L’inventari té com a finalitat identificar l’estat actual de l’organització i establir el compliment de la situació real amb els documents. Com que aquesta informació és crucial per prendre decisions de gestió, l’inventari en si mateix es converteix en un esdeveniment indispensable. S'ha de dur a terme regularment. La comptabilitat no només ha de saber què és l’inventari, sinó que també ha d’entendre les diverses varietats d’aquest control per tal d’organitzar regularment un esdeveniment de manera eficaç i precisa.
Màxima atenció
El control sobre les activitats de l'empresa només pot ser assegurat per un gestor que tingui una idea de la situació. La base d'informació per a això és proporcionada per una varietat d'inventaris no programats i planificats regularment per l'empresa.
Diversos esdeveniments se celebren en un ordre diferent, determinat per les tasques formulades per la direcció de l'empresa. Al mateix temps, es basen en el fet que la comptabilitat manté un registre de tot el que succeeix dins de l’organització, és a dir, a partir de fonts de paper es pot fer una idea general de la disponibilitat i circulació de fons de l’empresa. Al mateix temps, tenen en compte que la situació real pot desviar-se de la que es desprèn dels documents. Per tant, un inventari a 1C sempre està associat a un recompte real de valors sotmesos a verificació.
La medalla té diverses cares
Distingeixen uns tipus diferents d’inventaris en comptabilitat, però tots tenen el mateix objectiu: establir la seguretat de la propietat de l’organització, ja que correspongui a les bases de dades que tenen el personal de gestió de l’empresa. És a dir, de fet, un inventari és una metodologia comptable adoptada en comptabilitat que permet controlar la situació als departaments.
Si l’esdeveniment permet trobar discrepàncies amb la informació de la comptabilitat, aleshores podeu iniciar una investigació interna per identificar quins empleats de l’organització es van comportar incorrectament. Sota el "tir" es troba principalment el personal responsable oficialment. Al mateix temps, els resultats de l’inventari poden mostrar tals discrepàncies que les autoritats tenen el dret a considerar insignificants, i això no provocarà el persecució del personal de l’organització.
Què trobem?
Com que l’inventari té com a finalitat detectar diferències en la informació de la comptabilitat i la situació real, durant un esdeveniment d’aquest tipus se solen esbrinar quines són les posicions que falten i quines són l’excés de l’organització. Al mateix temps, fer un inventari permet identificar la ubicació de volums de valors, deutes.
Si un inventari documental, un sistema operatiu, un finançament o altres mostraven discrepàncies molt grans, probablement es tracti d'una falsificació deliberada d'informació. En algunes organitzacions, descobreixen grans mancances en els milions, mentre que en d'altres troben deutes per quantitats que són completament impossibles per a l'organització. Això sol indicar que un dels empleats de l'empresa realitzava activitats il·legals. Una investigació interna pot identificar el culpable. Una correcta reflexió dels resultats de l’inventari en comptabilitat permet mantenir la situació de l’organització sota control, cosa que implica que l’esdeveniment és realment important, significatiu, permetent prevenir i detectar puntualment delictes a l’empresa.
Què i per què?
Com que hi ha diferents tipus d’inventaris en comptabilitat, escolliu el que més s’adapti a les condicions. En algunes espècies hi domina la funció comptable; en d'altres, el control; d'altres tenen com a objectiu la detecció de delictes.En funció de la configuració de la direcció de l'empresa, decideixen a favor del format de l'esdeveniment. És important fins i tot abans de l’inici de l’auditoria articular clarament els objectius perseguits i, per això, l’equip directiu ha de tenir coneixement del que és l’inventari.
Bases teòriques
Inventari és un terme que fa referència a una auditoria realitzada dins d’una organització, durant la qual es revela la presència de la propietat i es compara amb les dades presentades al sistema comptable de l’empresa. És important que tots els resultats de l’inventari estiguin documentats a temps.
La tasca de realitzar un inventari és trobar les diferències entre la situació real i l’al·legat dels documents. Tan aviat com es troben discrepàncies, de seguida comencen a cercar per quin motiu va passar això. De fet, és l'inventari que és l'únic mètode operatiu, eficaç i raonable de controlar la seguretat de la propietat de l'organització. Com qualsevol concepte fonamental per a l’economia moderna, un inventari es divideix en grups, tipus i subespècies. La classificació es basa tant en els objectius que persegueix la comissió d’inventaris, com en quins objectes s’hauran de revisar i relatar. Dit, l’inventari de sistemes operatius és lleugerament diferent de la comptabilització dels saldos financers de l’organització o accions.
Inventari: tipus i subespècies
La separació del tipus més simple:
- iniciativa;
- obligatòria.
Es basa en la quantitat de verificacions que calgui en el moment actual. Els tipus obligatoris d’inventaris en comptabilitat s’organitzen, si la llei ho exigeix. Les iniciatives es produeixen quan el cap de l'empresa decideix a favor de la verificació. Per a aquests esdeveniments, la freqüència no té límits.
Podeu distingir els tipus d’inventari en comptabilitat, valorant el lloc d’organització de l’esdeveniment:
- Taulell de caixa.
- Botiga de producció.
- Magatzem
- Mercat
La separació dels tipus d’inventari en comptabilitat es basa en els objectes respecte als quals s’organitza un xec:
- Sistema operatiu
- existències;
- productes, béns;
- diners
- obligacions.
Finalment, l’inventari es divideix en tipus, avaluant la finalitat de l’esdeveniment, la quantitat de verificació, el mètode per establir informació precisa sobre l’objecte inspeccionat.
Inventari: per què?
Per què hi ha un inventari del sistema operatiu o, per exemple, diners, béns? La tasca principal de l’esdeveniment és formular conclusions de forma precisa i fiable sobre la qualitat de la comptabilitat dins de l’organització. Durant l'esdeveniment, es comparen els resultats reals i els que es descriuen de la documentació i es pren una decisió: és necessari o no millorar el sistema? Per obtenir una base suficient per a conclusions, seleccionen objectes que necessiten verificació en relació amb ells, els estudien: consideren, mesuren pes, quantitat, qualitat. La informació obtinguda es compara amb l'establert en els registres.
Inventari té diverses funcions. Per exemple, quan es revisa, s’estableix quant l’organització compleix les regles introduïdes per la direcció de l’empresa i també revela quines mesures s’estan adoptant per garantir que els valors es mantenen en ordre. Un inventari d’efectiu permet entendre si els diners de l’empresa són segurs i segurs. També, durant l’inventari, es troben articles que han caducat o ben aviat caducaran propietats danyades.
Efectes addicionals
Un inventari adequat organitzat permet identificar si l'empresa té propietats que no participen en el procés de treball. Si se’n troba, es pot vendre o posar a la feina per millorar l’eficiència de la producció. Tot i això, el més important és identificar aquells tipus de propietats que no s’utilitzen en l’obra, de manera que es conservi informació sobre aquests i en el futur no es repeteixin errors amb costos financers innecessaris per a la compra de béns inútils.
Durant l’inventari d’efectiu, immobilitzat i altres valors, passius, podeu comprovar la correcció de les operacions de comptabilitat, trobar discrepàncies, dades errònies, controlar l’organització d’emmagatzematge a l’empresa i les condicions en què es troba habitualment la propietat. És l’inventari que dóna la idea més exacta de si la comptabilitat de l’organització està ben organitzada, si el departament de comptabilitat té informació actualitzada i si les operacions comercials en curs es reflecteixen en un sistema de comptabilitat centralitzat. Cal recordar que si hi ha errors de comptabilitat, això es converteix en una causa de pèrdues considerables.
Què més buscar?
Com ja sabeu, durant l’emmagatzematge d’algunes posicions, els valors canvien, les seves qualitats, propietats, funcions s’ajusten. Per regla general, això comporta una pèrdua de béns i existències. Aquest procés s’ha de controlar i és un inventari oportú que permet rebre informació rellevant sobre el que està passant als magatzems de l’organització.
Un control acurat i actualitzat sobre la propietat de l’empresa és un dels mètodes més precisos per identificar la competència dels empleats responsables de les posicions verificades. És a dir, fer un inventari ens permet treure conclusions no només sobre la qualitat de la comptabilitat, sinó també sobre el compliment dels empleats de l’organització amb les seves posicions. Les inspeccions programades i no planificades permeten ajustar el personal de l'organització de manera que només estarà format per especialistes del seu camp que realitzin treballs honrats. I aquesta és la clau de l’èxit de l’empresa en el present i en el futur.
Què mirem enrere?
Segons les regles, s’hauria de realitzar un inventari tenint en compte els estàndards actuals, i no com Déu ho posa a l’ànima. Per estandarditzar el procés de verificació, es van introduir diverses normes a nivell federal i, a més d’elles, es poden adoptar regulacions locals de l’organització.
El document més significatiu és l’ordre del Ministeri d’Hisenda d’inventar. Va ser llançat el 1995, des del moment en què es complementa regularment, per correspondre amb les realitats de la vida econòmica del país actual. A més de la comanda, es van publicar directrius on es descriu detalladament el procés d’inventari, per passos, tenint en compte el funcionament d’organitzacions de diversos formats.
I com fer-ho?
En algunes empreses, es fa un inventari anualment, en altres, cada 6 mesos o fins i tot quatre. Per regla general, el cap de l’organització resol aquest problema. De les lleis del país es desprèn que abans de la presentació d’estats financers de l’exercici, un control d’inventari és una mesura obligatòria, no es pot evitar. Si aquesta auditoria no s’organitza a l’empresa, des del punt de vista d’organismes d’inspecció, fundadors i altres persones, no hi ha cap comptabilitat a l’empresa.
A què pot comportar-se aquesta negligència? Es poden aplicar sancions administratives a persones responsables d'ofici de l'assumpte. També es poden fer responsables si l'inventari va ser organitzat, però els seus resultats no es van elaborar correctament, cosa que provoca la probabilitat que els informes comptables distorsionin.
Verificació de pas
Un inventari és una seqüència durant la qual:
- determinar de fet què té l’empresa;
- determinar valors que es diferencien dels requisits de les especificacions tècniques, qualitat;
- comproveu si la informació sobre l’estat real de les coses conflueix amb el compte;
- analitzar el valor dels valors trobats, diners;
- determinar si hi ha posicions no utilitzades;
- supervisar el compliment de les normes per al contingut, ús, emmagatzematge d'equips, sistemes operatius, valors, diners.
Totes o no totes?
Si és necessari, l'empresa pot realitzar un inventari complet. Aquí estudien absolutament tota la propietat, sense fer excepcions.Es tracta d’un control que s’ha d’organitzar al final del període de presentació, quan el departament de comptabilitat prepara documents per a l’exercici. Si no és necessària aquesta escala, s'inicia una comprovació parcial. Per dur-ho a terme, emeten una comanda dins de l’organització, designen per nom i per càrrec els membres responsables de la comissió d’inventari, prescriuen oficialment quines categories de valors s’han de revisar i comparar amb informació de comptabilitat. Podeu entrar només en una categoria, en podeu citar algunes. Un inventari parcial només es pot fer en un lloc d’emmagatzematge, és possible en diversos alhora.
Fem una sorpresa!
Com ja s’ha comentat, s’haurà de realitzar un inventari a finals d’any. En qualsevol moment, totes les persones responsables en tenen coneixement. Estan preparats per a la seva verificació amb antelació. Es tracta d’un inventari previst. Però els líders de l’empresa, observant els interessos de l’organització, poden sorprendre els seus empleats anunciant un inventari no programat en qualsevol moment que considerin necessari organitzar aquest esdeveniment.
Per reflectir la discrepància entre les credencials i allò real, cal capitalitzar l'excés, acreditar la puntuació financera als comptes dels resultats financers. Si l'empresa és pressupostària, el resultat s'ha d'incrementar al finançament. Si es revela que falta alguna propietat, s’ha deteriorat, avaluar si es troba dins de la pèrdua natural o la supera. En el primer cas, la diferència es compensa amb els costos de producció, en el segon es busca el culpable, de qui es recupera la pèrdua. Si no es podien trobar o el judici demostrava que és impossible recuperar-se, les pèrdues també s’envien a la columna de resultats financers.