El gerent d’oficina és un dels personal més necessaris en la feina de qualsevol empresa moderna. Una àmplia gamma de responsabilitats inclou les funcions d’un especialista en organització i supervisió. Combina simultàniament fins a tres plenipotenciaris: secretari, gerent i administrador. Les funcions d’un directiu d’oficina impliquen principalment una gran responsabilitat i una gran diligència.
Requisits especialistes
Les instruccions per al gestor de l’oficina de treball inclouen els requisits necessaris per a la seva contractació i implementació en el futur. El primer que hauria de tenir un candidat a aquest càrrec és l’educació i les capacitats professionals adequades. L’empleat ha de tenir un diploma d’acabament d’estudis secundaris especialitzats, superiors incomplets o superiors.
Les habilitats han de tenir coneixement sobre l'estructura de l'oficina i les característiques del seu treball. La zonificació de l’habitació és un factor important en la funcionalitat. Si el responsable de l’oficina està familiaritzat amb els principis d’organització d’activitats, li serà fàcil controlar les posicions de treball individuals. S'hauria d'assignar personal en funció de deures perquè la feina no es molesti. El responsable de l’oficina ha de conèixer l’abast del treball i el grau de responsabilitat de cada especialista.
Responsabilitats de l’administrador d’oficina
El gestor està obligat a organitzar una producció òptimament còmoda a l’edifici d’oficines. A més de zonificar, el gestor ha de gestionar els empleats perquè totes les funcions de cada fotograma es facin de manera estable. L’administrador estableix els fonaments bàsics de l’oficina sobre els articles:
- Selecció i col·locació d’especialistes.
- Planificació d’estratègies i tàctiques en el treball.
- Construcció de l'estructura organitzativa de l'oficina.
Per tenir una condició de treball estable a l’oficina, cal assegurar-se que cada tret aconsegueixi les seves activitats. Els resultats positius del treball es realitzen mitjançant mètodes de motivació i gestió de la seva estratègia. El desenvolupament i la implementació d’enfocaments innovadors per millorar la qualitat i augmentar la productivitat són deures d’un gestor d’oficina.
La comunicació empresarial a l’equip de treball es basa en la moral i l’ètica professional. Un directiu d’oficina és un exemple de to educat i de respecte pels empleats.
Control intern
Totes les decisions preses han de ser controlades per l’administrador. El control es realitza a les següents àrees professionals:
- Introducció i manteniment del calendari laboral intern.
- Compliment d’estàndards específics de comunicació d’empresa.
- Control sobre la cultura del discurs quan es comunica amb clients i socis comercials.
- El codi de vestimenta és un punt important en el treball de l’empresa. Els empleats han de portar un uniforme adequat establert per les normes. entorn empresarial i els estatuts de l'empresa.
El gerent de l’oficina, que té entre les seves responsabilitats laborals la gestió de personal i el control d’activitats, hauria de desenvolupar la seva pròpia metodologia i estructura d’organització per avaluar la qualitat del treball. Cada empleat està subjecte a responsabilitat disciplinària en cas de violació de l’horari laboral i de l’ètica laboral. El propi gerent té aquesta responsabilitat. El sistema de mesures per prevenir infraccions, els mètodes per resoldre conflictes amb la direcció i altres empleats i els mètodes d’incentius morals són desenvolupats per l’administrador.
Obligacions del gestor
Les funcions del directiu també poden ser exercides pel responsable de l’oficina. En aquest cas, haurà de proporcionar al personal i als locals el subministrament necessari. Cada empleat ha de tenir una insígnia i targetes de visita perquè la seva personalitat, nom, posició, dades de contacte sempre es puguin esbrinar i manejar correctament. La cara de l’especialista és la cara de l’oficina i l’empresa.
El material d'oficina es proporciona regularment i és responsabilitat del responsable de l'oficina. S’elaboren plans econòmics de subministrament de béns, tenint en compte la quantitat de productes lliurats a l’empresa, el cost de les compres a granel i els sistemes de descompte. Els lliuraments constants de material d'oficina, inclosos paper i productes de consum per a equips, es realitzen amb la conclusió de transaccions amb proveïdors i empreses de serveis amb la participació directa del gerent de l'oficina. La recepció de les mercaderies es controla mitjançant registres de pagament i comptabilitat. El tema de la papereria i el subministrament al personal es realitza amb la designació de persones responsables i la disponibilitat d’esquemes i procediments de distribució de valors econòmics.
Tots els equips són controlats pel gestor de subministraments, en aquest cas l’encarregat de l’oficina. Entre les seves responsabilitats es troba controlar l'estat dels equips tècnics, les comunicacions. En cas d’avaria d’aparells i màquines, es truca a una empresa de serveis o tècnic de reparació i es comproven els resultats del seu treball. Aquest control també es produeix quan s’entreguen nous equips a l’oficina.
El responsable de l’oficina realitza un inventari d’equips i subministraments, compatibilitzant periòdicament la disponibilitat i l’estat tècnic de la propietat econòmica amb les dades comptables.
Sota la seva responsabilitat, el gerent de suport econòmic gestiona els fons destinats a l’oficina per a la compra de béns necessaris per a l’empresa i per a les necessitats tècniques del local. El gestor de subministraments organitza el subministrament material i tècnic d’esdeveniments deliberatius, conferències, negociacions.
Secretari i les seves funcions
Tots els processos clau anteriors en el treball del directiu i les seves decisions haurien de ser fixats oficialment, i per tant la responsabilitat del gerent de l’oficina, secretari en una persona inclou suport documental per a les activitats organitzatives. Cada document, segons la finalitat, té la seva pròpia forma i estructura de compilació. Només aleshores la decisió o el pla adoptat tindrà una base legal i requerirà una aplicació estricta de tots els punts. És així com es desenvolupa l’activitat d’una empresa clara i coherent.
Col·laboració i Integració
El secretari-gerent organitza una reunió i recepció de convidats. Delegacions i comissions, socis i clients són visitants importants de l'empresa. Les activitats de l’empresa i el seu desenvolupament depenen directament d’elles. La comunicació es realitza a nivell empresarial amb una ètica formalment amable sense moure’s a les relacions personals i a la interacció, només funciona. El gestor de l'oficina ha de simbolitzar la cultura i el respecte no només com a representant líder, sinó també per a l'empresa en general. La recepció i transmissió de la informació de contacte es realitza directament pel secretari. Per a la cooperació i la resolució d’importants problemes d’interacció, es fa intercanvi de targetes de visita, la seva anàlisi i emmagatzematge al departament. El manteniment de la correspondència empresarial amb socis i sucursals és responsabilitat del responsable de l’oficina. Fa de correu electrònic i de missatgeria enviant el material necessari, rebent i analitzant informació, mantenint correspondència empresarial.
Gestor en l'estructura de gestió
El director en la majoria dels casos està directament subordinat al director general de l’empresa i a l’alta direcció. Les autoritats prescriuen la responsabilitat i els drets, que vetlla pel seu compliment.Les funcions del responsable d’oficina per al currículum inclouen un informe sobre l’organització d’oficines internes dirigida, l’assoliment de resultats de productivitat i les dificultats que es troben en el treball i la prestació d’activitats. Fan propostes per millorar les condicions, els problemes econòmics i econòmics sobre la compra d’equips i materials, sol·licituds de trasllat, promoció i acomiadament de treballadors. Es revisen càstigs disciplinaris i incentius per a especialistes destacats.
Instrucció especialista
La contractació d’un nou gestor s’acompanya de la compilació i l’adopció d’un conjunt de deures, drets i responsabilitats. La instrucció del gerent d’oficina inclou una llista completa de totes les normes i regles anteriors per al treball i l’organització, també inclou persones o càrrecs que informen a l’administrador.
Escala de carrera
La carrera del gerent es basa en el desenvolupament intern i el creixement professional, que és millorar les habilitats. El canvi d’influència es produeix juntament amb un augment o disminució de l’autoritat als ulls dels subordinats i d’altres empleats. La mobilitat positiva vertical de la posició queda fixada per èxits en l’assoliment dels objectius marcats per l’empresa, iniciativa i qualitats sociables, capacitats innovadores i mètodes efectius de treball.
L’administrador d’oficines és una de les professions més buscades. Un especialista eficaç hauria de prestar molta atenció als recursos humans; aquest requisit és responsabilitat del responsable de l’oficina per al currículum. Correspondent correctament per intern habilitats de lideratge i un personal altament qualificat afectarà positivament la dinàmica del desenvolupament de l’empresa.
