Una pregunta freqüent: "He de conservar una caixa registradora?" Des del 2012 fins al 2014, tots els empresaris individuals que realitzessin liquidacions de caixa havien de tenir una caixa registradora.
Es va permetre als empresaris canviar a un sistema de registres de caixa simplificat. Això va facilitar molt el flux de treball per a empresaris individuals que tinguin un negoci limitat i que es desenvolupi sense empleats o que no difereixi en la regularitat de la facturació en efectiu. Si el càlcul amb efectiu es fa sovint i és realitzat per un empleat, no deixeu de banda les caixes registradores, ja que una comptabilitat ben establerta de les transaccions us permet estalviar els vostres recursos financers.
En aquest article, descobrirem com guardar una caixa de caixa per a un empresari individual.
La disciplina en efectiu
Primer, anem a tractar la terminologia. Què s’entén per “Cash Book”? Quina diferència hi ha entre "Caixer" i "Registre de caixa". Un diari especial que conté informació sobre totes les transaccions en efectiu s’anomena llibre de caixa. La llei obliga a guardar un llibre de tots els empresaris individuals, fins i tot aquells que utilitzin un sistema fiscal simplificat (USN). Es diu KO-4. El "Registre de caixa" (KKM, KKT) és un dispositiu instal·lat perquè pugueu rebre efectiu dels vostres clients. Aquests dispositius es poden instal·lar tants com calgui, però per a cadascun d'ells heu d'elaborar informes individuals. L’impost pot demanar si la IP conserva una caixa registradora?
El "taulell de caixa" d'una organització és la comunitat global de totes les transaccions monetàries (emissió, emmagatzematge, recepció). Inclou la totalitat dels ingressos que es reben, incloses les caixes registradores. Des d’ella realitzen totes les despeses d’efectiu que són necessàries per a la implementació de l’organització. Entregar diners als col·leccionistes per a la seva posterior transferència al banc. El taulell de caixa pot ser una habitació independent, una caixa forta a l'habitació o fins i tot un calaix per a l'escriptori. La llista sencera d’operacions de la caixa registradora s’acompanya de l’execució de documents de caixa, que és exactament el que signifiquen quan parlen del compliment de la disciplina de caixa. Es refereix al conjunt de normes necessàries per a la implementació d’operacions que acompanyen la recepció, l’emissió i la conservació d’efectiu. Llavors, com guardar la caixa registradora per als empresaris?
Què és la disciplina en efectiu?
En primer lloc, es tracta de l'execució de documents a la caixa, que reflecteixen el moviment dels diners. Per descomptat, també és important complir amb el límit de la caixa de caixa (la quantitat màxima de diners possible que s’emmagatzema al final del dia). Seguiu les regles per emetre diners a l’informe. A més, es preveu la restricció dels assentaments realitzats amb efectiu entre participants en activitats empresarials en virtut d’un acord amb un import no superior a 100 mil rubles.
Taulell de caixa
És important entendre com mantenir una caixa registradora.
L’obligació de seguir la disciplina d’efectiu no depèn de la disponibilitat d’una caixa registradora o del sistema fiscal que hagueu triat. No podeu utilitzar la caixa registradora en els càlculs, per escriure els rebuts de vendes, però cal respectar les regles de la disciplina en efectiu. En realitat, la comanda és aquí: hi ha un moviment de diners, cosa que significa que la disciplina en efectiu hauria d’estar a sobre. Des de mitjan 2014 fins a l’actualitat, hi ha un procediment en què la gestió de les caixes registradores s’anomena simplificada. En la major mesura, aquests canvis van afectar els empresaris i els seus empleats.Ara, l’empresari individual no pot mantenir la caixa registradora a la par de la LLC i, a més, pot no elaborar documents a la caixa registradora (PKO, RKO, llibre de caixa).
Els empresaris només necessiten confirmar el pagament dels salaris mitjançant nòmines i nòmines. Així mateix, segons la simplificació, els empresaris individuals i les petites empreses (el nombre d'empleats no supera el centenar de persones, i els ingressos són inferiors als 800 milions de rubles a l'any), no cal establir un límit de diners en efectiu. Totes les regles de gestió de caixa s’estableixen segons les instruccions del Banc de la Federació Russa (Ordenança núm. 3210-U d’11 de març de 2014 i núm. 3073-U de 7 d’octubre de 2013).
Com guardar la caixa de caixa i els documents?
Documents de la caixa
Tot el conjunt de les operacions de taquilla les realitza un empleat autoritzat (normalment un caixer), en el seu cas, aquestes funcions són executades pel cap. Si hi ha diversos caixers, es designarà el caixer sènior. Els documents de la caixa de caixa estan formats pel comptable en cap o un altre funcionari designat amb el qual s’hagi conclòs un acord de comptabilitat. Les operacions d’efectiu s’executen amb els documents següents: ordre de recepció d’efectiu, que s’emplena en cas de cada rebut de diners. Si els diners es recullen amb una caixa registradora o amb l’ajuda d’una BSO, no està prohibit fer cap comanda de recepció per l’import total d’efectius acceptats per torn. Quan els diners s'emeten des de la caixa registradora, realitzen aquest procediment mitjançant una ordre de despeses. Quan el caixer rep un mandat (per exemple, d’un empleat que va a comprar paper), ha d’assegurar-se que el mandat del compte té un visat per al comptable o gestor principal, així com verificar la identitat de l’empleat.
Les dades de tots els rebuts i ordres de despeses es registren al llibre de caixa (en forma de KO-4). Al final del dia laborable, les dades del llibre de caixa es conciliaran amb les dades de les comandes emeses i es determina l’import del saldo de caixa al taulell de caixa. Aquest és el deure del caixer. Ha de saber guardar correctament la caixa registradora.
Si durant la jornada laboral no hi va haver operacions en efectiu, aleshores no hi ha cap entrada al llibre de caixa. El llibre de comptabilitat (en forma de KO-5) s'omple només en aquells casos en què no funciona un caixer a l'organització, sinó diversos. Les entrades al llibre es realitzen durant el treball en el moment en què es transfereixen efectius del caixer sènior al caixer, cosa que es confirma amb la seva signatura. Per a l’emissió de sous, beques i altres pagaments, s’elaboren estats de nòmina i nòmines. És possible omplir documents en efectiu en format documental o en format electrònic. Els documents en paper s’executen a mà o en un ordinador i signats amb signatures personals. Un document en format electrònic elaborat mitjançant un ordinador ha de proporcionar protecció contra l’accés no autoritzat, a més, estan signats amb signatures electròniques. Cal recordar que aquest tipus de documents comptables com: KUDIR, Llibre de comptabilitat de BSO, informes i revistes de caixers-operadors no es classifiquen com a disciplina de caixa.
Té una caixa registradora IP? Aquesta pregunta interessa a molts.
Llibre de caixa
L’inici del llibre de caixa correspon al començament de l’any natural. Es realitza en forma de revista que consta de cinquanta (o cent) pàgines, indicant la data de caducitat del títol. En una situació en què el llibre finalitza abans que finalitzi l'any natural, s'obre un altre llibre en el qual es mantenen els registres en ordre cronològic. En aquest cas, també s’indica la data d’inici del manteniment i la data de finalització. Aquesta organització de referència permet establir la seqüència de llibres en efectiu. Segons instruccions anteriors, calia numerar, llampar tots els fulls i fixar la signatura del responsable i segellar. Els empresaris individuals estan obligats a guardar diners en efectiu si tenen una caixa registradora.
Segons les noves instruccions del banc central actualment vigents, aquests requisits es cancel·len. Un empresari individual té dret a no determinar el límit d’efectiu.Si un empresari elabora un llibre de caixa, aleshores quan emeti rebuts i despeses, elabora els ingressos a la caixa registradora mitjançant un certificat de rebuda emès per l’import total dels documents elaborats per a una jornada laboral. En una organització, guardar un llibre és el deure del caixer, també agafa diners i fa les entrades a la revista. Al final de la jornada laboral, el caixer transfereix el saldo d’efectiu i tots els documents primaris al comptable, que signa aquest full a la revista (el responsable pot fer-ho en cas de no comptabilitzar). Un empresari individual sol realitzar aquest procediment personalment.
També es permet el mètode per formar un llibre de caixa en forma electrònica. Hi ha dues possibilitats: un llibre de caixa es redacta electrònicament i es transfereix al paper. Si utilitzeu la segona opció, el llibre de caixa es mantindrà completament de forma electrònica mitjançant una signatura digital electrònica. En el primer cas, aquest procediment no presenta diferències significatives respecte al mètode clàssic. Com mantenir la comptabilitat en efectiu? Sobre això més enllà.
La segona opció per registrar un llibre de caixa inclou les accions següents:
- Per tal de protegir la informació del llibre de caixa de l’accés de tercers, s’estableix una contrasenya.
- Assegureu-vos d'utilitzar una unitat de còpia de seguretat o la informació de servei que es guardi al servidor.
- Una firma electrònica al llibre de caixa s’emet d’acord amb la Llei núm. 63-FZ del 6 d’abril de 2011.
Després que la persona responsable hagi signat el llibre, no es podran fer correccions. Si es compleixen les condicions anteriors, la llibreta electrònica equival a la versió en paper i no requereix imprimir.
Com guardar diners en efectiu a 1C 8,3?
Es pot mantenir un llibre de caixa tant en un programa d’ordinador. A la "1C Comptabilitat 8.3" el llibre de caixa es va implementar com a informe. Un comptable o un caixer no hauria de fer entrades separades per a ella, especialment les dobles. N’hi ha prou amb fer l’entrada de documents primaris per a la recepció i emissió d’efectiu. Es generarà automàticament un llibre de caixa en funció d’ells.
Límit de efectiu residual
El límit del saldo de la caixa registradora és la quantitat màxima de diners admissible, l’emmagatzematge de la caixa de l’organització es permet al final del dia. Tots els diners rebuts superiors a un determinat límit s’han de transferir al banc. Aquesta norma pot ser violada els dies en què s’emeten sous i beques, així com els caps de setmana (si es realitzen transaccions en efectiu). El procediment per establir un límit d’efectiu s’ha de tenir molt en compte. Si no s’estableix el límit, es considerarà igual a zero, cosa que significa que qualsevol quantitat a la caixa al final del dia laborable es considera que excedeixi el límit d’efectiu. Com guardar la caixa registradora SP, podeu especificar a l’impost.
L’existència d’efectius a la caixa de caixa superior a l’import establert és una violació greu de la disciplina en efectiu, per la qual s’imposa una multa. El límit d’efectiu el fixa el cap per ordre de la seva signatura. Una ordre pot determinar el període per al qual aquest límit és vàlid o no; en aquest darrer cas, l'import del límit serà vàlid fins que no es publiqui una nova comanda. El recordem que a partir del 01. 06. 2014, els empresaris individuals i les petites empreses no necessiten establir un límit d’efectiu. Per cancel·lar-lo, n’hi ha prou amb imprimir la comanda corresponent. La comanda es basa en les instruccions del Banc de la Federació Russa de data 11.03. Nº 3210-U 2014 i ha de contenir necessàriament la definició següent: “Mantingueu efectiu a la caixa sense establir un límit en el saldo a la caixa”.
Necessito guardar el taulell d’efectiu SP?
Retirada d'efectiu per informe
Els diners que es denuncien es refereixen a les quantitats que s’atorguen a empleats responsables per despeses de viatge o hospitalitat i huzhuda. Emet diners per a l’informe només a partir de la sol·licitud de l’empleat. L’aplicació ha de reflectir les dades següents: la mida de l’import, la finalitat de l’emissió i el període després del qual s’ha d’informar l’empleat.La sol·licitud està escrita en qualsevol forma i ha de ser signada pel responsable. Si un empleat gasta fons personals, se li compensarà, també a la sol·licitud. Per regla general, els diners per a un informe no es lliuren als empleats que no hagin informat sobre avenços anteriors. Un empleat ha de presentar un informe anticipat amb l’adjunt d’un diner en efectiu o un rebut de vendes com a màxim tres dies després. Si no es fa, els fons emesos a l'empleat no seran imputats a despeses.
Com mantenir l'efectiu en 1C pocs ho saben.
Limitacions d'efectiu
Una altra norma important de la disciplina en metàl·lic és l'observança del límit del volum de transaccions en efectiu entre participants en activitats empresarials (IP i LLC) en virtut d'un acord per import de menys de 100 mil rubles. En els assentaments amb particulars, aquesta restricció no s'aplica. A més, aquesta disposició no ha de ser respectada quan pagui salaris, prestacions socials i quantitats responsables dels empleats (l'excepció és quan l'empleat responsable realitza una transacció en representació del procurador). Per dur a terme assentaments en efectiu, heu de parar atenció al punt següent: els ingressos en efectiu no es poden utilitzar per amortitzar préstecs, pagar dividends i pagar lloguers.
Necessitats personals
Tot el que guanya l’organització pertany a ella. En relació amb aquesta disposició, encara que només hi hagi un únic fundador en una LLC, encara no pot disposar dels fons de la LLC a voluntat. Està prohibit que els fundadors agafin efectiu a la caixa del servei d'acord amb les seves necessitats personals. Però els empresaris individuals, a diferència de les LLC, no es limiten d'aquesta manera. Poden gestionar els seus diners en qualsevol moment. Les quantitats que un empresari individual té dret a gastar d’acord amb les seves necessitats personals no estan limitades per la llei (l’únic requisit és que l’empresari hagi de pagar impostos i contribucions d’assegurança a temps). En aquest sentit, cal destacar que si un empresari individual no ha emès una ordre de cancel·lació del manteniment de la documentació de la caixa, aleshores en rebre efectiu de la caixa, haurà d’emetre una ordre de despesa amb una nota que els fons van ser emesos per necessitats pròpies.
Inspeccions tributàries
Fins al 2012, els bancs estaven controlats per complir les normes de la caixa de caixa (com mantenir els registres, fàcil d’esbrinar). Ara aquesta funció s'assigna als empleats del Servei Tributari Federal. Realitzen controls de camp i poden comprovar, per exemple, com es registra efectiu. O per controlar el procés d’impressió d’informes que contenen CCP de memòria fiscal i unitats de memòria fiscal. A més, poden sol·licitar tots els documents utilitzats per processar transaccions en efectiu (PKO i RKO, llibre de caixa, comptabilitat de la caixa registradora, etc.).
Així mateix, els funcionaris fiscals controlen detingudament l’emissió de rebuts en efectiu (formularis d’informació estrictes). En el cas que l’empresa o empresari individual no compleixi les normes del taulell de caixa i incompleix la seqüència de treball amb efectiu, es preveu una multa prevista a l’article 15.1 del Codi Administratiu de la Federació Russa: per a empresaris individuals i empleats responsables de l’organització - de 4.000 a 5.000 rubles; per a persones jurídiques: de 40.000 a 50.000 rubles.
Vam esbrinar si la IP ha de mantenir la caixa registradora.