Cada empresa en procés de funcionament es veu obligada a preparar un gran nombre de documents. Es relacionen amb el règim fiscal, els empleats seleccionats o la cooperació amb els contractistes més importants. Per tal que tots els empleats de l'empresa puguin trobar la documentació necessària, necessita un emmagatzematge competent i estructurat. Molts documents han d'estar a l'empresa durant més de 75 anys, ja que contenen informació sobre els empleats de l'empresa. Per tant, cal un arxiu competent de documents de l’organització. Si l'empresa és gran, és recomanable crear el vostre propi arxiu complet. Però en les petites organitzacions, els papers només es guarden en un armari independent.
Regles d’arxivatge
Arxivar documents és un procés obligatori per a cada empresa, que s’indica a les disposicions de la Llei Federal núm. 125. A les empreses petites, totes les accions necessàries són realitzades pel secretari, però en les grans organitzacions es dedica a l’arxivatge un empleat independent.
L’empleat designat ha de conèixer els requisits de la legislació sobre l’arxivatge de documents de personal de l’organització i també ha d’entendre els períodes de retenció de diversos documents. Per a això, s’inicien papers separats per a diferents treballs. La documentació relacionada amb el personal de l’empresa s’hauria d’emmagatzemar almenys 50 anys si els papers es van crear després del 2003 i si l’organització té documents formats abans del 2003, s’hauran de conservar durant 75 anys.
Els matisos de la creació d’un arxiu
A les grans empreses, es generen un gran nombre de documents durant el negoci, de manera que es guarden en una sala separada anomenada arxiu. Està representat per una unitat estructural separada i, durant la seva creació, la Direcció emet un Reglament especial, que és l’acte regulador local de l’empresa.
En aquest Reglament es donen les regles bàsiques per arxivar documents de l'organització, així com la responsabilitat dels funcionaris implicats en aquest procés per a diverses infraccions detectades.
Regles de procés
Durant l'arxiu de documents de l'organització, l'empleat responsable designat ha de tenir en compte les normes següents:
- la documentació es transfereix a l'arxiu només per inventari;
- si s'introdueixen papers a la feina d'algun empleat, és important tenir en compte els requisits de les directrius especials per tal que en el futur sigui fàcil trobar el document adequat;
- cada departament de l’empresa ha de transferir els documents per a l’emmagatzematge a la persona responsable en els terminis establerts per la llei;
- si per diversos motius s’incompleix l’horari, sobre la base de la qual es trasllada documentació diferent a l’arxiu, el funcionari ha d’informar el cap de l’empresa sobre aquest fet.
L’alfabetització de la compilació de l’arxiu depèn de la correcció d’aquest procés.
Objectiu del procés
L’arxiu de documents de l’organització és necessari per optimitzar tota la documentació, així com per al seu emmagatzematge competent. Si hi ha un arxiu ben estructurat, qualsevol empleat de l’empresa, si és necessari, podrà trobar diferents documents relacionats amb el personal, diferents comandes o contrapartides.
Cada cop més, les empreses canvien a la gestió de documents electrònics, de manera que tots els documents s’emmagatzemen en un ordinador, per a la qual s’està formant una versió electrònica de l’arxiu.Però això té en compte que els documents tenen força jurídica només si hi ha un format en paper, per tant, l’emmagatzematge electrònic de documents només actua com a addició a l’arxiu estàndard.
Procediment d’arxivatge
El procediment per arxivar documents és el mateix per a totes les empreses, però cada organització pot fer els seus ajustaments. El procediment estàndard es divideix en els següents passos:
- En un primer moment, es destaquen les característiques dels documents preparats per a la seva transmissió a l’arxiu;
- si és necessari, es duen a terme accions addicionals, que inclouen grapats de papers o addiccions diverses;
- els documents s’ajusten, cosa que permet trobar en un futur fàcilment els papers necessaris en la massa total de documentació;
- els documents innecessaris són destruïts legalment, ja que no representen cap valor per al funcionament de l'empresa;
- els documents són sistematitzats, després dels quals es puntegen en funció del seu tipus;
- els papers es divideixen en els següents tipus: comptabilitat, personal o direcció;
- si és impossible classificar cap document com a tipologia anterior, es combinen i s'inscriuen en un cas independent;
- cada segell s’aplica amb el segell de l’organització, així com la signatura de l’empleat autoritzat;
- es forma un inventari per a cada cas que conté informació sobre els documents que es troben en una carpeta determinada;
- es fan catàlegs de casos ordenats per tipus;
- tots els casos correctament preparats s’envien per a l’emmagatzematge a l’arxiu, que normalment es presenta com una sala independent, en la qual hi ha un gran nombre de bastidors convenients.
El procediment només el realitza una persona autoritzada, dotada amb l'autoritat necessària pel cap de l'organització. Si s’incompleixen les regles d’arxivatge de documents o es perd totalment la documentació, aquest empleat en concret de l’empresa és responsable de les infraccions identificades.
Característiques de la compilació de la nomenclatura
Si l’empresa té realment molts papers, aleshores quan arxiveu documents a l’organització, s’elabora una nomenclatura de casos. Amb la seva ajuda en el futur serà possible trobar el correcte entre les nombroses carpetes.
Quan es compili la llista de casos, s'indicarà la informació següent:
- l’índex del cas concret, representat pel número condicional assignat, la primera part d’aquest número és el codi de departament des d’on es van rebre els documents;
- nom del cas;
- nombre de documents emmagatzemats a la carpeta;
- el període durant el qual aquests documents han de ser emmagatzemats en funció dels requisits legislatius;
- diferents notes que deixa el responsable, per exemple, podeu indicar que un cas concret té una versió electrònica addicional.
En organitzacions petites, on anualment no es transfereixen massa documents a l'arxiu, és possible que no es compili la nomenclatura dels casos.
Normes per a la publicació del "Reglament sobre l'arxiu"
A les grans empreses, l’arxiu es presenta en una sala separada, en la qual s’emmagatzema un llarg nombre de fitxers i documents. Al mateix temps, l’organització empra un especialista dedicat exclusivament a l’arxiu de documents. Per tal que la seva tasca estigui regulada amb claredat, els executius de la companyia solen publicar i consolidar un Reglament especial sobre l'arxiu. Les regles per al seu ús inclouen:
- s’indica quin tipus de treball ha de realitzar la persona responsable;
- es donen regles per transferir documents de diferents departaments a l'arxiu;
- enumera les regles de registre d’inventari i nomenclatura de casos;
- s’introdueix informació sobre la correcta preparació dels papers que es transfereixen a l’arxiu;
- s'indica que l'empleat designat hauria de participar en la conciliació de la composició dels documents, així com en la seva execució.
Si l'empleat de l'arxiu determina que hi ha alguna violació en la documentació, els papers s'envien per a la seva revisió al departament corresponent de l'empresa. Si no hi ha errors o mancances, s’acceptaran els papers per a la costura. Si la informació és difícil de llegir, es realitza una còpia del document.
Requisits d’arxiu
Cada empresa ha de tenir en compte els requisits bàsics per arxivar correctament els documents de l’organització. El registre de registres ha d’estar subjecte a les condicions bàsiques de la llei. A les grans empreses, l’arxiu està representat per una sala independent, que ha de protegir-se dels empleats de la companyia o de persones no autoritzades. Per tant, durant la creació d'aquesta unitat es tenen en compte els requisits següents:
- els locals han d’estar aïllats d’altres departaments i oficines;
- estableix una alarma contra incendis i robatoris;
- la mida d’aquesta habitació depèn de quants documents es transfereixen a l’arxiu cada any;
- a la sala s’instal·len bastidors llargs especials, i és recomanable triar estructures metàl·liques;
- entre els bastidors hi ha una distància que no pot ser inferior a 75 cm;
- la longitud de les prestatgeries pot ser diferent i depèn de l’alçada dels sostres;
- A més, s’instal·len caixes de seguretat especials a la sala, on hi ha els documents més valuosos i importants.
A cada empresa, l'àrea dels locals seleccionats pot ser completament diferent, ja que per a això es tenen en compte diversos factors.
Com es preparen les coses correctament?
L’arxiu de documents comptables només es permet després d’una preparació prèvia competent d’aquesta documentació. Per tant, abans d’enviar aquest o aquell paper a l’arxiu, heu de realitzar els passos següents:
- inicialment, el responsable s’ha d’assegurar que no es requereixi la documentació realment transferida en el procés de realització de les activitats actuals de l’empresa;
- es fa una descripció dels documents i el cas directe;
- es fa un examen per assegurar-se que la documentació i els casos siguin realment valuosos, per tant, s’han de guardar a l’empresa durant un període de temps determinat;
- si és necessari, els documents s’arxiven, es copien o s’ajusten i només es transfereixen a l’arxiu.
S’han de disposar de comandes relacionats amb els empleats contractats i que tinguin períodes d’emmagatzematge diferents per a casos diferents, ja que si es barregen, hi pot haver confusió durant la destrucció de determinats papers.
Els matisos de treballar amb consultes
L’arxiu de documents de personal i altres papers que es formen durant la feina de l’organització es realitza per un empleat responsable que rep un cert salari per les seves activitats. Si el cap o altres empleats de l'empresa necessiten estudiar qualsevol document disponible a l'arxiu, hauran de sol·licitar-ho amb una sol·licitud especial a la persona designada.
La informació de l'arxiu s'emet en forma de certificat, còpia o extracte d'arxiu. El certificat es presenta amb un document, que inclou informació d’arxiu sobre el tema sol·licitat.
Una còpia arxivada es representa reproduint un text o una imatge d’un document emmagatzemat a l’arxiu. A més, proporciona dades de cerca.
Un extracte de text reprodueix només una determinada part de la documentació. Per fer-ho, l’empleat que realitza la sol·licitud ha d’indicar sobre quina qüestió d’emissió en concret es requereix.
Conclusió
Molts documents creats durant el treball de l’empresa s’han d’emmagatzemar durant un llarg període de temps. Per crear condicions òptimes, es crea un arxiu a l'empresa, presentat per una unitat estructural separada. A més, es designa una persona responsable de l’acceptació de la documentació a l’arxiu. El mateix especialista respon a peticions d'altres empleats i gestors.
A l’hora d’arxivar la documentació, s’han de tenir en compte certes regles i requisits que permeten estructurar correctament el paper i proporcionar-los unes condicions ideals d’emmagatzematge.