Al nostre temps, la paperassa (gestió de documents) està passant gradualment d’una forma de paper a una digital. En aquest sentit, tota persona moderna educada hauria de tenir una idea del concepte de "document electrònic" i de les característiques de la seva aplicació. Examinem aquest fenomen amb més detall i també esbrinem què és l’EDS.
Allò que s’anomena document
Abans de considerar el concepte i l'estructura d'un "document electrònic", convé recordar el seu predecessor en paper.
En un sentit ampli, aquest és el nom de l'objecte del món material, en què la informació està continguda d'una forma fixa.
En un sentit més estret, un document és un mitjà d’informació que confirma fets significatius que es presenten en diverses formes (text, imatge, so o enregistrament de vídeo, així com les seves combinacions). Està dissenyat per emmagatzemar i transmetre dades en el temps i l’espai.
Cada document té determinats detalls amb els quals es pot identificar.
Si aquest mitjà conté informació falsa o quan es va crear, es van violar les normes legislatives establertes, es diu fals (fals) i no té força legal.
El conjunt de transportistes d’informació fiable s’anomena documentació. Es forma a partir del seu enfocament en un tema, fenomen, procés, persona, institució, etc. Un procés específic de creació / disseny d'aquests mitjans s'anomena documentació. En participar-hi, és imprescindible tenir en compte les normes de la legislació vigent, així com complir les normes nacionals de compilació. Tampoc no us oblideu de la competència del compilador. Així doncs, el director té el dret d’aprovar un certificat de maduresa, però no pot signar un diploma universitari. Més precisament, però pot ser que aquest document no tingui força legal.
Un altre concepte important en aquest tema són els “tràmits”. Es tracta d’un conjunt de treballs per documentar l’activitat directiva d’un objecte i organitzar en ell el moviment dels operadors d’informació esmentats anteriorment.
En diferents períodes històrics, aquest procés es va dur a terme amb diferents materials. Es tractava de tauletes d’argila, pedra, papir, cuir, fusta, escorça de bedoll, etc. A poc a poc, es van substituir totes per paper.
Segons el tipus de material transportador es distingeixen avui:
- tràmits tradicionals (paper);
- mixtes (paper + dispositius informàtics electrònics);
- electrònica (digital).
En funció del seu contingut i finalitat, els documents poden realitzar diverses funcions:
- Legal.
- Gestional.
- Socials.
- Cultural.
- Històric.
- Informatiu
- Comunicatiu.
El desenvolupament del concepte de "document electrònic"
Des de la invenció dels ordinadors, la humanitat ha començat a buscar una manera de canviar a documentació sense paper. A l’URSS ja als anys setanta del segle XX es va començar a pensar a crear un model d’aquest tipus de treball d’oficina. És cert, en aquell moment el concepte de "document electrònic" (ED) encara no existia. En lloc d'això, es va utilitzar el nom de "mitjà llegible per màquina".
A mitjans dels anys vuitanta, aquesta tecnologia encara no havia estat del tot desenvolupada. Però en aquell moment, el contingut del concepte de "document electrònic" ja estava detallat en la legislació. És cert, llavors també es va anomenar "llegible per màquina". A GOST 1984, aquest era el nom d'un document adequat per a la lectura automàtica de les dades que s'hi contenien.
Amb l’inici d’una informatització generalitzada als anys noranta i dues mil·lèsimes, aquest concepte va adquirir gradualment el seu significat actual.
Quin document s’anomena avui dia “electrònic”
El concepte modern de "document electrònic" té diverses formes d'interpretació que es reflecteixen en el marc legislatiu. Tot i així, tots coneixen de prop l’essència d’aquest fenomen i requereixen la presència d’aquests components:
- forma digital d’enregistrament;
- emmagatzematge de dades en suports electrònics amb la capacitat de llegir i entendre l’home.
A partir d’això, es pot fer una definició general del concepte a considerar.
El document electrònic és un document la informació (inclosos detalls) es registra en forma de dades digitals. Per exemple, com a conjunt de caràcters, sons, imatges o combinacions d’aquests.
Es pot crear, guardar, transmetre i transformar una ED utilitzant mitjans digitals en una forma visual comprensible per als humans.
L’avantatge d’un document d’aquest tipus
Com el seu homòleg de paper, ED realitza el mateix conjunt de funcions. Tot i així, té diverses propietats que la converteixen en una empresa de dades més prometedora:
- La informació registrada en forma electrònica es pot editar fàcilment i ràpidament.
- Teòricament, es poden emmagatzemar per a sempre.
- La tecnologia ED simplifica, accelera i redueix el cost del procés.
- Aquests documents es poden signar i enviar remots, sense perdre temps a les reunions personals.
- Podeu obtenir ràpidament el nombre d'instàncies d'ED requerides. A més, tots ells tenen força legal.
Propietats de ED. Metadades
El concepte de "document electrònic" es caracteritza per tres propietats:
- El contingut és els seus components textuals, gràfics o sonors.
- El context és informació sobre la relació de les dades documentades amb altres ED, persones físiques o jurídiques.
- L’estructura d’un document electrònic és interna i externa. En el primer cas, parlem directament del contingut de ED. En el segon, sobre l’entorn en què existeix (mitjà d’emmagatzematge, format del propi fitxer, etc.)
El concepte de "document electrònic" es defineix per les seves metadades. Aquest és el nom de la informació sobre totes les propietats de ED, així com la seva seguretat social.
Les metadades són part integrant del procés d’emmagatzematge de qualsevol document electrònic. Contenen elements d’evidència jurídica, empresarial, organitzativa i processal de la integritat de la ED, així com la seva autenticitat.
Detalls ED
Un altre aspecte important del concepte de "document electrònic" - detalls. Aquest és un tipus d’anàleg del full de dades, que conté tota la informació sobre la creació d’ED.
Aquests inclouen:
- El nom del document electrònic.
- Data i lloc de la compilació, així com totes les edicions (si n’hi ha).
- Dades sobre el compilador o compiladors de la ED.
- Informació sobre el nivell de seguretat del document.
- Dades que permetran determinar l’autenticitat, l’autenticitat i la fiabilitat de la signatura digital electrònica d’ED.
- Dades sobre els programes necessaris per obrir aquest document. Es tracta del seu format. La pirateria informàtica prospera a l’espai domèstic actual. En aquest sentit, la majoria d’usuaris de PC utilitzen programes sense llicència i no sempre sospiten que tots els estimats .doc, .xls i .ppt són compatibles amb programes de Microsoft Office pagats. Així, en condicions normals, heu de pagar per utilitzar-les i no descarregar-ne les versions piratejades. És per això que el format ED més utilitzat, universal i, el més important, avui en dia al món és .odt. La seva popularitat fins i tot va fer que Microsoft incloïa la capacitat de llegir-lo en el seu programari. Entre els principals avantatges d’aquest format es troba la combinació de les capacitats de programes com Word, Excel, PowerPoint.
- Signatura digital
Signatura digital
Com ja s'ha esmentat anteriorment, és necessari un dels components més importants del concepte de "document electrònic". En concret, la signatura digital, que es tradueix de l'anglès com a "signatura digital".
Aquest és el nom de la manera de visualitzar ED, que s’obté com a resultat de la conversió criptogràfica d’un conjunt de dades electròniques.Aquesta signatura permet identificar la persona que la va posar, així com confirmar la integritat de tot el document.
Segons la legislació vigent, a la majoria de països moderns, EDS s’equipara a una firma “mullada” al paper.
És important destacar l’enllaç inextricable entre el concepte de “document electrònic” i la signatura digital. Al cap i a la fi, és la presència de la segona la que dóna la primera força jurídica.
Cada EDS té una clau certificada personal, que és una seqüència única de dígits de 264 bits de mida. Per obtenir-lo, heu de contactar amb una empresa especialitzada, de la qual avui en dia hi ha moltes. Cal recordar que una signatura digital electrònica té una data de caducitat determinada, així com diferents nivells de seguretat.
Quan es registra una signatura digital electrònica, es registra la mateixa clau individual a la unitat flash del seu client. Funciona només en conjunt amb la clau pública: un altre programa utilitzat per segons i tercers per autenticar la signatura digital als documents rebuts.
Les dades es troben en un certificat digital que conté informació sobre el propietari, el seu número de registre (no s'ha de confondre amb una clau privada) i la durada de la signatura digital.
Mitjançant una signatura digital electrònica, podeu enviar documents a distància a universitats (de vegades fins i tot a estrangeres), realitzar transaccions bancàries, pagar impostos i alguns serveis d’organismes estatals d’organitzacions municipals.
Tot i això, hi ha diversos casos en què un document electrònic i una signatura en ell no es consideren legítims. Per exemple, l’obtenció d’un certificat d’herència o l’emissió de documents de migració.
Tipus de documents electrònics
De moment, queda lluny d’una classificació d’ED. No obstant això, sovint aquests documents es divideixen en tipus en les categories següents:
- Tipus de contingut: text, gràfic, so, animació i ED multimèdia.
- Nivell d’accessibilitat: obert i ocult. Els documents del primer tipus no contenen res secret, per la qual cosa es troben en domini públic i poden ser llegits per tothom. Es tracta de les dades tècniques dels dispositius o de la composició de productes, acords de llicència, llistes de preus, etc. Els ED ocults només poden ser llegits per un determinat cercle de persones. Normalment contenen informació que representa secrets comercials o fins i tot estatals. Aquest pot ser un mapa de la ubicació de les unitats militars secretes, dibuixos d’un dispositiu patentat o la composició de la droga, dades del compte bancari d’una persona física o jurídica, etc.
- Presència / absència d’una signatura digital electrònica (EDS). La legalitat / il·legalitat del document depèn d'això.
- Actitud davant una indústria concreta. Es posen de manifest els documents electrònics generalment acceptats (el formulari i el contingut són els mateixos per a tots els camps d'aplicació) i estretament especialitzats.
Signes d’ED
Un cop considerats el concepte i els tipus de document electrònic, convé parar atenció a les seves característiques distintives. Distingeixen la ED d’altres objectes del món material.
- Semàntica de contingut. Qualsevol document d’aquest tipus necessàriament té sentit i no és un conjunt aleatori d’imatges, sons o símbols.
- Forma de material estable.
- Integritat i integritat.
- Centrem-nos en l’aplicació per a la comunicació social.
Aspecte legal
Després de tenir en compte les propietats, els detalls, els atributs, el concepte de document electrònic, l'estructura, així com els seus tipus, val la pena examinar amb més deteniment la part legal d'aquest número.
Si l’ED s’elabora d’acord amb totes les normes legals i la seva signatura té tots els certificats necessaris, aleshores té força legal igual a la seva contrapartida en paper.
Com és natural, a cada estat la regulació legal del concepte de "document electrònic" és una mica diferent, però es tracta de petites situacions.En general, la legislació de diferents països és igualment lleial a ED, perquè avui en dia aquest tipus d'oficines han arribat a nivell internacional. En aquest sentit, s’obté una paradoxa. Alguns poders estan més preocupats per la gestió externa de documents electrònics. Al mateix temps, pot estar gairebé poc desenvolupat a l'Estat. Heus aquí un analògic tan exagerat del nivell d'alfabetització informàtica moderna. Amb ell, una persona sap instal·lar diverses aplicacions a Android, però no coneix els principis bàsics per treballar amb les taules d’Exel.
Característiques del treball d'oficina digital
En comparació amb el paper, el treball d'oficina digital presenta diversos avantatges:
- Ofereix registre operatiu, comptabilitat, emmagatzematge i accés a documents electrònics.
- Requereix menys finançament.
- Necessita una superfície mínima per allotjar-se a l’arxiu. De fet, tota la documentació per a una empresa enorme es col·loca en un disc dur a la butxaca d’un sac.
- Amb l'ajut de treballs clericals electrònics, es redueixen els costos de no producció de temps de personal.
- La velocitat de difusió de dades entre un ampli ventall d’usuaris augmenta.
- La ED pot contenir no només text i imatges, sinó també informació multimèdia. I això és molt important si el treball de l'empresa està associat a esdeveniments de presentació privada.
Cal destacar que sovint es permet l’ús de documents en paper en treballs d’oficina electrònica. Tanmateix, la prioritat en aquest cas és precisament per ED.
La majoria d’organitzacions privades i públiques del món tenen com a objectiu l’eliminació gradual de la documentació en paper de la paperassa. Però, fins i tot en països molt desenvolupats, encara queda molt lluny. Al cap i a la fi, es tracta d’un procés molt llarg i costós.
Es van examinar els conceptes d’un document electrònic i de gestió de documents electrònics, es van classificar tots els matisos del número. Esperem que la informació us sigui útil.