Molts autors consideren de manera diferent la història del desenvolupament d'una categoria com l'auditoria. La definició corresponent en traducció del llatí s’interpreta com a “audició” i s’utilitza a la pràctica per determinar la verificació. Per tant, s'entén per auditoria una auditoria duta a terme per un expert independent dirigit a una activitat o fenomen específic. Per això, es distingeixen entre les auditories tècniques, operatives, ambientals i logístiques, que es tracten en aquest article. Què s’entén per la categoria presentada? En què es diferencia dels altres? Quins tipus d’auditoria logística existeixen? Podeu trobar respostes a aquestes i altres preguntes igualment importants en el procés de lectura del nostre article.
El concepte i organització de l’auditoria logística
Avui, juntament amb els conceptes d’auditoria financera, comptable, tècnica i altres tipus, una posició important és una auditoria logística. En primer lloc, la seva acció té com a objectiu reduir els costos logístics i augmentar l'eficiència de l'empresa en general.
L’auditoria logística s’ha d’entendre com una auditoria integral de l’efectivitat dels subsistemes logístics. El paper de l’auditoria logística en l’elecció d’una estratègia logística és identificar “àrees problemàtiques”. Així doncs, en el procés del procediment es forma un arbre de relacions entre ells, que són de caràcter causal. A més, es fa un càlcul econòmic a gran escala pel que fa a vendes, ús d’espai i gestió d’inventaris. L’organització de l’auditoria logística i les etapes de la realització es relacionen directament amb els tipus d’inspeccions següents:
- Auditoria de contractació, és a dir, logística.
- Auditoria de planificació segons l’esquema “vendes - producció - compres”.
- Auditoria de despeses de logística per emmagatzematge, envasat, emmagatzematge i moviment de productes comercialitzables.
- Distribució d'auditoria de productes comercialitzables d'acord amb la cadena de subministrament.
Resultats de l'auditoria logística
A més del tema organitzatiu, la base teòrica del sistema d’auditoria logística també inclou el resultat del procediment en forma d’un informe que conté la informació següent:
- Avaluació de l'estat real en relació amb el sistema logístic de l'empresa.
- Llista de recomanacions tècniques, informatives, organitzatives i tecnològiques per millorar tots els subsistemes logístics.
- Una avaluació de la necessitat de certs canvis.
- Rendiment preliminar (potencial) de la inversió.
Els resultats que s’anuncien després d’un procediment com ara una auditoria de sistemes logístics, solen parlar de l’adequació de determinats projectes relacionats amb els següents punts:
- Desenvolupament d'una estratègia en termes del component logístic de l'estructura.
- Reenginyeria (disseny) d’un sistema o d’un subsistema de logística. Un exemple sorprenent d'aquest últim és el disseny d'un complex de magatzems.
- Formació d’un sistema relacionat amb la regulació de processos empresarials logístics.
L’auditoria logística i el seu principi principal
Un principi clau de l’auditoria logística és el moviment en evolució de general a particular. És a dir, el procediment comença per comprovar els objectius de l'estructura global i acaba amb els motius de les oportunitats perdudes, la baixa productivitat i la baixa eficiència.Després de resoldre els problemes generals, l’auditoria logística de l’empresa implica un estudi detallat de les àrees funcionals logístiques de l’empresa.
Així, d'acord amb el principi anterior, s'estudien les estratègies actuals de l'empresa, que poden influir plenament en l'organització pel que fa al moviment de fluxos de naturalesa material. Per a això, en tot cas, és necessària una anàlisi de la missió corporativa, així com de les estratègies de producció, màrqueting i contractació de l’empresa. L’auditoria de sistemes logístics amb el seu pas final inclou la formació d’una base de dades. Per tant, es pot utilitzar per avaluar les activitats d'aquests sistemes a l'empresa.
Per implementar el procediment considerat a l’article, es crea un equip que inclou representants del servei de logística i d’altres departaments funcionals de l’empresa (comptabilitat i finances, vendes i màrqueting, contractació i producció, servei d’informació, etc.). És important afegir que, per exemple, es fa una auditoria logística del sistema de transport de l'empresa en presència de tercers experts. A més, sovint els estudiants d’institucions d’educació superior especialitzades se senten atrets per implementar el procediment. Aquest moviment és sens dubte recomanable, ja que per a principiants, d’una manera o altra, necessitem una base pràctica per assolir els objectius marcats en un pla professional.
Etapes de recopilació d’oficines de l’auditoria logística
Els científics moderns distingeixen diverses etapes de l’auditoria logística, entre les quals les preliminars, les principals i, en conseqüència, les finals. Per començar, convindria tenir en compte l’etapa preliminar de l’auditoria logística.
Així, durant els primers dos a tres dies, els especialistes estudien les àrees funcionals de producció, subministrament, venda i comercialització de productes comercialitzables. A continuació, al llarg de la setmana, els experts logístics processen els resultats de la investigació, així com preparen una llista de funcions logístiques que, d’una manera o altra, estan subjectes a una verificació exhaustiva. L’última etapa de l’auditoria logística en aquesta etapa conté la redacció de preguntes per a qüestionaris i entrevistes, així com la recopilació d’una llista d’indicadors segons la qual es realitzarà l’avaluació de les funcions logístiques.
L’etapa principal de l’auditoria logística
Per començar, cal destacar que l’etapa principal d’un procediment a gran escala es classifica en auditories internes i externes. Aquest capítol tracta l’auditoria dels costos logístics mitjançant l’exemple d’una empresa industrial i la seva etapa principal. El punt de partida d’una auditoria interna es considera una entrevista amb el cap de l’empresa. Després d'això, es realitza una auditoria logística segons les àrees següents:
- La primera direcció consisteix en una enquesta a empleats de departaments funcionals de l’empresa sobre qüestions que, d’una manera o altra, estan relacionades amb la logística (vendes, magatzems, transport).
- La segona direcció consisteix en treballar amb una mostra de documentació empresarial.
- El tercer àmbit és la recollida d'informació d'acord amb els contractes de subministrament per a l'anàlisi estadística de vendes i compres de productes comercialitzables.
En el procés de l’auditoria de logística interna, s’aplica un sistema d’indicadors que es classifiquen en els grups següents:
- El primer grup conté indicadors de servei als consumidors externs i interns, així com una avaluació de les característiques de qualitat del servei, que han d’incloure la capacitat de canviar fonamentalment les característiques de les comandes d’acord amb les peticions dels clients, el temps d’execució de les comandes, així com l’estabilitat respecte d’aquest moment.
- El segon grup inclou indicadors relacionats directament amb el cost dels fons per a la realització d’operacions i procediments logístics.En el procés d’anàlisi de costos avaluem la relació de "costos - beneficis". Això implica els avantatges que els clients reben de l’adopció i posterior implementació de determinades decisions a l’empresa.
- El tercer grup té diversos indicadors de l’ús de la seva pròpia flota de vehicles (material rodant) o instal·lacions d’emmagatzematge, entre els quals hi ha el coeficient d’aplicació de la capacitat de càrrega del vehicle, el coeficient d’aplicació del volum d’emmagatzematge, etc.
Auditoria externa
Tal com es va comprovar, l’etapa principal del procediment plantejat a l’article conté aquests tipus d’auditoria logística com a interna i externa. En aquest capítol, convé familiaritzar-se amb aquest últim. És important tenir en compte que té sentit establir el punt de partida d’una auditoria externa només quan es garanteix que s’hagi completat el procediment d’auditoria interna. Així doncs, en aquesta fase es realitza l'estudi de les expectatives i requisits de la clientela per tal de determinar el rendiment òptim de l'empresa; consideració de les tècniques utilitzades pels competidors; avaluació del nivell de flux de material d’atenció al client, etc.
Cal destacar que una auditoria logística externa es realitza en forma d’enviament de qüestionaris especialment preparats o d’entrevistes selectives directament amb representants de les empreses ateses, així com compradors de diversos llocs del pla geogràfic o amb un volum de compres diferent. És important suplementar que els qüestionaris estàndard no s’adaptin completament per a cada estructura verificada. A més, per regla general, els entrevistats no són només els líders de l’empresa o les seves divisions individuals, sinó també empleats específics d’acord amb el seu camp d’activitat.
Així, segons els resultats de l’auditoria externa, és possible formular recomanacions específiques per a l’estructura i indicar aquells canvis que cal implementar en el sistema logístic actual en el moment de la verificació.
Etapa final
Un cop finalitzada l’etapa principal de l’auditoria logística, cal preparar els informes analítics següents:
- El primer informe, elaborat d’acord amb l’anàlisi de la llista d’accions, conté informació sobre l’assortiment de matèries primeres i productes comercialitzables, les existències per grups, categories o posicions, les estimacions de la facturació d’elements segons la llista d’accions.
- El segon informe inclou una anàlisi dels fluxos de caixa de l'empresa i també més enllà. Per exemple, una descripció detallada del moviment de fluxos d’efectiu pel magatzem en general i el volum de fluxos d’efectiu d’acord amb cada operació logística per separat. És important tenir en compte que en els segments de la línia entre les àrees d’emmagatzematge, també és important indicar la quantitat de flux de caixa. Els resultats obtinguts s’utilitzen per determinar el nombre de mòbils i vehicles d’emmagatzematge intern.
- El tercer informe està dedicat a dotar a l'empresa de recursos. Així, la informació rellevant inclou la classificació i les característiques dels equips de manipulació de materials. L’objectiu principal de la descripció no és més que una avaluació de la base material i tècnica rellevant per a l’empresa.
Resum de la informació
Tal com va resultar, l’auditoria logística es realitza per tal d’identificar mancances en el sistema logístic de l’estructura. Després d’identificar els “colls d’ampolla” (zones amb major risc), d’una manera o d’una altra, els experts en logística elaboren recomanacions per corregir els problemes identificats. Per descomptat, aquestes recomanacions s'utilitzen posteriorment per millorar el nivell de servei per als clients existents, trobar-ne de nous, així com per millorar la gestió del flux de caixa.
Exemple d'auditoria logística
En aquest capítol, convindria considerar el procediment d’auditoria logística mitjançant un exemple específic.L’auditoria de magatzem no és més que una cerca de mètodes per millorar l’activitat del magatzem en el marc d’un estudi exprés dels processos i recursos del magatzem. L'esdeveniment anterior es pot dur a terme de forma única i continuada. Com s'ha apuntat anteriorment, l'auditoria logística té com a objectiu principal identificar mancances tant en l'organització del magatzem, com en la seva tasca. A més, en aquest cas, convé crear determinades propostes per eliminar les deficiències trobades. Una tasca particular del procediment considerat a l’article sol ser la justificació que s’ha de automatitzar el magatzem.
Sovint, una auditoria logística es considera un pas obligatori abans de la implantació d’un sistema WMS. Així doncs, els resultats de la investigació i les recomanacions rellevants d’experts en logística ens permeten trobar les opcions més òptimes en termes d’emmagatzematge de productes comercials, així com optimitzar la implementació d’operacions de magatzem, nombre d’empleats, càrrega, etc. Dit d’una altra manera, una auditoria logística, d’una manera o altra, contribueix a la realització del que cal fer al magatzem per posar-lo en ordre absolut abans de l’automatització.
Auditoria logística a la pràctica
L’auditoria logística d’un magatzem inclou les següents operacions:
- Anàlisi sobre infraestructures.
- Anàlisi del procés tècnic.
- Anàlisi de documents rellevants.
- Anàlisi de sistemes informàtics i d’informació.
- Elaboració de propostes i recomanacions per millorar la situació.
- Càlcul en termes d’un estudi de viabilitat per a la implementació d’un sistema WMS.
En el procés de realitzar una auditoria logística d’un magatzem, s’utilitzen les següents eines:
- Entrevistant treballadors de l'empresa.
- Supervisió del flux de treball al magatzem.
- Anàlisi de la documentació rellevant, incloses instruccions de treball, encaminaments, dissenys, etc.
Els resultats de l’auditoria logística al magatzem són els següents:
- Llista de problemes reals de l'empresa.
- Recomanacions per resoldre problemes existents.
- Justificació de la necessitat de la implantació d’un sistema automatitzat.