És important que els caps d’organitzacions organitzin la feina dels empleats de manera que obtingui el màxim rendiment i reveli plenament el seu potencial. Per fer-ho, heu de saber pràcticament delegar l’autoritat que serveix per millorar el rendiment de l’empresa sense perjudicar l’estat actual.
Definició
La delegació es manifesta com una divisió uniforme de drets i obligacions entre els subjectes del sistema. Els seus principis foren formulats a principis del segle XX per P. M. Kerzhentsev.
La delegació és l’atorgament de l’autoritat per realitzar tasques a una persona responsable amb una cessió simultània a ell responsabilitat pel resultat. La delegació permet distribuir correctament les tasques entre els empleats i s’utilitza per assolir els objectius finals de l’organització.
La responsabilitat rau en el compromís de l’empleat de fer la feina d’una manera de qualitat i portar-la a una conclusió satisfactòria. Els empleats són responsables en el camp de les seves activitats davant les autoritats superiors.
Els poders (poders) actuen com a drets limitats per utilitzar els recursos implicats per realitzar determinades tasques. Cada posició de l’organització va acompanyada de poders específics. Un canvi de lloc també comporta un reemplaçament de les competències de l’empleat.
Aplicació
La delegació és la transferència de determinats poders i responsabilitats als empleats de la companyia i la distribució uniforme de diverses funcions entre ells. Es realitza un acte que defineix les tasques oficials de delegació com un líder capaç de resoldre ràpidament tots els problemes actuals i utilitzar hàbilment els empleats que siguin capaços de fer front a cada tipus específic de tasques.
Objectius
La delegació de l'autoritat s'utilitza per assolir determinats objectius per part de l'organització, com ara:
- connexió del "factor humà": augment de l'activitat i l'interès dels empleats de baix nivell;
- augment de l’eficàcia (eficiència) dels empleats per la millora de les seves qualificacions i l’adquisició de noves habilitats;
- descàrrega d’alta direcció amb alliberament de temps per resoldre problemes estratègics, operatius i de gestió.
Delegació de tasques
Els següents tipus de tasques són adequats per a la delegació:
- rutina;
- qüestions poc importants;
- treballs preparatoris;
- treball especialitzat
Però no totes les tasques es poden transferir a empleats ordinaris. El deure de cada líder és resoldre aquelles tasques que puguin afectar les activitats futures de l’organització.
Es tracta de qüestions de naturalesa de confiança i problemes estratègics no estàndard i situacions inesperades que requereixen una resolució ràpida.
Per tant, no delegat:
- establir objectius;
- gestió de subordinats;
- tasques arriscades;
- treball insòlit;
- la presa de decisions estratègiques i de gestió;
- Tasques confidencials
- desenvolupament de polítiques organitzatives.
Requisits per als assumptes de delegació
En el procés de transferència d’instruccions, tant els superiors com els empleats poden trobar diverses dificultats.La gestió eficaç de la delegació de l'autoritat només és possible mitjançant l'anàlisi de tots els obstacles existents i probables que afectin l'administració i el seguiment de les activitats actuals.
Problemes que de vegades es plantegen amb el director o cap de departament i dificulten la delegació:
- por a perdre la posició actual i el poder associat;
- dubte sobre la preparació d’altres empleats, les característiques d’avaluació baixa de les seves activitats;
- excessiva autoestima, excessiva ambiciència;
- dubtar-se per si mateix, té por que les seves accions seran mal interpretades.
Problemes que de vegades identifiquen els empleats en la realització de tasques assignades:
- dubtes sobre la correcció de les decisions emprades;
- manca d’experiència;
- desavinences fonamentals amb el cap;
- falta de voluntat per liderar altres intèrprets, especialment pel que fa a sancions.
En cas de dificultats, el responsable competent primer ha d’afrontar els obstacles personals que impedeixen la regulació efectiva del treball i, a continuació, examinar detingudament els problemes del subordinat. Una anàlisi de la situació indicarà possibles errors de gestió i us permetrà prendre decisions informades i informades, per exemple, per substituir l’intèrpret o rellevar-lo de càrregues innecessàries o per resoldre dificultats de tipus psicològic, tant el nostre com l’intèrpret.
Procés de delegació
Cada líder ha d’esforçar-se perquè l’organització del procés de treball planifiqui uniformement les responsabilitats laborals a tot l’equip, utilitzant el poder i no renunciant a la responsabilitat del procés de realització de les tasques.
La delegació en una organització està dividida en diverses etapes:
Etapa I: transferència d’instruccions a l’executor;
Etapa II: proporcionar al contractista autoritat i recursos;
Etapa III: la redacció de les obligacions de l'empleat que indica el resultat necessari de la implementació.
Durant el control sobre les activitats dels subordinats, un terreny mitjà és important. La custòdia excessiva pot provocar un estancament i una falta d'iniciativa de l'empleat. Si no controleu el procés, el resultat estarà críticament lluny del desitjat a causa del flux de treball no coordinat. Cal establir comentaris amb antelació i aconseguir respecte i alta autoritat entre els empleats.
Sovint, els administradors pequen desplaçant un treball no desitjat i desinteressat dels seus subordinats, sobretot si ells mateixos només coneixen superficialment aquest tema. Però això no sempre és correcte, ja que el cap continua sent responsable del flux de treball. Si el propi cap no té ni idea de quins resultats s’haurien d’esperar a la sortida, com serà capaç de controlar les activitats del subordinat? La resposta és òbvia.
Els superiors experimentats prefereixen encomanar als empleats tasques lleugerament més complicades que les que anteriorment han realitzat. Aquestes tasques ajuden a revelar al màxim el potencial dels subordinats. Tot i això, en aquest cas és millor emetre comandes en paper per augmentar la motivació dels empleats.
Quan es distribueixen competències en el sistema organitzatiu, és extremadament important tenir en compte els aspectes següents:
- els poders han de complir plenament el pla fixat de la tasca, és l’objectiu que determina l’abast dels poders i no viceversa;
- els poders de tots els empleats haurien d’estar vinculats competencialment en un sol complex sense incoherències i assegurar l’equilibri de tota l’estructura;
- tota autoritat ha de ser clara i concreta perquè els empleats sempre puguin esbrinar què se'ls requereix i quins recursos hi ha a la seva disposició.
El correcte maneig de l’autoritat augmenta l’eficiència de tota l’organització. Els empleats tenen una comprensió clara del treball que se'ls atribueix i els objectius establerts, aconseguint així els millors resultats.
Els avantatges
En general, el procés de delegació es caracteritza per la presència de dos aspectes positius:
- El temps del cap s’allibera per resoldre problemes que requereixen participació personal. Hi ha l'oportunitat de concentrar-me en la planificació de les perspectives de creixement de l'empresa i l'estratègia de l'administració.
- La delegació és una de les millors maneres de motivar els empleats creats i actius creatius que vulguin créixer i aprendre. Es pot utilitzar per entrenar abans d’aconseguir una posició més alta. Ajuda a desenvolupar en els empleats nous coneixements, habilitats i habilitats utilitzades per a activitats amb més èxit.
Principis de delegació
Per a un enfocament estructurat de l'autoritat delegant, és recomanable respectar els principis a continuació. En cas contrari, el seu fracàs pot comportar dificultats en la gestió i, en conseqüència, en un funcionament insatisfactor del conjunt del sistema.
Principi de definició funcional
Es basa en la consciència plena i clara per part de cada gestor de la integritat estructural de l’organització: quins drets i obligacions està dotat cada entitat del sistema, quines connexions d’informació i servei es fan entre elles, la direcció i els resultats del seu treball. Dit d’una altra manera, un administrador amb experiència sempre sap què esperar i de qui exactament.
Principi escalar
Es basa en una clara separació dels deures. Cada contractista ha de saber a qui ha d’informar directament els resultats del seu treball i les activitats de les quals hauria de regular de forma independent. Aquest principi indica una cadena de relacions oficials entre subordinats i líders de tot el sistema organitzatiu. Com més expressiva sigui aquesta línia, més eficaç serà la gestió i comunicació entre els empleats. Qualsevol subordinat necessita una comprensió precisa de qui li delegui autoritat i a qui transferir qüestions que no són de l’àmbit de la seva competència.
Principi de nivell d'autoritat
Combina els dos principis anteriors. Cada empleat ha de tenir clarament consciència de la quantitat d’autoritat que li va delegar i resoldre els seus propis problemes amb els problemes que corresponen al seu nivell de poder, i no derivar aquests problemes a una direcció superior.
En cas contrari, es pot produir una paralització quan els directius seran obligats de nou a afrontar problemes que ja han estat delegats en subordinats. Quan s’utilitza aquesta norma, no només s’ha de produir la transferència de poders, sinó també la delegació de responsabilitats.
Principi basat en resultats esperats
Mostra que totes les activitats de l’organització necessiten una planificació acurada. Totes les tasques haurien de tenir objectius clarament definits i resultats esperats específics. En cas contrari, el directiu simplement no serà capaç de distribuir competencialment tasques entre els empleats, no tenint una idea completa de si els subordinats tenen una autoritat suficient per al treball que els ha delegat.
Principi d’unitat de comandament
Es basa en l’estreta relació entre el contractista i el gestor. Com més alt sigui el nivell de cooperació, més fort és el sentit de la responsabilitat personal d’un subordinat i menys probable és rebre ordres conflictives. És important que un únic cap delegui la tasca a l’empleat per evitar confusions i una situació en què “la mà esquerra no sap el que fa la mà dreta”.
Principi de responsabilitat incondicional
Tot i que quan es deleguen instruccions a un subordinat, els poders i la responsabilitat dels resultats del treball realitzat es transfereixen simultàniament, aquest no és motiu per eliminar les obligacions que li són imposades. És el cap qui decideix delegar la tasca, per la qual cosa encara és responsable del treball dels subordinats i de l’execució de la tasca. Els intèrprets són els responsables de la feina feta i els responsables són els responsables de les accions dels subordinats.Aquest principi té una importància especial a l’hora de delegar poders estatals i d’altres amb un alt nivell de poder.
El principi de correlació d'autoritat i responsabilitat
Indica que l’autoritat delegada ha de complir les obligacions assignades al subordinat. Si l’àmbit de l’autoritat és inferior a la responsabilitat, el contractista no podrà realitzar completament la feina que li ha estat transferida, però si és superior, pot aparèixer una situació de futilitat de poders imposats o d’abús de posició oficial.
Cada administrador ha d’organitzar de forma competent la delegació d’autoritat i responsabilitat. Els principis comentats anteriorment l’ajudaran en això.
Tipus d'autoritat
Al sistema de l'organització, d'acord amb els objectius i requisits actuals, es poden distingir diversos tipus d'autoritat. Es determinen per les activitats dels departaments i la seva funcionalitat general.
Lineal
Aquestes facultats es transfereixen directament del gestor al contractista i més endavant segons el règim. Un cap amb autoritat lineal és capaç de prendre decisions dins dels límits de la seva competència sense la coordinació prèvia amb altres caps. L’esquema seqüencial d’aquests poders forma una jerarquia dels nivells d’administració.
D'altra banda, la delegació de l'autoritat i la responsabilitat es produeix només tenint en compte el principi d'unitat de comandament i, al mateix temps, els estàndards de gestionabilitat. Pel que fa al principi d’unitat de comandament, es va considerar més amunt.
Aquest principi mostra que cada empleat està dominat només per un líder, i l'empleat només informa del seu superior immediat. I la taxa de gestió és el nombre d'empleats que informen a un líder determinat.
Tanmateix, amb un augment significatiu del nombre de circuits en l’esquema de lideratge, hi ha un fort alentiment de l’intercanvi operatiu d’informació. Per això, cal introduir altres facultats en l'estructura organitzativa.
Seu
Per determinar quines categories de competències existeixen, primer heu d'analitzar els tipus d'aparells del personal, a partir dels quals es distingeixen:
- L’aparell assessor s’utilitza per resoldre tasques especialitzades. Pot funcionar de forma temporal i continuada.
- Assistent: s'utilitza per realitzar serveis específics (com a exemple, el departament de recursos humans).
- Personal: una subcategoria del dispositiu de publicació. Format quan es contracta pel cap d’un ajudant o secretari. Tots els membres aquí tenen una alta autoritat formal.
Per tant, les potències que es poden transferir a qualsevol dels dispositius es divideixen:
- Assessorament: utilitzat per la seu assessora, els drets de la qual estan limitats per recomanacions professionals.
- Aprovacions obligatòries: s’estenen a la consideració dels gestors de les seves decisions conjuntament amb l’aparell.
- Paral·lel: s’utilitzen en els casos en què el dispositiu pot anul·lar les decisions del lideratge, s’utilitzen per evitar violacions greus. Per exemple, l’ús de potències paral·leles es justifica quan es compren grans quantitats, quan calen dues signatures.
- Funcionals: es troben al nivell més alt, poden permetre tant accions com cancel·lar. El seu ús és molt estès, especialment en àmbits com el control de l’ocupació i els mètodes de comptabilitat.
L’ús de dispositius addicionals ajuda a simplificar significativament l’estructura de gestió en empreses amb un gran nombre d’empleats. Gràcies a la interacció estreta i correctament estructurada de tots els temes de l’empresa, l’efectivitat de l’organització en conjunt augmenta. Per a un lideratge efectiu, s’han de tenir en compte altres aspectes: els principis de delegació d’autoritat, requisits, característiques, tipus, etc.
L'ús de la delegació és important per a qualsevol gestor.Ajuda a organitzar el procés de treball de forma competent, dividint clarament els drets i els deures de tots els empleats. Els intèrprets són molt més fàcils de treballar quan saben què se’ls requereix i quins resultats han d’assolir. A més, la delegació és un factor important que s’utilitza per augmentar l’eficiència de cada empleat i alliberar temps addicional perquè el gestor resolgui tasques d’estratègia important, cosa que, en conseqüència, comporta un augment de la productivitat i la productivitat de tot el sistema.