La comptabilitat i la millora de les operacions de magatzem és la clau de la feina de qualitat de qualsevol empresa moderna. La forma exacta de com s’ajusta el treball del magatzem determina el funcionament racional de l’empresa, de quina eficàcia s’utilitzen els recursos de producció. El depuració, la millora del sistema, la comptabilitat automatitzada de les operacions del magatzem permeten obtenir una millor rendibilitat i productivitat i el producte acabat es millora.
Per què necessitem un magatzem?
L’objectiu principal del magatzem en qualsevol empresa és l’emmagatzematge d’inventaris de producció - MPZ. Magatzem: una plataforma per a diverses obres: aquí els materials estan preparats per utilitzar-los com a part del procés de producció, són enviats als consumidors. El programari modern i eficaç de les operacions de magatzem mitjançant les últimes metodologies, permet que el programari minimitzi les pèrdues de material tant durant l'emmagatzematge com en el treball. Al seu torn, això afecta el cost de les mercaderies. Però el registre descuidat de les operacions del magatzem crea condicions en les quals no es pot evitar el robatori. El cap de l'empresa, per molt confiat que estigui en cadascun dels empleats, ha de ser conscient que sempre hi ha la possibilitat de comportaments injustos dels empleats provocats tant per les seves qualitats personals com per la seva pressió externa.
Una part integral del sistema de magatzem és l’especialista en operacions de magatzem. Depèn de les seves qualificacions, atenció, educació, tant si el magatzem serà "tan exacte com un rellotge", o si es persegueixen problemes regularment. Quan seleccioneu personal per a un magatzem, no n'hi ha prou amb assegurar-vos que el candidat posseeix 1C: Warehouse. Cal esbrinar què entén bé la logística i si entén la lògica d’organitzar zones d’emmagatzematge.
Subespècies de Magatzems
Segons la destinació, hi ha diversos grups de magatzems. Sistema de classificació clàssica:
- material;
- producció interna.
El segon grup es divideix en magatzems:
- entre tallers;
- dins dels tallers.
El material, com el seu nom indica, és necessari per emmagatzemar les reserves de material de l'empresa. Aquí teniu tot el que l’empresa necessita per a un flux de treball sense interrupcions. Ajusten el treball del magatzem de material, realitzen operacions bàsiques del magatzem de tal manera que el procés de producció sempre es proporciona amb materials amb un marge. La claredat de la logística de magatzems determina l’èxit de l’empresa, les línies de producció, la capacitat de l’empresa per fer front a les comandes i els caps de departaments amb tasques.
Introducció: són els tipus de magatzems que existeixen a les botigues i entre ells, que són necessaris per a la versió MPZ. També conté les reserves interoperacionals necessàries perquè les feines puguin ser ateses de manera clara i oportuna. El registre de les operacions de magatzem es produeix quan s’ajusta el canvi introduït en la producció. És a dir, cada nou horari, cada torn successiu de treballadors han de tenir totes les matèries primeres necessàries per al funcionament normal.
Què hi ha més?
A més, la comptabilitat de magatzem permet assignar llocs universals i especialitzats per a emmagatzematge de MPZ.
Disseny universal perquè pugueu emmagatzemar fàcilment una varietat de valors durant molt de temps a l’empresa. Generalment s’organitzen els magatzems centrals. Les reserves emmagatzemades aquí estan destinades a la gestió i producció.
Les especialitzades són aquelles on resideixen només varietats específiques de valors. Pot ser de metall o pintures, vernissos o fusta, productes elèctrics, aliments congelats, etc.
Equips i comptabilitat
La comptabilitat eficaç de les operacions del magatzem només és possible quan els valors a enregistrar s’emmagatzemen en un sistema lògic i sistemàtic. Això vol dir que hi ha d’haver un espai dissenyat clarament, i els operadors de magatzem disposen i són capaços d’utilitzar escales i altres instruments de mesura. Avaluen in situ els paràmetres de qualitat de les mercaderies entrants i controlen la seva seguretat, mesuren el volum dels articles emesos i identifiquen incoherències, si n’hi ha, i també determinen la causa del que va passar.
Els volums de materials rebuts es tenen en compte en funció de la unitat de compte adoptada per l'empresa. Per controlar la posició, mesurar, pesar, considerar quantes peces han arribat. En alguns casos s’utilitza l’anomenat càlcul teòric.
Comptabilitat: per què és necessari?
Per a què serveix el programa 1C: Magatzem? Per què necessitem tenir registres d’inventaris a disposició de l’empresa? Aquesta pregunta pot sorgir entre els directius que creuen incondicionalment en l’honestedat dels seus empleats. Tot i així, per molt que els directius tinguessin confiança en el personal, la comptabilitat és una part obligatòria de qualsevol magatzem, no hi ha escapament.
La comptabilitat de les operacions del magatzem té com a objectiu vetllar per la seguretat dels valors rebuts a l'empresa. Les dades acumulades al sistema de comptabilitat permeten determinar si l’empresa té posicions de moviment lent o si hi ha una redundància de materials. A partir del treball del sistema comptable es desprèn la magnitud de la facturació, no només en general, sinó també pel que fa a un tipus específic de material. Finalment, en qualsevol moment, la base de dades respon a la pregunta: "Quants articles queden al magatzem?"
Magatzem: acceptem posicions
Una de les operacions més importants al magatzem és l’acceptació de mercaderies. Normalment es crea un programa automatitzat per a la comptabilitat d’accions per a la comptabilitat quantitativa, però a més d’ella també s’ha de dur a terme la qualitat.
L’operador responsable de prendre posicions comprova el nombre de posicions rebudes i controla la qualitat de cadascuna d’elles. En aquest cas, primer heu d’aclarir el compliment en termes de volum, només després en termes de qualitat. En alguns magatzems, l’acceptació recau en el botiguer, el responsable del magatzem, el gerent i, en alguns, la responsabilitat es comparteix entre el gestor i el personal tècnic.
Si s’accepten materials que pertanyen a categories especials al magatzem, l’anomenada cita responsable, es designa una comissió per a l’acceptació. El procediment per acceptar posicions valuoses és similar. El programa de comptabilitat d’accions ha de contenir la nomenclatura completa de la base de dades d’acord amb l’ordre aprovada a l’esdeveniment. El mateix ordre introdueix el comitè de selecció, designant la composició pel seu nom. En algunes empreses, la responsabilitat d’emetre una comanda recau en l’enginyer en cap.
Comptabilitat del magatzem: com funciona?
Així doncs, s’accepten els materials del magatzem, es revisen les factures, es comptabilitzen les posicions, s’ha estudiat la qualitat de cadascun d’ells: palpat, olorat, tastat. Què segueix? I aleshores comença la veritable màgia del control d’inventaris: la que no permet que els valors que apareixen a l’empresa es dispersin per les cantonades, com fan les rates.
Un dels principals ajudants del responsable del magatzem, i a través d’ell –el cap de l’empresa– es tracta de documents d’operacions del magatzem. Refereixen quins materials han arribat al magatzem, quins han anat, quins han estat utilitzats i qui els ha escrit. Aquesta comptabilitat hauria d’estar operativa, reflectir l’estat actual de les coses, tenir en compte tots els empleats responsables i la forma de desenvolupar el seu negoci. Assigneu valors als números d'inventari i, a continuació, introduïu les targetes de comptabilitat, indicant el nombre de posicions aparegudes a l'empresa, el seu consum.
La targeta com a base de totes les coses
La targeta s’utilitza per emmagatzemar tota la informació relacionada amb el valor al qual s’assigna. L’ompliment de les targetes s’encomana a la persona materialment responsable amb qui concloguin prèviament un acord de responsabilitat. S'obre un registre especial per a les targetes, des del qual s'emet un concret específicament contra la recepció.
La comptabilitat de magatzem es pot conservar sense registres, però amb l’ajuda de llibres elaborats de la manera prescrita. No obstant això, a la pràctica, gairebé totes les empreses modernes han passat a la comptabilitat automatitzada. En aquest cas, la targeta es manté en forma electrònica i només hi tenen accés els usuaris que tinguin comptes al sistema. El programa guarda informació sobre qui va fer aquells canvis o altres a la targeta, que serveix d’anàleg a la llista del registre en rebre una còpia en paper del document comptable.
Cap informe - enlloc
La comptabilitat de les operacions de magatzem consisteix en un seguiment diari dels saldos d'inventari de l'empresa. Cada mes, el responsable del magatzem, analitzant la documentació inicial, prepara un informe per al cap de l'empresa. L’informe s’envia al departament de comptabilitat, fent-ho una còpia de seguretat amb documentació que reflecteixi el rebut, la pèrdua de valors.
L’informe ha de reflectir aquests materials, productes, quantitats, la composició dels quals va canviar durant el període d’informe. A principis de cada mes, s’elabora un informe separat on s’indica en què són grans els saldos per a diverses posicions a disposició de l’empresa. La documentació principal de l'empresa serveix de base per fixar l'arribada de valors, la sortida. A partir d’aquestes dades, prepareu un codi i saldos que reflecteixin l’estat de l’empresa a final de mes. La informació indicada als estats ha de ser similar a la que es troba al sistema de comptabilitat del magatzem i a les targetes de posició.
Casos especials
En alguns casos, la comptabilitat de les operacions de magatzem es realitza per categories generals. Per exemple, si una empresa té una línia de producció que permet reparar màquines, es pot considerar que no és pràctica la comptabilització de totes les petites peces de recanvi. En aquest cas, podeu introduir una categoria general, per exemple, "recanvis per a fresadores". Això ajuda a fer que el processament de dades faci menys temps de treball i de temps. La comptabilitat es duu a terme de manera total; no hi apareixen noms individuals de valors.
Algunes empreses tenen medicaments en estoc. En aquest cas, la comptabilitat de les operacions del magatzem està configurada de manera que sempre es conegui la quantitat total, però no la llista d’elements específics. Les cartes especials només s’han de desfer en aquells medicaments que contenen alcohol o substàncies tòxiques. Els informes sobre medicaments s'assignen a metges i veterinaris de l'empresa. Personalment fan llistes, que després s’envien als comptables.
Dipòsit i logística
Els diferents magatzems realitzen operacions diferents: això està determinat per les particularitats d’una determinada organització. Per tant, això determina els tipus d'operacions de magatzem requerides per l'empresa. El nombre més gran de magatzems del nostre país és ara empreses de venda al detall, a l'engròs. Tenint en compte el treball de les empreses majoristes, podem distingir les operacions de magatzem següents:
- descàrrega de vehicles amb mercaderies;
- acceptació del portat;
- traslladar articles dins del magatzem;
- col·locació de mercaderies a les seccions reservades per a això;
- selecció de valors;
- personal;
- carregant
En general, això es pot descriure amb el terme “logística”. En el nostre cas, la logística descriu la càrrega i descàrrega de objectes de valor.
I com treballem?
La característica de les operacions de càrrega i descàrrega del magatzem depèn de quin tipus de càrrega ha de treballar, amb quin tipus de transport servir. Una forta influència en el treball ve donada pel nivell de mecanització dels processos més senzills.L’acceptació de la mercaderia per la qualitat és un dels moments més importants de tot el complex relacionats amb la recepció de posicions al magatzem.
Com es decideix exactament la manera de controlar els fluxos d’actius materials analitzant informació sobre la quantitat i la qualitat de les posicions al magatzem. La pràctica demostra que sovint en els sistemes de comptabilitat les dades són incorrectes, incompletes, la qual cosa comporta pèrdues de gestió i pèrdues per a l'empresa. Les operacions tecnològiques que es produeixen durant la logística de les mercaderies s’associen a canvis no planificats de quantitat i qualitat. Les càrregues es poden robar, danyar, perdre, hi ha el concepte de "excés de disminució". El personal pot cometre un error, formar lots incorrecte, enviar les mercaderies de manera incorrecta. Tot això comporta escassetat, re-classificació, excés de volum.
En acceptar la mercaderia, és molt important avaluar detingudament l’aplicant, comparant regularment els valors amb la llista declarada. Per tant, per a qualsevol posició han de publicar-se, per regla general, documents de facturació. La documentació de cada pas és el mètode més eficaç per obtenir dades precises de la posició de les existències.
Les dades han d’estar actualitzades.
Tot i això, és important no només registrar correctament totes les posicions que rep l’empresa. Cal introduir un sistema de comptabilitat de les operacions de magatzem, que mantindrà la base de dades actualitzada en qualsevol moment. I aquí les solucions tecnològiques més modernes arriben al rescat. Es tracta d’un programari especialitzat dissenyat específicament per a magatzems. Un exemple típic és un producte de l’empresa 1C, l’anomenat “Magatzem”. L’ús d’aquest programari pot minimitzar els errors associats a la pèrdua d’informació, així com reduir el factor humà.
Per tal que les dades siguin el més exactes possibles i reflecteixin la situació real del magatzem en qualsevol moment, cal introduir un sistema de control del moviment de valors que reflecteixi qualsevol moviment. Tots els passos, des de la font fins al consumidor, han de trobar el seu lloc en la documentació interna de l'empresa. Només aquest control total pot proporcionar un alt nivell de fiabilitat de les dades utilitzades per a les decisions de gestió.
Guardem i traiem
Les mercaderies preses del proveïdor al magatzem es col·loquen en una zona destinada a l'emmagatzematge regular. Si les mercaderies arriben en contenidors o són mercaderies, es poden apilar. Una opció convenient és la instal·lació de prestatgeries. Tanmateix, els valors no poden estar per sempre, així que tard o d’hora arriba el moment de la propera operació del magatzem: selecció de la posició emmagatzemada. Es pot fer com a part d’un paquet o en conjunt.
Es recomana mecanitzar el funcionament si és possible, però no sempre és possible, i no totes les empreses disposen de fons suficients per adquirir les màquines necessàries. La selecció es distingeix mitjançant tècniques de mecanització a petita escala i completament mecanitzades.
Els magatzems es mecanitzen en diferents graus, a partir d'aquesta distinció: dinàmica estadística, a gran alçada. En el primer cas, hi ha bastidors per on es mou l’empleat que selecciona les cel·les. Normalment funciona com a carretó elevador: captura el paquet de càrrega desitjat, el treu, el trasllada a una plataforma mòbil i el lliura al recollidor. Si no necessiteu el paquet sencer, aleshores es pren la quantitat de posició necessària i la resta es torna al bastidor.
Però els dinàmics de gran alçada són aquells on funcionen els ascensors automàtics. Dirigeixen els paquets de càrrega al recollidor i els retornen a les cel·les. Els mecanismes estan equipats amb forquilles per ajudar a recollir l’article desitjat. Si el selector només necessita part del contingut del paquet de càrrega, la resta s'enviarà a la cel·la d'emmagatzematge.
Arribem a una conclusió lògica
Les operacions de magatzem associades a la logística de la mercaderia, s'estan completant la direcció dels valors cap al comprador. Es produeix en un lloc destinat a la càrrega de les posicions.Perquè el magatzem funcioni correctament, és important controlar dos punts:
- comoditat i ús eficient de l’espai;
- documentació de cada pas de treball.
La documentació, com s'ha esmentat anteriorment, és més eficaç mitjançant bases de dades electròniques. Si l’empresa és petita, ni tan sols és necessari instal·lar programari especial, podeu desenvolupar una base senzilla per registrar tu mateix el moviment de mercaderies.
Pel que fa a l'efectivitat de l'ús de les àrees a disposició de l'empresa, es guien pels requisits:
- cada centímetre quadrat ha de ser beneficiós;
- els passadissos han de ser amples;
- passarel·les centrals necessàries;
- s’organitzen llocs d’acceptació on arriben les mercaderies;
- Les zones d’enviament estan equipades des d’on s’envien els articles;
- els llocs de treball han de ser segurs;
- Els fluxos de càrrega s’han de distribuir de manera que no hi hagi moviments propers.
Inventari
Potser l'inventari és una operació al magatzem, la qual cosa és més preocupant tant per al personal lineal com pels directius. És bastant complex, ja que implica una gran quantitat de treball, i sovint també provoca situacions de conflicte. Podeu evitar-les si aconsegueu configurar el flux de treball de manera impecable. Tanmateix, en les realitats dels negocis moderns és molt difícil.
Inventari consisteix en l'estudi de residus lliures, la seva avaluació, identificació de la ubicació. Hi ha diverses etapes principals de l’esdeveniment. Podeu minimitzar la probabilitat d’error si, a l’inici de l’inventari, us netegeu completament de les reserves de l’empresa.
L'inventari té la seqüència següent:
- formar una reserva buida;
- Creeu una compra buida planificada
- afegir a la reserva totes les posicions disponibles en el saldo lliure;
- els valors no comptats s’inclouen a la compra prevista;
- Es considera que falta productes en reserva gratuïta i inclosos en una llista especial.
El resultat d'aquesta seqüència dóna:
- saldo buit lliure;
- reserva positiva, incloses totes les posicions coincidents;
- llistes de valors que falten;
- La contractació prevista, inclosa tot el que ha resultat fora de compte.
Com a resultat de l’inventari, els valors que falten s’accepten generalment, una reserva positiva es converteix en saldo lliure. Finalment, es compra la compra prevista.
Per resumir
La comptabilitat de les operacions de magatzem en qualsevol empresa moderna que vulgui tenir èxit i evitar pèrdues s’ha de basar en les particularitats de l’empresa, el seu abast i les característiques de les mercaderies amb les quals cal interactuar. És important documentar tots els processos de treball al magatzem per evitar situacions de conflicte desagradables.
La comptabilitat acurada i correcta de les operacions de magatzem permet als empleats i als gestors de l’empresa tenir un accés ràpid a informació sobre l’estat actual de l’empresa. A partir d’aquestes dades, la direcció pot prendre les decisions correctes de gestió. Un esquema de comptabilitat ben ajustat ajuda no només a eliminar un error en el seguiment de la feina de l’empresa, sinó a minimitzar les pèrdues, fer que el treball de l’organització sigui més eficient i també elimini la probabilitat de robatori i mala fe.