Igual que en altres àrees de negoci, els especialistes en contractació ofereixen un avantatge sobre un empresari o propietari d'una petita empresa, que s'assabenta a mesura que el negoci creix. Si bé els experts discuteixen sobre la reducció de costos, el desenvolupament de nous mercats i la minimització dels riscos, la compra pot semblar més aviat intimidadora per a un propietari d'una petita empresa. Molts empresaris no coneixen aquests temes i són conscients de l’impacte de les adquisicions més tard del que haurien de fer.
Les empreses amb un equip de contractació eficaç sovint fan grans negocis i gaudeixen de l’èxit dels clients habituals.
Per resumir tota la i, considereu tots els processos bàsics que comporta la contractació moderna. Això us donarà claredat sobre les funcions bàsiques que constitueixen la major part de les responsabilitats de contractació. Haureu de cercar tot això a qualsevol plataforma de contractació competent.
Comprovació de requisits i existències
Abans d’iniciar el cicle de compres abans del pagament, cal determinar la necessitat d’un producte o servei. En el context de les petites empreses, la clau és valorar la validesa de les necessitats. Tal com li dirà qualsevol especialista en contractació, comproveu la disponibilitat de determinats productes / materials al vostre "estoc". Emfatitzeu per vosaltres el que us falta i, a partir d’això, suprimiu els punts que us semblin sense sentit. Doneu preferència a les compres més reals i efectives, de manera que després tot això es justifiqui. És molt important que comproveu les vostres necessitats i que comproveu la vostra disponibilitat abans de passar al següent pas: augmentar les sol·licituds de compra.
Eleveu una sol·licitud de compra
Aquí, un equip o membre de l’equip que necessiti un producte / servei específic enviarà una sol·licitud. Aquest pot ser un formulari en paper, un formulari electrònic o una sol·licitud oral per telèfon. Si esteu començant, utilitzeu formularis electrònics per ajudar a emmagatzemar i comunicar-vos. Assegureu-vos que les sol·licituds només es produeixin després de complir alguns requisits administratius Aquest és un mètode que us ajudarà a assegurar-vos que només s’executen sol·licituds vàlides. Tal com demostra la pràctica, és precisament aquest mètode al principi el que té un paper important, ja que et revela com a empresari a proveïdors del millor costat. Seguiu les normes i regulacions clares en el procés de sol·licitud i, a continuació, la vostra empresa començarà a desenvolupar-se tal com cal.
Gestió de sol·licituds de compra
Comenceu per assignar la responsabilitat principal d’aprovar les sol·licituds de compra. Algú del departament de finances o del departament de contractació té en compte cada sol·licitud de compra i l’aprova i emet una comanda de compra o l’envia al client indicant el motiu del rebuig. Un cop aprovada la comanda en nom de la vostra empresa, es recomana que realitzeu una revisió pressupostària. Feu-ho abans d’enviar consultes o ofertes (RFP, RFQ) segons calgui. Això és important perquè sovint passa que ordenem tot el que semblava necessari i, per tant, no podem pagar la comanda. Entendre en deute tant al principi com en el punt àlgid d’incrementar un negoci és una mala política. Feu tot en funció de les finances.
Un altre consell: podeu evitar tot això si és possible una compra a granel. Això és més adequat per a compres úniques de productes o serveis d’un valor únic o compres no gestionades d’una determinada categoria.
Negociacions i coordinació de comandes
Després d’enviar la comanda de compra al proveïdor, poden aprovar-la, rebutjar-la o iniciar negociacions.En aquest punt, podreu discutir variables com els horaris de lliurament, articles alternatius, preus i mode de transport. Tingueu en compte que l’acord és un contracte vinculant legalment. Després que el venedor en signi un, per llei els ha de proporcionar els serveis o les mercaderies enumerades d’acord amb el calendari especificat al preu indicat.
Recepció de productes i / o productes
El venedor us envia la mercaderia o proporciona el servei i us introdueix en un document important sobre la recepció de la mercaderia. El signareu tan aviat com confirmeu que el producte sol·licitat (o els serveis prestats) està en ordre i es troba al vostre magatzem. En aquest moment, també realitzeu una mesura de seguretat anomenada conformitat tripartita, que significa comparar l’ordre de compra, la llista d’embalatge que ve amb el producte o servei i la factura del venedor. Tan aviat com us assegureu que coincideixen tots, només haureu d’anar als pagaments.
Producte d’oficina i productivitat del venedor
Després de completar tots els processos que van des de la "contractació" fins al "pagament", adopteu dues mesures per garantir la coherència. El primer és el manteniment de registres i el segon és l’anàlisi del rendiment dels proveïdors. Un cop realitzat cada pagament, registreu-lo en un registre permanent, útil per a una auditoria i quan més endavant haureu de rebre detalls sobre la comanda, us ajudarà. Canvieu a dades digitals us ajudarà a emmagatzemar totes les dades de compra en un lloc centralitzat de fàcil accés.
El treball del proveïdor potser és l'única clau per aconseguir una compra efectiva. Aquí avalueu cada proveïdor per factors com la qualitat de les mercaderies lliurades o els serveis prestats, la seva conformitat amb els horaris de lliurament i les obligacions contractuals, així com la velocitat de resposta. Si no esteu satisfet amb cap d'aquestes àrees, comproveu-ho en vermell. L'anàlisi de la gestió del rendiment dels proveïdors us ajuda a mantenir i estendre les relacions només amb els proveïdors més efectius.
Conclusió
Comprendre els processos de compra és fer compres de primer nivell. Els empresaris pensen molt i no han de sentir que han de convertir-se en un expert en contractació per tal que el seu negoci funcioni correctament. Comença amb els conceptes bàsics i entén com fer les compres correctes. Configureu alguns sistemes de compra automatitzats perquè pugueu estar segurs que funcionen al mateix ritme cada vegada.
No deixeu que la manca de coneixement impedeixi competir amb professionals amb experiència: domini correctament aquestes bases i ja tindreu un bon començament.