L’escassetat és un concepte força comú en el comerç. Vol dir que falta algun producte. Per regla general, això succeeix tant a les botigues d’autoservei com als punts de venda ordinaris. Hi pot haver diverses raons per això: la desatenció dels venedors, els compradors deshonestos, la contracció i el reassortiment. Examinarem amb més detall en aquesta qüestió.
Un inventari és una auditoria, en el marc de la qual la quantitat de béns d’una institució es determina per un número de calendari específic, compatibilitzant la informació comptable amb els indicadors reals. Aquest mètode és un mètode de control per a la preservació dels béns materials, així com de les propietats. Si hi ha una escassetat a l’inventari, què he de fer? Com s’escriu? En el nostre article intentarem respondre a aquestes i altres preguntes que es plantegin a causa de determinades característiques comptables associades a la pèrdua i al dany dels valors materials.
Excedent i escassetat en comptabilitat
De fet, en el marc de l’activitat econòmica, moltes empreses s’enfronten a pèrdues o escassetats de danys en actius materials. S’ha d’entendre per propietats i valors tangibles aquelles propietats de la institució com a materials, accions i actius fixos juntament amb productes manufacturats, béns, efectiu i altres actius valuosos.
Aquests problemes, per regla general, sorgeixen a causa de l’abús de persones materialment responsables per part dels actius de l’empresa i, a més, a causa del robatori, dels errors de comptabilitat durant la recepció o l’enviament d’actius materials. També es pot detectar una deficiència de la taxa d’atritió natural. En les organitzacions comercials, sovint es produeix un anomenat reassortiment, que condueix a la formació d’excedents d’alguns béns i productes i escassetat d’altres.
La fixació es pot produir com a part de la compra d’actius materials juntament amb el seu emmagatzematge, moviment, venda, així com durant la implementació d’inventaris. Cal recordar que el seguiment de l’eficàcia de l’ús dels recursos, així com la seguretat de la propietat de l’empresa, és una de les tasques importants de mantenir la comptabilitat a l’organització.
El principal és la puntualitat de l’auditoria
La responsabilitat de l’ús racional dels recursos de la institució s’assigna als empleats que treballen amb aquests béns i tenen responsabilitat material directa per ells. Al mateix temps, la comptabilitat proporciona i garanteix el control sobre la circulació, així com el consum d’actius tangibles, juntament amb el compliment de les operacions amb la legislació vigent. Així, és extremadament necessària la realització puntual d’un inventari per tal de confirmar els saldos d’inventaris, així com d’altres actius valuosos.
Requisits i objectius d'inventari
En el procés de revisions d’inventari, els valors materials que es troben en emmagatzematge es compensen, es comptabilitzen i es mesuren. També és objecte de valoració diners en efectiu i, a més, fons en circulació a la producció, al comerç, etc. A més, es realitza un inventari amb les següents finalitats:
- Identificació d'objectes no utilitzats que s'han d'implementar posteriorment.
- Si és necessari, detecteu productes malmesos amb una vida útil de caducitat.
- Comprovar i controlar la seguretat de béns i béns materials.
La verificació, per regla general, pot ser completa o parcial, però també planificada o sobtada. Però, en qualsevol situació, s'han de complir els requisits següents:
- Crear un efecte sorpresa per a una persona responsable de l'escassetat de materials durant l'inventari.
- Constitució d’una comissió de verificació.
- Conversió directa de valors.
- Realització d’inspeccions periòdiques amb la participació obligatòria dels empleats responsables de la seguretat de determinats valors materials.
Immediatament després del procediment d'inventari, es resumeixen els resultats que normalment són els següents:
- L’import total de la propietat proposada és totalment coherent amb la disponibilitat real i, a més, amb les dades de comptabilitat.
- S'han identificat excedents evidents.
S'ha trobat escassetat d'inventari? Què cal fer en aquests casos? Per començar, escriviu-lo correctament. Si, com a resultat de la revisió d’inventari, es va revelar una escassetat d’alguna cosa, de seguida es presenten dificultats amb els tràmits. Per tal d’escriure correctament, heu d’esbrinar la causa de l’ocurrència. Aquests poden ser els factors següents:
- Costos de producció juntament amb funcions de maneig.
- Pèrdues derivades de les accions dels autors.
- No són possibles altres despeses en què es formessin els empleats culpables o per demostrar la seva culpabilitat als tribunals.
L’import del dèficit es pot compensar de diverses maneres, que depèn directament del motiu de la seva formació. Per confirmar els costos de producció, així com les pèrdues, cal documentació adequada. En aquest cas, estem parlant d’actes executats de danys a la propietat, etc. Per regla general, per a la preparació de la documentació, utilitzeu un formulari estàndard o elaborat de forma independent.
Procediment d'inventari
Immediatament abans del procediment d’inventari, la seva comanda es prescriu en la política comptable, que indica la informació següent:
- Terminis.
- Casos de realització.
- La composició de la comissió. Per regla general, la comissió inclou comptables, així com altres especialistes que posseeixen els coneixements i les qualificacions necessàries. A més del fet que, en el marc de l’inventari, no només es comptabilitzen els béns, sinó que també es pesen i es mesuren, també s’analitzen les obligacions patrimonials i financeres.
- Esquemes típics d’identificació d’excedents o escassetats.
En l’ordre emesa pel cap de l’organització, cal reflectir informació que estigui relacionada amb la composició de la comissió i, a més, la durada de l’auditoria i els tipus d’immobles que s’han de verificar. La comissió no ha d'incloure persones que siguin responsables financerament i tinguin cap valor a verificar al subinforme. Durant l’inventari, es pot utilitzar un mètode sòlid o selectiu. La metodologia contínua consisteix en l’anàlisi i la verificació de totes les propietats i tipus d’obligacions financeres de la institució. El tipus selectiu implica comprovar només certs tipus de propietats, per exemple, els aliments.
Excedent o escassetat en inventari? Què fer?
Es documenten al final de l’auditoria. El responsable d’això ha d’indicar la quantitat real d’excedent o escassetat. El document en què s’expressa l’excedent o l’escassetat ha d’anar acompanyat d’un acte de verificació i d’una altra documentació que confirmi la quantitat real de mercaderies disponibles.
Tràmits per escriure
L'extinció de l'escassetat s'ha de realitzar tenint en compte les normes d'atac natural, així com les polítiques de la institució.La disminució natural es compensa només després de la comptabilització d’aquest import i, a més, després del procediment de verificació dels resultats per part de la direcció de la institució i una comissió independent.
Després d'això, es pren la decisió sobre la conveniència d'una investigació oficial per identificar els autors. L’escassetat d’inventari? Què fer amb els treballadors la culpa dels quals va succeir? Per començar a esbrinar-ho. La investigació és especialment necessària en situacions en què la quantitat d’escassesa excedeix significativament la taxa de davallament natural. Per als productes alimentaris, en general, per a productes quantitatius, i, a més, per a productes de gran qualitat, s'inclouen productes de gran qualitat, excloent els productes envasats i els que s'indiquen individualment.
Procediment de desallotjament
L’escassetat identificada a l’inventari s’ha d’esborrar de la manera següent:
- Durant l'any en què s'ha dut a terme l'auditoria.
- Només una persona que és reconeguda com a responsable de realitzar l’inventari.
- La escassetat de béns durant l'inventari es dedueix de la propietat o dels productes amb el mateix nom.
- Eliminar propietats o béns que siguin de la mateixa quantitat.
També hi ha un cert ordre que cal seguir.
La manca d’inventari es cancel·la en l’ordre següent:
- És necessari rebre una sol·licitud per ser cancel·lada directament de la direcció de l'empresa.
- Com a part d’aquest procediment, s’anul·len el valor residual d’immobilitzat, el cost de productes i materials acabats, el preu d’adquisició de mercaderies, així com els costos de transport i de mà d’obra dels empleats que realitzen l’inventari. La cancel·lació, per regla general, es realitza des del préstec fins al dèbit del compte núm. 94, que s'anomena "Falta i pèrdua de valors".
- Es compara la quantitat de despeses amb les taxes de pèrdua després de calcular-les en comptabilitat. En cas que aquesta quantitat sigui inferior a les normes de pèrdua natural de productes alimentaris i de qualsevol altre grup de mercaderies, es podrà amortitzar a les despeses de l'empresa.
A la darrera etapa, es resol la qüestió de l’impost sobre el valor afegit, que es pot restaurar o no. En el cas que es pugui recuperar l'IVA, apareixerà a la seva dèbit a crèdit un determinat import.
La documentació
A partir dels resultats de l’inventari, els béns materials que hi ha disponibles es verifiquen amb documents comptables. En la situació d’identificar incoherències en el marc del pesatge, mesura i recompte, fan un inventari o omplen el document necessari. En cas que es detectin desviacions, es faran marques en la declaració de discrepància. La llista de documentació obligatòria inclou els tipus d’actes següents:
- "TORG-6" - l'acte de la cortina d'envasos.
- TORG-7, que és un formulari per emplenar el registre d’inventaris.
- "TORG-15": un acte per reflectir productes i productes de baixa qualitat.
- "TORG-16" inclou informació sobre la cancel·lació de les mercaderies.
- "TORG-20" conté informació sobre accions posteriors amb excedent o escassetat.
- "TORG-21": un acte sobre la reordenació de verdures i fruites.
Conseqüències i responsabilitat
Qui paga l’escassetat a la botiga, a la fàbrica, a l’empresa o en qualsevol altre lloc de la seva identificació?
En cas que, segons els resultats de l’inventari, es descobreixi alguna escassetat, l’empleat culpable es fa responsable, que posteriorment està obligat a compensar els danys causats a l’empresa. Si, per exemple, hi ha una escassetat al magatzem, el conservador es fa responsable si és una persona materialment responsable d'acord amb les ordres internes de l'organització. Per fer-ho, primer cal elaborar un acte de verificació que confirmi el fet de la culpa d’acord amb la legislació aplicable.Si l’empleat culpable està d’acord amb l’import de l’escassetat presentada, elabora una explicació, indicant els seus motius, així com els motius per provocar danys materials a l’empresa.
Culpa no admetre
Si l'empleat no es declara culpable, l'empresari convoca una comissió per realitzar una investigació interna. La comissió estableix la participació dels empleats en el fet de l'escriptura. Després d’això, elaboren un acte de denegació de l’amortització de la quantitat perduda per part del culpable. A més, aquest acte d’incompliment s’ha d’enviar al cap de l’empresa per considerar-lo, que ha de decidir recuperar per força els danys materials de l’empleat. Llavors, el cap de l'empresa emet una ordre de retenció de diners del salari del culpable parcialment o completament. Després d’això, la comptabilitat pot fer les deduccions corresponents.
Durant el càlcul de pèrdues, es té en compte el preu d’adquisició de la mercaderia que falta sense tenir en compte el benefici perdut ni obtenir el benefici probable com a resultat de l’ús. En cas que l’empleat no estigui d’acord amb les deduccions presentades, té dret a recórrer aquesta acció pel seu empresari davant dels tribunals.
Per recuperar els danys de la persona culpable amb qui no es va concloure un acord sobre responsabilitat, presenten una sol·licitud al jutjat juntament amb proves que confirmin la seva culpabilitat. Si la culpabilitat de l’empleat per la pèrdua de béns no s’ha establert, aleshores, en aquesta situació, simplement és impossible la compensació per pèrdues o la cancel·lació de les seves despeses.
En conclusió
Podeu entendre tots aquests matisos només si teniu els coneixements financers i comptables adequats. Això proporcionarà l'oportunitat d'identificar correctament l'escassetat com a part de la revisió d'inventari, així com de responsabilitzar els que realment tenen la culpa de l'ocurrència.