L'activitat vital d'una sola organització, empresa, empresa i fins i tot l'estat és impossible sense un flux de treball racionalitzat. Els documents, així com la necessitat del seu moviment, creació o recepció abans de la devolució, la caducitat o el fitxer adjunt al cas, han entrat fermament en la vida d’una persona des del moment d’escriure. Conservats des de l’antiguitat, confirmen la documentació de diverses esferes de vida d’individus o assumptes públics.
Història del treball d’oficina a Rússia
Els primers documents que van registrar la vida de l’antic estat rus van ser els anals. Van narrar sobre els acords que es van concloure entre Rússia i Bizanci, reflectien els fets històrics. També es van assenyalar relacions diplomàtiques a les cartes. A més, també van parlar de diversos acords, principalment entre comerciants. Segons les finalitats, les cartes podrien ser judicials i indicatives.
Tots els documents estaven escrits en pergamí, que en aquell moment es consideraven un material molt car. Fins al final del període de fragmentació feudal de Rússia, era massa aviat per parlar del concepte de treball d’oficina com a sistema.
La història del treball d’oficina a l’estat rus consta de períodes: prerevolucionaris, soviètics i post-soviètics.
Prerevolucionari
Paperes prerevolucionaris desenvolupats al segle XVI - principis del XX. Al seu torn, aquesta etapa es divideix en diversos períodes:
- Els treballs clericals de l'ordre van començar a prendre forma després de la formació d'un estat rus centralitzat. Es portava a terme en cabanes (ordenats, labials, zemstvo). El propi sistema s'ha desenvolupat en institucions centrals de comandes. D’aquí el nom del període. Una característica distintiva del treball clerical administratiu és l’aparició d’un “personal” separat de persones que es dedicaven a preparar projectes, fer consultes, organitzar l’emmagatzematge de papers, copiar esborranys.
- Flux de treball universitari desenvolupat després de la reforma de l’administració central. Els col·legis van començar a utilitzar llibres de registre i organitzar arxius. L’emmagatzematge de documents de la manera prescrita es va organitzar per primera vegada precisament durant el període de treball d’oficina universitària.
- Durant la reforma es va desenvolupar l'executiu (al XIX - principis del segle XX). El nou sistema administratiu es basa en els principis d’unitat de comandament –execució exacta d’ordres d’executius, així com de jerarquia– una estricta distribució de responsabilitats entre funcionaris de diferents files i càrrecs.
Obra clerical soviètica
Els treballs d'oficina soviètics van començar a concretar-se a partir d'octubre de 1917 i van continuar fins a 1991. Durant aquest període, les autoritats van buscar que aquest sistema fos el més racional possible. S'han intentat introduir estàndards per treballar amb documents oficials. S'ha compilat una llista de documents de gestió típics de l'empresa, que han establert el període d'emmagatzematge d'aquesta documentació. Als anys setanta es va crear especialment un sistema estatal de treball ofimàtic, que va establir formes i mètodes uniformes de treball amb els documents.
Post-soviètic
El treball d’oficina del període post-soviètic s’ha desenvolupat des del 1991 i es desenvolupa fins als nostres dies. A la dècada dels 90 del segle XX, la Federació Russa va començar a millorar el marc legislatiu i regulatori que establia els requisits de documentació.
Emmagatzematge de documents a l'empresa
En el procés d’activitat d’empreses, institucions, empreses, hi ha un gran flux de documents, es reben i creen papers. Quan desapareix la necessitat del seu ús en les activitats diàries per resoldre problemes i problemes actuals, es necessita acumular i preservar informació. A més, és extremadament important garantir un accés fàcil i ràpid a les dades necessàries en qualsevol moment, fins i tot després d’uns dies, mesos o anys després que el paper surti de la circulació. Si els arxius no estan ben organitzats i no es respecten els terminis, poden trobar-se problemes més per trobar el document adequat. Una ràpida cerca i aplicació de documents per al seu propòsit previst només és possible amb una clara distribució dels mateixos en grups, segregació, per exemple, en empreses.
Un llibre especial de referència per a la sistematització, que determina el procediment de distribució de valors per casos, és la nomenclatura de casos.
Els conceptes de "nomenclatura d'assumptes" i "negoci"
La nomenclatura de casos s’anomena classificador més simple dels noms de casos, que permet ordenar ràpidament papers per a la cerca ràpida si cal, indicant la vida útil en la forma prescrita. Aquest classificador és de gran importància per organitzar el bon funcionament d’una empresa o institució municipal.
Un cas és un document situat sota una portada o una combinació d'aquestes relacionades amb un tema o tipus d'activitat específics. En els casos, està prohibit duplicar versions d’esborrany de títols que es repeteixin o hagin perdut importància, amb una vida útil de caduc estàndard caducada.
Nomenclatura dels assumptes: un document polivalent que:
- És la base per col·locar documents a les carpetes, buscar documents necessaris.
- Indica la indexació de documents i casos.
- Defineix la vida útil dels documents.
- És un tipus de manual per a la primera fase d’examen.
- És un document que té en compte l’emmagatzematge temporal (fins a deu anys).
- És la base per a la formació d’inventaris de documents que s’emmagatzemaran de forma permanent i temporal.
- És un lloc d’emmagatzematge d’actes per a la destrucció dels assumptes d’una empresa amb períodes d’emmagatzematge caducats (destrucció de paper).
Tipus d'articles en empreses
Hi ha tres tipus de nomenclatures. Una nomenclatura estàndard és un document regulador que estableix la composició dels casos que s’institueixen en el treball clerical d’organitzacions del mateix tipus.
La nomenclatura aproximada té caràcter consultiu; estableix un conjunt de casos (amb una indicació dels seus índexs) que s’inicien durant el funcionament d’organitzacions a les quals s’aplica la nomenclatura.
El personal d'assistència documental i la gestió de documents de l'organització està format per una nomenclatura separada dels assumptes d'una empresa determinada. El procés implica els caps de divisions estructurals, ja que tenen una idea del desenvolupament planificat de l'empresa, que permet proporcionar eficaçment els tipus de valors que poden aparèixer a l'organització en un futur proper.
Normes bàsiques per emmagatzemar documentació
En el procés de qualsevol empresa es formen una gran quantitat de treballs, diversos quant al valor i la significació representats. Els tipus de títols per als quals s’ha d’organitzar l’emmagatzematge de documents a l’organització, el procediment i els períodes d’emmagatzematge es reflecteixen en diversos actes legals reguladors, que poden referir-se tant a la legislació corporativa d’una organització individual, a la legislació sobre arxivatge com a les lleis comptables. Les lleis sobre comptabilitat i arxiu són igualment vàlides amb les regulacions dictades pel consell constituent o el lideratge d’una determinada organització.
L'acte legislatiu bàsic en aquest àmbit és la llei "En matèria d'arxivística a la Federació Russa", que va entrar en vigor a la data de publicació - 25 d'octubre de 2004.És aquest acte legislatiu que regula diferents tipus de relacions en l’àmbit de la gestió d’arxius en interès de la població civil del país, la societat i el govern, així com les relacions en l’organització d’emmagatzematge de papers, independentment de la forma de propietat de les empreses.
Basat en l'article 1. 17 de la Llei núm. 125-ФЗ, els empresaris, les organitzacions privades i estatals estan obligats a conservar els documents d’arxiu durant els períodes d’emmagatzematge, inclòs el paper sobre personal. Segons l'estat de l'empresa comercial, s'estableix el procediment per complir l'obligació d'emmagatzemar valors i el període d'emmagatzematge de documents a l'organització. Les institucions comercials tenen dret a rescindir l’emmagatzematge de documents un cop transcorregut el temps.
Documents comptables
L’article 17 de la Llei núm. 129-ФЗ estableix els terminis generals d’emmagatzematge de documents, papers comptables i informes comptables. Segons l'acte, l'empresa està obligada a assegurar l'emmagatzematge dels documents comptables com a mínim durant cinc anys naturals a comptar des del primer de gener de l'any següent a la data del document.
Per determinar els termes per a tipus específics de documents, cal que es refereixi a un acte com a llista estàndard de períodes d’emmagatzematge de documents aprovats pels arxius federals el 6 d’octubre de 2000. El que és important, les dates indicades a la llista no comencen des de la data de la versió definitiva del paper ni de la publicació oficial del document, sinó des del primer de gener del proper any natural. Tanmateix, si el cap de l'empresa va emetre una comanda tenint en compte les particularitats de l'activitat, la vida útil dels papers es pot augmentar en comparació amb el període que estableix la llista.
Declaracions d’impostos i altres papers de càlcul d’impostos
El període de temps durant el qual una empresa o una institució municipal ha de mantenir els informes de deduccions fiscals s’estableix al punt 170 de la llista anterior. Així doncs, el període d’emmagatzematge de documents a l’organització, quan es tracta de declaracions d’impostos del darrer any natural, és d’almenys una dècada, els quatrimestrals s’emmagatzemen durant almenys cinc anys naturals posteriors, els períodes mensuals s’han d’emmagatzemar almenys un any natural; aquesta informació s’indica amb la llista de períodes d’emmagatzematge de documents. En cas de no presentar informes per a l'any natural, es mantindrà un altre tipus de declaracions durant almenys deu anys. Per tant, altres tipus d'informes haurien de protegir-se com a mínim durant cinc anys naturals. Els informes d’un mes natural a falta d’informes trimestrals s’emmagatzemen segons els mateixos principis.
Els documents pels quals es calculen impostos i taxes no estan definits a la llei. Tot i això, el paràgraf del vuitè paràgraf de l’article 23 primer del Codi tributari de la Federació Russa indica que els contribuents han de conservar els documents durant quatre anys: comptabilitat i registre d’impostos, qualsevol altre document que acrediti benefici, despesa, pagament i retenció d’impostos i altres taxes. El mateix estableix la llista de documents que indica el període d'emmagatzematge. Es publica en els llocs web oficials del govern de la Federació Russa i Rosarchive.
Durada d'emmagatzematge de la documentació a l'empresa
La vida útil dels documents és el termini definit per la legislació de la Federació Russa i els valors seleccionats per l’examen, durant el qual s’han d’emmagatzemar fins a la seva destrucció.
Com a resultat de les activitats de les empreses i les institucions, es creen papers de diferents significats. Una llista estàndard d’emmagatzematge de documents permet la destrucció de documents que ja han completat la tasca. Però hi ha qui no perd la seva importància durant uns quants anys. I el tercer tipus, conté informació científica o pràcticament significativa. Aquest tipus té una vida útil constant.
Per tant, els períodes d'emmagatzematge típics dels documents poden ser:
- temporal fins a deu anys;
- temporal de deu anys;
- permanent.
A les divisions que es dediquen a treballs de referència, els casos es mantenen durant dos anys, independentment de l’estat del negoci: emmagatzematge permanent i temporal (superior a deu anys). A l'arxiu de l'organització es rendeixen després d'aquest temps.
Independentment de la forma en què es faci la documentació (en paper o electrònica), els períodes d’emmagatzematge dels documents no canvien. El valor determinant de la durada del seu ús depèn de la informació continguda en ells. Aquest tema és l'examen de valor.
Un examen del valor dels documents és l'establiment de la importància de la qual depèn la determinació del període del seu estalvi. Es fa un examen per determinar quins treballs en particular poden proporcionar les dades necessàries a l'estat, la societat, la ciència i els individus. Per als documents seleccionats per a emmagatzematge temporal, haureu de determinar el temps que podran necessitar en el futur. També es considera una tasca important de l'examen de valors per determinar el període d'emmagatzematge de la documentació.
Així, es van destacar les següents tasques de l'examen de valor:
- Transferència per a emmagatzematge permanent als arxius estatals de la Federació Russa de documentació important per a política, economia, economia, ciència, cultura del país, selecció prèvia per a això.
- Els documents que conserven valor pràctic, però que no representen valor històric i científic, són seleccionats per a emmagatzematge temporal.
- Els que han perdut el seu valor i no tenen valor científic són seleccionats per a la destrucció.
- Establiment de períodes d’emmagatzematge de documents, canvi d’ells.
Durant l’examen, també es comprova la qualitat de l’organització de la nomenclatura d’arxius, arxius i l’establiment de la vida útil dels documents.
Formes d'organitzar l'emmagatzematge de valors a l'empresa
Amb l’arribada de la tecnologia electrònica, no caldrà utilitzar tot l’edifici per a arxius, sinó que seran suficients diverses sales si es tracta d’una organització gran amb una història de deu anys. Però, en tot cas, és necessari organitzar l'emmagatzematge de documents a l'organització.
Hi ha diverses opcions per organitzar un arxiu electrònic:
- Local: una forma d’emmagatzematge assequible, que consisteix a recollir documents en una carpeta d’un ordinador o, si l’empresa té una xarxa local, crear una carpeta de xarxa especial i establir drets d’accés al mateix. Els desavantatges d’aquest mètode d’emmagatzematge són la manca de garanties de seguretat, la necessitat de controlar de manera independent el temps d’emmagatzematge, proporcionar eines de visualització (estem parlant de programes de visualització de documents, imatges, vídeos, dibuixos i altres papers) i verificació de signatures electròniques.
- Arxiu electrònic especial: sistemes especialitzats de gestió de documents electrònics o arxius electrònics. Aquests sistemes d'emmagatzematge no repeteixen els desavantatges anteriors de l'arxiu local. És a dir, l’EDMS proporciona la visualització, controla el calendari de l’emmagatzematge de valors, et permet obtenir informació sobre la signatura electrònica. Menys: el servei es paga.
- Al núvol: una manera prometedora d’emmagatzemar documents, es poden emmagatzemar directament al servei en línia i no ocupen espai als ordinadors de l’organització. Els empleats sempre tenen l’oportunitat de recórrer a la documentació necessària; el servei proporcionarà la visualització amb eines adequades i proporcionarà dades sobre un certificat de seguretat; només hi hauria accés a la xarxa.
La legislació no regula quin mètode d’emmagatzematge s’ha d’utilitzar.La llista de documents amb les dates indica només el termini reglamentari. Només és important complir les normes de transferència de documents, la forma d’execució correcta i un certificat de signatura.