Les empreses han de tenir en compte la quantitat de temps que tots els empleats de l'empresa treballen realment durant el dia o el torn. Això requereix mantenir un full de temps per als empleats. Aquest document està preparat en un formulari especial. Cada empresa i empresari individual ha d’omplir aquesta documentació. Per fer-ho, cal utilitzar formularis de registre T-12 i T-13 elaborats pel Comitè d'Estadística de l'Estat. Emplenar el full de temps és força senzill, però per a això cal tenir en compte algunes normes i requisits perquè l'informe sigui correcte. Del seu contingut depèn el correcte càlcul del sou dels empleats.
Concepte de document
El formulari especial de la targeta d’informe va ser aprovat el Goskomstat el 2004. La gestió de fulls de temps a les organitzacions la porta a terme empleats del servei de personal o del departament de comptabilitat.
A partir d'aquesta forma, la direcció empresarial pot realitzar diverses accions:
- tenir en compte totes les hores treballades per cada empleat de l'empresa;
- supervisar la disciplina en el lloc de treball;
- reflectir totes les assistències i absentisme dels empleats;
- registrar el fet que cada especialista arriba tard;
- disposar d’informació que us permeti determinar el desenvolupament d’un treball per part d’un especialista de l’empresa;
- utilitzeu aquesta informació per a nòmines competents;
- introduïu dades en formularis estadístics.
Aquest document s'utilitza més sovint pels empleats del departament de comptabilitat quan calculen el sou, bonificacions i bonificacions òptimes a altres empleats de l'empresa. Mantenir un full d’horari per als empleats per al servei de personal permet controlar l’assistència i la durada. Si es detecten infraccions, els empleats rellevants de l'empresa es responsabilitzaran, podent aplicar-se diferents tipus de sancions disciplinàries.
Els matisos de l’ús del document
El Codi tributari conté informació que cada persona que treballa oficialment en una empresa pot sol·licitar, després de l'acomiadament, un full de temps juntament amb altres documents, que inclouen el llibre de treball. Aquesta informació s’indica a l’art. 84.1 Codi tributari.
Des del 2013, els gestors empresarials no poden utilitzar formularis unificats a l’hora de mantenir un full de temps per als empleats, ja que s’han cancel·lat. Però generalment els especialistes de l'empresa utilitzen aquests mateixos documents. A continuació, es mostra un full de temps de mostra.
Està permès que els especialistes del departament de comptabilitat o departament de personal facin de forma independent diversos canvis en aquest document. Depenen de les especificitats de tota l'empresa i del nombre d'empleats de l'estat.
Es considera convenient la forma introduïda per Goskomstat, de manera que es pot processar i canviar fàcilment. Sovint s’utilitza sense canvis.
Quines formes són convenients?
Hi ha tres formes de documents que es consideren fàcils d’utilitzar. Podeu fer-ne diversos ajustaments. L'elecció depèn de la direcció de l'empresa i del nombre de posicions de l'empresa.
El manteniment d’un full de temps es pot fer mitjançant tres formularis com a base:
- T-13. Aquest formulari l’utilitzen habitualment les empreses en què s’instal·la un tornell o un altre equipament a l’entrada, en funció del qual es registra automàticament quan un especialista particular treballa.La documentació s'omple tant per mètode manual com mitjançant diversos programes informàtics.
- T-12. Aquesta opció és una forma universal. Els especialistes de l'empresa solen ser emplenats manualment. Disposa d'una secció addicional en què es pot introduir informació sobre la quantitat de pagament de l'obra realitzada.
- 0504421. Aquest formulari es considera específic, ja que només és utilitzat per organitzacions pressupostàries. El més rellevant entre els professors o les professores que treballen en diferents institucions educatives.
Cada document té les seves pròpies característiques, per tant s’omple d’una forma específica.
Qui està omplint el full de temps?
En concret, l'empresa hauria de designar una persona específica responsable de mantenir el full de temps. Normalment, se selecciona un oficial o un comptador de personal. Per fer-ho, s’hauria d’emetre inicialment una comanda, a partir de la qual es transfereixen els poders corresponents a l’especialista.
El full de temps ha d’estar signat pel responsable de mantenir el full de temps i el cap del departament de personal. No és necessari que l’empresa destini una posició per separat a aquest empleat, ja que cada persona dotada de la gestió de l’empresa amb l’autoritat adequada pot fer front a la tasca. L’obligació de mantenir un full de temps es transfereix a partir d’una comanda. Indica a quin empleat de l'empresa s'encarrega de mantenir aquest document.
S'ha d'afegir una clàusula separada al contracte de treball de l'especialista seleccionat. Indica que un ciutadà té competències específiques. Si no s'acaba aquest procés, l'especialista pot refusar el treball addicional.
La persona seleccionada per mantenir el full de temps ha d’introduir informació durant tot el mes, després de la qual cosa es traslladarà la documentació al cap del departament de personal. El director del departament comprova la informació amb altres fonts i, a continuació, signa el formulari. A continuació, es transfereix al departament de comptabilitat per calcular el sou de cada empleat de l'empresa.
Normes d'ompliment
Un empleat de l’empresa que estigui autoritzat a emplenar aquest document hauria d’entendre els matisos del procés d’entrada d’informació. Les regles per mantenir un full de temps es consideren senzilles i comprensibles. És aconsellable comprendre-les bé inicialment, la qual cosa facilitarà el treball i la comoditat amb l’informe. La productivitat no només depèn del servei de personal, sinó també del departament de comptabilitat. A partir de les dades introduïdes correctament, els empleats del departament de comptabilitat podran calcular correctament les retribucions de cada empleat de l'empresa.
Les regles bàsiques per emplenar un document inclouen les següents:
- des del principi, la forma actual de mantenir un full de temps està seleccionada correctament;
- el document només s'emplena en una còpia;
- està permès per això introduir manualment dades o utilitzar un equip;
- l’empleat implicat en aquest procés ha de tenir l’autoritat adequada, per la qual l’empresari emet primer una comanda;
- preparar el full d’hora al començament del nou mes;
- informació sobre el nom de l'empresa i les divisions existents s'introdueixen a la pàgina de títol;
- s’indica la data d’inici de la comptabilitat;
- a final de mes, es fixa la data de presentació;
- el full principal del full de temps està representat per una taula en què s’introdueixen dades sobre cada empleat de l’organització, i és important introduir correctament tots els noms per tal d’evitar confusions o errors;
- Segurament s’ha de disposar d’informació fiable sobre cada empleat i també es registra el número assignat a l’especialista, que es pot agafar en un fitxer personal;
- les columnes de fulls de temps es representen per dies específics del mes;
- oposats als cognoms, hi ha cel·les en les quals s’introdueix informació sobre totes les hores treballades o els torns;
- si hi ha caps de setmana o festius, aquesta informació s'ha d'indicar amb marques especials;
- cal ingressar diàriament informació de la persona responsable, per a la qual l’especialista es guia per documents oficials, que inclouen diverses comandes, declaracions, baixes de malaltia o instruccions de la direcció de l’empresa;
- si es registra la latència o l’absentisme, s’arreglen amb codis especials formats per números i lletres.
El document es fixa amb la signatura del cap de l'empresa. Sense aquesta signatura, no es considerarà vàlida. El procediment per mantenir un full de temps es considera simple, per tant, tots els empleats del servei de personal poden fer front a aquest procés. Si es detecten errors o infraccions, l’especialista designat és el responsable d’aquesta informació.
Els matisos d’entrar informació diferent
Emplenar aquest document és realment senzill. Per fer-ho, només cal entendre el propòsit de cada cel·la. Les persones responsables amb l’autoritat d’omplir la documentació han de comprendre bé la composició del document. Les característiques del procés d'ompliment inclouen:
- permet augmentar el nombre de columnes;
- els codis de despesa de l’hora es mostren a la part superior i a la part inferior s’indica quant va treballar realment l’especialista en un dia determinat;
- cada empleat de l’organització ha de tenir un número personal en el full de temps, que s’utilitza per calcular els sous i realitzar altres accions;
- s'assignen dos números als treballadors a temps parcial;
- cal indicar tant els dies treballats com el nombre d’hores realment treballades cada dia per un especialista;
- al final de cada mes, es lliura la targeta d’informe al departament de personal i els especialistes d’aquest departament comproven la correcció de la preparació del document i també s’asseguren que les hores de treball perdudes pels empleats no siguin absentistes;
- si surt algun especialista, a partir del mes següent no s’utilitza el seu número a l’hora d’omplir el full de temps;
- Indiqueu dades sobre l’absentisme, els dies de descans i també sobre l’absentisme, les vacances, els viatges de negocis o altres motius pels quals no hi ha cap especialista en el lloc de treball.
Si la durada de la jornada està indicada en hores, no cal fixar les hores incompletes.
Especificacions per a organitzacions pressupostàries
Les empreses pressupostàries utilitzen un formulari diferent durant l'operació. Es diu núm. 0504421. Aquest formulari presenta algunes diferències respecte al formulari estàndard T-12 o T-13. Això es deu al fet que reflecteix tots els matisos de la feina d’una organització pressupostària. A la taula, podeu introduir diferents codis que indiquen un cap de setmana durant vacances o estudis.
Els principals aspectes de manteniment d’un full de temps per als empleats del sector públic són els següents:
- és important incloure a la pàgina de títol no només el nom de la institució, sinó també el codi digital assignat;
- si heu de fer alguns canvis al document, es prescriurà el codi de correcció;
- hi ha gràfics on cal introduir informació sobre els subtotals.
Quan utilitzeu aquest formulari, no cal registrar càlculs addicionals. Quan ompliu un document, s’utilitzen regles estàndard.
Quins codis s’utilitzen?
Quan empleneu aquest document, heu de tenir informació sobre els codis que s’han d’introduir. Consisteixen en números i lletres. A la pàgina de portada d’aquest informe hi ha una transcripció de tots els codis. Sovint és obligatori introduir codis addicionals, pels quals el cap de l’empresa emet una disposició especial sobre el manteniment d’un full de temps.
Els principals codis utilitzats per emplenar aquesta fitxa inclouen:
- la durada del torn de dia - Я01;
- treball nocturn - Н02;
- les activitats que els empleats han de dur a terme els caps de setmana o festius - PB03;
- assignacions de pròrroga - С04;
- enviament d’un especialista en un viatge de negocis - K06;
- registre de permís retribuït obligatori - OT9;
- proporcionar a l’especialista un permís retribuït addicional - OD10;
- trobar una persona en baixa per malaltia: B19;
- registre d’incapacitat temporal sense pagament - T20.
Normalment, els codis estàndard introduïts per la llei són suficients per emplenar un document correctament.
Quins errors se solen cometre?
Hi ha algunes irregularitats habituals que provoquen errors importants en el document. Aquests inclouen:
- només s’indiquen les inicials dels empleats i, al mateix temps, no hi ha informació sobre el lloc que ocupen;
- Les vacances es registren com a dies laborables;
- el dia abans de les vacances, no s'indica que la jornada de treball es redueixi una hora.
Si un ciutadà té un treball a temps parcial a l'empresa, cal prestar molta atenció a la durada exacta de la seva jornada. Sovint, els especialistes van a un viatge de negocis i, en aquestes condicions, només s’utilitza el codi K06, per la qual cosa no cal indicar quantes hores treballa un empleat al dia.
Com s'omple el pagament d'obres?
Molt sovint, les empreses utilitzen salaris tarifaris, cosa que comporta dificultats per emplenar el full de temps. Les instruccions per mantenir un full de temps per als fabricants són les següents:
- la remuneració depèn de la quantitat de treball realitzada per un especialista;
- el document ha de tenir en compte la sortida de cada empleat de l'empresa;
- es permet mesurar la feina en hores, per exemple, es requereix a les escoles o altres institucions educatives, per tant, el full de temps s’ha d’escriure al full de temps;
- en altres situacions s’utilitza el codi I01, per la qual cosa no cal omplir l’última línia d’aquesta documentació;
- els treballs en vacances es paguen per separat i l’import del pagament depèn de la informació continguda en el conveni col·lectiu.
Per tant, fins i tot amb una forma de salari a preu reduït, emplenar un full de temps és bastant senzill.
Responsabilitat dels errors
Un especialista especialitzat en l'empresa està autoritzat a mantenir un full de temps, per al qual l'empresari emet una comanda adequada. Hauria d’entendre bé com poblar la taula correctament. Per simplificar el procés, sovint s’utilitza un programa especial per mantenir un full de temps. N’hi ha prou amb introduir dades rellevants a les línies necessàries, després de les quals s’imprimeix i signa el document. Si cal, només cal fer diversos canvis.
Si les autoritats reguladores identifiquen errors en aquest document, l'empresa es responsabilitzarà. Molt sovint, l’inspector revela que hi ha discrepàncies en la informació indicada en el full de temps amb les dades contingudes en els documents primaris. Sovint, la informació salarial difereix de les dades de la documentació de liquidació.
Si s’estableix que hi ha infraccions, l’empresa es fa responsable administrativament, per tant, paga una multa de 5.000 rubles. Si es revela una absència completa d’aquest document, la multa augmenta fins a 50 mil rubles, i es carrega al cap de l’empresa en funció de les disposicions de l’art. 5.27 del Codi de Delictes Administratius. Per evitar aquesta situació, la direcció de l’empresa ha de controlar la correcció i la puntualitat de l’elaboració d’un full de temps.
Conclusió
Per tant, el manteniment d’un full de temps per als empleats és obligatori per a cada organització. Aquest procés el realitza un especialista responsable, dotat de l’autoritat adequada mitjançant l’emissió d’una comanda especial pel cap de l’empresa.
És important comprendre les regles per emplenar totes les cel·les d’aquest document. Si conté errors o està completament absent de l’empresa, les autoritats de supervisió podran fer responsable de l’administració de l’empresa.A partir de la informació del full de temps, es fa el càlcul de la retribució dels especialistes. És òptim que la gestió de documents utilitzi programes informàtics especials que simplifiquen aquest procés.