El procés de formació d’una reserva de personal en condicions modernes és un procediment molt important, que permet no només solucionar ràpidament el problema de substituir un empleat durant la seva absència, sinó també formar-ne de forma adequada una nova, que pugui ser adequada per ocupar una posició qualificada. Considerem amb més detall el procés de formació d’una reserva de personal.
El concepte
Sota la reserva de personal s’ha d’entendre una llista de persones que puguin exercir les funcions i tasques d’especialistes en una determinada posició d’un rang superior a causa de les seves habilitats, coneixements i habilitats.
Per entrar a la reserva, l’empleat ha de tenir alts coneixements i ambicions amb l’objectiu d’avançar professionalment. Aquesta promoció s'ha d'entendre com ocupar càrrecs directius, cosa que requereix que el candidat de la reserva reuneixi determinats requisits i característiques.
Valor de la reserva de personal
El nomenament d'una reserva de personal figura a la legislació a nivell federal. Així, per exemple, el decret del govern rus “Sobre l’aprovació del programa federal“ Formació i recalificació de la reserva de personal directiu ”diu la necessitat de formar directius qualificats per a totes les àrees, especialment els organismes estatals, que està associat als canvis socioeconòmics que es produeixen a l’estat. Després de l’adopció d’aquest document, es van afegir algunes factures més que van determinar i complementar el procés de creació de reserves de personal a les estructures i organismes estatals. Aquestes ordres van ser desenvolupades per molts ministeris (Ministeri d'Afers Interns, Ministeri d'Agricultura, Ministeri de Transports, Roskomnadzor, etc.)
El valor de la reserva de personal també és ambigu per a organitzacions específiques que pretenen treballar durant molt de temps i tenen perspectives de creixement, tenir cura de reduir els riscos de personal, especialment en llocs de direcció.
Objectius de reserva de personal
Els objectius de crear una reserva són els següents:
- solució ràpida dels problemes associats a la sortida dels gestors clau
- estalvis importants en costos financers i de temps per a la cerca, selecció i formació del personal;
- creixement professional dels empleats;
- augmentar la lleialtat dels empleats i la motivació per treballar (inclosa la manca de por entre els "reservistes" de la dificultat de complir les seves funcions i de tasques assignades de sobte);
- la formació d’empleats que comprenguin el seu propi valor per a l’empresari;
- formar especialistes per a futurs canvis en l’organització;
- la capacitat de “polir” el vostre personal, que satisfarà els requisits de la vostra organització;
- reducció de la facturació de personal;
- retenció de personal prometedor a l'empresa.
El procés de formació d’una reserva de personal és bastant complicat. Requereix la implicació no només del cap de l’empresa i del servei de personal, sinó també d’altres especialistes (advocats, psicòlegs, del sindicat, etc.). En aquest sentit, els problemes de la reserva de personal es resolen, per regla general, col·lectivament amb l'ajut d'un organisme especial (o comissió).
Principals tasques
La formació d'una reserva de personal té com a objectiu resoldre els problemes següents:
- identificació del potencial existent entre els treballadors;
- la possibilitat d’ocupar vacants obertes;
- continuïtat del procés de producció i la seva efectivitat.
Documents clau
La composició d'aquesta disposició sobre la formació d'una reserva de personal ha d'incloure les seccions següents:
- objectius i objectius de la reserva de personal;
- principis de creació;
- una llista de llocs per als quals es forma la reserva de personal;
- ordre de formació;
- criteris de selecció dels candidats;
- programa de formació;
- criteris de deducció de la reserva;
- anàlisi de l'eficiència del treball de reserva
Aquesta disposició també pot contenir informació sobre mostres de documents que s’han d’emetre en el procés de treball amb la reserva.
Tipus de reserva de personal
Els candidats han de complir plenament els requisits per a la posició per a la qual es posen en reserva. Tot i això, s'inclouen aquells que tenen un gran potencial per avançar professionalment, però que tenen menys experiència o no estan preparats. Per regla general, es seleccionen 2 candidats per a cada lloc.
Per tipus d’activitat, s’assigna una reserva de desenvolupament i una reserva de funcionament. És a dir, el reservista pot triar entre dues direccions de carrera: professional i directiva.
En el moment del nomenament, a la reserva de personal es formen un grup de candidats que actualment són candidats a un càrrec superior i un grup de candidats per als propers a tres anys.
La reserva de personal pot ser interna i externa. La creació d’un intern és un procés més estudiat que requereix menys despeses financeres. Aquesta reserva s'utilitza més sovint a la pràctica.
La reserva externa implica la participació de candidats de fora.
Principis
La gestió de les reserves de personal de l'empresa es basa en alguns principis. Considereu els principis bàsics de la formació de la reserva de personal:
- el principi d’importància: significa que la necessitat d’omplir una posició hauria de ser vàlida avui;
- principi de compliment: significa que el candidat ha de complir els requisits per al càrrec;
- el principi de prospectivitat del candidat.
Com es forma
El sistema actual de formació de la reserva de personal és un treball minuciós per identificar els empleats prometedors (o la seva contractació) com els més adequats i complir els requisits dels càrrecs de lideratge.
El sistema té certes regles. L’ordre de formació és el següent:
- formar un organisme que tracti aquests temes;
- elaborar normes internes, és a dir, un document en el qual cal reflectir tots els procediments per crear una reserva;
- crear mecanismes per implementar les regles desenvolupades.
La creació correcta d’un sistema d’aquest tipus és la clau de l’èxit d’optimitzar el nombre d’empleats d’una empresa.
Esquema de formació de fases
Considereu les etapes de formació de la reserva de personal, que suggereixen una certa seqüència d’etapes:
- anàlisi de la situació actual:
- avaluació de la necessitat de nous gestors o especialistes per als propers 1-3 anys;
- recopilar una llista de publicacions de la nova reserva;
- determinar la disponibilitat d’especialistes existents a substituir;
- especificació de la llista d'especialistes;
- anàlisi de l'efecte de la reserva que es va crear anteriorment.
La selecció dels candidats necessaris per incloure-la a la reserva té lloc en les següents etapes:
- anàlisi de dades de qüestionaris per part dels empleats;
- realització d’una entrevista;
- supervisar el comportament dels empleats en les seves relacions amb altres companys;
- avaluació d’indicadors de rendiment que caracteritzen el seu treball, així com els resultats de les seves tasques específiques;
- certificació d’un empleat;
- identificació del compliment de les qualitats identificades amb els requisits del càrrec;
- comparació de resultats per a diferents candidats;
- recopilant una llista de la nova reserva amb una llista de candidats al càrrec.
Aquesta llista té les seves pròpies característiques:
- una persona a la vegada pot aparèixer en diverses seccions: per a un futur proper i llunyà, així com per a diferents opcions de posició;
- recollir la quantitat màxima d’informació sobre el candidat, per exemple, dades personals, resultats de la certificació, avaluació potencial, ressenyes dels companys, etc.
- fent recomanacions sobre el programa de formació continuada.
La llista així obtinguda és aprovada pel cap de l'organització.
El treball addicional s'estructura de la manera següent:
- revisar la llista de candidats de tant en tant;
- reposició de la llista si cal;
- exclusió de la llista d’empleats que han deixat de satisfer els requisits;
- ajust dels programes de desenvolupament de personal;
- anàlisi de l'eficàcia de l'ús del registre, previsió i canvis.
Procés d’avaluació del personal
Els principals tipus d'avaluació del personal:
- sistemàtica, que es realitza definint clarament tots els signes d’avaluació (procés, freqüència, criteris, mètodes de mesura);
- poc sistemàtic
Els principals procediments d'avaluació són els següents:
- preparació de l'avaluació: implica la recollida d'informació preliminar;
- avaluar directament l’empleat mitjançant la creació de grups d’experts que avaluen el nivell de coneixements, habilitats, habilitats i resultats de la feina de l’empleat;
- fase de l’avaluació, incloent una reunió de la comissió en l’ordre següent: invitació de l’empleat i el seu responsable, consideració de materials, escolta d’interlocutors, discussió dels resultats, formació d’una conclusió, elaboració d’un protocol;
- etapa de presa de decisions, després de la qual cosa es forma una conclusió tenint en compte les conclusions i les propostes de la comissió; a la mateixa etapa, es fan recomanacions sobre la necessitat de promoure un empleat en un lloc més alt.
Com es celebra el concurs?
Per separat, hauríem de parlar de realitzar una competició a la reserva de personal. El procediment d’aquest procediment també està regulat clarament pels documents interns de l’empresa. Per dur a terme aquest procediment, es formen comissions especials de licitació a l'organització:
- realitzar una competició per ocupar un lloc vacant;
- celebrar un concurs de formació de reserves.
El procediment de licitació només es podrà iniciar si hi ha almenys dos candidats a la reserva de personal. En cas contrari, la competència es considera fallida.
Les etapes principals de la competició:
- presentar una nota pel cap de la unitat al president del comitè de licitació;
- preparació de tots els documents necessaris per al concurs;
- 20 dies abans de la competició es publica un anunci al respecte;
- s’estan rebent documents dels sol·licitants;
- s’elabora l’acta de la reunió de la comissió de competència;
- la realització d'una prova competitiva provant participants, així com l'emissió d'una tasca competitiva;
- avaluació dels candidats a la competició;
- es fa la selecció del concursant;
- es redacten tots els documents necessaris per a la seva adopció.
Característiques del servei públic estatal
Per tal de facilitar el desenvolupament del sistema de funció pública, així com per millorar el procediment per a la formació i l’ús efectiu de la reserva de personal directiu, es forma una Comissió sota el president de la Federació Russa sobre qüestions de servei públic i la reserva de personal directiu.
La planificació i formació de la reserva de personal de la funció pública estatal sol durar d’un a tres anys. El temps dedicat a la reserva de personal d’especialistes especials també és de mitjana de tres anys, però, amb plans a llarg termini per a l’organització, pot arribar als cinc anys.
Independentment del calendari de la implementació del projecte de “reserva” i de les capacitats financeres de l’organització, el treball amb la reserva de personal s’ha de realitzar entre les parts interessades de forma oberta (la informació ha d’estar disponible per als empleats), aquest entorn ha de ser competitiu (s’han de seleccionar diversos candidats per a una posició de lideratge).
Els resultats de l’activitat professional són un criteri de selecció molt important, ja que no només pot jutjar l’efectivitat del candidat, sinó també avaluar els avantatges de situar-lo a la reserva. L’estímul intangible d’un especialista com la inclusió a la reserva de personal servirà com a bon exemple per a altres empleats i els motiva a uns resultats laborals alts.
Aquest conjunt de requisits no és exhaustiu i es pot formar depenent de les necessitats de l’organització actualment i en el futur, segons el nivell de rotació de personal, així com de les característiques socials, d’edat i d’altres característiques del personal. És important comprendre que la selecció més estreta pot discriminar els empleats.
Per gestionar la reserva de personal, se solen emetre actes locals especials i reguladors interns. Per exemple, una disposició sobre la formació d’una reserva de personal o una disposició sobre el treball amb una reserva de personal. En una fase inicial de la implementació d'aquest projecte, es pretén consolidar un document similar:
- procediment de formació de reserves;
- tasques que es resolen creant una reserva;
- deures i responsabilitats dels funcionaris de formació de reserves;
- ordre i sistema de treball;
- reposició de la reserva i canvis en la seva composició;
- sistema d'informes sobre treballs de personal i el procediment per mantenir aquest informe.
Aquest document destacarà la importància del treball, la gravetat de les intencions de la direcció i l'actitud atenta envers els empleats.
Juntament amb la regulació sobre la formació de la reserva de personal, s’elabora una llista de llocs de la reserva de personal de la funció civil estatal que, entre altres coses, determina el nombre de candidats a la posició de reserva. En la majoria d’organitzacions, hi ha programes per al desenvolupament d’una reserva de personal, la retenció de personal, així com llistes de reserves en cas d’ocupar les vacants. Cal recordar que els empleats inscrits a la reserva de personal no només han de ser conscients d’això, sinó que també han de presentar clarament les seves perspectives i requisits que se’ls presentarà en cas d’una promoció real.
La formació de “reservistes” pot tenir la forma de formació avançada, obtenir una segona formació superior, cursar cursos o pràctiques. Una bona incorporació són les reunions d’intercanvi d’experiències, on els empleats compartiran els seus coneixements i impressions.
Al mateix temps, cal parar atenció al fet que l’espera de retorns d’especialistes reservats i formats per a un lloc determinat no té sentit si el treball amb la reserva de personal no està relacionat amb l’estratègia de l’organització, no es recolza en tota la cultura corporativa, si no es fan proves intermedies i anàlisis de la facturació de personal entre els empleats. baixa lleialtat, falta de voluntat per aprendre. Però si tot és diferent, la reserva de personal esdevindrà certament un bon factor motivador tant per als empleats com per a la pròpia organització.
D’acord amb la legislació actual, s’ofereix un treball permanent amb una reserva que té com a objectiu preparar un canvi digne per als empleats líders i assegurar la continuïtat de les generacions. Les formes i els mètodes de treball amb la reserva són determinats pel cap de l’organització o la seva unitat estructural i els requisits de la posició.
Conclusió
Així, la creació d’una reserva de personal a l’empresa té l’objectiu d’actualitzar l’equip directiu i els especialistes existents a costa dels seus propis i propis empleats atrets. L’entrada a aquesta reserva requereix que el candidat tingui qualitats, coneixements, experiència, habilitats especials, i també pressuposa la possibilitat de la seva formació i una formació addicional al nivell requerit. La llista de publicacions i requisits per a aquests en l'organització es determina individualment.