Som på andre forretningsområder giver indkøbsspecialister en fordel i forhold til en iværksætter eller ejer af små virksomheder, der finder ud af det, efterhånden som virksomheden vokser. Mens eksperter argumenterer for at reducere omkostninger, udvikle nye markeder og minimere risici, kan købet virke ret skræmmende for en mindre virksomhedsejer. Mange iværksættere er ikke bekendt med disse emner og er opmærksomme på virkningen af indkøb senere end de burde.
Virksomheder med et effektivt indkøbsteam gør ofte store forretninger og nyder de faste kunders succes.
For at dot alle i, skal du overveje alle de grundlæggende processer, som moderne indkøb indebærer. Dette vil give dig klarhed omkring de kernefunktioner, der udgør hovedparten af indkøbsansvaret. Du skal søge alt dette i enhver kompetent indkøbsplatform.
Kontrol af krav og lagre
Før man starter indkøbscyklussen før betaling, er det nødvendigt at bestemme behovet for et produkt eller en tjeneste. I forbindelse med små virksomheder er nøglen at vurdere gyldigheden af behov. Som enhver indkøbsspecialist vil fortælle dig, skal du kontrollere tilgængeligheden af visse produkter / materialer i dit "lager". Fremhæv for dig selv, hvad du mangler, og slet allerede fra disse punkter, der forekommer meningsløse for dig. Foretruk de mest reelle og effektive køb, så alt dette senere er berettiget. Det er meget vigtigt, at du tjekker dine behov og tjekker din tilgængelighed, før du går videre til næste trin: øge dine købsanmodninger.
Foretag en købsanmodning
Her sender et team eller et teammedlem, der har brug for et specifikt produkt / service, en anmodning. Dette kan være en papirformular, en elektronisk form eller en mundtlig anmodning via telefon. Hvis du begynder forfra, skal du bruge elektroniske formularer til at hjælpe med at gemme og kommunikere. Sørg for, at anmodninger kun forekommer, når visse administrative krav er opfyldt. Dette er en metode, der hjælper dig med at sikre, at kun gyldige anmodninger udføres. Som praksis viser, er det netop denne metode helt i begyndelsen, der spiller en enorm rolle, da den afslører dig som iværksætter for leverandører fra den bedste side. Følg de klare regler og forskrifter i ansøgningsprocessen, så begynder din virksomhed at udvikle sig som den skal.
Køb af anmodningstyring
Start med at tildele hovedansvaret for at godkende købsanmodninger. Enhver fra finansafdelingen eller indkøbsafdelingen overvejer hver indkøbsanmodning og godkender den enten og udsteder en indkøbsordre eller sender den tilbage til kunden med angivelse af årsagen til afslaget. Når ordren er godkendt på din virksomheds vegne, anbefales det, at du foretager en budgetkontrol. Gør dette, inden du indsender forespørgsler eller tilbud (RFP, RFQ) efter behov. Dette er vigtigt, fordi det ofte sker, at vi bestiller alt, hvad der syntes nødvendigt, og så kan vi ikke betale for ordren. At komme i gæld både i starten og på toppen af at rejse en virksomhed er en dårlig politik. Gør alt baseret på økonomi.
Et andet tip: du kan omgå dette, hvis et stort køb er muligt. Dette er bedst egnet til unikke engangskøb af varer eller tjenester med lav værdi eller ustyrede køb af en bestemt kategori.
Forhandling og godkendelse af ordrer
Når du har sendt indkøbsordren til din leverandør, kan de godkende den, afvise den eller starte forhandlinger.På dette tidspunkt kan du diskutere variabler som leveringsplaner, alternative varer, priser og transportform. Bemærk, at aftalen er en juridisk bindende kontrakt. Når sælgeren har underskrevet en, skal de ifølge loven levere de angivne tjenester eller varer i overensstemmelse med den specificerede tidsplan til den angivne pris.
Modtagelse af varer og / eller produkter
Din sælger sender dig varerne eller leverer tjenesten og introducerer dig til et vigtigt dokument om modtagelse af varer. Du underskriver det, så snart du bekræfter, at det anmodede produkt (eller leverede tjenester) er i orden og er i dit lager. På dette tidspunkt udfører du også en sikkerhedsforanstaltning kaldet trepartsoverensstemmelse, hvilket betyder at sammenligne indkøbsordren, den pakkeliste, der følger med produktet eller tjenesten, og leverandørfakturaen. Så snart du sørger for, at de alle stemmer overens, skal du først gå til betalinger.
Kontorarbejde og sælgers produktivitet
Når du har afsluttet alle processer, der fører fra "indkøb" til "betaling", tager du to foranstaltninger for at sikre konsistens. Den første er journalføring, og den anden er leverandørpræstationsanalyse. Når hver betaling er foretaget, skal du registrere den til en permanent registrering, som er nyttig til en revision, og når du har brug for at modtage oplysninger om ordren senere, hjælper dette dig. Skift til digitale data hjælper dig med at gemme alle dine købsdata på et let tilgængeligt centraliseret sted.
Leverandørens arbejde er måske den eneste nøgle til effektiv indkøb. Her vurderer du hver leverandør ud fra faktorer som kvaliteten af de leverede varer eller leverede tjenester, hvor godt de overholder leveringsplaner og kontraktlige forpligtelser samt responsens hastighed. Hvis du ikke var tilfreds med nogen af disse områder, skal du tjekke dette rødt. Analyse af leverandørprestationsstyring hjælper dig med kun at opretholde og udvide forhold til de mest effektive leverandører.
konklusion
At forstå indkøbsprocesser betyder at foretage førsteklasses køb! Iværksættere tænker meget, og de behøver ikke at føle, at de er nødt til at blive indkøbsekspert, så deres forretning fungerer uden problemer. Start bare med det grundlæggende, og forstå, hvordan du foretager de rigtige køb. Opret nogle automatiserede købssystemer, så du kan være sikker på, at de fungerer i samme tempo hver gang.
Lad ikke manglen på viden forhindre dig i at konkurrere med erfarne fagfolk - mestre disse grundlæggende korrekt, og du vil allerede have en god start!