Ο σχεδιασμός του αρχειακού αποθέματος στη χώρα μας τα τελευταία χρόνια είναι ιδιαίτερα σημαντικός λόγω των διαρκώς μεταβαλλόμενων αλλαγών, μεταρρυθμίσεων, αναδιαρθρώσεων και αλλαγών που επηρεάζουν τον οικονομικό τομέα. Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται στα αρχεία θεωρούνται σημαντικές και πολύτιμες. Σας επιτρέπει να καταλάβετε γιατί η κατάσταση έχει εξελιχθεί με συγκεκριμένο τρόπο, καθώς και να κατανοήσετε ποιες είναι οι προοπτικές για το μέλλον. Τα αρχεία είναι μια ανεκτίμητη πηγή πληροφοριών, αλλά μόνο τότε πραγματικά χρήσιμες όταν μπορείτε να πλοηγηθείτε. Για το σκοπό αυτό, εισήχθη ένα σύστημα για την οργάνωση των αρχείων.
Η σημασία του θέματος
Τα αρχεία της χώρας μας στοχεύουν στη συσσώρευση αξιόπιστων πληροφοριών. Η κύρια λειτουργία του αρχειακού καταλόγου είναι να απλοποιήσει την αναζήτηση των απαραίτητων πληροφοριών στις μεγαλύτερες αποθήκες πληροφοριών. Για το σκοπό αυτό παρέχεται ένα σύστημα αναφοράς, μια μεθοδολογική βάση που ισχύει για όλα τα αρχειακά ιδρύματα του κράτους. Στην πραγματικότητα, μιλάμε για μια επιστημονική συσκευή και συσκευή αναφοράς, λόγω της οποίας λειτουργεί ένα αρχείο εθνικού επιπέδου. Η αποτελεσματικότητα αυτής της συσκευής εξαρτάται από το πόσο αποτελεσματικά και προσεκτικά δημιουργούνται οι κατάλογοι, δηλαδή το απόθεμα.
Οι τρέχουσες πραγματικότητες της επιχειρηματικής δραστηριότητας είναι τέτοιες ώστε μια αρχειακή απογραφή των περιπτώσεων είναι ένας βασικός οδηγός αναφοράς για να βοηθήσει στην περιήγηση σε μια θάλασσα πληροφοριών. Το απόθεμα είναι ένα έγγραφο που απαριθμεί τα αποθηκευμένα αρχεία, ταυτόχρονα χρησιμοποιείται για την καταγραφή τεκμηρίωσης. Το φορτίο πληροφοριών εκτιμάται ότι είναι μεγάλο, ο κατάλογος χρησιμεύει ως βάση για την κατάρτιση δεικτών και οδηγών. Με πολλούς τρόπους, πόσο καλή είναι η απογραφή, καθορίζει πόσο εύκολα και γρήγορα βρίσκονται οι πληροφορίες που χρειάζεστε. Μιλούν για δύο βασικές λειτουργίες τέτοιου είδους τεκμηρίωσης: πληροφόρηση και λογιστική.
Σχετικά με την ορολογία
Το αρχειακό αρχείο των περιπτώσεων είναι ο κύριος κατάλογος που δομεί το έργο μιας αρχειακής οργάνωσης. Το απόθεμα είναι ένα λογιστικό αρχείο, ταυτόχρονα είναι ένα επιστημονικό και αντικείμενο αναφοράς, παρέχοντας την ευκαιρία να βρείτε γρήγορα αυτό που ψάχνετε. Απογραφή - το τελικό βήμα της γραφειοκρατίας με τεκμηρίωση που πρέπει να αποθηκευτεί στο κρατικό αρχείο ή να οργανωθεί με κάποιο τμήμα. Προκειμένου το αρχείο να είναι πλήρως εξοπλισμένο, είναι απαραίτητο να καταρτίζονται απογραφές για όλα τα θέματα που προορίζονται για αποθήκευση μόνιμα ή για περισσότερο από μια δεκαετία. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν κατάλογοι που να περιγράφουν ποια προσωπική τεκμηρίωση που σχετίζεται με το κράτος έχει αξιολογηθεί από τους ειδικούς και αναγνωρίζεται ως πολύτιμη, επομένως πρέπει επίσης να αποθηκευτεί.
Στη σύγχρονη εργασία γραφείου, μιλώντας για τα αρχειακά αποθέματα και τον σκοπό τους, σημειώνουν ότι η τεκμηρίωση ανήκει στην κατηγορία αναφοράς. Δημιουργείται για να περιγράψει τη σύνθεση και το περιεχόμενο των αποθηκευμένων μονάδων, καθώς και για να εδραιώσει το σύστημα συστηματοποίησης και λογιστικής που υιοθετείται σε ένα συγκεκριμένο ταμείο. Τα αντικείμενα που εξετάζονται στην απογραφή είναι μονάδες. Κάθε απογραφή είναι ένα επίπεδο. Θα πρέπει να υπάρχουν αρκετές πληροφορίες για να μπορείτε να βρείτε τα απαραίτητα δεδομένα στη μονάδα χωρίς να αφιερώνετε πολύ χρόνο σε αυτό.
Ποια και πού
Σύμφωνα με μεθοδολογικές συστάσεις, η συλλογή αρχειακών απογραφών θα πρέπει να εξατομικεύεται για περιπτώσεις που προορίζονται για μόνιμη αποθήκευση, για περισσότερο από μια δεκαετία, και αφορούν προσωπικές πληροφορίες για το προσωπικό. Ξεχωριστά, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί κατάλογος των περιπτώσεων που είναι ιδιαιτέρως αυστηρές για ένα νομικό πρόσωπο. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι επίσημα ερευνητικά, δικαστικά έγγραφα ή επιστημονικές εκθέσεις - όλα εξαρτώνται από τη φύση του ιδρύματος.Συνήθως, ο κατάλογος δημιουργείται στον ίδιο φορέα όπου τα έγγραφα που πρόκειται να αποθηκευτούν καταρτίστηκαν και μεταφέρθηκαν μαζί τους στο αρχείο. Οι κρατικές αρχειακές οργανώσεις διαθέτουν εξειδικευμένο επιστημονικό όργανο. Εάν η ληφθείσα περιγραφή δεν πληροί τα πρότυπά της, ο κατάλογος καταρτίζεται εκ νέου, λαμβάνοντας υπόψη τις τοπικές απαιτήσεις.
Η σύνταξη ενός αρχειακού καταλόγου σας επιτρέπει να αποκαλύψετε τη σύνθεση των εγγράφων, να περιγράψετε το περιεχόμενό του, να απλοποιήσετε τη λογιστική του συνολικού αριθμού αποθηκευμένων αρχείων και να σταθεροποιήσετε την εσωτερική συστηματοποίηση της διαχείρισης της κυκλοφορίας του ντοκιμαντέρ. Κάθε περίπτωση περιγράφεται σε ειδική κάρτα. Πρέπει να αναγράφεται ο τίτλος, από τον οποίο είναι σαφές ποιος είναι ο τύπος εγγράφων που είναι αποθηκευμένος μέσα στο εσωτερικό του και το περιεχόμενο μιας τέτοιας μονάδας. Ένας σωστά ολοκληρωμένος απολογισμός περιγράφει με σαφήνεια το περιεχόμενο ολόκληρου του ταμείου τεκμηρίωσης.
Λειτουργικότητα και συλλογή: διάφορες αποχρώσεις
Η σύνταξη ενός αρχειακού καταλόγου σας επιτρέπει να καθορίσετε πόσες μονάδες υπάρχουν στο ταμείο. Με αυτόν τον τρόπο υλοποιείται η ασφάλεια της τεκμηρίωσης και ο έλεγχος της προσαρμογής του όγκου. Δεδομένου ότι οι αριθμοί παραχωρούνται σε σειριακούς αριθμούς, μπορείτε να βρείτε γρήγορα χρήσιμες πληροφορίες. Ταυτοχρόνως, ο απολογισμός συμβάλλει στην καθιέρωση και ρύθμιση μιας ορθολογικής ρύθμισης της τεκμηρίωσης που αντιστοιχεί στην σαφή λογική. Η ταξινόμηση της τεκμηρίωσης στο πλαίσιο του αρχείου είναι μια ομάδα που βασίζεται σε μερικούς επιστημονικούς υπολογισμούς. Σε αυτή την περίπτωση, λαμβάνονται υπόψη τα δομικά χαρακτηριστικά που έχουν γίνει ιστορικά αποδεκτά σε ένα συγκεκριμένο ίδρυμα, καθώς και οι ιδιαιτερότητες του έργου του αμοιβαίου κεφαλαίου.
Η ταξινόμηση, που αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο του αρχειακού αποθέματος, περιλαμβάνει πρώτα την επεξεργασία ενός συστήματος για τη διαίρεση όλων των περιπτώσεων σε ομάδες και στη συνέχεια την απευθείας διανομή τους. Αφού έχετε ταξινομήσει όλες τις κάρτες, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα απόθεμα για αυτούς. Μερικές φορές γίνεται μια απογραφή που αντικατοπτρίζει όλες τις υποθέσεις του ιδρύματος. Αυτό συνήθως απαιτείται εάν η επιχείρηση δεν υπάρχει πλέον. Εάν ένα μέρος της νομικής οντότητας παύσει να υφίσταται, σχηματίζεται ένας κατάλογος όλων των περιπτώσεων για όλα τα χρόνια ύπαρξης αυτής της μονάδας.
Αποθέματα: Για τι είναι αυτά;
Η τεκμηρίωση που εξηγεί τι σημαίνουν τα αρχειακά αποθέματα που συντάσσονται υπάρχει σε ομοσπονδιακό επίπεδο - αυτή είναι η νομοθεσία. Επίσης, οι τοπικές πράξεις που διέπουν αυτό το θέμα μπορούν να υιοθετηθούν στην επιχείρηση. Κατά κανόνα, τα αποθέματα γίνονται σε ένα έτος, αλλά μπορούν επίσης να συνταχθούν για άλλη χρονική περίοδο. Έτσι ταξινομούν τις υποθέσεις που εμφανίστηκαν στην εταιρεία κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Τα αποθέματα μπορούν να φέρουν διαφορετικές λειτουργίες, να είναι θεματικές, αντικείμενο. Μπορείτε να αφήσετε έναν κατάλογο όλων των υποθέσεων ενός ταμείου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό ανεξάρτητο έγγραφο για διάφορα τμήματα αυτού του ταμείου.
Στην πραγματικότητα, ένα αρχείο απογραφής είναι μια λίστα αποθηκευμένων αρχείων, το τελικό αποτέλεσμα, ένα φύλλο πιστοποίησης, ένας κατάλογος. Η περιγραφή δείχνει ποιες μονάδες αποθηκεύονται στο αρχείο. Για να γίνει αυτό, χρησιμοποιήστε αριθμούς, ευρετήρια, επικεφαλίδες, προθεσμίες, τον αριθμό φύλλων και σημειώσεων. Συνήθως, ο κατάλογος καταρτίζεται σε έναν πίνακα και κάθε παράμετρος που έχει καταχωρηθεί έχει τη δική της στήλη. Η πρωταρχική τεκμηρίωση για τον υπεύθυνο για τη δημιουργία του αποθέματος είναι η ονοματολογία που υιοθετήθηκε στο γραφείο της επιχείρησης. Πριν αρχίσετε να εργάζεστε σε αρχεία, θα πρέπει να ελέγξετε αν οι τίτλοι της τεκμηρίωσης ταιριάζουν με το όνομα της υπόθεσης, με τον τρόπο με τον οποίο έχει διαμορφωθεί σωστά, αν η τεκμηρίωση είναι σωστή μέσα. Προκειμένου να ληφθεί υπόψη η σωστή καταγραφή, όλες οι μονάδες αποθήκευσης πρέπει να είναι αριθμημένες, λαμβανομένων υπόψη των εσωτερικών κανόνων συστηματοποίησης. Ένα ενιαίο σύστημα κανόνων εφαρμόζεται τόσο στις υποθέσεις όσο και στα αντικείμενα μέσα σε αυτά. Για να συμπληρώσετε σωστά ένα περιγραφικό άρθρο, πρέπει να μεταφέρετε όλες τις επικεφαλίδες με μεγάλη ακρίβεια. Όταν εισάγετε στοιχεία των οποίων οι επικεφαλίδες ταιριάζουν, πρέπει να γράψετε "Ίδια". Αν οι κεφαλίδες είναι διαφορετικές, οι πληροφορίες μεταφέρονται τελείως.
Βασικοί κανόνες
Ο κατάλογος των αρχειακών εγγράφων μπορεί να αποτελείται από πολλά φύλλα.Σε κάθε νέο, όλες οι επικεφαλίδες θα πρέπει να υπάρχουν σε πλήρη διατύπωση, που να αντιστοιχεί ακριβώς στην αρχική τεκμηρίωση, ακόμη και αν το προηγούμενο φύλλο είχε τα ίδια ονόματα. Στις σημειώσεις είναι απαραίτητο να περιγραφεί η φυσική κατάσταση της τεκμηρίωσης, καθώς και να τεθεί ένα σήμα σε περίπτωση που η υπόθεση έχει αποσυρθεί. Εάν μια περίπτωση περιέχει τεκμηρίωση για αρκετά χρόνια, είναι απαραίτητο να ταξινομηθεί, εστιάζοντας στην ημερομηνία έναρξης της συντήρησης. Κατά την αρίθμηση, δεν πρέπει να γίνεται υπέρβαση της τιμής "9999". Οι πενταψήφιοι αριθμοί δεν ισχύουν για αυτό. Εάν είναι δυνατόν, όλα πρέπει να συστηματοποιούνται και να περιγράφονται, λαμβάνοντας υπόψη τη χρονολογία. Ο δεύτερος κανόνας διαλογής είναι η εσωτερική δομή της επιχείρησης.
Όταν καταρτίζεται κατάλογος των αρχειακών εγγράφων, το τελικό βήμα στη δημιουργία του είναι ένας μοναδικός αριθμός. Για να το προσδιορίσουν, καθοδηγούνται από ένα μητρώο αποθεμάτων. Εάν ο οργανισμός λαμβάνει αποθέματα από τη δομική μονάδα και τα χρησιμοποιεί στις εργασίες τους, προκειμένου να δημιουργηθεί μια περιγραφή ολόκληρου του αρχείου της επιχείρησης, είναι απαραίτητο το τμήμα να μεταφέρει όλα τα έγγραφα εις διπλούν. Η απογραφή για το έτος γίνεται σε τέσσερα αντίγραφα, για τις υποθέσεις του προσωπικού είναι απαραίτητα τρία ίδια αποθέματα. Για τις περιπτώσεις που προορίζονται για αποθήκευση για περισσότερο από δύο δεκαετίες, θα πρέπει να γίνει απογραφή σε δύο αντίτυπα. Κατά την κατάρτιση ενός καταλόγου τεκμηρίωσης σχετικά με το προσωπικό, πρέπει πρώτα να προσθέσετε όλες τις παραγγελίες, έπειτα τους καταλόγους, τις κάρτες. Μόνο τότε τα προσωπικά αρχεία ταξινομούνται και στη συνέχεια τα τιμολόγια και τα φύλλα μισθοδοσίας. Στη συνέχεια, για να είναι βιβλία εργασίας, το τελευταίο μέρος είναι πράξεις που καταρτίζονται στο πλαίσιο βιομηχανικών ατυχημάτων. Για να συστηματοποιήσετε τις προσωπικές υποθέσεις, καταφύγετε σε αλφαβητική σειρά. Είναι απαραίτητο να καταθέσετε υποθέσεις στην απογραφή, εστιάζοντας στο έτος κατά το οποίο το άτομο απολύθηκε.
Δομή και περιεχόμενο: λεπτότητα του σχεδιασμού
Για το σχηματισμό διαφορετικών τύπων αρχειακών απογραφών είναι υπεύθυνοι για διαφορετικές δομές της επιχείρησης. Επομένως, για ένα χρόνο, ένα τέτοιο διαρθρωτικό έγγραφο θα πρέπει να αποτελείται από τμήματα και η ευθύνη για τη διαμόρφωση ενοποιημένου αποθέματος ανήκει στο αρχειακό αρχείο. Ένα τέτοιο έγγραφο θα αποτελέσει τη βάση για το έργο των ειδικών του κρατικού αρχείου που λαμβάνει έγγραφα από την επιχείρηση. Χρησιμοποιούν μια συνοπτική απογραφή για να σχηματίσουν τα εσωτερικά αρχειακά τους τεκμήρια με τέτοιο τρόπο ώστε τα προσωπικά αρχεία και τα έγγραφα που προορίζονται για μόνιμη αποθήκευση να βρίσκονται σε διαφορετικά διαμερίσματα του αρχείου.
Κάθε μορφή αρχειοθέτησης αρχίζει με μια σελίδα τίτλου. Ο τίτλος ακολουθείται από έναν πίνακα περιεχομένων, μετά από ένα πρόλογο, μετά τον οποίο αρχίζει η απογραφή. Να είστε βέβαιος να απαριθμήσετε όλες τις συντμήσεις που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο, να τις αποκρυπτογραφήσετε, να βάλετε δείκτες και πίνακες μετάφρασης χρωμάτων. Ένα απαραίτητο στοιχείο του καταλόγου είναι μια βιβλιογραφία. Στη συνέχεια ακολουθεί ένα γλωσσάριο όρων και ένα φύλλο πιστοποίησης κλείνει το έγγραφο. Ο τίτλος πρέπει να αναφέρει πλήρως το όνομα του αρχείου και την εταιρεία που δημιούργησε τα έγγραφα, το όνομα του ταμείου και τις πινακίδες κυκλοφορίας, τα ονόματα των αποθεμάτων και τις ημερομηνίες.
Τι γράφουν;
Ο πίνακας περιεχομένων του αρχειακού αποθέματος έχει σκοπό να υποδείξει ποια τμήματα είναι μέσα, σε ποιες σελίδες αρχίζουν. Ο πρόλογος συγκεντρώνει πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση που δημιούργησε το ταμείο τεκμηρίωσης, σχετικά με το ίδιο το ταμείο. Εδώ γράφουν έναν σχολιασμό, περιγράφουν τι είδους τεκμηρίωση αποθηκεύεται μέσα. Ο πρόλογος είναι επίσης ένας κατάλογος της συσκευής αναφοράς.
Το κύριο κείμενο είναι μια περιγραφή. Για κάθε μονάδα σημειώστε τον αύξοντα αριθμό, τον τίτλο και την αυθεντικότητά του. Αν πριν από την εταιρεία χρησιμοποιηθούν αριθμοί απογραφής, πρέπει να καταγράφονται στο κύριο μέρος του αποθέματος. Αναφέρει επίσης ποιες είναι οι μονάδες λογιστικής, πόσα φύλλα βρίσκονται σε μια συγκεκριμένη μονάδα, σε ποια γλώσσα αποτελείται και σε ποια έκδοση αναπαράγονται. Στο απόθεμα μπορεί να υποδειχθούν ορισμένα οπτικά χαρακτηριστικά της αποθηκευμένης περίπτωσης. Εάν προορίζεται να αποθηκεύσει ιδιαίτερα σημαντική και πολύτιμη τεκμηρίωση, η περιγραφή μπορεί να δώσει σχολιασμούς σε τέτοια αντικείμενα.
Ο κατάλογος των συντομογραφιών που χρησιμοποιούνται στον κατάλογο αρχειοθέτησης είναι απαραίτητος εάν χρησιμοποιήθηκαν συγκεκριμένες συντμήσεις σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση στο έργο. Μέσα από τους δείκτες αντικατοπτρίζουν τις έννοιες του θέματος. Μερικές φορές οι δείκτες σχετίζονται με τη γεωγραφία, τα ονόματα, τις ημερομηνίες. Σχόλια επιτρέπονται. Εάν στην εργασία χρησιμοποιήθηκαν εξειδικευμένοι όροι, αυτές πρέπει να αποκρυπτογραφηθούν στο λεξικό που συνοδεύει την απογραφή. Το φύλλο πιστοποίησης προορίζεται να υποδείξει τις συνολικές πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο. Λέει πόσες σελίδες αριθμούνται μέσα, πόσες μονάδες αποθηκεύονται, κατά πόσον η σύνθεση άλλαξε κατά την αποθήκευση. Ο μεταγλωττιστής του καταλόγου υποχρεούται να υπογράψει ένα δελτίο πιστοποίησης. Εάν είναι απαραίτητες αλλαγές, αυτές καταγράφονται στο φύλλο πιστοποίησης από τον εντολέα ή άλλο πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για τη διαδικασία.
Λεπτομερείς και ακριβείς
Όπως μπορείτε να συμπεράνετε από τα δείγματα των αρχειακών αρχείων των περιπτώσεων, το τελικό αντικείμενο θα πρέπει να σχεδιάζεται σύμφωνα με τα πρότυπα της εργασίας γραφείου. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα γραφείο υποστήριξης, χάρη στο οποίο η ανάκτηση δεδομένων γίνεται ταχύτερη και πιο αποδοτική. Μέσω μιας τέτοιας συσκευής, μπορείτε να λάβετε γρήγορα πρόσθετα δεδομένα σχετικά με το ταμείο τεκμηρίωσης. Η συσκευή αναφοράς που συνοδεύει την απογραφή πρέπει να περιέχει μια σελίδα τίτλου και τα περιεχόμενα του εγγράφου, έναν πρόλογο, έναν κατάλογο συντομογραφιών και συντομογραφιών που χρησιμοποιούνται καθώς και ευρετήρια. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να υπάρχουν πρόσθετα στοιχεία - πίνακες, λεξικά.
Ο τίτλος πρέπει να αναφέρει το όνομα του αρχείου στο οποίο φυλάσσεται η τεκμηρίωση, ποιο είναι το όνομα του ταμείου, συμπεριλαμβανομένης της σύντμησης, καθώς και ο αριθμός του. Αναφέρετε τον αριθμό του αποθέματος και το όνομα του. Ο πίνακας περιεχομένων πρέπει να περιλαμβάνει πλήρη κατάλογο όλων των τμημάτων και της συσκευής αναφοράς, συμπεριλαμβανομένου του προλόγου, του καταλόγου των χρησιμοποιούμενων συντομογραφιών και των ονομασιών των τμημάτων. Κάθε τίτλος συνοδεύεται από έναν αριθμό σελίδας που του αποδίδεται κατά την κατάρτιση ενός καταλόγου. Θεωρείται δικαιολογημένα ότι για το ερευνητικό προσωπικό ένα από τα σημαντικότερα κομμάτια είναι ο πρόλογος που περιγράφει την ιστορία του ιδρύματος που δημιούργησε το ταμείο. Γράφουν το ιστορικό περιβάλλον, τις συνθήκες στις οποίες δραστηριοποιούταν η εταιρεία, την ημερομηνία εμφάνισής της και την ιεραρχική δομή της υποταγής. Ο πρόλογος δείχνει πώς οργανώθηκε η γραφειοκρατία, πόσο μεγάλο ήταν το ίδρυμα και ποιες λειτουργίες εκτέλεσε, γιατί αναδιοργανώθηκε ή εκκαθαρίστηκε και πότε συνέβη.
Σχετικά με τις συντομογραφίες
Μια τέτοια λίστα καταρτίζεται λαμβάνοντας υπόψη το αλφάβητο. Θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις συντομογραφίες που χρησιμοποιούνται στη σύνταξη του καταλόγου. Το έγγραφο πρέπει να περιέχει το πλήρες όνομα κάθε λέξης που έχει μειωθεί τουλάχιστον μία φορά. Συνήθως οι συντομογραφίες χρησιμοποιούνται για να εξοικονομηθεί χώρος, αλλάζουν συχνά μόνο οι λέξεις που χρησιμοποιούνται. Επιπλέον, το γραφείο βοήθειας αποκρυπτογραφεί όλες τις συντμήσεις. Η σωστή συλλογή αυτού του στοιχείου συμβάλλει στη δημιουργία ενός ομοιόμορφου αποθέματος, το καθένα από τα οποία είναι όσο το δυνατόν πιο ενημερωτικό και μεταφέρει σαφώς τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τον αναγνώστη.
Υπάρχουν μερικές συντμήσεις που είναι γενικά αποδεκτές και χρησιμοποιούνται ενεργά στη γραπτή ομιλία - σύμβολα που κωδικοποιούν το μήκος και τη μάζα, άλλες μονάδες μέτρησης, καθώς και συντμήσεις "t. δ. "," t. ε. "και παρόμοια. Δεν χρειάζεται να ζωγραφιστούν. Δεν είναι απαραίτητο να δώσετε μια αποκωδικοποίηση σε αυτές τις συντμήσεις που χρησιμοποιούνται στην πραγματικότητα λέξεις. Για παράδειγμα, η "συνδικαλιστική επιτροπή" αναφέρεται ακριβώς σε αυτήν την κατηγορία συντομογραφιών, οι οποίες χρησιμοποιούνται ευρέως στην ομιλία.
Πώς ξεκίνησαν όλα
Από την ιστορία της ανθρωπότητας είναι γνωστό ότι η αρχειακή απογραφή είναι ίσως ο αρχαιότερος τύπος εγχειριδίου αναφοράς που εισήχθη για τα αρχεία. Η χρήση των αποθεμάτων τον δέκατο τρίτο αιώνα επιβεβαιώθηκε επισήμως, εκείνη την εποχή χρησιμοποιήθηκαν για να λάβουν υπόψη σημαντικά έγγραφα και να εξασφαλίσουν την ασφάλεια. Χάρη στις απογραφές, έγινε ευκολότερη η αναζήτηση εγγράφων, οπότε ήταν δυνατό να καταφύγουμε σε αυτές ως πηγές πολύτιμων πληροφοριών.Την περίοδο 13-15 αιώνων, τα αποθέματα ήταν σύντομα, καταρτίστηκαν χωρίς ειδική συστηματικοποίηση, περιέγραψαν μόνο συνοπτικά βιβλία, χειρόγραφα. Στην πραγματικότητα, ήταν άτυπες λίστες.
Τον δέκατο έκτο αιώνα, η προσέγγιση του αποθέματος έγινε πιο υπεύθυνη. Οι λίστες περιλαμβάνουν μια λίστα με τις διάφορες επιλογές τεκμηρίωσης. Υπήρχαν αποθέματα στα οποία τα αντικείμενα ομαδοποιήθηκαν σύμφωνα με κάποια ιδιότητα, αν και ταυτόχρονα εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται, στα οποία οι πληροφορίες καταγράφηκαν χωρίς συστηματική. Τον δέκατο έβδομο αιώνα, η πορεία του σχηματισμού απογραφών προχωρούσε περαιτέρω, άρχισαν να δημιουργούνται λεπτομερείς οδηγοί, οι οποίοι διαφέρουν μεταξύ τους σε μορφή. Ήταν πολύ χρήσιμο, και ακόμη και σύγχρονοι ερευνητές, χρησιμοποιώντας τέτοιες απογραφές, έλαβαν από αυτές ορισμένες σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις περιπτώσεις που είχαν προηγουμένως διεξαχθεί, και στη συνέχεια συνέταξαν έγγραφα. Τον δέκατο έβδομο αιώνα, οι απογραφές τελικά εδραιώνουν έναν συστηματικό περιγραφικό χαρακτήρα.