La clau de l’èxit de qualsevol gran empresa està en un treball coordinat: ha de funcionar com un organisme únic. I, per descomptat, hauria de disposar d'aquest "òrgan", aquell sistema que garanteixi el treball còmode de tots els empleats, els proporciona tot el necessari. Aquest és un departament especial - AHO. No tothom sap exactament què hi ha darrere de l'abreviatura. I qui és l’especialista d’AXO? Anem a conèixer més endavant, presentant al llarg del camí la descripció del treball.
Què és aho?
Per entendre qui és això, l’especialista d’AXO, primer explicarem al lector les característiques i les funcions bàsiques del lloc de treball d’aquest funcionari. L’abreviatura AXO és el departament administratiu. Es crea a gairebé totes les empreses on el nombre d'empleats supera les 100 persones. El departament es dedica a la compra de consumibles per a les activitats de l’empresa, calculant les seves necessitats, és responsable de l’ordre i la comoditat dels llocs de treball i assegura la neteja de les instal·lacions públiques i de producció de l’empresa.
Si la corporació és a gran escala, llavors AXO es divideix en diverses unitats:
- planificació i liquidació;
- material i recurs;
- social i domèstic.
Les tasques principals del departament
Qui és l’especialista d’AXO? Un funcionari que exerceixi totes (o parcialment - segons la mida de l'organització) les funcions del departament administratiu. I les tasques de l'AXO són les següents:
- Compra, emmagatzematge, lliurament als empleats de diversos articles, béns materials necessaris per al seu treball.
- Reparació d’avaries de l’immoble material de l’empresa, restauració de locals.
- Compliment de les normes i normes de seguretat contra incendis, control sobre els empleats que els segueixen.
- Responsabilitat per la propietat gestionada pels empleats de l'empresa.
- Busqueu empreses que prestin serveis de neteja i utilitats.
- La conclusió de tractats i acords rellevants: per a Internet, comunicacions telefòniques, recollida d'escombraries, etc.
- Provisió puntual i completa dels empleats de l'organització amb els béns materials necessaris per a la seva tasca.
- Supervisió de l’estat de les sales de treball, eliminació puntual dels problemes emergents.
- Organització de condicions còmodes perquè els empleats es relaxin durant la jornada laboral.
- Control sobre assegurar la protecció dels locals de treball.
Personal del departament
El departament administratiu i econòmic no és només el principal especialista d’AXO. La unitat compta amb tot un equip d’empleats: netejadors d’habitacions, enginyers tècnics d’equips, guardes de seguretat, economistes, conductors, transportistes, armaris, missatgers, etc.
La mida del personal del departament depèn de la mida de l'empresa. De mitjana, hi ha 15 especialistes AXO per cada 100 empleats (segons les instruccions). Aquests treballadors es divideixen en tres nivells professionals:
- Tècnics, lampistes, fusters, conductors, electricistes, armaris, enginyers d’energia, enginyers, secretaris.
- Enginyers, administradors i experts principals i caps de l'AHO.
- Subdirectors d'AXO, responsables tècnics, caps d'AHC.
La descripció del lloc d’especialista AXO és un document que dicta les funcions d’un especialista, administrador o un altre empleat líder amb un càrrec directiu. Procedim directament a ella.
Requisits especialistes
La descripció del lloc de treball (especialista principal en AXO) implica diversos requisits per a l'empleat. L'empleat ha de saber:
- Comandes, ordres, resolucions, altres documents normatius i normatius relacionats directament amb les seves activitats (especialistes).
- L'estructura de l'organització ocupadora, els drets i les obligacions dels seus empleats.
- Normes i recomanacions per donar servei a visitants, consumidors.
- Tipus d’obra i serveis prestats.
- Fonaments d’economia, gestió de personal, organització laboral.
- Fonaments del màrqueting, promoció.
- Disseny, disseny estètic del local.
- Fonaments de la psicologia social.
- Dret laboral
- Normes i regulacions de protecció laboral.
Requisits mínims per a la formació especialitzada:
- Educació professional secundària.
- Educació professional primària amb almenys 2 anys d’experiència en l’especialitat.
Per ocupar càrrecs directius, calen, com a mínim, 5 anys d’experiència laboral al departament administratiu.
Qualitats personals de l’empleat
Qui és l’especialista d’AXO? Un empleat amb les següents qualitats personals:
- Resistència a l’estrès.
- Iniciativa.
- Lideratge i habilitats organitzatives.
- L’honestedat
- Integritat.
- La capacitat de trobar ràpidament una sortida de situacions difícils.
Funcions clau del lloc de treball dels empleats
D’acord amb la norma professional, l’especialista AXO realitza les següents tasques principals al seu lloc de treball:
- Ofereix activitats comercials de l'empresa ocupadora.
- Controla l’ús racional dels consumibles i altres valors materials.
- Com a part de la seva competència, manté registres i també proporciona informes sobre les activitats del departament al supervisor immediat.
Deures especialistes
Les responsabilitats d’un especialista AXO són inusualment àmplies:
- Controla la seguretat dels béns materials.
- Pren mesures efectives per prevenir i resoldre conflictes al departament.
- Considera les reclamacions dels empleats i clients de l’organització per un servei de mala qualitat per part dels seus subordinats. Realitza les mesures organitzatives i tècniques necessàries per eradicar la recurrència d'aquests casos.
- Controla el disseny adequat de les sales de treball i també controla la publicitat interior i externa: assegura la seva actualització, té cura d’unes condicions estèticament atractives.
- Garanteix la neteja i l’ordre tant en l’organització mateixa com en territoris adjacents a les instal·lacions de l’empresa.
- Supervisa el compliment dels empleats reparats amb normes de protecció laboral, sanejament i seguretat contra incendis.
- Informa a la direcció sobre les mancances en les activitats del departament i proposa maneres d’eradicar-les.
- Supervisa la neteja i la comanda a les oficines, organitza reparacions puntuals de mobles, equipaments i locals.
- Organitza la compra de mobiliari d’oficina, papereria i material tècnic.
- Organitza i controla les activitats dels serveis de neteja.
- Organitza felicitacions tant als empleats de l’organització com als seus clients amb motiu de festius, aniversaris, dates memorables.
- Si l’empresari lloga el local, l’especialista AXO resoldrà tots els problemes empresarials del lloguer.
- Organitza restauració puntual, reconstrucció d’obres de treball.
- Encarregat d’emmagatzemar material d’oficina, equipament, materials per a la llar, inventari. Ofereix, si cal, a tots els empleats anteriors de l'organització.
- Organitza àpats per als empleats.
- Elabora els documents de comptabilitat i informes necessaris.
Interacció amb altres unitats
Les funcions d’un especialista AChO inclouen la interacció amb altres departaments i funcionaris de l’organització.
Cap de l’AHO. Per a problemes que requereixin coordinació amb un directiu superior.
Totes les altres unitats estructurals de l'organització. Aquí teniu una llista de preguntes a rebre:
- Sol·licituds de subministrament d’equips per a la llar, mobiliari, equipament, dispositius tècnics, papereria, etc.
- Informes sobre l’ús dels recursos materials proporcionats.
- Sol·licituds de serveis domèstics a conferències, seminaris, reunions, etc.
- Sol·licituds de treballs de reparació de diverses mides.
- Sol·licituds per a treballadors de restauració.
AXO, al seu torn, proporciona a totes les unitats estructurals de l’organització els recursos materials sol·licitats: papereria, mobiliari, electrodomèstics, etc.
Oficina d'informació i comptabilitat. Preguntes per rebre d’AXO:
- Comptabilitat d’immobles, transaccions comercials, efectiu rebut, etc.
- Dades sobre el moviment de les finances.
El departament d'informació i comptabilitat proporciona el següent:
- Documents amb límits per a l’alliberament de recursos materials i la seva despesa per unitats estructurals.
- Propostes de venda d’actius materials no utilitzats.
- Estimacions de costos per al manteniment de locals de treball, edificis d’organització, inclosos i equipaments relacionats.
- Estimacions de costos per a la compra de mobles, papereria, equip tècnic, etc.
Departament jurídic. Problemes de recepció del departament administratiu:
- Assessorament legal sobre qüestions d’interès.
- Documents d'expertesa jurídica.
- Respostes a sol·licituds legals.
Secretària adjunta. Transferència de documents per enviar i / o duplicar. El departament rep la correspondència del secretari al seu domicili.
Drets especialistes
L’especialista d’AXO té el dret:
- Demanar informació a les divisions estructurals de l’empresa sobre l’estat dels locals i els equipaments, l’ús dels consumibles.
- Envieu al capdavant de la proposta les propostes per millorar el seu treball.
- Exigir a l'empresari que garanteixin unes condicions laborals normals.
- Prendre decisions responsables dins de la seva competència.
Responsabilitat d’un especialista
L'empleat és totalment responsable de:
- Subministrament puntual de l’organització amb materials, equips, mobiliari, etc.
- Conservació de la documentació.
- Puntualitat i exactitud dels informes escrits personalment a la direcció.
- Divulgació d'informació que és el secret comercial de l'empresari.
- Preservació d’actius materials proporcionats per l’empresa per a activitats laborals.
- Incompliment dels requisits de la descripció del lloc de treball.
L’especialista d’AXO és un càrrec responsable. En efecte, el departament administratiu i econòmic manté un ambient de treball còmode de l’organització, el treball a ple rendiment dels seus empleats. De vegades, la possibilitat de treballar sense parar de l’empresa depèn d’AXO.