Planificació del projecte: mètodes i passos

L’essència del disseny és desenvolupar una estratègia per assolir objectius específics. S’està creant un model d’acord amb el qual aquestes o aquelles accions es facin progressivament per aproximar-se al resultat final. Però la planificació de projectes com a tal requereix una anàlisi i una elaboració acurades, de manera que l'estratègia per resoldre la tasca implica l'ús d'eines i mètodes òptims que augmentaran les possibilitats d'èxit per assolir objectius.

El concepte i la finalitat de la planificació

Fins i tot abans de l’inici del disseny directe, s’està formant un concepte, principis i model segons el qual es desenvoluparà un pla d’acció. Aquesta és la base sobre la qual es construeix el sistema de passos centrats dirigits a assolir resultats. El resultat s’entén com l’objectiu final per al qual s’està desenvolupant una solució de disseny. Inicialment, es crea un marc de l’estructura organitzativa, en el marc del qual s’aprova l’ordre, la seqüència i la naturalesa de l’obra. També es plantegen les tasques de planificació de projectes, en què també es pot revelar la tàctica d’utilitzar recursos materials i tècnics. La planificació directa cobreix totes les fases de creació d’una solució de disseny, però això no significa que s’hagin de desenvolupar segons un model únic. En cada etapa es pot aplicar un enfocament individual, tenint en compte les particularitats de les accions de treball i la complexitat de la seva implementació. Tot i això, les etapes del projecte s’han d’estructurar en el sistema de planificació global.

El model amb el qual es desenvoluparà el projecte, en tot cas, està construït amb èmfasi en aconseguir el resultat final. Només en aquest cas serà possible comptar amb la creació d’una estratègia de gestió òptima de qualitat. Les dades d’entrada tenen un paper important, que poden introduir regles, principis o restriccions, la importància de les quals es farà evident després de la implementació del projecte. Al mateix temps, s’hauria de determinar l’objectiu de la planificació del projecte, que serà crear el model d’acció òptim pel que fa a la implementació de la tasca.

Planificació de dominis

Una de les etapes inicials de la planificació, durant la qual es determina part dels paràmetres fonamentals del projecte. En aquest cas, s'entén per àrea temàtica un conjunt d'objectius i objectius, els assoliments dels quals s'han d'implementar en el procés de finalització del projecte. A més, si es donen indicacions específiques de moviment pas a pas cap a un objectiu establert punts d’assoliment força definits en termes de paràmetres mesurats, l’àrea del tema es defineix com una infraestructura més àmplia de l’objectiu final. També pot afectar factors que es manifestaran durant l’operació d’un producte o d’una solució tecnològica desenvolupada. Què pot tenir en compte a la fase inicial de la planificació del projecte, la matèria? Aquest model us permet realitzar les següents tasques:

• A partir de l’anàlisi d’objectius, s’especifica l’estat actual del sistema de control.
• Aclariment dels paràmetres clau de la decisió de disseny.
• Formulació detallada dels criteris d’èxit i fracàs.
• Anàlisi i ajust dels supòsits de restriccions.
• Determinació dels paràmetres per avaluar els resultats intermedis i finals del projecte.

La composició dels processos de planificació

A mesura que es desenvolupa el pla, els seus creadors passen de la formulació general i la justificació tècnica d’objectius a una descripció detallada de les activitats que caldrà completar per assolir objectius específics.I de nou, és impossible considerar el sistema de conformació de l'estructura organitzativa del pla tancat fins i tot després de la integració de les dades d'entrada. Fins i tot sense la recepció externa de nova informació, pot haver-hi necessitat d’informació addicional o aclariment de dades anteriors. Per la mateixa raó, els processos de planificació de projectes tenen una propietat cíclica. La repetició és necessària per a l'operació tenint en compte les dades actualitzades.

Al mateix temps, cada iteració hauria de tenir inicialment una seqüència clara d’execució, tant en etapes separades com en el marc del model de planificació general. Els processos específics inclouen els següents:

• Desenvolupament de l’estructura del contingut del projecte indicant les etapes principals del projecte.
• Desglossament de tasques grans en petites: detall i segmentació en processos separats.
• Elaboració d’un disseny d’estimació, que tindrà en compte els recursos necessaris tant per a la planificació com per al desenvolupament de projectes.
• Elaboració d'una llista d'activitats de treball específiques. Formació d’una base de documents en què s’indicaran els paràmetres del treball, les seves dependències tecnològiques, etc.
• Ordenació de les activitats de treball en l’estructura de planificació general. Determinar les possibilitats de canviar la configuració de la seva implementació.

Depenent de la complexitat de l'execució, el sistema de planificació del projecte pot incloure diferents conjunts de processos de suport. Entre els més habituals entre ells es troben el desenvolupament d’estàndards de control i qualitat, la determinació de l’estat de subordinació i responsabilitat, la preparació dels mitjans de comunicació i la comunicació necessaris. També, durant la planificació, poden aparèixer necessitats de nous processos que no estiguin previstos en l’etapa de formulació d’objectius i objectius.

Etapes de la creació d’un calendari

Independentment de les tàctiques de planificació escollides, el departament de direcció haurà de desenvolupar una estructura amb el contingut del treball, indicant els riscos i limitacions. Però no serà possible determinar un model específic de moviment cap a un objectiu sense programar el projecte, que consta dels passos següents:

• Determinar l’abast del treball mitjançant la llista. La llista operativa, que reflecteix la seqüència de passos en la implementació de la tasca per un mètode o un altre.
• A cada tasca i treball adjunt s’assignen paràmetres d’execució tenint en compte les limitacions dels recursos gastats. En aquesta fase, se sol utilitzar el mètode de descomposició de tasques amb una avaluació paral·lela de la durada del treball.
• Una etapa centrada per determinar la disponibilitat i el volum de la base de recursos. Es pot tenir en compte una llista extensa de tipus de recursos, inclosos els informatius, tecnològics, laborals i financers.
• Fixació de límits. Per regla general, això s'aplica a factors externs segons la temporada, processos logístics, esdeveniments aleatoris, etc.

En aquesta estructura del pla, cal destacar les etapes associades a riscos i limitacions. La qualitat de la planificació de la gestió de projectes dependrà de les formes de resposta inicialment aprovades a determinats factors. En particular, hi ha dues maneres de respondre: activa i passiva. En el primer cas, el projecte estableix tàctiques d’accions que minimitzin la probabilitat mateixa d’ocórrer riscos. Una resposta estratègica passiva es basa en l’assumpció de riscos, així com en la compensació dels danys contingents per conseqüències de la seva implementació.

Mètodes per desenvolupar plans

La creació d'una estratègia de gestió permet l'aplicació de quatre mètodes de desenvolupament, cadascun dels quals es pot aplicar en diverses etapes de la planificació del projecte

• Conceptual. En aquest cas, la decisió de disseny es pot considerar com un mitjà per assolir un objectiu comú, en la implantació del qual participaran tots els participants del sistema.D’acord amb l’estratègia conceptual, el projecte es divideix en diverses etapes separades, cadascuna de les quals representa una tasca específica amb les seves pròpies tàctiques d’assoliment, limitacions i recursos necessaris.
• Planificació estratègica. Es basa en els objectius i objectius previstos, proporcionant l’anàlisi de maneres alternatives d’obtenir resultats. Aquest pla es caracteritza per tenir en compte un ampli ventall de factors i matisos de desenvolupament de projectes, en els quals s’avaluen els costats positius i negatius de diferents camins per a l’objectiu. Els principals criteris d’elegibilitat són els terminis d’implementació, els costos del projecte i els esforços organitzatius.
• Pla tàctic. Presenta un alt grau de detall i perfeccionament d'objectius estratègics. Durant el desenvolupament, es poden corregir processos de planificació de projectes, terminis, volums de treballs i recursos gastats.
• Pla operatiu. Generalment s’utilitza com a solució auxiliar en relació amb el procés de planificació general. Es crea per a un període d’anàlisi a curt termini tenint en compte les desviacions identificades dels paràmetres previstos.

Funcions de planificació de recursos

El suport logístic, informatiu i organitzatiu en els processos de preparació i implementació de projectes és de gran importància. En gran mesura, determinen la configuració i la seqüència dels passos i operacions individuals del camí per assolir les tasques principals i intermèdies. Per tant, val la pena considerar per separat el mètode de planificació del projecte des de la perspectiva de la distribució de la base de recursos. Així doncs, el desenvolupament estructural d’aquest model de planificació es basarà en la classificació dels recursos per exhaustibilitat. S'ha de determinar immediatament que es poden cedir totalment o parcialment els mateixos mitjans materials i tècnics per a la implementació d'una etapa separada. El principi de consum racional i de redistribució dels recursos també afectarà aquí, en què la planificació competent permetrà consumir de manera eficaç, per exemple, combustible en algunes àrees i estalviar-lo en altres.

Un factor essencial en la planificació de recursos del projecte és la necessitat que es determina mitjançant la intensitat dels costos. La fase de treball dependrà de la quantitat de matèries primeres gastades. Com a resultat, juntament amb la durada de l’execució d’una determinada operació, també s’indicarà el valor de la base de recursos requerida. Per descomptat, segons la naturalesa de la tasca, es poden gastar diversos tipus de recursos en una operació.

Etapes de planificació del projecte

Hi participa un grup de processos de control, que tanca la planificació, deixant materials addicionals i orientacions sobre la implementació del projecte. Aquesta part té en compte els factors de coordinació, de resposta i de qualitats de lideratge de l’intèrpret o l’equip d’intèrprets. Per tant, la planificació de la implementació del projecte implica el desenvolupament de les següents etapes:

• Construcció d'equips. Hi participen especialistes i experts dels perfils necessaris que, en principi, posseeixen tecnologies per realitzar tasques similars.
• Selecció de contrapartides. Poden ser proveïdors de determinats béns, socis o equips de tercers que proporcionin determinats serveis necessaris per a la implementació del projecte.
• Desenvolupament de condicions per al control de qualitat del treball realitzat. Es poden desenvolupar un conjunt de condicions tècniques centrades en els estàndards existents a la zona objectiu.
• Creació d’un model de coordinació entre diferents participants en els processos d’implementació del projecte.

Planificació de riscos del projecte

Ja s'ha parlat de la importància de crear prèviament un model de resposta al risc. Un model específic del seu processament es pot basar en els mecanismes de resposta següents:

• Determinació de la probabilitat de riscos. Es pot utilitzar un sistema d’interès o un de individual, amb criteris d’avaluació propis.
• Determinar la naturalesa dels riscos.
• Càlcul del grau d'influència d'un risc específic per al conjunt del projecte.
• Classificació dels riscos segons la seva prioritat en termes d’impacte en el projecte.
• Desenvolupament d’un conjunt de mesures que evitaran una amenaça particular per al projecte. Els treballs de planificació en aquesta direcció preveuen la creació d’un sistema per nomenar els responsables de cada esdeveniment.
• Desenvolupament d’accions model per eliminar les conseqüències d’un esdeveniment de risc.

Errors comuns de planificació

Molts errors de càlcul en diversos factors i paràmetres de creació d'un pla només es poden produir durant l'operació del producte o solució dissenyat. Però també hi ha errors de model amb els quals és millor correlacionar amb antelació els materials de projecte preparats:

• Aplicació dels objectius equivocats. Per regla general, els errors d'aquesta part s'expressen amb una formulació incorrecta o completament incorrecta.
• Ús de dades incompletes. Els errors en la planificació de la gestió de projectes són especialment comuns en indústries d’enginyeria, on és probable que rebin dades incompletes o incorrectes a causa d’irregularitats en processos complexos d’assaig.
• Connectant un grup estret d’especialistes. Sovint, només hi participen planificadors que resolen tasques relacionades mitjançant contrapartides, cosa que redueix en si mateixa la qualitat del resultat.
• Formalització de la planificació. Un problema comú quan es realitzen processos individuals no amb finalitats concretes clares, sinó per completar una part del treball sense fer èmfasi en l'efecte més.

Conclusió

La visió de la imatge de l'estructura del pla per a la implementació d'accions que s'apropin a l'objectiu final és molt significativa per als participants en els processos de disseny. Això permet tenir en compte tota la gamma de matisos i factors que, en un grau o un altre, afecten el transcurs del treball. Per tant, es planteja un recurs estratègic en la preparació d'un concepte per a un desenvolupament més. Es formulen, com a mínim, principis per a la implementació de les tasques. Només amb aquest enfocament podem comptar amb la consecució amb èxit dels objectius finals. A més, una anàlisi de planificació profunda permet optimitzar significativament el projecte, beneficiós des del punt de vista econòmic per al client.