Ejere af små og mellemstore virksomheder er tvunget til at arbejde i en lang periode. Nogle iværksættere arbejder endda i weekenden. For at reducere arbejdsbelastningen i nødstilfælde tilrådes det at bruge automatisering af forskellige rutinemæssige processer og handlinger. Men der er nogle operationer, der bedst udføres uafhængigt for ikke at støde på tab.
Funktioner og fordele ved automatisering
Lille virksomhed har ofte brug for det, da iværksættere og ansatte ofte er nødt til at udføre rutinemæssige og helt ubrukelige handlinger. Plusserne inkluderer, at du ikke behøver at bruge en masse tid og kræfter på enkle og rutinemæssige handlinger, der kan udføres automatisk.
Den frigjorte tid kan bruges til at etablere kontakter med entreprenører, kommunikere med pårørende eller udføre andre vigtige opgaver, der ikke kan automatiseres. Derfor kan vi skelne adskillige forretningsprocesser, der skal automatiseres.
1. Svar på e-mails
Hver virksomhed har en e-mail, og ofte modtager den en masse forskellige breve fra partnere, kunder eller bare private kunder. Cirka 25% af tiden, som en virksomhedsejer bruger på at kontrollere e-mail og skrive svar.
På samme tid er det muligt at fremskynde denne proces, som skabeloner bruges til. Dette er ikke en komplet automatisering, men du kan reducere den tid, du skal bruge til at skrive tekster.
2. Udfyldning af fakturaer
Regnskabsføring er en kompleks og tidskrævende proces. Normalt er en erfaren bogholder engageret i det, men ofte har begyndende iværksættere simpelthen ikke de økonomiske muligheder for at ansætte en specialist. Derfor skal de uafhængigt udarbejde mange dokumenter, der inkluderer samme type faktura.
Til kompilering af det er det ønskeligt at bruge specielle computerprogrammer, som giver dig mulighed for kun at ændre de grundlæggende oplysninger, så de andre oplysninger forbliver uændrede.
3. Løn
Deres samling er et kedeligt job, der skal udføres månedligt, da der hver måned gives en løn til de ansatte i virksomheden. Det er vanskeligt at automatisere forberedelsen af lønninger, hvis mange ansatte i virksomheden stadig modtager deres løn kontant.
Derfor tilrådes det at overføre alle ansatte til at modtage løn i ikke-kontant form. Til dette vælges banker, der tilbyder optimale betingelser for åbning af indbetalings- og lønningskort. Under sådanne forhold, i en automatisk tilstand, overføres midler til konti for medarbejdere, så du ikke behøver at beskæftige sig med at udarbejde erklæringer.
4. Opgavehåndtering
Cirka 70% af iværksætterens tid bruges på at styre forskellige opgaver inden for hans virksomhed. For at spare tid og kræfter anbefales det at bruge specialiseret software. Med det kan du koordinere handlinger mellem forskellige opgaver, slippe af med gentagne handlinger og også konstant justere den digitale opgaveliste.
Sådanne programmer minder om visse handlinger, der skal udføres af en iværksætter i en bestemt periode. Derfor behøver du ikke bekymre dig om, at ejeren af virksomheden af forskellige grunde vil glemme visse opgaver.
5. Rapporter og erklæringer
Hver forretningsmand betaler skat på grundlag af et tidligere valgt skattesystem. For at rapportere til den føderale skattetjeneste er det nødvendigt at udarbejde og indsende selvangivelser eller andre dokumenter rettidigt. For at gøre dette skal du være godt bevandret i regnskab.
Selv denne proces kan automatiseres. Skattetjenesten giver iværksætteren muligheden for at downloade særlige programmer fra den officielle hjemmeside for Federal Tax Service. Kun oplysninger om resultaterne af virksomhedens aktivitet indtastes i disse programmer, hvorefter beregningerne udføres automatisk. På grund af denne software kan du reducere mængden af tid og kræfter, du skal bruge på at udarbejde officiel dokumentation betydeligt.
Hvilke opgaver kan ikke automatiseres?
Selvom automatisering har mange fordele, er der stadig nogle handlinger, der skal implementeres personligt af iværksætteren. Ellers kan forretningsmanden muligvis ikke tage højde for mange vigtige punkter, hvilket vil føre til virksomhedstab.
1. Kundeproblemer
Kunde og kunde utilfredshed kan opstå når som helst af forskellige grunde. Håndtering af sådanne vanskeligheder i automatisk tilstand er simpelthen umulig, så iværksætteren skal deltage i denne proces. Han skal løse problemet, så den utilfredse klient ikke efterlader en klage på Internettet.
Når man løser sådanne problemer, er det vigtigt at fokusere på personlig kommunikation. Brug ikke e-mails eller telefonbeskeder, så det tilrådes at arrangere en aftale og skifte sind for klienten.
2. Tilpasning af kunder
Nye kunder, der ikke er sikre på, om det er tilrådeligt med samarbejde, kommer konstant ind i virksomheden. Derfor er det vigtigt at bruge visse forretningsprocesser rettet mod dens hurtige tilpasning.
I det tidlige stadium af interaktion kan en forretningsmand ikke stole på automatisering, da det sandsynligvis mister en stor kunde. Derfor kræves personlig opmærksomhed for at etablere et stærkt forhold.
3. Anerkendelse af medarbejdere
Virksomhedens ansatte er en værdifuld ressource for enhver iværksætter. Derfor, hvis en forretningsmand konstant ønsker at lære om de forskellige resultater af specialister, bliver han nødt til at beskæftige sig med vurdering og analyse på egen hånd. Det er umuligt at automatisere denne proces, for ellers begynder arbejderne at føle sig mere frit, hvilket ofte fører til et fald i arbejdsproduktiviteten.
Hvis en specialist når højder i sin karriere, skal iværksætteren fejre hans succes ved at give priser eller præmier.
4. Kreative processer
Selvom automatisering forbedrer produktiviteten, kan den ikke erstatte det kreative arbejde, som folk udfører. Programmer kan ikke gengive den menneskelige hjerne, derfor kræver implementering og skabelse af kreative ideer involvering af erfarne og talentfulde lejede fagfolk.
Derfor er kreative job stadig efterspurgt og meget betalte. For at løse vigtige problemer skal medarbejderen have kritisk tænkning og innovative evner.
5. Opbygning af stærke relationer med kolleger og kunder
Dette er kun muligt gennem personlig kommunikation af iværksætteren med repræsentanter for andre virksomheder eller ansatte. Du skal ikke stole på automatisering, så det tilrådes at opgive den konstante brug af e-mails eller andre systemer.
For medarbejdere skal du bruge forskellige gaver eller håndskrevne takkebrev. Hvis der er nogen utilfredshed fra kundernes side, skal du føre personlige samtaler.
Selv ved anvendelse af moderne teknologier kan nogle processer derfor ikke automatiseres.
konklusion
Automatisering kan spare en tid og kræfter for en iværksætter, så det tilrådes at implementere det i virksomhedens arbejde, når der udføres nogle rutinemæssige operationer.Men der er nogle forretningsprocesser, der kræver personlig opmærksomhed fra en forretningsmand.