Les activitats econòmiques de les organitzacions inclouen moltes accions, operacions, tipus de comunicacions i altres aspectes de la rutina diària. La direcció de l’organització i els seus empleats s’enfronten diàriament a la necessitat d’abordar diversos problemes i prendre decisions de gestió. Alguns casos no es poden resoldre al lloc de treball, asseguts còmodament en una cadira d’oficina a l’ordinador. Calen viatges i viatges de negocis, negociacions en altres ciutats i fins i tot països. Aquest article tracta detalladament la qüestió de la necessitat d’un viatge de negocis, els seus objectius i exemples, el disseny d’acord amb la legislació vigent, els requisits de documentació i també les característiques dels viatges a Rússia i a l’estranger. També en aquest article es considerarà la pregunta de qui pot enviar-se en un viatge i què s'ha de considerar com un viatge de negocis.
Concepte de viatges empresarials
Aquest concepte té una definició clara que s’expressa en el dret laboral. Segons el Codi del Treball de la Federació Russa, un viatge de negocis és una direcció d’un empleat en un viatge amb una tasca específica. Al mateix temps, la destinació està molt lluny del lloc principal de treball, el viatge té un objectiu clarament formulat, que està prescrit en els documents, i el temps de la seva implementació és limitat. El registre dels documents d’acompanyament, els informes al final del viatge, les garanties per a l’empleat estan regulats per la legislació laboral i tributària. També s’expliquen els possibles objectius de la missió, entre els quals s’exposen a continuació.
Per què necessita viatges de negocis
Quan un empleat va de viatge de negocis, la direcció determina per a ell una tasca clara que ha de complir en el seu procés. La tasca pot estar relacionada amb diversos àmbits del negoci de l'organització. Entre els exemples d'objectius de viatge, es troben els següents:
- conclusió de relacions contractuals sobre lliuraments o vendes amb contrapartes;
- negociacions sobre cooperació;
- resolució de disputes, conflictes i altres qüestions relacionades amb el vessant legal de l’activitat;
- compra d'equips, matèries primeres i subministraments;
- conferències empresarials, participació en reunions i exposicions relacionades amb la direcció de l'empresa;
- promoció de béns en nous mercats, ampliació de la base de clients;
- participació en projectes de recerca relacionats amb les activitats de l’empresa;
- desenvolupament de personal;
- investigació de mercats de vendes, organitzacions competidores i altres qüestions de màrqueting;
- establir maquinari, programari i treballar amb altres problemes tècnics en filials o divisions;
- realització de controls de la xarxa d’oficines i de les unitats.
Allò que no es pot considerar un viatge de negocis
No tots els viatges dels empleats poden considerar-se com un viatge de negocis. Fer un viatge és il·legal en les situacions següents:
- la falta de registre oficial d’un empleat a l’organització, un contracte laboral no conclòs, cap ingrés al quadern de treball;
- el contracte de treball de l’empleat defineix la naturalesa itinerant del treball;
- l'empleat és un empleat autònom que no té un lloc de treball fix fix.
Tipus de viatges i cronometratge
Els viatges d'assignació corporativa es poden classificar segons diferents característiques. Així, de manera territorial, es fan viatges a través del territori de la Federació Russa i a estats estrangers.Segons els termes del viatge, es distingeixen a curt i llarg termini. La composició dels viatgers: grupals i solters. També hi pot haver viatges programats i no programats.
Fins a la data, la legislació no té unes directrius clares sobre la temporalització del viatge. No hi ha restriccions mínimes ni màximes. El lideratge de l'organització determina de manera independent la complexitat de la tasca i el temps que es necessita per completar-la. Les limitacions existien abans. Es creia que la durada màxima del viatge no podia superar els quaranta dies. A la construcció, el llindar màxim de viatge va assolir un any.
Requisits legals i regulació
Per als viatges emesos com a empresa, la legislació imposa determinats requisits. Es regulen els desplaçaments del Codi del Treball de la Federació Russa i del Codi Tributari de la Federació Russa. El Codi del Treball defineix la normativa d’aquests processos laborals als articles 166, 167, 168. Divulguen diversos problemes que es poden presentar durant l’execució d’aquest procediment: què es pot considerar un viatge de negocis, garanties per a un empleat, així com preguntes sobre el reemborsament de les despeses d’un viatge.
El Codi Tributari descriu informació sobre com reflectir les despeses de viatge en comptabilitat, què es pot desemborsar a partir de quines quantitats es paguen als fons d’assegurança social dels ciutadans. També hi ha resolucions separades que contenen la informació més completa sobre les esmenes als actes legislatius, les novetats en la comptabilitat i els requisits dels òrgans reguladors. Podeu trobar tota aquesta informació als següents documents: Decrets núm. 749, 729, 812, 64.
Allò que està garantit per a l’empleat
Les garanties per a l’empleat no depenen de la finalitat del viatge, però hi pot haver molts exemples. Però, amb qualsevol d'ells, l'empresari té algunes obligacions amb l'empleat. L'empleat que s'envia en un viatge de negocis disposa de les següents garanties:
- retenció de lloc, lloc de treball, salari mitjà diari;
- pagament de dies de descans passat en un viatge de negocis amb doble tarifa;
- reemborsament de les despeses que puguin sorgir en un viatge de negocis a Rússia i a l'estranger, inclosa l'emissió d'un passaport estranger, l'obtenció del visat, els drets de duana i altres taxes.
Totes aquestes garanties estan recollides en la legislació laboral i estan subjectes a l'obligatorietat per part de l'empresari.
A qui enviar per viatge de negocis
L’elecció de l’empleat enviat en un viatge depèn dels objectius del viatge, exemples de la feina, la seva durada i la gravetat de les condicions previstes. Els empleats requereixen diversos coneixements i habilitats per a viatges.
Per tant, l'execució del contracte de subministrament ha de ser confiada a una persona que estigui experimentada en les negociacions i la diplomàcia empresarial. Es pot tractar d’un especialista que té com a responsabilitats laborals realitzar compres, planificar i calcular un pressupost per a les relacions comercials amb proveïdors o una persona que pugui explicar correctament la seva posició i aconseguir condicions òptimes en un contracte de subministrament.
Si l’objectiu del viatge és configurar equip o programari, l’empleat enviat no té prou coneixement del treball d’oficina i del carisma humà habitual. Un oficial amb antecedents tècnics és enviat en aquest viatge. La mateixa situació a l’hora de realitzar auditories de camp i auditories. Un comptador o economista hauria d’enviar-se en aquest viatge.
A qui té prohibit enviar viatges de negocis
A més del factor humà, de les preguntes sobre les qualificacions i les habilitats personals dels candidats, hi ha un altre aspecte a l’hora d’escollir un empleat per a un viatge de negocis. Hi ha requisits legals per a les categories de ciutadans que no es poden secundar en cap cas. Aquests inclouen els grups d’individus següents:
- empleats menors, interns, formadors;
- dones embarassades;
- empleats de l’empresa que treballen sota un acord d’estudiants (excepte viatges de negocis amb finalitats de formació);
- membres de campanyes electorals, candidats al càrrec polític;
- persones les capacitats de les quals estan limitades per la malaltia.
També hi ha grups de persones que poden enviar-se en un viatge de negocis només un cop rebuts el consentiment per escrit:
- dones amb fills petits (fins a tres anys d’edat);
- monoparental que cria un fill fins als cinc anys;
- tutors dels menors d’edat majoritària;
- Un empleat de la família del qual hi ha un dependent que necessita una atenció constant.
Autorització de viatge
Per tenir en compte un viatge de negocis a la comptabilitat fiscal, comptable i de gestió, cal organitzar-lo adequadament. En primer lloc, s’elabora una tasca, s’estableixen dates i dates. El candidat al viatge s’ha de familiaritzar amb el document elaborat i donar el seu consentiment o denegació per escrit.
Si la resposta és afirmativa, el gestor emet una comanda per enviar l’especialista en un viatge de negocis. A l'empleat se li lliura un certificat de viatge de negocis i una tasca de treball. Al final del viatge, l’empleat secundat ha de proporcionar un informe sobre la feina feta i un informe anticipat amb confirmacions, rebuts i bitllets.
Des del 2016 s’ha modificat la legislació segons la qual l’emissió d’un certificat i la cessió oficial deixaven de ser obligatòries. En canvi, fan servir una nota. Però moltes organitzacions amb finalitats de comptabilitat interna continuen elaborant aquests documents.
Quan s’utilitza transport personal d’automòbils personals o corporatius, cal una nota de servei i una factura, així com un apoderat i altres documents que confirmin la legitimitat d’utilitzar un cotxe concret.
Informació als documents
S’elabora una nota de servei de forma gratuïta, però hi ha diversos detalls que són obligatoris per indicar: un període de viatge de negocis amb data, informació sobre el transport utilitzat, objectius establerts per a l’empleat i els resultats de la seva implementació.
Totes les despeses realitzades per l’empleat durant el viatge s’han d’indicar a l’informe de despeses. Aquest requisit s'aplica a absolutament tot tipus de despeses, incloses les despeses d'habitatge, transport, combustible, aliments i altres. Per confirmar el cost del pagament de l’habitatge, heu de proporcionar al departament de comptabilitat al final del viatge un xec, un rebut o un rebut que contingui informació sobre l’arrendador, el cost i el període de lloguer del local.
En conseqüència, s'ha d'emetre una ordre de gestió. En el treball d’oficina, hi ha un formulari unificat núm. T-9, però l’organització no està obligada a utilitzar-lo exclusivament. En la política comptable d’una determinada organització, es pot fixar la seva pròpia forma de document. També podeu aprofitar per elaborar una comanda de forma gratuïta. La condició principal és el contingut de les dades següents:
- noms i detalls de l’organització que va enviar l’empleat al viatge;
- informació dels empleats;
- dates d’elaboració de la comanda;
- dates d’inici i finalització del període de viatge de negocis;
- tasques per a l’empleat, la finalitat del viatge.
Exemple de feina de viatge de negocis
Com més responsable sigui la tasca, més nivells conté. Com més empresa inverteix en un negoci, més resultats pretén obtenir. No tots els detalls menors que el gestor vulgui conèixer estaran indicats a la comanda. Alguns d'ells es poden comentar verbalment a les reunions i durant la presentació del viatge. Però, molt probablement, l’empleat que es basa en el viatge haurà d’informar sobre tots els punts, fins i tot per aquells que no estiguessin registrats oficialment, però que fossin anunciats verbalment. Per a més claredat, es mostra un exemple de tasca de treball a continuació.
Per exemple, fes l’objectiu: "concloure un contracte de subministrament, publicitar productes". Per facilitar la reflexió, utilitzem el tipus de document generat pel programa 1C.Podeu trobar-lo als registres de personal, formulari núm. T-10a. Aquest formulari conté 11 columnes a emplenar: unitat estructural, posició especialitzada, país, ciutat i organització a la qual va ser enviat l’empleat, data d’inici i finalització d’un viatge de negocis, el nombre de dies naturals en total i excloent el temps de viatge, organització de pagadors, base, contingut. tasques i un breu informe sobre la seva implementació. El document el signen el cap de la unitat estructural, el cap de l’organització i el propi empleat.
La comanda emplena la informació del viatge de la manera següent:
- Cognom, nom, patronímic de l’empleat i número de personal: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (número de personal en una finestra independent, segons registres de personal).
- Subdivisió: Departament de Màrqueting i Publicitat.
- Càrrec (especialitat, professió): comercialitzador principal.
- Lloc de viatge de negocis (país, ciutat, organització): Rússia, ciutat de Moscou, LLC "Company".
- Durant un període de 14 dies naturals, del 14 de gener del 2018 al 27 de gener del 2018.
- Amb vista a: campanya publicitària, conclusió d’un contracte de subministrament.
- Viatge de negocis a costa de fons: LLC "Realizer".
- Bases (document, número i data): Cessió de treball núm. 3 del 13/01/2018
Al final de la comanda es troben les signatures del cap i de l’empleat. La signatura de l'empleat es col·loca davant de la inscripció que coneix la comanda.
Subtilitats del disseny
Si un empleat per algun motiu no ha proporcionat documents justificatius de despeses (xecs, rebuts), l’organització no li reemborsarà aquests costos. Per tant, en el procés de viatge de negocis és tan important no oblidar-se dels informes. Fins i tot un rebut del bitllet o del conductor ha de confirmar-se un viatge en taxi o autobús.
Un punt important és també una indicació de la unitat estructural de l’organització i la finalitat del viatge. En funció de les dades especificades, es produiran més baixes de despeses en comptabilitat i comptabilitat fiscal. Així, si el propòsit del viatge era reparar les màquines, quan es realitzessin càlculs de comptabilitat, es compensarà l'import de les despeses per depreciar l'equip reparat. Si l'objectiu era concloure un contracte, la cancel·lació tindrà lloc com a despeses generals de negoci.
I l’últim moment: un viatge de negocis amb un objectiu no complert. En la majoria dels casos, els costos d’aquest viatge no són reconeguts pel servei d’impostos i no redueixen la base imposable. A la vista, podeu intentar defensar la vostra innocència, però, en la majoria dels casos, la llei segueix al servei del servei tributari federal.