Drets i obligacions oficials d’un gestor de documents

Cada funcionari té uns drets i obligacions relacionats amb les seves activitats oficials. S’indiquen directament a la descripció del seu lloc de treball, s’indiquen al contracte de treball. A l'article analitzarem els drets i les obligacions del gestor de documents en aquest sentit. Considereu quins requisits es presenten a aquest empleat, que hauria de saber quina responsabilitat li proporciona.

Coneixements professionals

Les responsabilitats d’un gestor de documents comencen pel fet que un especialista ha de disposar d’un determinat cos de coneixements necessari per fer treballs oficials.

A la descripció del lloc de treball es prescriu el conjunt normalitzat següent:

Actes normatius, legislatius, legals, ordres, ordres, altres decisions d’estructures superiors relacionades amb la documentació de les activitats de l’empresari.
Les principals disposicions del sistema unificat de gestió de registres estatals.
Normes per a una estructura unificada de documents organitzatius i administratius.
Mètodes de planificació, disseny i desenvolupament de sistemes de documentació.
Tècniques de disseny, planificació, realització de suport de documentació mitjançant equips informàtics i informàtics.
Els procediments de registre, classificacions, emmagatzematge, examen de documentació de treball.
El procediment per exercir el control sobre l’execució de la documentació.
Requisits per gestionar diversos documents: entrants, interns, sortints.
Requisits per planificar i informar documentació sobre els vectors d’activitats de les unitats estructurals d’una organització.
Organització d’arxivatge.
Documents normatius i novetats metodològiques sobre el disseny i l’ús de sistemes d’informació de gestió automatitzats.
Fonaments de documentació.
Els fonaments bàsics de la programació.
Experiència domèstica i estrangera en el camp del suport de documentació per a les activitats de l'empresari.

Coneixements generals

La responsabilitat del gestor de documents serà també la possessió dels coneixements necessaris per a qualsevol membre de l’equip, empleat del sector de serveis, que treballi a l’oficina:

El procediment per fer funcionar un equip informàtic, una altra oficina, equip informàtic.
Fonaments de la sociologia, l’ergonomia, la psicologia social.
Fonaments de l’economia, així com de la gestió de personal, direcció, organització laboral.
Legislació laboral russa.
Les normes del calendari de treball intern de l'empresa ocupant.
Carta, conveni col·lectiu de l’organització ocupant.
Les disposicions de la Constitució russa.
Normes i normes existents sobre protecció laboral.
Ètica d’oficina.
La cultura de la comunicació.
Fonaments del dret administratiu.
Normes de seguretat contra incendis.

Lideratge en Activitats

Les funcions d’un gestor de documents a l’escola, en una empresa, en una empresa comercial són també la gestió dels següents actes en les seves activitats:

Constitució de la Federació Russa.
Legislació russa actual.
Carta de l'organització ocupadora.
El conveni col·lectiu de l’empresari.
La normativa laboral interna en l’organització de l’empresari.
Comandes, decrets, ordres directes de l'empleat.
Descripció del treball.

Responsabilitats funcionals d’un gestor de documents

Aquest és un element essencial de totes les descripcions de feina. Les responsabilitats d’un gestor de documents d’una organització depenen, per descomptat, del vector de la seva activitat, del nombre de gestors de documents i d’altres factors.

El conjunt estàndard és el següent:

Desenvolupament i implementació de processos tecnològics de treball amb documentació (dades documentals) basats en l’ús d’equips informàtics i d’oficina. Inclou comptabilitat, control, execució, emissió de certificats, emmagatzematge operatiu.
Participació en la planificació, organització, millora del departament de gestió documental de l’organització ocupant. Supervisar l’estat general del treball d’oficina.
Elaboració de propostes per assegurar un conjunt de mesures per a condicions de treball ergonòmiques, racionalització dels llocs de treball dels treballadors sobre el suport documental de l'organització.
Desenvolupament de sistemes de documentació unificats, fulls de documents empresarials amb diverses finalitats, nivell de gestió, classificadors de dades de documents.
Organització i implementació d’un sistema de gestió de documents.
Mesures per racionalitzar la composició de la documentació, diversos indicadors d'informació, reduir el seu nombre, organitzar cerques de documents empresarials.
Participació en la selecció de documents presentats per a emmagatzematge estatal, en l'examen del valor dels papers comercials.
Participació en la definició d'objectius, planificació, disseny, operació i millora de sistemes d'automòbils d'informació, sistemes de gestió d'informació.
Participa en el desenvolupament d'innovadores tecnologies de la informació, basades en l'ús de microprocessadors i tecnologia informàtica, disseny i actualització posterior de bases de dades.
L’estudi i la síntesi d’experiència avançada russa i estrangera en el camp de les activitats de suport a la documentació.
Elaboració de documentació normativa i metodològica en l’àmbit de la seva competència.
Participació en la selecció, la col·locació, la formació i la formació avançada del personal del departament de documentació.

Per descomptat, les responsabilitats d’un gestor de documents a la llar d’infants poden ser una mica diferents. La direcció de les activitats de l’organització afecta directament l’emplenament d’aquesta secció de la fitxa de treball.

responsabilitats d’un gestor de documents d’una organització

Segona variació

Si parlem de les responsabilitats laborals d’un gestor de documents a l’escola, aquí es pot presentar el següent conjunt:

Conservació de registres d’acord amb la documentació administrativa.
Garantir un complet, d'alta qualitat i modern rendiment de les tasques oficials.
Ús racional de recursos materials i tècnics com a part de la realització de tasques de treball.
Preservació de la documentació confiada de la divulgació de secrets comercials i oficials.
Registre de la correspondència entrant.
Supervisar l'execució oportuna de la documentació.
Preparació i lliurament a l’arxiu dels documents executats.
Supervisió de la seguretat de documents comercials de confiança.
Preparació d'informes, documentació de planificació.
Impressió i duplicació de documents d’oficina.
Elaboració de comandes d'esborrany per a activitats educatives.
Emissió de certificats a empleats i estudiants.
Mantenir i proporcionar fulls de temps comptables (mensuals).
Execució d’altres instruccions del seu lideratge directe.

Drets especialistes

Vam determinar les responsabilitats laborals d’un gestor de documents de la institució. Ara esmentem els drets d’aquest treballador:

Realització de suggeriments per millorar l’organització del suport de documentació, la seva racionalització en el marc dels estàndards existents.
L’exigència dels serveis, departaments, empleats individuals que preparen la documentació a l’organització per seguir determinats estàndards i normes.
Elaboració i implementació de sistemes de documentació unificats, fulls de temps de treballs, compliment dels requisits i directrius en matèria de gestió de documents.

Drets ampliats

Un empresari pot complementar la llista de drets d'un gestor de documents amb les següents disposicions:

Dret a sol·licitar dels gestors, empleats de l'empresa la documentació necessària per assegurar el seu rendiment.
El dret a utilitzar una biblioteca comuna, fons d’informació, serveis d’unitats socials, mèdiques, domèstiques de l’empresa ocupant.
El dret, de la manera prevista, a recórrer les ordres tant del cap del departament com de la direcció de l'empresa.

Responsabilitat

Les responsabilitats d’un gestor de documents líder, per descomptat, seran més àmplies que les responsabilitats funcionals d’un especialista ordinari. Però tots dos són els responsables de les seves activitats. De manera predeterminada, és la següent:

Per no complir funcions funcionals (indicades a les fitxes de llocs de treball).
Per obtenir dades de realitat inconsistents sobre l’estat de l’execució d’instruccions i tasques.
Per violació de les regles del calendari laboral intern en l'organització de l'empresari.
Per infracció de les normes de seguretat a l'empresa, les normes de seguretat contra incendis.

Es van examinar els drets i obligacions bàsiques d’un gestor de documents. Com es pot veure a l’article, l’empleat també ha de tenir una certa quantitat de coneixements a l’hora de sol·licitar aquesta feina. Per l'exercici indegut de les funcions és responsable.