La situació en què els empresaris tenen la necessitat de flaixar documents no és gaire freqüent. Es poden necessitar documents per a la inspecció fiscal, el fons de pensions o per a l'emmagatzematge a l'arxiu.
Està totalment prohibit enganxar documents o fixar-los amb una grapadora. Per evitar problemes i no guanyar-se la reputació d’una persona analfabeta, heu de saber llampar documents d’acord amb tots els requisits.
Normes generals
A primera vista, pot semblar que no hi hauria dificultats en l’adhesió de documents, però això no és del tot cert. Cal abordar el procés de manera responsable perquè els papers estiguin en forma adequada. Moltes impremtes poden fer aquesta tasca per un preu fixat i en poc temps, però no tots els empresaris s’arriscaran a confiar papers importants a forasters. Per no utilitzar els serveis dels professionals cada vegada, val la pena esbrinar com cal flashar correctament els documents.
Les estructures de supervisió no proporcionen als empresaris orientacions específiques sobre aquest tema, per la qual cosa heu d’afrontar-lo vosaltres mateixos. Es pot obtenir informació a partir de les directrius en el camp del treball d’oficina.
Cosiu paper amb fil
Com parpellejar els documents d'aquesta manera? Per fer-ho, prepareu els accessoris. Cal tenir fils, agulles i cola. El procés consta de tres etapes:
- Elaboració de documents. Tots els papers s’han de disposar en l’ordre correcte i numerar-los amb un llapis a la cantonada del full. Els forats es poden fer amb un punxó o utilitzar un forat. En el cas que hi hagi molts papers i és impossible perforar-los amb un punxó de forat, val la pena utilitzar un clau i un martell afilats. El nombre de forats depèn de la importància i la finalitat del document. Els documents altament sensibles s’agafen en cinc forats per evitar que es facin malbé fulls. Els forats s’han de situar a l’esquerra, al centre del camp lliure. La distància ha de ser d'aproximadament tres centímetres d'una punció a una altra.
- Cancel·lació Per saber com enganxar documents amb fils, heu de conèixer els matisos importants. En la majoria dels casos, és habitual utilitzar cordes o fils LS-210. També es permeten altres fils duradors. Cal iniciar el procés des de la part posterior del forat, que es troba al centre. És habitual costar dos cops de documents per donar la força desitjada. El fil es porta a la part posterior del punxó central i es lliga amb un nus. Si necessiteu fixar papers que no tinguin un valor particular, podeu utilitzar un fil regular.
- Certificació d’un document. Per certificar correctament el paper, cal preparar una fulla petita amb unes dimensions de 4 per 5 cm. S’ha d’enganxar al farcell perquè els extrems del fil quedin lliures. Al full heu d’indicar el número de papers presentats en números i paraules, així com la posició, cognoms i inicials de la persona responsable. Després d’això, el certificador posa la seva firma i segell, si n’hi ha. Les vores de la signatura i el segell han d’anar més enllà dels adhesius del fulletó.
Com preparar els papers per a la inspecció fiscal?
Qualsevol empresari està obligat a proporcionar diversos informes sobre les seves activitats, per la qual cosa és necessari el coneixement de com es poden fer flash documents per al servei tributari. Per evitar incoherències, és recomanable consultar amb la persona responsable les normes de fixació de documents.
Al document acabat hauria de figurar una llista de tots els treballs adjunts. La llista s'ha d'adjuntar al principi del cas i numerar-la per separat.També heu d’indicar les dates dels documents i el nombre de fulls. Cal recordar que el número es posa als fulls, no a les pàgines. Si el document és de diversos volums, els fulls de cada volum es numeraran per separat.
Per a les autoritats fiscals, heu de fer servir els documents en tres forats, ni més ni menys. La distància entre les punxades ha de ser superior a tres centímetres. Heu d’organitzar-los als camps de l’esquerra. Els forats es fan amb una agulla o una agulla gruixuda. Els punxaments han d'estar al mig del camp perquè el text sigui clarament visible. S'han de fer tots els forats perquè estiguin estrictament els uns dels altres.
Quin fil per cosir?
Els documents per a impostos només s’han de cosir amb una agulla de perforació, utilitzant corda o fil LS-210. En un cas extrem, es pot parpellejar amb un fil de niló plegat diverses vegades.
El fil apareix a la part posterior de l’últim full. S'han de lligar els extrems, la longitud dels quals no pot superar els 6 cm. L'adhesiu està fet d'acord amb les regles generalment acceptades i està certificat amb signatura i segell. Els extrems del fil han de ser lliures.
Si el document es guardarà durant més de deu anys, s’han de fer cinc punxades. En aquest cas, l’adhesiu ha de ser de paper de teixit.
Portada del document
Heu de saber, no només com flaixir documents, sinó també com triar una portada. Poden ser de tres tipus: estàndard, no estàndard i els utilitzats per a l'emmagatzematge de papers a llarg termini. Com a regla general, les dimensions de la coberta són de 229 per 324 mm, s'utilitzen per a fulls A4.
Si el document és més gran, heu de fer una portada personalitzada. Per fer-ho, podeu contactar amb la impremta o fer-ho vosaltres mateixos. Els papers que hagin de guardar-se durant més de 25 anys s’han d’emmarcar en una capa forta feta de cartró gruixut. Si se suposa que el document s'ha de transferir a l'arxiu d'estat, el material de la coberta no hauria d'estar àcid.
Firmware de 4 forats
Segons el temps que es guarden els documents, l'execució pot ser de dos tipus:
- Parcial, en els quals no es poden numerar fulls. En aquest cas, no cal compilar un inventari i una fitxa de certificació. Aquest disseny està permès per a documents que no s’emmagatzemen durant més de deu anys.
- L’execució completa és necessària si els papers porten més de deu anys a l’arxiu. En aquest cas, heu de llampar els documents en 4 forats.
La coberta ha de ser sòlida, feta de cartró gruixut, amb un gruix de 0,35-1,5 mm. Els elements de descripció s’han de localitzar d’acord amb el GOST 17914-72. Quan arxiveu paper, heu de recordar que el text s’ha de llegir bé. S'han de treure tots els elements metàl·lics, com ara clips de paper i grapats.
Per a un firmware de 4 forats, heu de preparar un suport, un dispositiu de subjecció, grans agulles i fils. Si hi ha moltes fulles, és millor fer una perforació.
Les subtileses de la costura arxivística
Abans de parpellejar documents, heu de revisar tots els papers i organitzar-los en l'ordre correcte. Els fulls d'inventari s'han de numerar per separat. Al final, cal un testimoni.
Si el cas està parcialment completat, cal aplicar cartró a la part superior i inferior. En el cas d'un disseny complet, cal enganxar-lo i enllaçar-lo amb cola PVA.
Per subjectar el paquet, heu d'utilitzar opressió o un dispositiu especial. La punció inferior i superior s'ha de situar a una distància de 30 mm de les vores dels camps. Els dos forats restants es troben a una distància aproximada de 80 mm de les perforacions extremes.
Els extrems del fil han de ser enfilats en diferents agulles i subjectar-los a les punxades mitjanes del costat frontal. El fil es mostra des de la part posterior mitjançant les perforacions extremes a la part davantera. Roscat més als forats adjacents. Cal extreure els extrems de la part posterior.
Conclusió
Un informe correcte i la gestió de documents és un dels aspectes essencials d’un negoci amb èxit. Per tant, els directius haurien d’abordar aquesta qüestió amb tota la responsabilitat i han de saber combinar adequadament els documents.
