Avui, el negoci es desenvolupa més ràpidament. El temps determina els diners i viceversa. Com més mòbil siguin els empleats de l’empresa, més fort serà la seva posició en el mercat. Per tant, el cotxe s’ha convertit no només en un mitjà de transport, sinó també en una forma de guanyar profit i assolir l’èxit.
Actualment, l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials s’utilitza en moltes empreses on el personal té treballs de caràcter itinerant. Els directius també utilitzen vehicles privats per resoldre diversos problemes de treball a la carretera.
Formes de registre de relacions amb l’empleat en l’ús del transport
Aquest article esbrinarà com documentar-ho. Es creen relacions amb un empleat que utilitza el seu cotxe per complir les tasques oficials de diverses maneres.
En primer lloc, podeu especificar la clàusula sobre l'explotació de la propietat en el contracte de treball i pagar una indemnització segons la llei.
En segon lloc, també podeu elaborar i signar un contracte amb l’empleat (que s’anomena dret civil) indicant el lloguer del vostre propi transport amb l’ajut de la gestió i l’ús tècnic. Alhora, complir les normes d’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials.
Avantatges i desavantatges de cada opció
Cada opció té avantatges i desavantatges. Considerem-los amb més detall.
La diferència amb altres mitjans d’adquisició de vehicles per al seu ús és que, en aquest cas, el cotxe funciona tant en treballadors com en els seus assumptes personals. En conseqüència, els pagaments per l'ús del cotxe d'un empleat poden ser inferiors a un lloguer, cosa que implica un acord de lloguer de cotxes amb un conductor. Però, tal com demostra la pràctica, el funcionament del vostre propi cotxe està determinat per l’àrea d’ús: normalment es tracta de viatges de negocis, on és més fàcil arribar al vostre cotxe o es tracta de llocs on el transport públic o un altre transport no va. Sovint, diverses reunions empresarials impliquen l’ús d’un cotxe. On més calia un transport personal? Per exemple, l’activitat d’un empleat implica un moviment constant per la ciutat, d’un client a un altre. Fer això a peu no funcionarà, ja que es passa molt de temps. És beneficiós que una empresa contracti una persona amb una màquina. Tindrà temps per donar la volta als clients i l’empresa li compensarà les despeses.
Així mateix, el funcionament del propi cotxe en el marc d'una relació laboral pot ser considerat com el compliment per part d'un empleat de les seves funcions oficials. I no s’ha d’impostar la indemnització per l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials. Però, per regla general, aquestes compensacions tenen matisos propis en la legislació laboral. El dret civil proporciona a les parts una relació una elecció. D’aquesta manera, podeu considerar les diverses opcions i quantitats de pagament associades a l’operació del cotxe, de manera que tots els participants interessats quedin satisfets. Però això suggereix que els impostos i les contribucions seran restats a la quantitat de compensació.
Ús personal d’un cotxe d’empresa
No importa quin mètode es tria, l’empresa és millor si l’empleat viatja pel seu propi transport.L’empresa no haurà de suportar la càrrega de les grans despeses en la compra o el lloguer d’un cotxe, respectivament, els costos d’aquest període no augmentaran. Les despeses en manteniment i ús disminuiran: en part l’empresa paga, en part l’empleat (propietari del transport), que l’utilitza per a les seves pròpies necessitats. A més de reduir el malbaratament, l’empresa redueix els costos documentals i laborals per comptabilitzar l’ús del cotxe.
Les relacions entre l’empleat i l’empresari estan regulades per les normes de la legislació laboral, que preveuen els pagaments d’indemnitzacions per la depreciació del vehicle, la seva depreciació i la malversació, que es relacionen amb el propi cotxe de l’empleat que s’utilitza per necessitats oficials. Per tant, s’ha d’emetre una comanda d’ús d’un cotxe d’empresa amb finalitats personals.
Com ja s’ha apuntat, les regles per a la devolució de les despeses a l’empleat i l’import de la indemnització estan previstes per la legislació laboral i, en absència d’aquestes normes, es determinen per acord de les parts en el contracte de treball, que es conclou per escrit. Llavors, es planteja la qüestió davant el comptable: com elaborar correctament un acte sobre l’operació del transport propi per part d’un empleat?
Pagament per ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials
Com a opció, la documentació reguladora existent per als pagaments d'indemnitzacions per al funcionament del vostre propi cotxe es pren com a base, per exemple, aprovada pel Govern de la Federació Russa (es refereix només a les normes de pagament, però no a la mida):
- El personal dels òrgans d’Afers Interns.
- Empleats d’organitzacions i cossos dels sistemes penitenciaris, serveis federals d’incendis dels serveis de bombers de l’Estat, autoritats de control de drogues i autoritats duaneres.
- Empleat del govern federal.
Tot i que la documentació està dirigida a diverses subcategories de persones, els principis de cites i pagaments de compensació són els mateixos:
- Es paga una indemnització als treballadors que tinguin feina de caràcter itinerant.
- La base perquè l'empleat utilitzi el seu propi cotxe per necessitats oficials és l'ordre de la direcció.
- Per als empleats que utilitzin vehicles personals per necessitats oficials per representant del seu propietari, els pagaments de compensació es meriten de la mateixa manera.
- Per pagar una indemnització per l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials, l’empleat ha de presentar una sol·licitud on consti quines obligacions laborals s’han complert i durant quant de temps s’ha utilitzat el seu propi cotxe.
Si tot està formalitzat correctament, no hi haurà problemes per rebre una indemnització. Vegem quin paquet de documents ha de recollir l’empleat.
Documentació facilitada pels empleats
Amb una declaració, l'empleat proporciona una altra documentació necessària:
- Una còpia del certificat de registre d’un cotxe personal o un passaport per a un vehicle (PTS), un apoderat que proporciona el dret de conduir un cotxe.
- La tramesa, els detalls necessaris i el calendari d’entrada que són adoptats per les autoritats que implementen la política estatal i la regulació reguladora en matèria de transport.
- Documentació que confirma el malbaratament d’utilitzar el teu propi cotxe per necessitats oficials (comprovacions de combustible, certificats de manteniment).
El comptable també ha d’omplir una fitxa, ja que és el document principal que confirma l’ús del transport personal per part d’un empleat amb finalitats oficials. El formulari d’aquest full va ser aprovat per la Resolució del Comitè d’Estatístiques de la Federació Russa. Altres organitzacions poden utilitzar una fitxa del seu formulari o un altre document que confirmi el cost dels materials combustibles. Cal indicar tots els detalls prescrits per la llei:
- nom del document;
- data d’emissió;
- organització del document;
- operació comercial i el seu contingut;
- unitats de mesura;
- càrrecs de persones responsables;
- signatures de les persones especificades.
A més, cal especificar la ubicació específica del vehicle. En cas contrari, pot ser difícil pagar una indemnització. Quan s'aplica un formulari uniforme, hi ha menys conflictes.
Tota la documentació proporcionada ha de confirmar el funcionament per a les necessitats de l'empresa i no per a les necessitats de l'empleat. Però s’ha de tenir en compte que la decisió de pagar l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials la pren el cap en un període de temps determinat, mentre que cal tenir en compte:
- La necessitat de fer funcionar el cotxe per complir amb les obligacions laborals associades a freqüents viatges de negocis.
- Temps de funcionament del vehicle per necessitats oficials.
- La quantitat de fons que s’han destinat a l’empresa per a l’obra.
Recuperació de costos empresarials
L’ús d’un cotxe personal amb finalitats empresarials comporta diversos costos, però l’empresa no reemborsarà tots ells. Segons la pràctica d’utilitzar el nostre propi transport, la malversació entre l’empleat i l’empresa s’hauria de distribuir de la manera següent: se suposa que l’empleat retorna la malversació per a la compra de combustible i lubricants després del fet confirmat per la documentació (xecs, rebuts, etc.). La compensació es paga per separat amb el reemborsament de la malversació enumerada.
No es paga cap compensació a un empleat en les situacions següents:
- durant vacances;
- durant un viatge de negocis;
- durant un període d’incapacitat temporal, que és confirmat per la baixa per malaltia;
- en altres casos quan el cotxe no funciona.
Quan utilitzeu el vostre propi vehicle (després d’haver omplert el consentiment per utilitzar el vostre cotxe personal amb finalitats oficials segons el model), l’empleat no rebrà un pagament separat per assistència en la seva gestió i manteniment. El propi funcionament del vehicle propi es realitza dins dels límits de les tasques laborals, per la qual l’empleat té dret a una remuneració, que és el sou. El càlcul dels pagaments d’indemnitzacions per l’ús d’un cotxe és anàleg al pagament d’un lloguer, que inclou la depreciació d’un vehicle.
Quan un contracte de lloguer de vehicles preveu lloguer, està subjecte a l’IRPF per regla general. L’impost sobre la renda de les persones físiques no es cobra només en concepte d’indemnització per l’operació del cotxe personal d’un empleat i les despeses que va comportar. Això es descriurà amb més detall a continuació.
Reflexió de despeses en comptabilitat
La comptabilització dels pagaments d’indemnitzacions per l’operació del propi vehicle per necessitats oficials i la devolució de la malversació associada a l’ús d’un vehicle personal es tenen en compte 302 12 “Altres pagaments”.
En comptabilitat, les empreses indiquen només dues publicacions quan utilitzen un cotxe personal amb finalitats oficials:
- Crèdit de l'import de la indemnització i reemborsament de despeses per aquest fet.
- Pagament d’una indemnització a l’empleat en l’import prescrit.
Al departament de comptabilitat d’una empresa pressupostària o autònoma d’educació física i esport, es fan registres de comptabilitat del contingut de l’operació:
- Reflexió de despeses per al pagament d'una indemnització.
- La posada en pràctica de la caixa de la institució amb l'emissió de compensació.
- Hi va haver una transferència a una targeta bancària a un empleat.
Però si l’ús d’un cotxe personal d’un empleat amb finalitats oficials es realitza en virtut d’un contracte de treball, utilitzeu el compte 302 24 “Lloguer i liquidació al mateix”. A la columna “Crèdit” d’aquest compte s’indica l’acreditació de la taxa de lloguer, i a la columna “Debit”: la seva transferència al compte de l’empleat o l’emissió de la caixa de l’empresa.
Al departament de comptabilitat d’una empresa pressupostària o autònoma d’educació física i esport, es fan registres de comptabilitat del contingut de l’operació:
- Càrrec de lloguer de cotxes.
- El lloguer es va pagar a la caixa de la institució.
- Transferit a una targeta bancària a un empleat.
Però convé destacar que no hi ha registres d’obligacions fiscals per a transaccions simplificades. Hauria de tributar i l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials.
En quines situacions es percep l’impost sobre la renda de les persones físiques per indemnització?
Ara parlem d’impostos. Tots els beneficis obtinguts per particulars, inclosos els empleats de les empreses, tributen sobre la renda personal. Estan exemptes de tributació tots els tipus de compensacions previstes per la legislació laboral.
És a dir, l’import no imposable és el que s’indica al contracte per a l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials. En aquest cas, hi ha d’haver documentació que confirmi la propietat del vehicle en ús per part del contribuent. Així mateix, amb l'ajuda de documents, caldrà confirmar el funcionament real del vehicle en funció dels interessos de l'empresa i de la quantitat de residus associats al mateix.
Però ni les lleis laborals ni fiscals contenen:
- Llista de documentació que pot confirmar el funcionament del vostre propi vehicle.
- Disposicions que prohibeixin al cap de l'empresa reemborsar els empleats per malversació incorreguda en l'exercici de les obligacions laborals.
D’aquí es dedueix que el propi responsable de l’empresa pot crear regles per determinar els pagaments d’indemnitzacions lliures d’impostos per als empleats que utilitzin un cotxe personal amb finalitats oficials, a mida de la seva mida.
Si els empleats utilitzen cotxes personals per a la feina, no s’imposaran les compensacions per aquestes, però en les següents condicions:
- l’ús del transport i la compensació es fixen per escrit (s’està establint un acord independent o previst en un contracte de treball)
- els empleats van presentar documents per al cotxe (certificat de registre, títol);
- l’organització elabora fulls de ruta.
Primes d’assegurança
Al calcular les primes d’assegurança, s’ha de recordar que es perceben als pagaments i adjudicacions que es meriten a una persona en el marc d’una relació laboral i d’un contracte de dret civil. La meritació de pagaments d’indemnització per l’ús del vehicle per treballar dins de la quantitat establerta pel contracte entre l’empresari i l’empleat no suposa retribució, remuneració per compliment de treball o d’altres obligacions, benefici material. Per tant, aquesta compensació no està subjecta a una prima d'assegurança.
Si un empleat de l'organització utilitza un cotxe oficial, mentre que no hi hagi paperetes i altres documents justificatius, aquest individu tindrà un benefici econòmic en la quantitat que estimi. Aquest tipus d’ingressos està subjecte a l’impost sobre la renda de les persones físiques quan s’utilitza un cotxe d’empresa amb finalitats personals.
A més de les explicacions dels funcionaris, queda clar que la provisió d’un cotxe per representant no té transferència de propietat, i aquest cotxe no es pot considerar propietat d’un fideïcomissari. D’acord amb l’article 185 del Codi civil de la Federació de Rússia, la facultat d’advocacia és una cessió escrita que emet una persona a una altra per a la seva representació davant d’un tercer.
Tampoc s’imposa un pagament d’indemnització en virtut d’un contracte de treball per a l’operació d’un vehicle propi, que es proporciona a l’empleat per a la seva gestió per proxy. Cal recordar que el conductor és responsable d’utilitzar el cotxe de l’empresa amb finalitats personals.
Els assentaments en virtut d’un contracte de lloguer de cotxes amb un conductor no es poden considerar com a pagament d’una indemnització a un empleat a qui se li ha atorgat un apoderat per conduir un vehicle.Així, l'assumpte sobre les primes d'assegurança per a fons extrabugetaris no hi és.
Quan es necessita una facturació?
Molts comptables pregunten la pregunta: “És necessària una factura per als pagaments d’indemnitzacions per l’operació del meu propi vehicle?”. Al mateix temps, tothom sap que un full així t’obliga a emplenar la Llei Federal “La Carta del Transport per carretera i el transport elèctric urbà terrestre”, que prohibeix el transport d’equipatges, càrrega, passatgers per transport públic (autobusos, troleibus, tramvies), cotxes i camions sense una passarel·la adequada. transport, com per tal d’utilitzar un cotxe d’empresa per a fins personals. El full de distribució s’inclou a la llista de documents necessaris per al funcionament d’un cotxe propietat d’una persona jurídica.
Què ens diu la llei del transport? Les institucions i empreses que utilitzin vehicles per transportar passatgers i mercaderies no prescindiran de la passarel·la. Si el cotxe l'opera una persona segons les seves pròpies necessitats, no cal que elabori un full, tal com es preveu en els actes normatius anteriors per a les persones jurídiques i els empresaris que utilitzin vehicles.
Llenguatge en línia quan s'utilitza el cotxe personal d'un empleat
Es crea una opinió similar sobre l'ús d'un empleat d'un cotxe personal amb finalitats oficials. Però aquí la necessitat de la seva execució està dictada no per les normes de la legislació de transport, sinó per les normes de la legislació laboral i tributària, que obliguen a confirmar el funcionament oficial del vehicle propi de l'empleat. Per confirmar els residus de la compra de combustibles i lubricants per a les necessitats dels treballs generals de producció, necessitem un full de sortida correctament preparat, que indiqui el consum real de combustible. Informació que no permet comprovar els costos de combustibles i lubricants, ja que la producció general pot estar en mans dels controladors.
En resum, cal destacar el següent. Per tal que els pagaments per al funcionament del vehicle propi de l'empleat siguin compensatoris, cal observar el procediment per utilitzar un cotxe personal amb finalitats oficials:
- El funcionament del cotxe està relacionat amb l’exercici de les obligacions laborals.
- Els pagaments d'indemnitzacions s'emetran sobre la base d'una comanda de l'empresari. L’import del reemborsament de les despeses indicades està obligat a sufragar despeses justificades econòmicament.
Si no es compleixen aquestes normes, val la pena signar un contracte o un acord amb l’empleat sobre l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials amb el conductor i tenir en compte tots els impostos i taxes.