Un famós refrany diu: "Si vols fer alguna cosa bé, fes-ho tu mateix". Al mateix temps, treballar sol no és tan eficaç com compartir-lo entre diversos empleats. La delegació de l'autoritat en una organització és un obstacle en el treball de moltes empreses. Com separar el deure i la responsabilitat, sense ofendre ni a ells ni a empleats? I hi ha un procediment de delegació específic o tot es formalitza mitjançant acords verbals?
Per què no?
Per què hi ha problemes de delegació d’autoritat a l’organització? Molt sovint, el gerent no vol transferir part de les seves funcions a diputats o caps de departament perquè tem la seva incompetència en algunes qüestions. El paper que alguns líders acostumen a creure en la seva indispensabilitat, és a dir, creuen que ningú pot fer la seva feina, hi té un paper aquí. Com sabem, no n’hi ha de substituïbles. En un primer moment, després de la delegació, el cap haurà de controlar detingudament les activitats de qui va complir les seves funcions per assegurar-se que va prendre la decisió correcta. Si un empleat no compleix les expectatives, pot ser privat de totes les facultats addicionals i triar algú al seu lloc, o tornar a assumir totes les responsabilitats sobre les seves espatlles de lideratge. El procés de delegació és fàcilment reversible. Si es trasllada alguna de les coses a altres espatlles, el cap de l'empresa descarregarà i prestarà atenció a algunes qüestions de l'empresa a les quals no havia arribat abans o a les quals simplement no va prestar atenció. Un empleat que té l’honor d’ajudar, després d’una confiança d’aquest tipus, és probable que es motivi molt, cosa que definitivament tindrà un efecte positiu en la qualitat del seu treball.
A qui delegar?
Fins i tot adonant-se dels avantatges de la distribució i delegació d’autoritat en l’organització, alguns no tenen pressa per utilitzar aquestes eines de gestió, sense saber a qui triar com a substitut. Hi ha diverses condicions en què una delegació tindrà un èxit real:
- Tot i que en aquest moment l’atenció sobre qualsevol tema és senzillament vital, no només se li pot donar directament el líder. És a dir, qüestions, diguem-ne, els lliuraments es poden traslladar al cap del departament corresponent, que, a causa de menys responsabilitats, podrà abordar més o més aquest problema.
- Naturalment, l’empleat al qual es transfereixen els deures ha de tenir certa experiència en un camp determinat i, no cal dir-ho, un coneixement rellevant. No seria del tot lògic confiar al personal de màrqueting amb personal contractant i fer que el logista sigui responsable de la publicitat exterior. Aquesta condició és un dels principals avantatges de la delegació: és poc probable que el directiu tingui uns coneixements igualment bons en totes les àrees que estiguin relacionades d’alguna manera amb el seu negoci, de manera que delegar part de la seva autoritat a un especialista ajudarà a examinar molts problemes d’una manera completament diferent.
- No podem dir que sigui possible delegar l’autoritat per gestionar una organització o alguna altra àrea de la seva vida, si el cap de l’empresa no confia en la persona a qui dirigirà les seves funcions. Transferir les regnes del poder a altres mans és molt fàcil, i transferir-les a un desconegut completament que no només pot millorar la situació de l’empresa, sinó també empitjorar-la, és totalment espantós.Per tant, només un que gaudeixi de la confiança d’un líder pot convertir-se en delegat;
- No n’hi ha prou amb transferir responsabilitats a una sola persona, també cal transferir també els mitjans per complir-les. Fins i tot un expert comptador no podrà analitzar les activitats financeres de l’empresa si no rep informes rellevants durant un període de temps determinat. Per tant, no només es deleguen funcions, sinó també recursos sense els quals hi ha funcions que no es poden implementar.
Només de bona voluntat!
Naturalment, la delegació, com qualsevol altra forma de cooperació, hauria de ser voluntària. És poc probable que qualsevol persona que, sota pena d’acomiadament, es veiés obligada a assumir la part de lleó de les funcions del cap, pugui treballar realment productivament. A més, abans de transferir directament, les parts han d’entendre plenament quins poders i responsabilitats es transfereixen. El delegat ha de tenir una idea dels mètodes emprats pel cap per resoldre certs problemes per tal de construir el seu propi treball sobre la seva base. Per tant, el més important en la transferència d’autoritat és explicar clarament el que es requereix d’algú a qui tindrà l’honor d’ajudar el cap de l’empresa.
Què delegar?
Tot i que la delegació d’autoritat és percebuda per molts com a una part important de la funció de l’organització, tot i que si es reconeix la importància d’aquest procediment, no tothom sempre entén què es pot transferir a un subordinat. Es tracta realment del dret a prendre una decisió? No, no és tan greu de seguida.
Podeu començar amb la transferència de tasques responsables específiques. Per exemple, el cap demana a un empleat que elabori un informe important sobre les activitats de l’empresa durant un període de temps determinat, en lloc de fer-ho tu mateix. Fins i tot aquestes assignatures aparentment petites ja formen part del procés de delegació.
La transferència de projectes sencers és el següent nivell que té la delegació d’autoritat en una organització. Exemple: una empresa necessita dissenyar un nou envàs de producte. En lloc d’esdevenir el cap d’això, el capítol encarrega a l’empleat responsable que assumeixi les funcions d’un gestor: seleccionar les persones més adequades per a aquesta tasca, organitzar el treball i supervisar-ne la qualitat. El cap amb una transferència de tasques només rebrà un informe sobre el que s’ha fet i, si alguna cosa no li convé, farà algunes recomanacions que haurà de tenir en compte el gerent delegat quan treballi més en el projecte. Tot i que la gestió d’un projecte específic s’acosta més o menys al que fa cada dia el cap de l’empresa, la delegació d’aquestes responsabilitats li permetrà centrar-se en qüestions que requereixen la seva atenció immediata.
El màxim nivell de confiança és la delegació d’àmbits sencers d’activitat. En les grans empreses, els exemples d'una transferència d'autoritats són caps de departament. Es tracten exclusivament de subministrament, comunicacions, màrqueting, etc., proporcionant només informes sobre les seves activitats. La funció del líder amb aquesta delegació és mínima: només indica els objectius i objectius, i assolir-los ja és un problema per als delegats. Aquest mètode és el més convenient per a grans organitzacions que es poden permetre el luxe de descarregar el líder d'aquesta manera.
Com delegar?
Així doncs, el líder va trobar aquell a qui es durà a terme la delegació d’autoritat en l’organització. També mereixen un esment els tipus de potències que es poden transferir?
Hauria de començar pel fet que, com en qualsevol número, hi ha moltes opcions per classificar les espècies. Per a alguns, hi ha desenes de categories en què es poden dividir les responsabilitats transferides, per a algunes, menys. S’ha convertit en la classificació més comuna, on totes les potències es divideixen en dos grups: lineal i personal.
L’autoritat lineal és el fonament de la jerarquia de qualsevol empresa.Hi ha algunes responsabilitats del cap, que trasllada al cap del departament. El cap del departament, al seu torn, transfereix part d'aquestes funcions a un empleat aigües avall. És a dir, la tasca va des de la part superior de la jerarquia del servei fins a la seva part inferior.
En el cas dels poders del personal, l’empleat té dret a ajudar algú que realitzi poders lineals. És a dir, el segon empleat pot seleccionar la informació necessària per a qui se li va encarregar elaborar un informe de vendes d’un determinat producte durant un període de temps determinat.
Què passa amb el registre legal?
El cap ja coneix els principis de delegació d’autoritat de l’organització i, sobre la base que va determinar la candidatura a la qual transferirà part de les seves preocupacions, fins i tot va triar què li confiaria al nou empleat. Però, com passa la delegació? Es realitza oralment, simplement per encàrrec, o es formalitza d’alguna manera legislativa?
Per començar, que qualsevol empleat pot refusar les funcions que li són delegades, això està previst en el Codi del treball, que és la base de la relació entre l’empresari i el seu subordinat. Val la pena assenyalar que una altra delegació (com en poders lineals) és possible només amb el permís del cap: tot i que va transferir totes les seves funcions a una altra persona, encara és responsable d’aquestes. És a dir, si la delegació es dirigeix als nivells inferiors de la jerarquia, el cap de l'empresa serà responsable d'altres empleats que tinguin delegada la seva tasca.
És possible per via oral?
L’organització de la delegació d’autoritat es duu a terme, com ja s’ha dit, a partir del Codi del treball. Segons ell, per tal que la delegació es formalitze d’acord amb totes les regles, haurà de signar un poder per transferir determinats poders. Per descomptat, les funcions inicials de l’empleat estan prescrites en el contracte de treball, per la qual cosa el procurador serà necessari si el cap decideix ampliar el camp de la seva activitat (fins i tot temporalment). Però, en la majoria dels casos, tot pot fer-se sense papers addicionals.
Al mateix temps, s'hauria de notificar a alguns altres empleats la transferència de nous deures per avaluar la competència del delegat i proporcionar-li una possible assistència en el compliment dels nous deures, de manera que els directius prefereixin emetre ordres que totes les parts interessades coneguin. D'altra banda, tots els afectats per aquesta cita només poden ser convidats a una reunió en la qual tothom coneixerà les noves credencials del delegat.
Però si la delegació de tasques i poders de l’organització està prevista durant un llarg període de temps i es pot percebre la totalitat de noves responsabilitats com una altra feina, és millor formalitzar legalment la transferència d’un empleat a un nou càrrec, en lloc d’escriure constantment nous poders.
Què és el procés de delegació?
Totes les formalitats necessàries es resolen, només queda esbrinar quina és l’organització del procés de delegació d’autoritats. Naturalment, ningú no deixarà al nouvingut amb les seves funcions un en un els primers dies de la seva aplicació, de manera que quins principis hauria de seguir el líder per tenir èxit la delegació?
Els primers dies, el capítol mostra absolutament tot el delegat, explicant detalladament tots els aspectes de les noves competències. En resum: "Mireu com fer-ho". Quan el cap redacta un informe, el delegat observa les seves activitats, recordant l’ordre d’accions, les funcions dels programes de treball, etc. quan el cap distribueix responsabilitats en un nou projecte, el novell intenta analitzar l’elecció del líder. És en aquesta fase que el delegat rep més crítica, amb una de constructiva. En el futur, tots els consells que el cap va donar en aquests primers dies seran molt útils.
El següent pas és l’inici de l’activitat independent.Tots els mateixos informes que el delegat ja s’escriu sota el control vigilant del cap, que continua criticant-lo i assenyalant errors. El principiant mateix intenta distribuir els papers en el nou projecte, sense consells i consells sobre la cosa principal. Aquesta etapa és molt més difícil que l’anterior, perquè és lluny d’assumir la responsabilitat després d’haver mirat com complir adequadament les funcions actuals. Però després de superar les dificultats inicials, tot anirà molt més fàcil.
La tercera etapa, que compta amb la delegació d’autoritat en l’organització, és la relativa independència. És en molts aspectes similar a l’anterior, només hi ha molt menys control aquí. En aquesta fase, l’empleat necessita el suport del cap, que agraeix els seus esforços i fins i tot explica el problema amb molta més suavitat que ho feia abans si ho feia. Aquest temps es dóna per tal que el delegat pugui desenvolupar la màxima autonomia a l’hora de prendre les seves decisions, recorrent als consells del cap només en situacions molt crisi. Després d’això, comença l’etapa més fàcil per a la persona principal i l’etapa més agradable per al delegat: la llibertat completa.
Va funcionar?
Com puc saber si una organització ha delegat amb èxit? La responsabilitat, l'autoritat han estat plenament acceptades pels empleats en qui el gerent ha confiat? Tothom que ja hagi passat per tot el procés de transferència de poders hauria de tenir, per descomptat, una autonomia absoluta, en el marc de les seves funcions. Per tant, si una persona prefereix ser responsable només d’alguna part determinada del treball o encara necessita l’assessorament de persones d’alt nivell superior, es pot dir amb seguretat que la delegació va fallar completament.
D’altra banda, si el cap instrueix a la persona que ha escollit com a delegat, la quantitat mínima de treball, controla les seves activitats amb molta més atenció, fa de mentor constant al seu empleat, de nou podem parlar del fracàs d’un procés com la distribució i delegació de l’autoritat en l’organització. Per part del principal, cal confiança, per part del subordinat, la disposició a justificar aquesta confiança. Aquest és el principi principal de delegació.
Conclusió
La delegació d’autoritat en una organització és un exemple de com un líder pot facilitar la seva pròpia vida complicant-la per als altres i complicar-la serà una alegria per als altres empleats. Els avantatges de la transferència de poders, com s’ha esmentat anteriorment, inclouen la capacitat del principal d’enfocar-se en problemes més greus, capgirar sobre alguna cosa que no requereixi la seva atenció directa als altres. Un altre avantatge serà la identificació dels empleats amb més talent que en una nova posició podran demostrar-se amb tota la seva glòria. El contacte constant del líder i de l'empleat els ensenyarà a entendre-se millor, cosa que serà útil en les futures activitats de tots dos. La delegació de l’autoritat de l’organització crea una motivació addicional: quin empleat no vol que sigui notat i elevat? I atesa la constant expectativa d’aquest increment, l’empleat romandrà al seu lloc de treball molt més temps sense canviar-lo a una empresa on és impossible la transferència de deures d’una persona superior.
Per tant, les empreses que passen lluny de simples gestions tant per al gestor com per als empleats per transferir poders obtindran avantatges respecte als seus competidors que no volen compartir el poder dins l’empresa. Per tant, queda clar: la delegació de l'autoritat de l'organització és necessària tant per als seus líders com per als empleats ordinaris. Això sempre s’ha de recordar.