Els propietaris de petites i mitjanes empreses es veuen obligats a treballar durant un llarg període de temps. Alguns empresaris fins i tot treballen els caps de setmana. Per reduir la càrrega de treball d’emergència, és recomanable utilitzar l’automatització de diversos processos i accions rutinàries. Però hi ha algunes operacions que es realitzen millor de forma independent, per no produir pèrdues.
Característiques i avantatges de l’automatització
Les petites empreses solen necessitar-ho, ja que sovint els empresaris i els empleats han de dur a terme accions rutinàries i completament inútils. Els avantatges inclouen el fet que no cal dedicar molt de temps i esforç a accions senzilles i rutinàries que es puguin dur a terme de forma automàtica.
El temps lliure es pot utilitzar per establir contactes amb els contractistes, comunicar-se amb familiars o realitzar altres tasques importants que no es poden automatitzar. Per tant, podem distingir diversos processos empresarials que haurien de ser automatitzats.
1. Respostes als correus electrònics
Cada empresa té un correu electrònic i sovint rep moltes cartes diferents de socis, clients o només clients privats. Al voltant d’un 25% del temps que un propietari de l’empresa passa en comprovar les respostes de correu electrònic i escriure.
Al mateix temps, és possible accelerar aquest procés, per al qual s’utilitzen plantilles. No es tracta d’una automatització completa, però podeu reduir el temps que heu de passar a escriure textos.
2. Factures d'ompliment
La comptabilitat és un procés complex i que requereix molt de temps. Normalment hi treballa un comptador amb experiència, però sovint, els empresaris inicials simplement no tenen les capacitats financeres per contractar un especialista. Per tant, han de preparar de forma independent molts documents, que inclouen el mateix tipus de factura.
Per a la seva compilació, és desitjable utilitzar programes informàtics especials, cosa que permet canviar només la informació bàsica, deixant l’altra informació sense canvis.
3. Nòmines
La seva compilació és una feina tediosa, que s’ha de realitzar mensualment, ja que cada mes es dona un sou als empleats de l’empresa. És difícil automatitzar la preparació de les nòmines si molts empleats de l’empresa encara reben els seus sous en efectiu.
Per tant, és recomanable transferir tots els empleats per rebre sous de forma no efectiva. Per a això, es seleccionen els bancs que ofereixen condicions òptimes per obrir targetes de dipòsit i nòmines. En aquestes condicions, de manera automàtica, els fons es transferiran als comptes dels empleats, de manera que no haureu d’afrontar la compilació d’estats.
4. Gestió de tasques
Al voltant del 70% del temps de l'emprenedor es dedica a gestionar diverses tasques dins del seu negoci. Per estalviar temps i esforç, és recomanable utilitzar programari especialitzat. Amb ell, podeu coordinar accions entre diferents tasques, desfer-vos de les accions repetitives i també ajustar constantment la llista de tasques digitals.
Aquests programes recorden determinades accions que un empresari ha de realitzar en un període de temps concret. Per tant, no us heu de preocupar pel fet que el propietari de l’empresa s’oblidarà de determinades tasques.
5. Informes i declaracions
Cada empresari paga impostos sobre la base d’un sistema d’impostos seleccionat prèviament. Per informar al Servei Tributari Federal, cal preparar i presentar declaracions d’impostos o altres documents de manera puntual. Per fer-ho, necessiteu una bona comprensió de la comptabilitat.
Fins i tot aquest procés es pot automatitzar. El servei tributari ofereix a l’emprenedor l’oportunitat de descarregar programes especials des del lloc web oficial del Servei Tributari Federal. En aquests programes només s'introdueix informació sobre els resultats de l'activitat de l'empresa, després dels quals es realitzen de forma automàtica els càlculs. A causa d'aquest programari, podeu reduir significativament la quantitat de temps i esforç que heu de dedicar a la recopilació de documentació oficial.
Quines tasques no es poden automatitzar?
Tot i que l’automatització té molts avantatges, encara hi ha algunes accions que l’emprenedor ha d’implementar personalment. En cas contrari, l’empresari pot no tenir en compte molts punts importants, que comportaran pèrdues de l’empresa.
1. Problemes del client
La insatisfacció del client i del client es pot produir en qualsevol moment per diversos motius. Simplement és impossible fer front a aquestes dificultats en el mode automàtic, per la qual cosa l'emprenedor ha de participar en aquest procés. Ha de solucionar el problema perquè el client insatisfet no deixi cap queixa a Internet.
En resoldre aquests problemes, és important centrar-se en la comunicació personal. No utilitzeu correus electrònics o missatges telefònics, per la qual cosa és recomanable fer una cita i canviar d’opinió del client.
2. Adaptació dels clients
Els nous clients que no estan segurs de la conveniència de la cooperació entren constantment al negoci. Per tant, és important utilitzar certs processos empresarials dirigits a la seva ràpida adaptació.
En un primer moment d’interacció, un home de negocis no pot confiar en l’automatització, ja que és probable que perdi un gran client. Per tant, cal establir una atenció personal per establir una relació forta.
3. Reconeixement dels empleats
Els empleats de l'empresa són un recurs valuós per a qualsevol empresari. Per tant, si un home de negocis vol aprendre constantment sobre els diversos èxits dels especialistes, haurà de tractar-se de l’avaluació i l’anàlisi pel seu compte. És impossible automatitzar aquest procés, perquè en cas contrari els treballadors comencen a sentir-se amb més llibertat, cosa que sovint condueix a una disminució de la productivitat laboral.
Si algun especialista assoleix altures en la seva carrera, l’emprenedor hauria de celebrar el seu èxit atorgant premis o premis.
4. Processos creatius
Tot i que l’automatització millora la productivitat, no pot substituir el treball creatiu que la gent fa. Els programes no poden reproduir el cervell humà, per tant, la implementació i la creació d'idees creatives requereixen la participació de professionals contractats amb experiència i talent.
Per tant, els llocs de treball creatius són encara en demanda i són molt pagats. Per resoldre qüestions importants, l’empleat ha de tenir pensament crític i habilitats innovadores.
5. Construir relacions fortes amb els companys i els clients
Això només és possible mitjançant la comunicació personal de l’emprenedor amb representants d’altres empreses o empleats. No s’ha de confiar en l’automatització, per la qual cosa és recomanable abandonar l’ús constant de correus electrònics o altres sistemes.
Per als empleats, heu d’utilitzar diferents regals o cartes d’agraïment escrites a mà. Si hi ha alguna insatisfacció per part dels clients, heu de realitzar converses personals.
Per tant, fins i tot quan s'utilitzen tecnologies modernes, alguns processos no es poden automatitzar.
Conclusió
L’automatització pot estalviar temps i esforç d’un empresari, per la qual cosa és recomanable implementar-lo en el treball de l’empresa a l’hora de realitzar algunes operacions rutinàries.Però hi ha alguns processos empresarials que requereixen atenció personal per part d’un empresari.