La planificació de l'adquisició de béns és una de les etapes més importants en les activitats de qualsevol institució o empresa moderna. Està destinada a la formació de documentació preparatòria si és necessari per adquirir un producte, treball de comanda, serveis. L’àrea més rellevant per a municipis, empreses d’àmbit estatal. S'han desenvolupat diversos mètodes de planificació que es consideren com a part dels cursos educatius especialitzats. Per descomptat, els càlculs teòrics són aplicables a la pràctica, l’abast de la seva aplicació és extremadament ampli. Això es deu principalment als requisits de la legislació vigent sobre la justificació de les adquisicions de municipis i agències governamentals.
Un inici sense errors és la clau de l’èxit
Actualment, s’està practicant la planificació de contractacions d’acord amb la Llei Federal 44. Aquest document ha declarat a nivell federal quina importància té el procediment d’elaboració d’un pla. Els requisits per a la redacció d’adquisicions van aparèixer per primera vegada el 2013 i, des d’aleshores, la situació definitivament no ha estat més fàcil d’implementar les institucions individuals. Els estàndards legals que són rellevants per als nostres dies requereixen que planifiqueu les adquisicions d'acord amb les lleis, documentant acuradament cada pas, qualsevol operació.
L’organització de contractacions, l’elaboració d’un pla són tasques que, amb la invariabilitat de la llei, s’estan resolent en els nostres temps mitjançant mètodes més moderns. Això permet una major eficiència econòmica del resultat per complir amb els estàndards establerts. El sistema de planificació de contractacions és la clau d’un resultat positiu de tot l’esdeveniment. Cal analitzar les necessitats, atès la quantitat de fons destinats a l'empresa. Per descomptat, la millor opció és assignar les masses financeres en les quantitats requerides per una institució determinada per implementar totes les transaccions planificades, però les restriccions pressupostàries rarament permeten obtenir el 100%.
Feu-ho bé
Per cert, la rellevància i la complexitat del tema dels plans de contractació, la redacció de projectes ja és visible a l’abundància de publicacions especialitzades que s’han publicat recentment, posant de manifest diversos aspectes i matisos subtils del número. Molt a causa de la difícil situació econòmica del país, sobre la base de la qual s’estrenyen els requisits de la llei, així com del seguiment del seu compliment. Hi ha un aspecte positiu: és possible prevenir eficaçment l’abús, el component de corrupció i la pèrdua ineficient d’estalvis pressupostaris.
L’opció més habitual és la planificació anual de contractacions. No serà superflu elaborar plans durant un llarg període de temps (pla quinquennal), però es formen només en termes generals. Hi ha plans a curt termini (per exemple, durant un mes), però aquests només reflecteixen les necessitats actuals de l'empresa. Un pla anual no és només una llista d’adquisicions necessàries, sinó també un document que demostra les perspectives de la institució, la seva estratègia de desenvolupament i la millora del procés de treball. Sovint s’adjunta una nota explicativa al pla, que justifica la necessitat de cadascun dels elements enumerats. Això ajuda a prevenir la sospita d’abús i demostrar la necessitat d’assignació de fons.
Objectius principals: analitzar exemples de contractació
La planificació, la contractació pot ser l’àrea de responsabilitat que l’empresa deixa de banda.En tal situació, la qualitat del servei prestat com a resultat del treball de la institució del producte serà bastant baixa, i els termes seran llargs. Si no s'ha pogut determinar el preu del contracte correctament, planificar l'adquisició, hi ha una possibilitat de despesa ineficient de fons, cosa que pot considerar-se com una infracció amb les conseqüències següents.
La planificació de contractació municipal ajuda a prevenir cancel·lacions imprevistes. L’iniciador del bloc de transaccions pot ser l’autoritat de control, el contractista o la pròpia institució, que de sobte va trobar un error i, per tant, es va veure obligada a acabar amb urgència la cooperació per acord. Això comporta pèrdues temporals financeres. Un client que hagi completat de forma incorrecta el procés de contractació pot patir sancions. En particular, es desprèn de les lleis existents que un funcionari que ha seleccionat de manera irresponsable el mètode de contractació es veu obligat a respondre: el càstig arriba a 50.000 rubles.
Un a un
A les empreses modernes, la planificació de contractacions es porta a terme mitjançant un enfocament sistemàtic de la qüestió mitjançant sistemes electrònics, informàtics i de programari eficaços. Això minimitza la probabilitat d’error humà. La seqüència d’operacions és la formació del pla, la seva coordinació amb autoritats superiors, la implementació del pla. Ja en fase preparatòria, cal justificar totes les operacions previstes, verificar el compliment dels objectius marcats per a la institució i normalitzar la contractació. Aquest últim consisteix en el control de qualitat del producte adquirit, el servei encarregat respecte als requisits actuals, qualitats esperades del consumidor. A la fase del pla, s’analitza la quantitat de producte requerida i el preu marginal al qual es pot comprar.
La gestió de la planificació de compres inclou l’organització d’una discussió pública de l’esdeveniment. Això és especialment vàlid per a diverses transaccions per a les quals la legislació està prevista en les lleis. Hi ha esdeveniments que és senzillament impossible de dur a terme sense investigació pública prèvia amb una avaluació dels resultats. Actualment, s’utilitzen activament els mitjans i mètodes més moderns de comunicació, solucions tècniques i tecnologies de la informació per organitzar aquest pas.
No hi ha finalització de papers!
La planificació de contractacions estatals i municipals implica la formació d’un pla, d’un pla de contractació. El segon tipus de documentació es va introduir el 2016. La primera es practicava abans, la seva forma ha estat inalterada durant diversos anys. L’horari es forma per a l’any. El pla de contractació està elaborat per un termini mitjà i inclou tots els noms de productes necessaris per a la institució i comprats al proveïdor. Normalment, aquest document cobreix un període de tres anys, ja que és per aquest període que es forma un pressupost.
La planificació de contractacions públiques és un tema especialment difícil. Cal centrar-se en la llei federal adoptada el 2011 amb el número 223. Va declarar les possibilitats d’elaborar un pla flexible que abastés un període de dotze mesos. Algunes compres no s’han de justificar. Això s'aplica a la llista que està sota els estàndards de la segona part del quinzè article de la 44a Llei Federal anteriorment esmentada. Els empleats del sector públic tenen el dret d’ajustar els plans d’acord amb la necessitat. No hi ha cap límit o motiu.
Tot segons el pla
La contractació en la planificació del pressupost en format gràfic implica l'ús de la documentació desenvolupada en un període de tres anys i que descriu les necessitats bàsiques de la institució com a base.No totes les persones jurídiques des del primer moment poden formar amb èxit un pla de contractació que es pugui traduir a la realitat, per tant, la llei estipula la possibilitat d’ajustar aquells documents que ja es publiquen a través d’un sistema d’informació especialitzat.
Sovint cal fer canvis a mesura que es descobreixen les necessitats de béns que no es podien identificar abans. Mitjançant el pressupost electrònic, la planificació de contractacions és un procés bastant flexible, i podeu afegir noves partides, sobretot si les oportunitats financeres per a la seva implantació es deuen a un estalvi en les ofertes que ja han passat pel moment de l’ajust. Es poden fer canvis quan s’estimulin pels resultats de la discussió pública, si s’organitzava com complint els requisits de les lleis.
Logística de contractació
Per garantir que la planificació de contractacions (el pressupost electrònic, realitzat a través de productes moderns de programari, ofereix una assistència important als especialistes) sigui el més eficaç possible, organitzeu esdeveniments, tenint en compte els requisits de la logística. A l’hora d’elaborar el pla, us heu de guiar per les necessitats de l’empresa, els costos associats als processos de treball, els espais d’emmagatzematge disponibles per al seu ús. El paper i la quantitat de material necessari per al procés de producció, el calendari en què s’ha de lliurar, hi tenen un paper important. Per tenir èxit, cal tenir en compte els recursos dels proveïdors, la capacitat d’organitzar la producció pròpia d’alguns consumibles aplicables per a la fabricació del producte final, la prestació de serveis.
La formació, tenint en compte tot el pla de contractació especificat en la planificació pressupostària en relació amb empreses estatals i privades, permet establir un procés de treball sense temps d’aturada i pèrdues financeres per l’adquisició d’excedents, danys als consumibles. Per identificar quant de material es necessita (és a dir, aquest indicador és la base per calcular la majoria dels altres), és necessari dominar diversos mètodes estàndard de càlcul. Per aplicar-les a una empresa específica, primer heu de recopilar abans la base d’informació més completa sobre l’ús de matèries primeres similars a la indústria.
Quant es necessita?
Un dels mètodes de planificació de contractacions és l'avaluació del volum de productes que cal produir, en funció de la necessitat del client. Sabent la importància de la demanda del producte actualment, es pot calcular raonablement la quantitat de matèria primera necessària. Per simplificar les llistes de formularis de càlculs amb productes, materials, teniu en compte el temps necessari per subministrar diferents articles, la durada de l’emmagatzematge. Si alguns consumibles es poden fer per si mateixos, heu de calcular amb antelació quina importància tenen els costos del temps.
Sabent els intervals de temps, estimen la necessitat bruta de les posicions rebudes del proveïdor, fabricades pel seu compte. A partir d’això, la demanda neta es determina mitjançant l’anàlisi d’existències existents, comandes realitzades i volums de producció planificats. Entre les comandes es poden trobar les que es van fer anteriorment per a la sèrie de mercaderies anteriors. No cal tenir en compte a l’hora de planificar un nou cicle de producció.
Fluctuacions de la demanda
Aquest mètode de planificació de compres és rellevant quan es pot descriure l’interès del consumidor mitjançant un gràfic d’onades amb elements repetidors. Per aconseguir un suavització, cal avaluar com de gran és el consum real del producte durant el període passat, per identificar la relació amb els indicadors prèviament calculats. Per a un nou període, la previsió és un indicador calculat per al període de temps anterior, al qual s’afegeix el valor correctiu, la quantitat de mercaderies multiplicada pel coeficient de significació.
Opció alternativa
Un altre mètode de planificació de contractacions és determinista.Recorren a això quan se sap el temps que es triga a executar una comanda, quant de material es requereix per a ell, en quin temps es lliurarà els consumibles.
De vegades l’aproximació estocàstica és més aplicable a la pràctica. La base per als càlculs són els mètodes d’estadístiques, matemàtiques. Mitjançant fórmules especialitzades, podeu avaluar quina és la necessitat d’un producte que s’espera i, a partir d’aquest pla, la compra de consumibles.
Mitjançant l'experiència acumulada del personal, podeu implementar un enfocament heurístic de la planificació de contractacions.
Hi ha un moment per a tot
La planificació per a la contractació pública, privada implica la disponibilitat de la base d'informació més completa sobre el procés de producció i el resultat de la seva aplicació. Cal proporcionar als analistes accés a informació precisa sobre el moviment de consumibles, components, recanvis. Hauria d’haver-hi dades sobre totes les etapes des del moment de la investigació del mercat de compres fins a la recepció de la compra al magatzem.
Perquè el sistema de contractació logística funcioni bé, heu de saber quins materials s’utilitzen en el procés de producció. La formació del pla de contractació comporta la interacció coordinada de diferents treballadors a l'empresa. La planificació de contractacions públiques (i igualment en empreses privades) obliga a establir relacions mútues entre diferents departaments, divisions, sucursals d’una persona jurídica. Només la interacció organitzada amb cura ens permet garantir la correcció dels càlculs, l’anàlisi i l’elecció a favor del mètode òptim de formació de contractacions. El treball conjunt us permet decidir a favor de la millor política de preus, concloure un contracte rendible amb el proveïdor i fer un seguiment de la quantitat de matèries primeres que hi arriben, disponibles i gastades. La logística inclou el control del calendari dels lliuraments, la col·locació de les matèries primeres als territoris del magatzem.
Res més
Organitzant la logística de contractació, podeu aconseguir un inventari mínim al magatzem amb un subministrament ininterromput de consumibles per al procés de producció. Per tal que la planificació sigui eficaç, cal formular de forma precisa quines posicions es requereixen i fins a quin punt, en quin període de temps han d'estar exactament a disposició dels tallers i quines són les possibilitats de proveïdors coneguts. Els logístics avaluen les capacitats actuals del magatzem i elaboren formes d’organitzar el procés de producció de consumibles utilitzant les seves pròpies capacitats.
Comprem sàviament
En molts aspectes, la planificació de contractacions està estretament relacionada amb l’elecció d’un format específic per a la cooperació amb els proveïdors. Recentment, l’opció més estesa és l’execució d’una licitació. És igualment aplicable a empreses, institucions estatals i quan es busqui un proveïdor per un comerciant privat. El concepte de licitació va entrar en economia durant molt de temps. L’organització de les ofertes és responsabilitat del client, anunciant les condicions competitives per al subministrament del producte, la prestació dels serveis. Com a part de la subhasta, els que ho desitgin poden concursar pel dret a concloure un acord amb el client en condicions prèviament anunciades. S'han de formular les regles a les quals se subordinarà la cooperació, publicades prèviament. Per a això, s’emplena un paquet complet de documentació de licitació que indica els termes de totes les etapes del treball mutu. Es mostren els noms de productes, serveis, preus que s’adapten al client.
La licitació clàssica és un procediment que implica una gran quantitat de competidors. Guanyar el dret a concloure un contracte no és fàcil, però el procés és rendible, just. La seva organització s’assigna als caps d’empresa, actuant com a client. L’empresa recull una comissió d’adquisicions, la composició de la qual és aprovada pel personal comandant.Aquests especialistes preparen un paquet de documents, elaboren tot el necessari per establir les condicions per a la seva visualització pública. Cal recordar els actes normatius i legals vigents que regulen les ofertes i subhastes.
Amb cura i a fons
Totes les ofertes presentades en el termini limitat han de ser analitzades pels participants de la comissió de contractació. Respecte a cadascuna de les opcions, es formula una decisió general: acceptar la proposta, nomenar una persona potencial com a contractista o rebutjar l’opció. Per determinar un favor específic, heu de comprovar les condicions de la competició, analitzar les característiques de totes les propostes rebudes. El resultat ideal del procediment és un acord al preu més baix possible, sotmès a tots els requisits i condicions del client. La imparcialitat, l'obertura i la transparència són els principals avantatges d'aquest procediment.
A l'hora de formular requisits per als intèrprets, cal guiar-se no només pels propis interessos, sinó també per les ofertes mitjanes del mercat. Si el client estableix condicions deliberadament desfavorables, gairebé no hi ha persones que vulguin registrar-se en aquesta cooperació; com a resultat de la licitació, no apareixerà una sola sol·licitud. Per no trobar-se en una situació tan desagradable, provocant una interrupció en el termini de lliurament, cal formular propostes adequades. Una de les maneres a què s’ha recorregut cada cop més recent és establir les condicions que siguin el màxim possibles per al client. Cada contractista potencial ofereix les seves pròpies opcions, que corresponen a un preu o més assequible, i basant-se en una anàlisi de totes les sol·licituds rebudes, podeu triar la forma més exitosa de cooperació.
Com gastar?
A l’hora de planificar les compres en forma d’oferta, primer cal analitzar les ofertes de preus del mercat, recopilar una base de pressupostos resumida, comparar diferents proveïdors i, després, passar directament a l’organització de la licitació. A la documentació adjunta s'indiquen els requisits per al preu del contracte, el calendari de la seva execució, el nivell de qualificació i la qualitat del producte. Cadascun dels participants segons els resultats de la licitació rep un número individual, el primer està destinat al guanyador. Si un es nega a concloure un acord, tindrà prioritat el segon de la llista i així successivament. En el transcurs de la licitació, queda prohibit el contacte amb els membres de la comissió i representants dels contractistes possibles interessats.