαταστημάτων στις περιφέρειες. Οι ειδικοί σημειώνουν ότι, κατά μέσο όρο, η διαδικασία εισαγωγής μιας υπηρεσίας μπορεί να διαρκέσει πολύ (από 3 έως 6 μήνες). Οι διαχειριστές υποκαταστημάτων σε περιοχές ενδέχεται να έρχονται σε αντίθεση με την καινοτομία Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι, αλλά το πιο συνηθισμένο μεταξύ τους είναι ένα προσωπικό ενδιαφέρον για τη συνεργασία με έναν συγκεκριμένο προμηθευτή.Για τους εν λόγω αξιωματούχους, η συγκέντρωση του τύπου μπορεί να ονειρευτεί μόνο σε τρομερά όνειρα και αυτό μπορεί να αποτελέσει σοβαρό πρόβλημα. Πριν κάνετε μια τόσο σοβαρή απόφαση - τη μετάβαση στην εξωτερική εκτύπωση γραφείου, σκεφτείτε προσεκτικά και αναλύστε την κατάσταση με τη ροή εργασιών στην εταιρεία.
Προσπαθήστε να υπολογίσετε το κόστος εκτύπωσης γραφείου ανά μήνα, τρίμηνο και έτος. Ο αριθμός πρέπει να είναι ακριβής! Ταυτόχρονα, εξετάστε όλο το κρυφό κόστος (κατανάλωση ενέργειας, χρόνος που δαπανάται για την εξυπηρέτηση εκτυπωτών, εκτύπωση προσωπικών αρχείων από τους υπαλλήλους κ.λπ.). Δείτε τις προσφορές outsourcing εκτύπωσης γραφείων σήμερα. Ποτέ μην επιλέξετε έναν πωλητή, καθοδηγούμενο από μια εξαιρετικά χαμηλή τιμή. Μια τέτοια συνεργασία είναι γεμάτη με πονοκέφαλο. Σημαντική εμπειρία και φήμη, ο αριθμός των επιτυχημένων έργων.