Cal gestionar amb molta cura els valors, perquè el malbaratament provoca moltes conseqüències adverses. Tindrà temps per recuperar-se. Per evitar-ho, cal assegurar l’emmagatzematge correcte dels documents a casa. Podeu utilitzar diversos mètodes per a això.
Funcions d'emmagatzematge
L’organització de l’emmagatzematge de documents a casa té les seves pròpies característiques. Cal tenir en compte la seguretat. Les paperetes han d’estar ocultes i protegides dels danys. Si els nens viuen a la casa, s’han de posar documents per tal que no siguin accessibles. Podeu triar caixes fortes per a la casa, així com entresols, prestatges superiors de l’armari.
Tingueu en compte que l'escriptori no és un lloc segur. Cafè espatllat a causa d'un cafè o cabell abocat accidentalment. Però si es col·loquen en caixes amb una clau o un fons secret, llavors es protegirà dels danys.
On guardar documents a casa? Hi ha moltes opcions, però tingueu en compte que el lloc ha de ser accessible per al propietari. Sovint hi ha situacions en què necessiteu obtenir urgentment alguns papers. En cas d’emergència, cada segon compta. Ara hi ha elements interiors funcionals per això, inclosos els amagatalls especials. Són prestatges amb calaixos, llibres, caixes fortes, socs, imitacions.
Ordenació dels documents
Els papers es poden dividir segons els criteris següents:
- A l'apartament. Hi haurà rebuts emmagatzemats per aigua, gas, electricitat.
- Comunicació Aquesta secció contindrà contractes i rebuts per telèfon, televisió i Internet.
- Préstecs Inclou contractes i xecs.
- Serveis Socials. Si s’utilitzen els serveis d’aquestes organitzacions, s’haurien de posar els documents d’aquests per separat.
- Còpies. És recomanable fer còpies de documents per un import de 5 peces. encara és millor escanejar-les.
- Documents personals. Inclou passaports, certificats.
- Medicina Els papers relacionats amb la salut s’han de plegar per separat.
- Fotos S'han de col·locar en un sobre.
- Instruccions i garanties. Si cal, sempre podeu trobar el paper adequat;
- Documents poc utilitzats.
Els documents de petit format solen ser de tapa dura. Si s’utilitzen sovint, per exemple, passaports, certificats, els heu d’emmagatzemar en una petita carpeta amb separadors.
Opcions d’emmagatzematge de documentació
Si hi ha molts valors, sorgeix la pregunta, com emmagatzemar documents a casa? Les idees poden ser diferents, el principal és que tot es mantingui en ordre. En cas contrari, es dedicarà molt temps a buscar.
Per a l’emmagatzematge s’utilitzen caixes fortes, carpetes, armaris. Els papers s'han de col·locar segons els criteris necessaris: finalitat, data o tipus. Així, serà molt més fàcil trobar el paper necessari.
Carpetes
Una carpeta per guardar documents a casa és considerada una excel·lent opció. Encaixarà molts fitxers amb papers. La majoria d’aquests productes són en format A4, de manera que són excel·lents per emmagatzemar certificats, certificats, contractes.
Per comoditat, podeu marcar documents amb inscripcions, per exemple, "treball", "banc", "habitatge". Així, serà molt més fàcil trobar el document necessari. Podeu adjuntar una llista de tot el contingut al primer fitxer. És recomanable enganxar xecs i rebuts a fulls A4. És millor arreglar un racó per no fer malbé el document.
Cartera
Els documents es poden emmagatzemar a casa amb un portafoli especial. Sol tenir moltes branques. L’article es pot comprar a la papereria.Aquests dispositius tenen diferents dissenys, inclosos els clàssics i els originals. Escollir-ne l’adequat serà fàcil.
Una cartera per emmagatzemar documents a casa pot contenir diversos papers. L’inconvenient és la impossibilitat de donar voltes a les pàgines i la visualització gratuïta. Per tant, per comoditat, és convenient crear inscripcions i notes.
Àlbums de fotos
L’emmagatzematge de documents a casa és possible en aquests dispositius. Han de tenir làmines magnètiques. Per exemple, es poden incloure rebuts per al pagament per solucionar quina cola no és necessària. A cada full hi haurà un lloc per a notes, molt convenient.
Sobres
Les butxaques de paper són excel·lents per emmagatzemar la documentació que s'ha d'arxivar. Poques vegades es necessiten papers, però és massa aviat o no per llençar-los. Després de marcar-lo, podeu posar-lo en una caixa o en un prestatge.
Podeu fer-vos sobres. Per a això s'utilitzen paper fort, cola i accessoris. Resulta una cosa pràctica si utilitzeu la vostra imaginació i feu el treball de manera eficient. Amb aquest sobre no us preocupeu per la integritat del paper.
Caixes
S'utilitzen per emmagatzemar moltes coses, i els documents no són una excepció. Podeu inserir-hi molts papers, només heu d’exposar-los correctament per trobar alguna cosa que necessiteu en qualsevol moment. És recomanable classificar-los primer en carpetes.
Per guardar passaports, diplomes i altres documents no estàndard en tapes dures, és millor utilitzar un sobre gruix per a això. Ara hi ha molts altres accessoris a la venda, molts dels quals fins i tot estan bloquejats. Una caixa per guardar documents a casa també es considera una cosa convenient, ja que protegeix els papers de l'accés lliure.
Caixes fortes
Les caixes de seguretat per a la llar es consideren els aparells més fiables. Allà podeu col·locar llibres de treball, diners, segells. Alguns dissenys tenen diverses cel·les, cosa que us permetrà situar molts valors.
Quan compreu aquest dispositiu, heu de tenir en compte el següent:
- Volum, presència de prestatgeries, caixa registradora.
- Mides, pes.
- Vista del castell.
Hi ha caixes fortes amb panys electrònics o clau, de manera que guardar documents a casa serà segur. Cal introduir el codi de manera independent. El cost per a caixes fortes obertes amb una clau és lleugerament menor. Si molta gent tindrà accés al dispositiu, haureu de triar les tecles.
Els cofres tenen diverses prestatgeries que es poden fixar a diferents altures per a un fàcil emmagatzematge de carpetes. Alguns accessoris tenen compartiments interiors per a les juntes. Heu de triar dispositius amb certificats, ja que això confirma el compliment de la qualitat.
Està disponible els següents tipus de caixa forta:
- Wearable Es pot utilitzar tant per a la llar com per a diverses organitzacions.
- Compacte. Utilitzat per emmagatzemar formularis, segells, segells, claus, objectes de valor.
- Resistent al foc. S’utilitzen per a documents secrets, es consideren els més segurs, ja que protegeixen tot el contingut.
- Capaz. S’utilitzen en grans empreses on treballen moltes persones.
Abans de l'alliberament, es prova proves de seguretat. Normalment estan fets amb els seus materials, el que protegirà el paper de les tensions mecàniques. El preu del dispositiu depèn de les característiques tècniques i del grau de protecció.
Durada de l’emmagatzematge
Hi ha documents que s’han d’emmagatzemar al llarg de la vida. I alguns es poden llençar al cap d’uns mesos. Les paperetes per a la compra d’immobles, transports i altres compres s’han d’emmagatzemar durant tot el període de propietat. Els rebuts de compra s’han de deixar durant un any. Es mantéran les garanties sempre que sigui vigent el seu període de validesa.
Els controls sobre el pagament dels serveis d’advocats, metges i professors s’han de mantenir durant 3 anys. Després podeu fer-ne còpies i eliminar els originals. En cas de litigi, el paper pot resultar útil. Cal mantenir acords sobre serveis públics, a Internet, a la televisió.Els rebuts de les factures de serveis públics es mantenen durant 3-5 anys.
Els registres mèdics familiars han de ser accessibles. Els xecs de les clíniques privades s’han de mantenir almenys dos anys. Pot ser que estiguin obligats a reclamar litigis i assegurances. Tots els documents s’han de col·locar en llocs segurs, ordenar-los periòdicament i eliminar tots els innecessaris. Només llavors tot estarà en ordre amb els títols.
Recomanacions
Cada ubicació d’emmagatzematge de documents presenta els seus avantatges i desavantatges. Per garantir que tots els papers estiguin en ordre, cal tenir en compte les normes següents:
- Per no espatllar els documents, s’han de guardar lluny de l’aigua i del sol.
- És aconsellable crear una carpeta amb fotocòpies de valors, i transferir-la a familiars o altres persones fiables. També cal deixar documents en forma electrònica en una unitat flash. Això us permetrà restaurar els originals ràpidament en cas de danys.
- No és necessari guardar una targeta ambulatòria a casa, ja que es considera una infracció de la llei de la Federació Russa. Se li reconeix un document legal, la deixen al registre de l’hospital.
- Com que els controls s’esvaeixen amb el pas del temps, és recomanable fotocopiar-los per a compres grans.
- No és desitjable guardar a casa publicitat innecessària, diaris i targetes de visita. Els papers s’han d’ordenar immediatament i situar-los en llocs segurs.
- Per tal que la documentació estigui en ordre, han de ser auditats anualment. S'ha de rebutjar tot el que no sigui necessari i la resta s'hauria de col·locar per a un altre magatzem.
Podeu emmagatzemar documents a casa de moltes maneres. De totes les disponibles, és possible triar-ne la més adequada. És important recordar no només la seguretat, sinó també la disponibilitat de títols. Si els col·loqueu correctament, sempre tindreu el document adequat.