Els comptables sovint tenen dubtes sobre com emetre correctament una factura i quan s’ha d’anotar als llibres de comptabilitat. Vegem què és aquest document i com utilitzar-lo.
Una factura és un document distribuït segons el qual es cobra tant el pagament de la mercaderia com la deducció fiscal. A la comptabilitat internacional, aquest document sembla:
Què diu el Codi Tributari
Segons el Codi Tributari, el termini per emetre una factura està limitat a 5 dies hàbils, de fet, una setmana. Aquest període es compta de la següent manera:
- el dia de la recepció del pagament anticipat (íntegrament o completament) respecte a altres lliuraments o transferències de propietat;
- el dia de l’enviament real de la mercaderia (prestació de serveis o realització de treballs), transferència de propietat.
El període de cinc dies es considera des del dia següent a la data del primer enviament. Si la factura es va emetre per obra o prestació de serveis, el termini per a la facturació es calcula a partir de la data de la prestació completa de l’obra o serveis. Tingueu en compte que no es tracta d’iniciar treballs, sinó de la prestació completa dels serveis o treballs acordats. L’excepció són els casos en què l’obra es realitzarà amb una bestreta i aquesta circumstància s’indica expressament en el contracte econòmic. En aquest cas, s'emet una factura anticipada a la contrapartida. El termini per emetre aquests documents és de cinc dies a comptar de la data en què es van acreditar els diners al compte.
Dies laborals i dies de descans
Passa que el termini per emetre cau un dia inhàbil. En aquest cas, l'art. 6.1 del Codi Tributari permet al venedor ajornar la factura el primer dia hàbil després d'un període de cinc dies. Però aquesta norma s’ha d’utilitzar amb molta cura, ja que fins i tot un retard d’un dia comportarà que la factura no es comptabilitzarà a la propera auditoria fiscal. Per tant, els auditors i comptables principals amb experiència recomanen la facturació en aquest cas amb antelació, sense esperar al final del període de cinc dies. La facturació es pot fer el mateix dia que es va realitzar la corresponent operació comercial. Si cal, sempre es pot ajustar la factura.
Factures unificades
Segons el Codi Tributari, a algunes empreses comercials se'ls pot emetre factures úniques (consolidades) de vendes en funció dels resultats del mes en qüestió. El dret de treballar en un compte únic s’ha de fixar al contracte. Està permès treballar d'aquesta forma als contractistes que realitzin:
- subministrament continu de béns;
- proporcionar continuament serveis de transport o logística;
- subministrament d’electricitat, recursos de combustible;
- prestar serveis de comunicació;
- vendre diàriament i contínuament productes.
Si les contrapartes han treballat menys de 30 dies naturals, la factura s'hauria d'emetre abans del termini de lliurament. Però, en aquest cas, els inspectors poden insistir en que es vulneixi el principi de regularitat i continuïtat del subministrament. Per tant, cal abordar amb precaució les noves contrapartides amb una taxa de factura uniforme.
Pel que fa al Codi Tributari, el període per emetre les factures del mes en què es presenta és de cinc dies després del mes següent. Però cal registrar aquests comptes el mes en què es van realitzar les primeres vendes de les mercaderies rebudes.
Responsabilitat per l’incompliment dels terminis
El Codi Penal no indica penalitzacions per infracció dels terminis per emetre factures. Però, per regla general, els inspectors es guien per l'art.120 del Codi Tributari i es reclama la facturació tardana, com per a la no facturació en general. Això és especialment cert per als documents que s’han de crear a la intersecció de dos períodes d’informació. Per exemple, si una factura s’hauria d’emetre el mes passat, però es va crear només el mes en curs, els inspectors poden considerar-ho com una falta de factura i multar l’empresa.
Pagaments anticipats
Fins ara, hem parlat de factures emeses per al primer esdeveniment, com ara l’entrega de mercaderies o la presentació real de serveis. I com escriure i calcular el termini per a la facturació amb antelació? Quin temps s’ha de sotmetre a la contrapartida?
El calendari de les factures anticipades està directament relacionat amb l’obligació fiscal de l’empresa. Els diners rebuts per l’empresa en relació amb l’activitat comercial es converteixen automàticament en la base de la fiscalitat i la factura és un document que certifica la correcció de la recepció de diners.
Si el primer esdeveniment és la recepció de fons al compte corrent, el termini per emetre una factura per avançat comença en el mateix període i en les mateixes condicions que la factura d’entrega de mercaderies. Així, per als fons transferits prèviament, es produeix una obligació tributària dins dels cinc dies posteriors a la recepció dels diners, cosa que es reflectiria en el document pertinent. Aquests terminis per emetre les factures anticipades estan fixats a l'apartat 4 de l'article 164 de l'actual Codi Tributari.
Documents electrònics
09/02/2010 El servei tributari de la Federació Russa va reconèixer el dret dels contribuents a treballar amb mostres electròniques de documents fiscals i comptables. Per primera vegada, es reconeix un document electrònic com a equivalent i s’accepta juntament amb documents en paper. Aquesta norma queda fixada en el paràgraf 1 de l'art. 169 Codi Tributari. Els terminis per emetre factures electròniques són similars al del període de celebració de documents en paper, ja que en aquest cas tant els documents paper com els virtuals són idèntics.
Per aplicar aquesta disposició, una comanda separada del servei tributari va aprovar els formats de factures electròniques, revistes de comptabilitat d’aquests documents i altres llibres. El procediment per treballar amb aquests documents és similar al flux de treball en paper. Es dóna un dia per a cada intercanvi de factures, però, realment, gràcies a Internet, l’operació triga uns segons. L’intercanvi de comptes està fixat a l’Ordre 174 n i consta de:
- La data en què apareix la factura a la comptabilitat de la contrapartida és la data en què l'operador rep aquest fitxer. Tingueu en compte: no la data de la facturació, sinó la data de recepció de l'operador.
- La recepció de les factures electròniques d’IVA, el termini per a la publicació d’aquests documents no es compta des de la data en el document, sinó des de l’enviament de la factura al comprador per part de l’operador. El termini per a la facturació del venedor, per tant, no depèn només del primer esdeveniment, sinó també de la transmissió d’un document electrònic a l’operador.
Una prova de recepció del document pot ser un avís. Anteriorment, es tractava d’un requisit obligatori d’una factura electrònica. Ara aquest document és una addició al compte i només s’executa en cas d’acord addicional entre contraparts.
Registre de factures
La comptabilitat de les factures, que són la base de les transaccions fiscals, es realitza als llibres de comptabilitat. Des del gener del 2015, només cal que els contribuents conservin aquestes revistes. Però hi ha excepcions a aquesta regla. Per tant, segons les normes i regulacions existents, el diari de factures hauria d'estar disponible:
- amb els contribuents;
- persones exemptes de l’obligació de ser contribuents;
- les persones que no estiguin registrades com a contribuents si emeten o reben factures periòdicament quan realitzen negocis, tot i que representen els interessos d’altres persones sobre la base d’acords bilaterals.
Una llista completa dels principis per al tractament i emmagatzematge d'aquests documents es troba a les Normes de manteniment del registre de factures aprovat el 2011.
El procediment d’emplenament de les factures
Segons les Normes d'ompliment, els contribuents tenen l'oportunitat d'indicar informació addicional en aquest document. Aquests inclouen:
- detalls del document principal (factura, extracte bancari);
- nom de la persona que emet la factura amb les dades legals i de liquidació vigents.
Esmentar documents primaris permet al venedor indicar informació addicional no només per als venedors, sinó també per als compradors, per exemple, és possible especificar la data d’acceptació de la mercaderia o el termini per finalitzar l’obra, altra informació d’interès del costat oposat. Per tal de regular el flux d’informació necessària, es va permetre una addició d’aquest tipus.
Nous canvis
El 2017 es va modificar el document. Per tant, el requisit obligatori és el codi del tipus de mercaderia TN FEA, que és necessari per a la supervisió de les deduccions del grup de mercaderies. En el cas d’un grup de mercaderies, la deducció s’accepta en l’antiga comanda i en transaccions amb béns no qualificats, la deducció es realitza en la nova forma. El codi del tipus de mercaderia TN VVED es va fer obligatori per indicar-lo al document. Això es deu al fet que aquest codi és necessari per controlar les deduccions de béns del grup de mercaderies, acceptades en l'antiga comanda. Tots els altres grups de productes es redacten en el formulari actual.
En els comptes nous, cal indicar l’adreça que ha de correspondre a les dades del registre. Anteriorment, n’hi havia prou amb especificar els detalls dels documents constitutius, ara les noves normes obliguen a fer correspondència tant en la factura com en el registre de les persones jurídiques.
Facturació de l’ajustament
Les factures d’ajust s’emeten si s’ha produït un canvi en el valor de béns, serveis o treballs. La mida dels canvis en aquest cas s’indica a la columna 5 de la factura. Si es modifica el nombre d'unitats de béns d'obra o de serveis, els canvis es realitzen a la columna 3.
Pressupost i períodes de facturació d’ajust
Abans d’informar-se sobre la data de publicació de les factures d’ajust, no serà superflu familiaritzar-se amb el contracte amb el qual es dirigeix el negoci d’aquesta empresa amb la contrapartida. Si el contracte indica la possibilitat de fer canvis, hauran de realitzar-los en un període de cinc dies després de l’aprovació. La confirmació d’aquest consentiment pot servir com a Acta de discrepància establerta, certificada per les dues parts.
Totes les accions fiscals amb factures i factures correctores corresponen al període en què es van emetre aquests documents. A partir de la factura d'ajust emesa amb l'objectiu de reduir el cost total d'enviament, el proveïdor té dret a reduir els seus propis passius fiscals. Per rebre una deducció d’IVA, el venedor forma factura negativa. Així, l’import de l’IVA es redueix en l’import de la factura completa menys l’import de la factura correctora. Al contrari, el comprador té l’obligació addicional d’augmentar el seu IVA a partir de la factura. Per a les factures electròniques, s'apliquen requisits similars. El termini per publicar una factura d'ajust de format electrònic és el mateix que per als documents en paper, dins dels cinc dies posteriors a la signatura de l'informe de discrepància.
Correcció d’errors en les factures
Això és possible si a la factura s'ha trobat el següent:
- un error en els detalls del comprador o venedor;
- Tipus d’impostos incorrectes
- tipografia simple.
Si s’ha de corregir la factura, s’hauria d’elaborar un document nou i revisat. Independentment de la publicació de la correcció, la factura corregida s’assigna al mateix període impositiu en què es va dur a terme l’operació i es va elaborar la factura inicial.Si la factura emesa amb un error no comporta una denegació de les devolucions d’IVA, no es podrà corregir.
La numeració de les factures principals i correctores en un termini és contínua. Les correccions a les factures d'ajustament es preparen de la mateixa manera que les originals. Però la numeració dels comptes corregits dins d’un compte sempre comença amb un. Es fa una entrada als registres de comptabilitat: el número de la factura és tal, correcció núm. 1, i és un compte que s’ha de tenir en compte a l’hora de calcular l’IVA.