En el marc de les seves activitats, l'organització elabora una gran varietat de documents, cadascun dels quals té la seva pròpia càrrega semàntica. La legislació regula els ompliments, detalls, exhaustivitat de la informació indicada. Les petites organitzacions en comptabilitat i informes realitzen concessions tangibles del servei tributari. Les empreses més grans tenen tota la càrrega fiscal. Qui pot signar documents primaris i d’altres tipus, com elaborar-los i reflectir-los adequadament en comptabilitat, aquesta informació i altres dades es consideraran en aquest article.
Tipus de documents de l’organització
Les empreses diàriament duen a terme operacions comercials que s’han de reflectir immediatament en comptabilitat, gestió i comptabilitat fiscal. Què són els documents primaris? Això només és un reflex d’aquestes operacions, que serveix també de proves que van tenir lloc. Després, amb la finalitat d’anàlisi, sistematització, control, previsió i per a la implementació d’altres procediments econòmics, tots els documents de transacció es registren en directoris i revistes especials - registres de comptabilitat. I al final del període d’informe, a partir de la informació sobre totes les operacions, s’elabora la documentació d’informació, que és el reflex final de les activitats de la companyia durant un període determinat.
Quin és el document principal
L’essència del document primari és la fixació del fet de l’operació realitzada. El document està redactat en el moment de la seva comissió o immediatament després. Refereix diversos detalls necessaris per confirmar la realitat de l'operació, establir les persones implicades, així com la seva composició. L’organització ha de complir tots els requisits establerts per la llei i les autoritats reguladores respecte a la documentació primària. Els requisits inclouen la pregunta de qui pot signar els documents primaris. La legislació ha emès instruccions, decrets i lleis suficients. L’acte jurídic més important que regula el registre d’organitzacions primàries es considera art. 9 402-FZ "En comptabilitat".
Exemples de documentació primària
Cada dia, l’empresa duu a terme determinades accions: compra mercaderies, factura, envia productes, paga les compres i els impostos, ve i gasta diners en efectiu a la caixa. Totes aquestes operacions estan documentades en documents primaris. Per reflectir amb precisió aquestes accions, s’utilitzen els formularis següents de documents:
- TORG-12 o nota de lliurament;
- factura
- les garanties en efectiu de crèdit i dèbit;
- actes de treball i serveis realitzats;
- actes de transferència d’actius materials;
- enviament;
- ordres de pagament i estats bancaris;
- requisit per a l’emissió d’actius materials.
A aquesta llista podeu afegir molts exemples de la documentació principal utilitzada per l'empresa. La seva principal diferència entre els registres de comptabilitat i els informes són els tràmits durant l'operació o amb un lleuger retard.
Normativa
Les mostres de documents primaris són aprovades pel Comitè Estadístic d’Estat, el Ministeri d’Hisenda i la llei de comptabilitat. També surten els requisits i les normatives regionals. L’acte legislatiu més important que regula la feina d’un comptable és el 402-FZ. Art 9 detalla les regles per mantenir la documentació.
Els òrgans legislatius gairebé cada trimestre emeten regularment modificacions a les regulacions existents, nous actes legals reguladors i publiquen canvis en la conservació i la presentació de registres. És per això que els comptables estan contínuament augmentant les qualificacions, subscrivint-se a publicacions temàtiques especialitzades i intentant estar al dia de totes les novetats d’impostos i comptabilitat. L’incompliment dels requisits pot comportar multes importants, moltes modificacions dels informes existents i altres sancions.
Detalls dels documents
La legislació preveu detalls obligatoris dels documents primaris, que han de ser indicats per l'organització. La seva presència determina si es tenen en compte els documents en els estats finals quan es dedueixen quantitats de la base impositiva, si s’accepta el fet d’una operació comercial, si el Servei Tributari Federal afirma que les transaccions són legals.
Els detalls obligatoris dels documents primaris inclouen la informació següent:
- Noms del proveïdor, comprador, destinatari i pagador del transport;
- dades bancàries, TIN, adreça física i legal de les empreses;
- número i data del document;
- nomenclatura que va ser moguda, comprada o venuda durant l'operació;
- unitats de mesura, quantitativa i expressió de valor de l’element;
- import total de totes les posicions del document;
- signatures, posicions, desxiframent de signatures de persones responsables;
- marca, número de cotxe, dades del conductor durant el transport;
- nombre de seients, pes i categoria de càrrega transportada;
- la base per a l’execució del document, el número i la data del contracte, informació sobre l’especificació, certificats, exàmens, si n’hi ha.
Qui pot signar els documents primaris
Es presta molta atenció a la signatura de documents. És molt important que els que acrediten la primària estiguin autoritzats a realitzar aquesta acció. Una altra condició obligatòria per al registre de signatures és que totes les persones que, d’alguna manera estan implicades en el procés d’una transacció empresarial i siguin persones responsables, necessàriament han de posar la seva signatura en el document. Així, qui pot signar els documents principals:
- Conseller delegat de l’empresa o empresari individual;
- comptable en cap;
- el botiguer que va alliberar la mercaderia;
- el conductor que va acceptar la mercaderia per al seu transport;
- el botiguer que va portar la mercaderia al magatzem;
- especialista que va acceptar documentació;
- transportista de tercers, si va participar en el procés de lliurament.
Poder de la signatura
El dret a signar documents primaris es pot transferir a una persona autoritzada. Aquesta és una pràctica força habitual en les empreses on hi ha un gran nombre de vendes i rebuts de béns, i el director està ocupat amb altres coses, viatges i altres activitats relacionades amb el funcionament de l’organització. Per confiar la signatura de la documentació primària a una altra persona, cal respectar diverses normes. Així doncs, l’empleat que acrediti els documents ha de ser contractat oficialment per l’empresa amb l’execució del contracte de treball i una inscripció al llibre de treball. L’empresa ha d’emmagatzemar totes les dades necessàries per a l’empleat. Naturalment, ha de tenir una educació especial, comprendre el significat i les regles dels tràmits. L’últim i el més important: s’ha d’executar degudament un poder procurador.
El procurador s'emet per a un empleat específic amb les seves dades de passaport, lloc de residència, lloc real de residència i lloc de l'organització. Ho escriuen durant un període determinat. Si el contracte de treball és urgent - durant el període de vigència. Si l’empleat treballa sense els termes del contracte, l’advocacia s’emet durant un any.
A la versió anterior, es va considerar un exemple amb un operador d’una base de comptabilitat o un comptable, que compta amb la signatura de les organitzacions primàries durant tot el temps de treball.Hi ha situacions en què el procurador es registra a altres funcionaris: el conductor, agent de trasllat, enginyer, mecànic. Un exemple d’aquest cas és el recollidor de les mercaderies adquirides del territori del proveïdor. Per a l'elaboració de documents, l'obtenció del dret a recollir càrrega i transportar-la, l'organització assenyala un procurador. Consta de dues parts: el document en si i la seva columna vertebral. La primera part resta al proveïdor, la companyia la pren la columna vertebral. Aquest poder es lliura per un període de fins a 10 dies indicant l'empresa en què l'empleat ha de rebre béns i materials.
Signatura electrònica
La primària es pot signar d'una altra manera: electrònica. Una condició és la gestió de documents electrònics, la disponibilitat de programari i maquinari adequats i un certificat de signatura electrònica. També cal emetre apoderament per a la persona el nom del qual figura al certificat. Després de passar tots els procediments per configurar i executar la gestió de documents i signatures electròniques, l’empleat podrà posar la seva pròpia signatura sobre la base d’un procurador en lloc de la signatura del comptable, director i d’altres persones previstes pel procurador.