Per evitar robatoris i pèrdues, les empreses utilitzen mètodes de control. Entre els principals hi ha un inventari d’inventaris. Com és ella?
Informació general
Per valorar la seguretat i l’execució correcta de les operacions del moviment d’inventaris, s’utilitza un inventari dels inventaris. També és necessari en els casos:
- Transformació d'una empresa unitària municipal o estatal, venda, recompra, lloguer d'immobles.
- Quan canvieu de persona financera responsable.
- Abans de preparar els estats financers anuals.
- En cas de imprevistos (inundació, incendi, etc.).
- En reorganitzar o liquidar una organització.
- En cas d’establir el fet d’abús, robatori, danys a les existències.
- En cas d’altra necessitat, que preveu la legislació aplicable (per exemple, a les instruccions de les forces d’ordenació).
A continuació es presenten els casos en què un inventari dels inventaris és obligatori. La base per al seu començament és una ordre del cap de l'organització (o un altre document rellevant, per exemple, una resolució, una comanda).
Comissió d’inventari
Normalment en grans organitzacions, aquesta unitat funciona constantment. Inclou el cap (o el seu diputat) en la funció de president, especialistes en cap (comptable en cap, caps de departament, assessor legal, cap de seguretat). Si cal fer un inventari, es forma directament una comissió de treball en la qual s’inscriuen totes les persones necessàries, la jurisdicció de les quals és l’àrea de treball. A més, sovint inclou representants del servei d’auditoria interna o especialistes d’empreses independents.
Si hi ha una petita quantitat de treball i hi ha una comissió d'auditoria, sovint se li assigna un inventari. En el cas que almenys un membre del grup estigués absent durant la revisió, això dóna motius per creure que els resultats no són vàlids.
Moment específic
Quan es realitza un inventari dels inventaris, hi haurà de participar-hi una persona responsable. Tot i que cal destacar que, si s’evadeix a complir el seu deure, el fet de portar-lo a la justícia serà força problemàtic, ja que això no està definit per la legislació aplicable. En aquest cas (si no hi ha bons motius per això), el gestor ha de nomenar una nova persona financera responsable. En acabar l’auditoria, ha d’acceptar, en presència dels membres de la comissió restants, l’acceptació dels inventaris realment confirmats per a la custòdia, que es confirma amb la seva signatura a la fulla d’inventari.
Què passa en el procés?
Durant l’inventari és necessari resoldre una àmplia gamma de problemes:
- Identifiqueu les existències actualment presents i compareu les dades reals amb els indicadors de la comptabilitat (financera, directiva).
- Comproveu si hi ha condicions que contribueixin a la seguretat dels inventaris, la correcció de registre de les seves vacances i recepció.
- Verifiqueu que l'inventari és correcte.
- Comprovar la instal·lació de mesura.
Durant l’inventari, la persona materialment responsable ha de proporcionar als membres de la comissió els darrers documents a la data de verificació dels ingressos i despeses o un informe sobre la circulació de materials.Per establir la correcció dels saldos i evitar manipulacions, el president marca aquests papers amb les paraules "Abans de l'inici de l'inventari a [data]". Tot i que aquest és un pas senzill, però alhora, molt important. A partir d’ell comença l’inventari de MPZ.
Què després?
Després es realitza un inventari d’elements d’inventari disponibles. És a dir, realment es fixa en les unitats adequades de quantitat i quantitat de valor. Per a la comparació, es pren informació de dades comptables. Sota cada pàgina cal indicar els números de sèrie de la propietat i el nombre total d'unitats de materials, així com el seu valor monetari. Aquest enfocament elimina la possibilitat d’introduir informació addicional d’una persona responsable financera que distorsioni el resultat de l’auditoria. Al cap i a la fi, no s’ha d’oblidar que els inventaris són recursos valuosos. I el responsable pot utilitzar-los per al seu propi enriquiment, intentant amagar els seus delictes al màxim (si es van cometre).
En què consisteix un inventari?
De fet, els saldos restants es registren després del càlcul, pesatge, mesurament. Les actes s’adjunten a l’inventari. Si hi ha materials emmagatzemats a granel, el seu pes físic o volum es determina mitjançant la mesura i el càlcul tècnic. En el cas dels envasos intactes, el contingut s’inclou en funció d’aquests documents. Però, al mateix temps, la verificació selectiva d’elements individuals és obligatòria.
Per a la realització d’aquestes operacions, calen persones sensiblement responsables. Aquesta situació ens permet excloure en el futur possibles qüestions controvertides. A la darrera pàgina de l'inventari, el president i els membres de la comissió haurien de fer una entrada de la manera següent: "Es comproven tots els preus i el càlcul dels resultats dels termes, pàgines i, en general, de la llista d'inventaris dels articles d'inventari". Les signatures s’utilitzen per a la certificació. Si aquest no és el cas, es considerarà invàlid l'inventari i la revaloració dels inventaris. Si no hi ha cap objecció per part de la persona materialment responsable, també posa la seva firma.
Moments burocràtics
L’inventari d’inventaris s’ha de realitzar per duplicat. Un d’ells es transfereix al departament de comptabilitat, on compilen un estat de cobrament. L’altra queda amb la persona financera responsable. Si el comptable no té objeccions després de comprovar els càlculs i les dades, llavors signarà a l’inventari. Destaquen els valors que es troben en el camí. Quan es realitzi un inventari de la planta a l’empresa, han d’elaborar un acte separat.
Què cal fer si un comptable ha identificat discrepàncies?
És impossible ignorar això. Per tant, s’elabora una declaració d’inversió (formulari núm. INV-19). A la seva segona pàgina es mostren les dades existents, a més d’excedir / escassetat, es proporciona informació sobre la resolució de discrepàncies. Tota aquesta informació ha d’estar certificada amb la signatura del comptable. La tercera pàgina indica informació addicional sobre els excedents, la seva despesa, l'escassetat i la seva cobertura.
Vegem alguns exemples de com pot semblar un inventari.
Excedent / escassetat identificat
Què cal fer en aquest cas? Com relacionar-se amb això? En el cas que es realitzés un inventari dels inventaris i s’identifiquessin excedents, s’haurien de considerar com a altres ingressos. Com organitzar el cablejat? En aquest cas, ens interessa el dèbit 10, així com el crèdit 91 (subcompte 91-1). El primer ens permet demostrar que es tracta de materials. És necessari un préstec per demostrar que es tracta d’altres ingressos. I si es detecta una mancança? En aquest cas, independentment de la seva naturalesa, hem de fer servir el compte 94. Totes les mancances i pèrdues per danys immobiliaris se n’expressen.
Inconvenients
Considerem un exemple més. L’inventari d’inventaris s’està realitzant. Es va revelar que hi ha una escassetat de material que es va registrar al cost real d'adquisició. En aquest cas, cal utilitzar el compte 94 com a dèbit, mentre que el crèdit - 10. A més, el segon inclou no només el cost real d’adquisició, sinó també la quantitat de costos de transport i adquisició. Però heu de tenir en compte que es relacionen amb el valor contractual de les existències que falten.
Si només teniu en compte el preu comptable (contractual) de les existències, en aquest cas l’ajut de l’enllaç 94, el crèdit 16 us ajudarà. Si l’últim compte no s’utilitza a causa de determinats problemes organitzatius, en lloc de 16 podeu utilitzar 10. En aquest cas, haureu de acreditar l’import. despeses de transport i contractació. Així es manté l'inventari fàcil. Per descomptat, inicialment per a inexperts pot semblar complicat, però una mica de pràctica, i totes les publicacions es faran sense problemes.
Qualsevol escassetat o dany derivat ha de ser cancel·lada segons els motius de la seva ocurrència. Això és molt important. Cal proporcionar al cap de l’organització tota la informació que confirmi quines mesures s’han pres per compensar els danys materials. Es pot citar com a exemple els tribunals d’arbitratge, les agències d’ordenació i les respostes d’aquestes estructures. En aquest cas, la dèbit serà d’interès per als comptes 20, 23, 25, 26 (potser alguns més, segons la situació) i el crèdit - 94.
Conclusió
Per descomptat, els inventaris són importants per al funcionament de les empreses. I per evitar robatoris, pèrdues i danys, heu de controlar acuradament la situació. Però no heu de ser massa zelosos i fer constantment comprovacions. És possible preveure un inventari previst del MPZ durant un any i diversos exàmens de superfície més per trimestre. Tot i que, per descomptat, tot depèn de l’empresa, de la situació que hi ha i d’una sèrie d’altres punts.
I, finalment, vull plantejar un altre matís important. Quan es realitza un inventari dels inventaris al magatzem i s’identifiquen problemes, s’elabora un full de comparació. Quan s’analitzen les seves dades, és possible identificar una recalculació per noms individuals. Per què es produeix això? La re-classificació és el resultat que els mateixos noms dels materials provenen de preus diferents. El motiu d'aquesta situació pot ser que quan els materials es van fabricar amb diverses matèries primeres, hi va haver certs retards.
Per comprendre, considereu un petit exemple. L’oli d’assecat natural costa més que ell, fabricat amb material artificial. Un altre exemple. S'observa una situació similar per als mateixos materials amb el mateix propòsit de producció. Per què diferent? I tenen característiques diferents. Per exemple, va sorgir una necessitat de fabricació i, en lloc de claus de 100 mm, es van utilitzar consumibles de 90 mm. Però són més barats! En aquest cas, es presenta una diferència de suma positiva.