Was für ein Dokument ist die Stellenbeschreibung? Es ist in jeder Institution verfügbar und bestimmt die Funktionen, Rechte und das Maß der Verantwortung des Mitarbeiters, der eine bestimmte Position innehat. Die Unterweisung ist notwendig für die richtige Aufgabenteilung, die rechtzeitige Erfüllung einer Arbeitsaufgabe, die Festlegung der Arbeitskontakte der Arbeitnehmer und ihrer Beziehungen, die Organisation einer einheitlichen Ladung.
Woher kommen die Anweisungen?
Bei der Entwicklung dieses Dokuments stützen sie sich auf die vorhandene Organisationsstruktur, einen Klassifizierungsleitfaden und Verwaltungsstandards.
Betrachten Sie das Beispiel des Berufs des Büroleiters, wie die Stellenbeschreibung der Sekretärin erstellt wird. Ein Beispiel davon (in der Regel typisch) hat mehrere Abschnitte.
Das erste sind allgemeine Bestimmungen. Der erste Abschnitt enthält Informationen über die Person, die eingestellt wird: Wer kann sich genau für diese Stelle bewerben, wen der Sekretär einreicht und woran er sich bei der Arbeit orientieren wird, beschreibt seine Kenntnisse und Fähigkeiten und wer wird ihn während seiner Abwesenheit vertreten. Der zweite Abschnitt befasst sich mit funktionalen Verantwortlichkeiten. Was verlangt die Stellenbeschreibung für die Sekretärin?
Er kontrolliert die Ausführung von Befehlen und Befehlen des Leiters durch andere Mitarbeiter, organisiert Besprechungen und Besprechungen, telefoniert mit seinem direkten Vorgesetzten, empfängt Besucher, registriert Korrespondenz.
Dies sind übliche Funktionen - sie werden von jeder Sekretärin ausgeführt. Sie können abhängig von den Besonderheiten des Unternehmens erweitert werden, auf die weiter unten eingegangen wird.
Andere Gegenstände und Abschnitte
Im Abschnitt "Zuständigkeiten" werden alle Details der Aktivität ausführlich beschrieben. Sein Inhalt ergibt sich aus dem vorhergehenden.
Im Abschnitt "Rechte" wird in der Stellenbeschreibung des Sekretärs erläutert, worauf er sich bewerben kann. Dies sind: Optimierung des Arbeitsprozesses, die Fähigkeit, die erforderlichen Dokumente oder Informationen für die Arbeit zu verwenden und das berufliche Niveau zu erhöhen.
Der letzte Abschnitt „Verantwortung“ beschreibt, wofür der Sekretär gegenüber dem Arbeitgeber verantwortlich ist. Dieser Abschnitt ist wie der vorherige normalerweise Standard für die meisten dieser Anweisungen.
Und mehr?
Was genau macht dieser Mitarbeiter? Überlegen Sie, welche Funktionalität eine typische Stellenbeschreibung der Sekretärin des Leiters enthält.
Er organisiert und liefert aus technischer Sicht die Führungstätigkeiten des Leiters. Akzeptiert eingehende Korrespondenz, Überweisungen an bestimmte Mitarbeiter oder an Struktureinheiten.
Führt Papierkram aus, führt verschiedene Vorgänge am Computer durch, um die für Entscheidungen erforderlichen Informationen zu sammeln und zu verarbeiten.
Die Tätigkeitsbeschreibung des Referenten übernimmt vielfältige Aufgaben. Er nimmt Bewerbungen entgegen und bereitet Dokumente zur Unterschrift vor, wählt die für diese Arbeit benötigten Materialien aus. Es kontrolliert die Richtigkeit der Ausführung und nimmt die Bearbeitung der Entwürfe vor, organisiert Telefongespräche des Chefs, repariert Informationen in seiner Abwesenheit, sendet und empfängt sie per Fax, kopiert Dokumente auf einen Fotokopierer, empfängt und sendet telefonische Nachrichten.
Die Tätigkeitsbeschreibung des Referenten setzt den Status eines kompetenten und kompetenten Assistenten voraus, der im Auftrag des Leiters Anfragen und Briefe vorbereitet und Antworten darauf erstellt.
Und das ist noch nicht alles ...
Der Sekretär plant und organisiert auch Sitzungen und Versammlungen der Behörden, für die er die erforderlichen Materialien sammelt, die Teilnehmer über die Tagesordnung der Veranstaltung, ihren Termin und das Protokoll informiert.
Er überwacht die termingerechte und genaue Erfüllung von Aufträgen und Bestellungen durch die Mitarbeiter und führt eine Registrierungskartei. Die Berufsbezeichnung des Sekretärs verpflichtet ihn unter anderem, den Leiter des Arbeitsplatzes mit Bürogeräten und Schreibwaren auszustatten.
Er druckt Büromaterial, unterhält eine Datenbank mit aktuellen Informationen. Verwaltet den Empfang von Besuchern, hilft bei der operativen Berücksichtigung von Anfragen und anderen Problemen. Führt Fälle aus, reicht sie beim Archiv ein und kontrolliert deren Sicherheit.
Der Betriebsmodus wird gemäß den Regeln des Arbeitsplans der Organisation festgelegt. Die Berufsbezeichnung des Leiters belastet ihn mit Dienstpflichten und Dienstreisen im Falle eines industriellen Bedarfs.
Sprechen Sie über Rechte und Pflichten
Die Rechte des Sekretärs in der Organisation beinhalten die Möglichkeit, normale Arbeitsbedingungen von der Geschäftsleitung zu fordern, Unterstützung bei der Wahrnehmung offizieller Aufgaben, Unterstützung bei der Information - er kann alle Dokumente anfordern, die er für seine Arbeit benötigt.
Er hat das Recht, seine eigenen Qualifikationen zu verbessern, über bevorstehende Managemententscheidungen bezüglich seiner Aktivitäten Bescheid zu wissen, Vorschläge zu unterbreiten und Fragen zu stellen.
Dem Sekretär wird das Recht eingeräumt, im Rahmen seiner Zuständigkeit Referenz- und Informationsunterlagen zu unterzeichnen.
Wie jeder Angestellte ist er für die eigene Nichterfüllung von Arbeitspflichten nach dem Arbeitsgesetz der Russischen Föderation verantwortlich, für Straftaten, die während der Dauer der Tätigkeit begangen wurden und für die Verursachung von Sachschäden.
Wenn die Rechte- und Haftungsmaßnahmen für diese Position in verschiedenen Institutionen sehr ähnlich sind, kann die Funktion der Sekretäre, wie bereits erwähnt, erheblich variieren. Betrachten Sie diese Unterschiede als Beispiel für die Zuständigkeiten anderer Vertreter der Post.
Stellenbeschreibung des Sekretärs der Trainingseinheit
Dieser Spezialist gilt als technischer Auftragnehmer. Um auf die Stelle berufen zu werden, benötigt er eine höhere berufliche oder weiterführende Fachausbildung. Was genau soll die Sekretärin der Ausbildungsabteilung tun?
Wie jeder Sekretär ist er verpflichtet, kompetent Papierkram zu erledigen, mit der Leitung aller Abteilungen der Institution vertraut zu sein, Sprachaufzeichnungsgeräte, Empfangs- und Kommunikationsgeräte sowie Tonbandgeräte zu verwenden. Halten Sie die Standards des Geschäftsdokumentationssystems und der Arbeitsvorschriften sowie den Arbeitsschutz und die Sicherheit ein.
Pflichten des Sekretärs Trainingsteil
Die Stellenbeschreibung der Sekretärin in einer Bildungseinrichtung hat ihre eigenen Besonderheiten. Er führt Sitzungsprotokolle des Auswahlausschusses und erstellt die Personalakten der Schüler (Studenten). Stellt die erforderlichen Informationen aus und trägt sie in Studentenausweise und Studienunterlagen ein, füllt Bücher über die Ausstellung von Diplomen und deren Duplikaten, Zeugnisse und Studentenregister in alphabetischer Reihenfolge aus.
Es berücksichtigt die Unterrichtsstunden und die Anwesenheit der Schüler, bereitet Schulungsjournale vor und ordnet die Bewegung des Kontingents an. Es erhält Buchhaltungs- und Berichtsdokumentationen zu Anträgen, verarbeitet die persönlichen Dateien der Schüler und reicht sie im Archiv ein.
Seine Aktivitäten finden in engem Kontakt mit den Abteilungsleitern, Lehrern und Buchhaltern einer Bildungseinrichtung statt.
Und was macht die Schulsekretärin?
Die Stellenbeschreibung der Schulsekretärin besagt, dass dieser Mitarbeiter direkt vom Direktor angenommen und entlassen wird. Die Ausbildung muss über eine weiterführende Berufsausbildung oder eine allgemeine Ausbildung mit einer speziellen Ausbildung für das erforderliche Programm verfügen.
In seiner Tätigkeit orientiert er sich an normativen Dokumenten zu Papierkram, Arbeitsgesetzen, Anweisungen zur Führung von Arbeitsbüchern, Arbeitsschutzstandards, der Charta der Schule und seinem eigenen Unterricht.
Er spricht kompetent schriftlich und weiß, wie man an Bürogeräten arbeitet.
Die wichtigsten Arbeitsrichtungen
In der Stellenbeschreibung des Sekretärs der Schule sind sie ausreichend detailliert aufgeführt. Er dient den Aktivitäten des Schulleiters und der Stellvertreter, erledigt Schreibarbeiten, sammelt Informationen über Schulangestellte und Schüler. Organisiert Telefonanrufe für den Direktor, empfängt und sendet Faxe, telefoniert Nachrichten und zeichnet Nachrichten auf, wenn der Direktor nicht anwesend ist.
Der Sekretär organisiert Sitzungen des Schulrates, Generalversammlungen des Personals, Vormundschaftsversammlungen und pädagogische Versammlungen, die vom Direktor der Versammlungen durchgeführt werden. Dazu sammelt und bereitet er die notwendigen Materialien vor, benachrichtigt die eingeladenen Teilnehmer über die Veranstaltung, registriert die Teilnehmer. Erstellt endgültige Protokolle.
Zusätzliche Aufgaben
Wie jeder Sekretär versorgt er den Direktor mit Büromaterial und Büroausstattung und schafft die Voraussetzungen, damit der Chef effektiv arbeiten kann. Überträgt und empfängt Informationen, druckt Dokumente und Materialien.
Formulare Fälle gemäß der genehmigten Nomenklatur, rechtzeitig im Archiv. Entgegennahme der Korrespondenz, Systematisierung in der an der Schule angewendeten Weise, Übergabe des Direktors an die beauftragten Künstler, Überwachung der Durchführung, Versendung der Korrespondenz.
Akzeptiert Bewerbungen und Dokumente von Mitarbeitern, Studenten, Eltern. Organisiert den Empfang, die optimale Reihenfolge von Anfragen und Vorschlägen.
Die Stellenbeschreibung des Sekretärs in der Schule geht in der Regel von einem unregelmäßigen Arbeitszeitplan aus, der an den Arbeitszeitplan gebunden ist, jedoch von einer Arbeitswoche von 40 Stunden ausgeht. Dabei interagiert er mit dem Verwaltungs-, Lehr- und Servicepersonal.
Berufsbezeichnung des Gerichtsschreibers
Es hat auch seine eigenen Besonderheiten. Der Gerichtsschreiber geht bei seiner Arbeit von der Aufgabe aus, das reibungslose Funktionieren des Justizapparats zu gewährleisten. Er muss einen Großteil der notwendigen Routinearbeiten im Zusammenhang mit der Aufnahme von Bürgern, der Vorbereitung von Briefen, Ermittlungen, Auszügen und Vorladungen sowie der Einberufung von Zeugen und Prozessbeteiligten durchführen.
Er erstellt eine Liste der Fälle, die auf der Sitzung geprüft werden sollen, und legt sie zur Überprüfung ab. Er prüft die Benachrichtigung über die Einberufung, gibt Kopien der Schlussfolgerungen heraus und überprüft die Anwesenheit der zu der Sitzung geladenen Personen.
Darüber hinaus erstellt die Sekretärin Unterlagen für vorgeladenen Opfer und Zeugen, um die Reise zu bezahlen, bringt auf Antrag der Teilnehmer den Inhalt der Gerichtsakte, erstellt Fälle am Ende der Überprüfung (verwaltungs-, strafrechtlich- und zivilrechtlich), führt ein Protokollbuch.
Schwieriger Beruf
Seine Aufgabe ist es auch, Kopien von Gerichtsunterlagen anzufertigen, Vollstreckungsbescheide auszuführen und zu übermitteln, sonstige Unterlagen im Zusammenhang mit der Vollstreckung des Urteils sowie in einer gesonderten gerichtlichen Anordnung.
Die Berufsbezeichnung des Gerichtsschreibers setzt eine ausreichende Qualifikation für die Wahrnehmung seiner Aufgaben voraus. Er muss bestimmte Verbote und Beschränkungen einhalten, die für den öffentlichen Dienst, die Normen des offiziellen Verhaltens der Arbeitnehmer, spezifisch sind.
Welche Kenntnisse und Fähigkeiten benötigt der Gerichtsschreiber?
Zunächst einmal legal. In der offiziellen Stellenbeschreibung für den Gerichtsschreiber wird die Forderung gestellt, eine Vielzahl von Gesetzen zu kennen, die von der Verfassung und dem Arbeitsgesetzbuch bis zu den in seiner verfassungsgebenden Einheit der Russischen Föderation genehmigten Verwaltungsanweisungen reichen.
Die meisten betreffen Gerichtsverfahren und die Tätigkeit von Behörden.Darüber hinaus müssen Sie die Grundlagen der Interaktion mit Managementstrukturen und verschiedenen Organisationen, Büroarbeit, Grammatiknormen der russischen Sprache, die Feinheiten des Geschäftsstils in geschriebener und gesprochener Sprache, die Regeln des Korrekturlesens und der Bearbeitung kennen.
Dies beinhaltet auch die grundlegenden Qualifikationsanforderungen im Bereich der Informationstechnologie, Kenntnisse der Arbeitsabläufe und Fragen der Informationssicherheit.
Und vieles mehr ...
Die Sekretärin muss in der Lage sein, einen Arbeitstag zu planen, eingehende Informationen zu analysieren und zu systematisieren, analytische Materialien vorzubereiten und einen konstruktiven Dialog zu führen.
In seiner Tätigkeit muss er in der Lage sein, mit peripheren Computergeräten und dem Internet zu arbeiten, E-Mails, Tabellenkalkulationen und Texteditoren zu verwenden, Präsentationen vorzubereiten usw.
Wie wir sehen können, hat sich die Berufsbezeichnung des Sekretärs / der Sekretärin in den letzten Jahrzehnten grundlegend geändert und enthält heute viele neue technische und informative Anforderungen. Der moderne Sekretär muss nicht nur ein aufmerksamer und leitender Angestellter sein, sondern auch mit dem Alter Schritt halten und die neuesten Entwicklungen in seinem Berufsfeld nutzen.
