Sabeu que el treball efectiu de qualsevol empresa sense excepció és impossible sense procediments com la introducció i l’adaptació de nous empleats? Si el líder ignora aquest fet, pot esperar decepció. Sembla que abans aquesta persona mostrava resultats excel·lents. I tu, en un lloc nou de treball, al cap de dues setmanes, tot encara no s’acostuma i és molt més que bo.
Per què passa això? Qualsevol directiu ha de deixar clar que fins i tot l’empleat novell més prometedor no pot conèixer totes les subtileses i disposicions adoptades en un nou lloc de treball. A partir de les tasques laborals, parteix de les seves pròpies idees i experiència, que no és gaire adequada.
Expliqueu-li l’empresa.
En primer lloc, un nou empleat des del principi ha de confiar en la fiabilitat de l’empresa, el seu valor per als clients i ell mateix com a empleat. Certament, s’ha d’introduir als objectius principals i a la història de l’organització. La manifestació d’un interès genuí per l’oient és un bon indicador.
Cal deixar clar que el nou lloc de treball implica una bona perspectiva de desenvolupament i creixement professional. Des del primer moment, cal esbrinar possibles perspectives de carrera i accions necessàries per assolir-les. És recomanable realitzar formació per a nous empleats amb ajuda de materials d'orientació. Es poden presentar en forma de fullets informatius, presentacions o vídeos amb informació sobre treballs de la vostra empresa. L’ideal seria que els materials de formació haguessin d’anar precedits d’una salutació i una adreça del cap als nous empleats.
Conèixer l’assortiment d’aquells serveis i béns que l’organització ofereix al mercat accelerarà significativament la introducció de nous empleats al ritme de treball. La presència a les seves mans de materials de referència en forma impresa o electrònica és una garantia que l’empleat no us distregui de resoldre molts petits problemes.
Més específics
És molt important descriure al principiant quins resultats esperats esperen de les seves activitats. La seva presentació sobre aquest tema no hauria de desviar-se de l'opinió de la direcció. No suposi que una persona entendrà de manera predeterminada coses que li són evidents. S’ha d’aclarir qualsevol detall.
Una descripció de feina clara per a cada empleat és una condició indispensable per a les activitats de qualsevol empresa. Es pot avaluar el resultat específic del treball amb l’ajut de criteris clarament formulats, amb els quals també s’ha d’introduir el principiant.
A l’etapa inicial s’hauria de definir una tasca completament definitiva amb un resultat que es pugui mesurar en xifres específiques o altres indicadors. Hauria de ser factible a partir dels coneixements i habilitats que una persona posseeix sense una formació addicional.
Atès que l'assimilació d'una gran quantitat d'informació nova no és una tasca fàcil, un mentor per a l'empleat no només és desitjable, sinó també necessari. Trieu-ne un entre els empleats més competents. Reserveu temps per parlar de tasques i resultats amb el vostre mentor.
Factor humà
El primer dia laborable comença l’adaptació d’un nou empleat de l’equip. S'hauria de presentar als companys què es pot fer durant la reunió general o fer una volta a tothom al despatx.Per separat, presteu atenció al nouvingut a aquelles persones amb qui interactuarà constantment segons el deure de les seves funcions.
Expliqueu quina empresa ha adoptat els mètodes de comunicació. Si teniu una comunicació Skype entre companys, no oblideu afegir un nou usuari al xat general i proporcioneu tots els contactes necessaris per a la feina. El mateix s'aplica a l'ús d'un telèfon corporatiu amb una llista de números de servei. En general, una llista en paper o en suport electrònic dels noms dels companys que indiquen les posicions i els termes de referència és una cosa insubstituïble per a qualsevol principiant.
Una gira per l’oficina no fa mal. Al principi, un empleat "fresc" pot ser tímid per preguntar-se sobre les molèsties. Un cop explicat el que hi ha, com fer el cafè, etc., farà que una persona senti que li importa la seva comoditat.
Cada empresa, per regla general, té els seus propis estàndards de conducta corporativa. La introducció i adaptació de nous empleats implica, entre altres coses, la familiarització amb ells. Això pot suposar un determinat codi de vestimenta, la prohibició d’utilitzar telèfons mòbils per assumptes personals durant l’horari laboral o la necessitat que els empleats es facin constar en una revista especial al matí. Notifiqueu immediatament al principiant aquestes regles per evitar malentesos.
La introducció i adaptació de nous empleats, les principals fites
Mirem en quines etapes s’hauria de desglossar el procediment d’adaptació d’un empleat novell. Hi ha diversos períodes d’aquest tipus, i cadascun té les seves pròpies mesures i mètodes d’adaptació. El primer d’ells comença fins i tot abans que un nou empleat s’incorpori a l’equip. L’altra –introducció– dura el seu primer dia hàbil.
A la primera setmana laboral, té lloc el procés de familiarització i orientació general del principiant. Es tracta d’introduir l’organització en conjunt i la seva unitat específica. Després ha d’entrar a la publicació. Les etapes posteriors es designen com a adaptació efectiva del personal al ple funcionament.
Tot el procés finalitza amb una avaluació dels resultats obtinguts i l’adopció per part de la direcció d’una decisió positiva o negativa sobre la permanència posterior de l’empleat al seu càrrec.
I ara, amb tot detall
L’organització d’adaptació de nous treballadors comença amb l’aclariment del nivell de preparació de cadascun d’ells. A partir d’això, es selecciona un conjunt de mesures d’adaptació (individualment en cada cas). A la primera arribada de l’empleat s’ha de preparar el lloc de treball. Quan es tracta d’activitats de producció, cal assegurar la disponibilitat de les eines necessàries i d’un conjunt de roba de treball (la seva mida es pot indicar al qüestionari a l’hora de sol·licitar una feina). Si el nou treball és d’oficina, s’organitza una taula completament gratuïta amb una cadira, un ordinador i altres equipaments necessaris.
Quan s’ha de complementar el lloc de treball amb qualsevol equipament nou, la necessitat d’això s’hauria de reflectir prèviament en una sol·licitud especial enviada al departament administratiu.
El directiu ha d’esborrar un pla aproximat d’entrada al ritme de treball o existir en forma d’un esborrany estàndard “Adaptació del personal” per al cercle principal de llocs disponibles. Aquest document no hauria de sobrepassar una pàgina.
Un mentor hauria de ser identificat per un mentor i s’hauria d’aclarir amb ell el problema de passar un examen mèdic. L’equip és informat de l’arribada d’un nou col·lega. Si es considera un candidat a un càrrec directiu, se sol convidar a conèixer futurs subordinats abans d’anar a treballar.
Què passa el primer dia de treball
El primer dia de l’aparició d’un empleat en un nou lloc de treball, s’hauria de procedir a la sol·licitud al departament de personal i conèixer tots els documents necessaris.La seva llista sol incloure una descripció del lloc de treball i una llista d'actes locals reglamentaris necessaris. Al mateix temps, s’ha de signar un contracte laboral i estudiar les normes internes.
La conversa introductòria que es manté el mateix dia amb el nou usuari consta de punts obligatoris: es discuteixen els punts principals de la formació de la tuberculació, els salaris amb aclariments d'informació sobre bonificacions i bonificacions, així com les condicions en què és possible el processament o els canvis en els salaris. Es clarifiquen totes les possibles qüestions sobre el calendari laboral, la prestació d’excedència i el pagament de la baixa per malaltia.
El novell està degudament informat de multes i sancions, així com d’obligacions en el període de prova i presentat durant els seus requisits. És imprescindible que li expliqui quins dels paràmetres seran objecte d’un control especial i amb qui contactar sobre els problemes emergents.
Si hi ha un "kit de principiants" (una col·lecció de materials d'informació), així com un número nou d'un diari corporatiu, s'han de lliurar a un nou empleat.
El mateix dia, s’hauria d’organitzar un petit recorregut per la unitat i conèixer els companys. Cal prestar una atenció especial a la conversa amb el líder i el mentor, que conté explicacions sobre els punts del pla, segons els quals cal entrar a la posició. Un tema important és l’organització de les condicions per a la introducció d’un sistema d’informació corporativa en una base de dades amb la creació d’una adreça de correu electrònic independent.
Conèixer amb l'organització de l'empresa
La primera setmana laboral es considera l’etapa de familiarització i orientació general. En aquest moment, l’empleat es coneix amb l’empresa com a tal, les normes corporatives que s’hi adopten, el calendari de treball, així com les seves tradicions, història i normes i principis no escrits. Si un principiant té experiència treballant en estructures similars, el període d’adaptació transcorrerà de forma ràpida i indolora, però, en tot cas, la situació serà poc coneguda en un grau o altre en relació amb les particularitats d’una determinada activitat.
Quins arranjaments organitzatius s’han de preveure per a aquest període? Cal organitzar la participació d’un nouvingut en una formació corporativa introductòria que consisteix en un recorregut detallat per tota l’empresa, mirant un vídeo o una pel·lícula d’informació, visitant (si es disposa) un museu corporatiu. L’empleat s’introdueix a la direcció de les divisions restants i se li transfereix per a l’estudi de la documentació necessària.
El grau en què el futur col·lega està involucrat en el sistema de valors i actituds aprovat per l’organització depèn de com s’ha desenvolupat aquesta etapa. En aquest moment, hi ha brots de compromís i lleialtat. L'empleat rep molta informació nova sobre el nombre d'unitats i l'ordre de treball de cadascuna d'elles, la seva ubicació i les característiques de l'activitat. Assimila una política de gestió en matèria de personal, el contingut dels requisits de disciplina, la disponibilitat d’oportunitats de carrera i els avantatges disponibles.
En la ment d’un nouvingut, es proporciona la informació necessària fins al més mínim detall: l’organització de sopars, les pauses, l’estil de comunicació acceptat entre els companys i altres detalls de la llar. El gestor de personal pot confiar la introducció i adaptació de nous empleats sobre aquestes molèsties.
Al seu departament
El procediment per introduir una unitat consisteix en formar una actitud per treballar en equip. El nou empleat ha de familiaritzar-se amb tothom amb qui comunicar-se en el transcurs de l’activitat. Hauria de prendre consciència de les regles internes del seu departament. Amb el mentor s’ha establert una cooperació fructífera i la substitució d’aquest és possible amb la transició a una nova etapa d’adaptació.
Durant els primers dies, el gestor del grup o un dels empleats amb més experiència poden exercir de mentor.L’ideal seria que el cap del departament pugui dedicar part del seu propi temps de treball per exercir aquestes funcions. Normalment el superior immediat s’encarrega de qüestions teòriques. En l’etapa del desenvolupament i l’activitat pràctica, l’instructor-mentor acompanya el principiant. Molt sovint això s'aplica al departament de vendes i visites conjuntes als clients.
Seguiu acostumant-vos
A la segona etapa, que implica ingressar al lloc, s’estableixen relacions amb els companys i es domina les funcions bàsiques tant de la unitat com de l’empleat, així com les normes i procediments bàsics. Això continua els primers tres mesos laborals habituals. El mentor o supervisor immediat emet el principiant amb documentació que contingui els punts necessaris en el treball.
L’empleat s’acostuma a un nou lloc de treball, aclareix on s’emmagatzemen determinats documents i controla els equips d’oficina (fotocopiadora, fax, ordinador de treball propi). S’especifiquen i s’especifiquen les habilitats necessàries per desenvolupar el treball en aquesta posició.
En aquesta fase, el mentor ha de perfilar els objectius i els objectius de la qual es valorarà l’assoliment al final del període de prova. L’empleat s’ha d’informar adequadament segons quins criteris cal jutjar la seva feina. Hauria d’introduir-se a la freqüència d’informes, així com a les seves formes. És necessari mantenir el feedback amb l’empleat per tal d’aclarir determinats problemes i ajustar les expectatives mútues.
Canviar l’estat
L’etapa d’orientació efectiva consisteix en l’entrada gradual d’un nouvingut en un nou estatus i l’establiment de relacions interpersonals amb els companys. Dins el seu marc, cal fomentar les accions actives de l'empleat en diferents àmbits d'actuació comprovant i aclarint com s'obté informació. Aquí, com mai, és important maximitzar el seu suport amb una avaluació de l’efectivitat de determinades accions.
Un cop finalitzat, el seu empleat entra en la fase de ple funcionament. Es caracteritza per la superació de problemes de superació, tant de producció com interpersonal, amb una transició a un estat de treball estable. Amb l’adequada efectivitat del procés d’adaptació, això és possible després d’uns pocs mesos des de la data d’ingrés. Aquesta reducció del període d’entrada ajuda a l’organització a obtenir beneficis financers importants, especialment quan contracta un gran nombre de personal.
En totes les etapes de l’adaptació, és molt important assegurar una interacció eficaç amb els que tenen assignada la funció de mentor, supervisar el compliment del previst, supervisar la participació de l’empleat en programes de formació i assegurar-se que se li proporcionin els materials i eines necessaris.
Per resumir
A l’última fase, s’hauria de fer una anàlisi de l’èxit del procés d’adaptació i els seus elements individuals. Normalment aquesta etapa es programa fins al final del període de prova. Dues setmanes abans de la data prevista, se li hauria de recordar al gerent el proper procediment i proporcionar-li, juntament amb el mentor i el propi empleat, formularis per avaluar la feina d’aquest últim durant el període de prova. Com a molt tard tres dies abans de la data límit, heu de controlar l’ompliment d’aquests formularis d’avaluació, discutir els resultats de l’adaptació i resumir els resultats necessaris.
Si la decisió és negativa, s’ofereix a l’empleat una nova posició (mitjançant transferència) o se li informa del acomiadament. Quan es pren una decisió positiva, es felicita per la finalització amb èxit del període de prova i es manté una conversa, el contingut de la qual és la configuració de les tasques clau per al pròxim any laboral i l'elaboració d'un pla de desenvolupament individual.
I més ...
En cada etapa, es poden trobar dificultats d’anomenada crisi d’adaptació, que està plena d’un estat d’ansietat i estrès.
Si (com passa sovint) els empleats es desplacen entre divisions de les empreses de diferents regions, el servei de personal hauria de resoldre prèviament tots els problemes organitzatius i altres relacionats amb aquests arranjaments. No afectarà a cap empresa tenir les estadístiques necessàries sobre la durada mitjana del període d’adaptació per a principiants, cosa que permetrà organitzar amb èxit la feina del personal nou contractat.
El procés d’adaptació es pot considerar completament completament quan l’empleat s’incorpora definitivament a l’equip i deixa de ser novici.