Qualsevol empresa, ja sigui dedicada a la construcció, fabricació de productes acabats, transport, comerç, etc., està interessada a augmentar el volum de vendes. A partir de la pràctica existent, es pot aconseguir a l’hora de planificar les vendes.
El document més realista elaborat en termes de vendes es donarà en el cas que, quan es creï, es tindran en compte factors que afecten la dinàmica de vendes de productes d’una determinada empresa.
La importància de la planificació
L’empresa necessita elaborar un document que indiqui formes i volums específics de vendes de productes? La resposta a aquesta pregunta és inequívoca - sí. D'altra banda, la planificació de vendes és important no només per a aquells que venen productes específics. També és necessari per a aquells que treballen en el sector dels serveis. Això és important:
- Per a una correcta organització del treball. L’empresa necessita funcionar de manera similar a un mecanisme establert. A més, cada empleat s'ha de familiaritzar amb la finalitat de la seva feina i saber què és el que ha de fer per aconseguir-ho. A l’hora de planificar les vendes, també és necessari que tots els membres de l’equip tinguin una idea del que els espera després d’acabar una tasca o en cas d’incompliment.
- Per al creixement de beneficis. A l’hora de planificar les vendes, els venedors es poden transferir d’un sou fix a una tarifa mínima, afegint-los un bonus en cas de complir tasques en termes de vendes. Això certament augmentarà la motivació dels empleats i afectarà positivament els ingressos de l'empresa.
- Per al desenvolupament. La planificació de vendes és simplement necessària perquè el negoci no es quedi parat. L’establiment d’objectius i la seva implementació és una prioritat per a qualsevol empresari. En cas contrari, serà deixat passar per altres empresaris més ambiciosos.
Tipus de planificació
Quin és l’objectiu d’establir objectius per a la comercialització de productes? La base de qualsevol planificació de vendes és la consciència de la quantitat mínima i màxima de mercaderies que l’empresa ha de realitzar per a la seva existència.
Per als empresaris novells, el més important és decidir el més petit d'aquests valors. Planificar un pla de vendes tenint en compte la quantitat mínima de mercaderies venudes permetrà a l’empresa determinar el nivell més baix de la seva existència, més enllà del qual el seu funcionament sigui simplement impossible. Les empreses que hagin iniciat un camí de creixement han de dur a terme la planificació de vendes de productes al màxim nivell.
Fixar objectius per a la seva implementació poden ser:
- prometedor, tenint en compte l'estratègia a llarg termini de 5-10 anys;
- actual, desenvolupat per a l'any amb el perfeccionament i l'ajust d'indicadors de planificació a llarg termini;
- producció operativa, quan es planifica i organitza vendes per períodes curts de temps (mes, trimestre, etc.).
Què afecta les vendes?
Diversos factors afecten el volum de vendes. Entre ells es troben:
- estacionalitat en funció de l’època de l’any, mes, etc .;
- la dinàmica del mercat en conjunt (està en declivi o es desenvolupa);
- accions de competidors que poden afectar els volums de vendes tant des d’un punt de vista negatiu com positiu;
- canvis en els actes legislatius (duanes, impostos, mà d’obra) que afectin la competitivitat dels socis comercials i dels compradors;
- assortiment de béns (el seu augment o disminució, la inclusió de noms de productes nous o, viceversa, la seva exclusió de la llista de vendes);
- un sistema de preus que permet disminuir o augmentar el cost de determinats tipus de productes, introduint un sistema de descomptes, proporcionant productes a crèdit, etc .;
- canals de distribució;
- Els compradors
- empleats inclosos en el personal de l'empresa;
- activitat de l’empresa al mercat per promocionar els seus productes.
Fases de treball
Hi ha diversos mètodes de planificació de vendes. El més senzill, però alhora erroni, és la comptabilitat de resultats i beneficis realitzats per l'empresa en períodes passats. Fixar objectius en aquest cas contribuirà a l'existència d'una situació típica en què sembla que existeixi una planificació de vendes a l'empresa, però els gestors no hauran de fer esforços addicionals per completar les tasques. Per descomptat, per a organitzacions minoristes o a l’engròs, l’anàlisi de vendes és molt important. I la planificació en aquest cas serà més efectiva. Tanmateix, l’anàlisi de la implementació és només un dels passos per assolir l’objectiu. En cas contrari, l'empresa es trobarà en una situació en què la direcció i els venedors tindran una visió diferent dels "plans adequats", que és probable que siguin impossibles.
La solució correcta del problema consisteix en aportar a cada venedor el seu volum de vendes. En aquest cas, el pla de vendes s'ha d'elaborar amb una ampliació de totes les quotes (seccions). El cop en el seu interval hauria de ser del 85 al 105%. També es pot superar el compliment del pla per un import del 105-120%.
Analitzem quines són les etapes principals del treball en la preparació d’aquest document.
Anàlisi de tendències del mercat
Què cal tenir en compte a l’hora de planificar i preveure vendes? L’anàlisi de les tendències macroeconòmiques i polítiques és important.
És aconsellable començar a planificar el procés de venda per al proper any tan aviat com a finals d’octubre o els primers dies de novembre de l’any actual. Per començar, es fa una valoració de la situació política amb una previsió dels seus possibles canvis. Al mateix temps, es recomana fer una anàlisi de diversos indicadors econòmics, incloent el PIB i el preu del petroli, el nivell d’activitat negativa de la producció industrial, el creixement de la inversió en actius fixos, els indicadors d’exportació, etc. En passar aquesta etapa, s’estudien les previsions de Fitch Ratings i Ernst Young.
Anàlisi de mercat
Quin és el següent pas en la planificació de vendes? Aquest pas requerirà una anàlisi de la situació del mercat. Al mateix temps, cal esbrinar si el nombre de competidors de l’empresa ha augmentat, si es preveu que la demanda de productes venuts disminueixi, i com és possible complir amb el pla de vendes anterior? Tots els canvis anteriors s’han de tenir en compte en passar aquesta etapa. Això us permetrà valorar el potencial del mercat i les vendes. El primer concepte significa el volum màxim de mercaderies que poden vendre totes les empreses. En virtut del potencial de vendes, s'entén la quantitat de productes venuts per una empresa determinada i el nivell d'ingressos previstos per rebre.
L’obtenció de dades específiques és possible quan els venedors comercials o empleats de l’empresa realitzen anàlisis de la demanda, així com ofertes competitives. En el procés, una comparació de previsions i indicadors reals. A partir dels resultats obtinguts, es podrà jutjar si l’objectiu marcat per a l’empresa s’ha aconseguit o no.
Anàlisi de vendes anteriors
Aquest pas és molt important per comprendre els principals factors que afecten el volum de vendes, inclosa la demanda estacional, etc. Per realitzar aquesta anàlisi, heu d’estudiar totes les estadístiques de vendes dels darrers anys. La informació més recollida simplifica molt la planificació.En aquest cas, es recomana construir gràfics amb el reflex dels resultats durant determinats períodes (mesos, anys, etc.). També cal obtenir una xifra mitjana de vendes. Indicarà el volum de mercaderies venudes al gener, febrer, març i altres mesos.
Determinació de l’estacionalitat
Quin és el següent pas en la planificació de vendes? Aquest pas requerirà determinar si existeix l'estacionalitat del negoci. Per fer-ho, cal aclarir els motius que han influït en la disminució del creixement de vendes en períodes anteriors. Pot ser una crisi o un factor humà, l’acomiadament de treballadors, l’estacionalitat, etc.
Tots aquests factors s’han de reflectir en l’elaboració del pla de desenvolupament de vendes per al proper mes. Certament, aquests indicadors s'estan elaborant.
Si hi ha una estacionalitat de les vendes, en aquest cas caldrà deduir o afegir al volum estimat de productes venuts la quantitat d'interès corresponent. Cal determinar el seu valor a partir de l’anàlisi de dades d’anys anteriors. Després d’això, és possible calcular el benefici que garantirà la implementació dels contractes conclosos. Es descompta prop del 20% de la quantitat rebuda, que es convertirà en una assegurança davant imprevistos.
Comptabilitat de gestors de vendes
La següent etapa de la planificació és l’anàlisi del departament de vendes. Això té en compte la contribució al volum de vendes dels productes de cadascun dels gestors.
Tots els empleats han de rebre una característica individual. Reflecteix la feina que han realitzat al llarg d’un mes. Aquest és el nombre de trucades “fredes”, reunions celebrades i contractes executats. També és necessari fer una previsió aproximada del nombre d'acords que cadascun dels gestors podrà realitzar durant el proper període de memòria. A més, s'ha de determinar l'indicador mitjà per a tot el departament. Per descomptat, no cal centrar-se en especialistes líders. Un pla de vendes similar seria senzillament inabastable. Els indicadors mitjans del departament faran previsions més realistes.
Benefici per part dels clients habituals
A l’hora de planificar les vendes, cal analitzar el percentatge de productes venuts que són adquirits per clients habituals. En particular, és important comprendre la freqüència amb què fan les compres i quina de l’assortiment proposat els interessa més. En el futur, haurà de vendre més productes i haurà de centrar-se. Aquests productes seran els principals a l’hora de planificar les vendes per a altres clients.
Passa que el nombre de mercaderies venudes és gran pels seus diversos noms. En aquest cas, la planificació es realitza en el context de cada producte.
Segons els experts del mercat, només una empresa basada en clients habituals pot tenir èxit. Tanmateix, aquest principi no funciona per a les empreses que realitzen vendes puntuals.
Previsió del client
A l’hora de planificar les vendes, es calcula el cost de la primera compra, que aniran a càrrec de nous clients per a l’empresa, així com el nombre de contractes de venda conclosos. En aquest cas, cal parar una atenció especial als objectius que es fixen per als gestors de vendes. Per exemple, segons l’empleat, en el 60% dels casos, per concloure un nou contracte, s’ha de reunir amb el client tres vegades. Altres compradors potencials hauran de parlar més vegades. En aquest cas, a l’hora de planificar, cal calcular el nombre de reunions, dividint-les pel nombre de dies laborables. A partir d’aquestes dades, s’hauria d’elaborar un calendari aproximat per a la venda de béns i serveis a nous clients. D'altra banda, aquesta planificació ha de ser personal.Això augmentarà l’interès de l’empleat pels resultats, per millorar la professionalitat, etc.
Fixació dels objectius
En passar tots els passos descrits anteriorment en el procés de planificació de vendes, per regla general, els empleats de l'empresa ja formen l'anàlisi necessària de la situació. A més, disposen dels plans estadístics necessaris, que constituiran la base d’objectius realistes per a la comercialització de productes. Per exemple, a partir de l’anàlisi de la situació que es va desenvolupar l’any passat, queda clar que hi ha la possibilitat d’augmentar les vendes un 25%. En aquest cas, caldrà elaborar el pla de vendes tenint en compte les perspectives emergents. A més, és desitjable establir un objectiu macro per a l'empresa, la consecució del qual sigui impossible. Tanmateix, aquest pas és necessari per a una motivació addicional i permetrà utilitzar tots els recursos disponibles i fer tots els esforços per resoldre el problema principal.
Discussió amb els empleats
El pla de vendes s’ha de comunicar al personal de l’empresa. Hem de discutir-ho amb els empleats en la fase inicial, així com després d’arribar a un determinat resultat. És possible que els subordinats ajudin a fer alguns ajustaments al document.
Un pla de vendes ha de tenir un termini per a la seva implementació. El resultat desitjat es pot desglossar per setmanes, cosa que permetrà als empleats canviar lleugerament les seves accions si alguna cosa no funciona. A més, el cap d’aplicació elaborat ha de ser aprovat pel cap.
Pressupost de despeses
El següent pas en la planificació de vendes és el més responsable. Suposa l’elaboració d’un pressupost per a despeses d’execució. Es tracta de la planificació de contractació de producció i vendes, assignació de fons per a campanyes publicitàries, pagament de bonificacions als empleats, etc. Aquesta tasca no és fàcil. Al cap i a la fi, és molt més fàcil calcular els propers costos que determinar quant necessiteu vendre productes per tal que aquests costos estiguin justificats.
S’adopta un pressupost similar mentre es planifiquen les compres i les vendes. És a dir, en aquest cas, es té en compte el volum de despeses de producció i comercials, així com el benefici marginal estimat. A més, la gestió de vendes implica el seguiment dels ingressos (enviaments), així com dades sobre els rebuts i la recepció de fons en comptes bancaris.
A partir de les dades sobre la planificació de vendes i compres, s’elabora un calendari de fluxos d’efectiu. També permet predir el nivell de rebuts i determinar el moment de la seva amortització.
A l’hora de planificar vendes i producció, factors com:
- analítica de productes en forma de la seva nomenclatura, així com el volum de productes i productes adquirits de fabricació pròpia, que permetran fer un seguiment del benefici marginal i la rendibilitat de les vendes, determinant què hi ha en demanda i què no;
- analítiques, tenint en compte els canals de vendes, que inclouen venda al detall i a l'engròs, comerç de comissions, etc., permetent entendre com es poden vendre mercaderies el més rendible i ràpidament possible;
- dades sobre els clients, tenint en compte els seus tipus, classificació per volum de compres, etc., que permetrà fer un seguiment de les dates en què s’espera el reemborsament de rebuts, la identificació d’execució del contracte inesperada i passada;
- analítica de dades geogràfiques, que permet fer un seguiment de la intensitat de les vendes a diferents regions i fer el seguiment del seu poder adquisitiu;
- analítiques de gestors (departaments), que permeten avaluar el rendiment de cadascun dels empleats, cosa que es té en compte durant la seva posterior motivació.
La planificació de vendes i producció no és possible sense tenir en compte els rebuts de caixa previstos. Són els que estan destinats a formar la part dels ingressos del pressupost.
La planificació de l'efectiu es realitza a partir d'acords ja conclosos, a partir dels quals es pot conèixer el preu i els terminis dels assentaments.En aquest cas, es tenen en compte els termes de formació i amortització del deute dels deutors. Una tasca important dels gestors és supervisar el compliment per part dels clients dels termes de pagament acordats al contracte.
Utilitzant programari
La planificació de vendes és el punt de partida del sistema de planificació empresarial. A partir dels volums de vendes previstos, l'empresa es fixa determinats objectius.
Avui és possible dur a terme la planificació de vendes i contractacions a 1C. Diverses configuracions d’aquest programa proporcionen una assistència important a la tasca del personal de l’organització. Permeten participar en la planificació en el context de les categories de clients, centrant-se en diversos criteris, entre els quals es poden trobar: afiliació a una determinada regió, tipus d’activitat, etc.
L'ús de 1C permet desenvolupar de forma ràpida i precisa diversos plans, des de treballadors detallats fins a grans plans estratègics dissenyats per a períodes de temps superposats. Així, amb l'ajut de la vuitena configuració, es poden elaborar inicialment plans ampliats per a l'any sobre la base dels quals es desenvolupen períodes mensuals detallats. El programa 1C disposa d’eines convenients que automatitzen tot el procés de realització d’una tasca.
En el futur, la configuració permet comparar les dades inicials amb els ingressos reals rebuts, analitzant les desviacions existents.
A partir dels plans de vendes, el programa 1C també elabora plans de producció. Per garantir un cicle determinat, es preveu l’entrega de materials i també es determina el nivell d’estocs.