En les condicions de relacions comercials modernes entre el fabricant i el comprador, es pot presentar una situació quan el pagament de les mercaderies o serveis rebuts es retrasi al compte de l'empresa amb retard. El retard pot ser causat per diversos factors. Els deutes de clients, els clients poden acumular. Això comporta un alentiment del cicle de facturació, la incapacitat de l’empresa per finançar les seves activitats.
Per evitar conseqüències negatives, la direcció de l’empresa està obligada a control de comptes a cobrar. Això permet prendre les mesures necessàries per reduir-lo de manera puntual. Totes les gestores financeres han de conèixer com es produeix aquest procés.
El concepte de rebuts
Control de rebuts i deutes que realitzi qualsevol empresa, independentment del seu àmbit d’activitat. Això és necessari per assegurar les condicions per al funcionament normal de tots els components de l'empresa.
El deute dels deutors forma part del capital de treball de l’organització. Es tracta de fons que falten temporalment del compte empresarial. S’utilitzen des de fa temps pels deutors (deutors) en les seves activitats. Es tracta dels drets de propietat de l’empresa, que són un dels objectes dels ciutadans.
L’exemple més típic de comptes a cobrar és el deute de contraparts d’una empresa que no va pagar immediatament després de l’enviament de mercaderies, la realització d’obra o serveis, el seu valor acordat. Menys sovint, una empresa rep aquests drets de propietat en cas d’obligacions no contractuals, per exemple, quan causen danys materials per part de persones físiques o jurídiques.
La necessitat de control
Quan es treballa amb clients, el problema de controlar el seu deute apareixia de forma natural. Requereix un estudi atent i atent. Comptabilitat i control de rebuts i deutes relacionar-se amb qüestions d’estabilitat financera de l’organització, la seva seguretat. Així mateix, aquest procediment afecta la recepció de l'empresa de beneficis nets, facturació de capital i rendibilitat del negoci. Per tant, no es pot descuidar aquesta anàlisi.
El control de comptes a cobrar permet a la direcció de l'empresa respondre a temps als problemes que es plantegen en aquest àmbit. Si les contrapartes no paguen els seus deutes a temps, l'empresa no pot comprar els materials necessaris per a la producció a temps, paga els seus propis deutes pels serveis prestats per altres organitzacions.
El cicle invers en aquest cas s’alenteix. El benefici net de la companyia està disminuint. Tots els indicadors d’estabilitat i estabilitat financeres estan disminuint. Com a resultat, l'organització fallarà. Per evitar-ho, els analistes i la gestió haurien d’implementar control de rebuts i deutes.
Les conseqüències d’una falta de control
Anàlisi i control de rebuts s’ha de realitzar a cada instal·lació. Si la direcció no presta la deguda atenció a aquest tema, es plantegen diversos problemes greus.
La companyia perd diners en efectiu. Si el comprador rep un ajornament sense una bona raó i la possibilitat de l’amortització del deute, fins i tot en un tribunal de dret no serà possible l’amortització del seu deute. Aquest és un dany greu a qualsevol organització.
Els indicadors d’estabilitat financera també estan disminuint. La companyia no podrà acabar amb les seves obligacions fiscals, pagar els salaris al personal, etc. Es redueixen els indicadors d'eficiència de l'ús dels recursos.Els fons que es troben en circulació, de fet, temporalment no participen en activitats de producció. Es podrien dirigir al desenvolupament de l'empresa, però actualment aquest capital no hi ha.
Amb el creixement dels rebuts, la companyia va perdent progressivament la reputació empresarial i la competitivitat del producte.
Objectius de control
Comptabilitat i control de rebuts perseguir determinats objectius. La gestió del deute contrapartida és necessària per limitar la quantitat a un nivell acceptable. A més, el control permet triar els termes de les vendes que garanteixen la recepció puntual del pagament després de la venda de béns o serveis.
L’anàlisi de rebuts permet desenvolupar un enfocament específic per a cada client. Per a un grup de compradors, cal un sistema de descomptes i, per un altre, al contrari, bonificacions.
A més, el control permet exigir ràpidament una devolució del deute, reduir el deute pressupostari. El gestor podrà avaluar els costos associats a la gestió de deutes i oportunitats perdudes com a resultat de la congelació de fons en circulació.
Classificació del deute
Control comptable i de rebuts implicar la divisió de deutes en vençuts i vençuts. La primera categoria inclou les obligacions dels clients el període de reemborsament especificat en el contracte encara no ha arribat. A més, aquest grup inclou deutes els quals la vida útil no supera el mes. S’associen amb el procés normal de fer assentaments (això s’indica al conveni).
El deute en retard inclou la quantitat de fons que el comprador ja hauria d’haver dipositat al compte del venedor, però això no va passar. En aquest cas, l'empresa pot demandar la seva contrapartida.
També existeix un deute tan dubtós. En aquest cas, el proveïdor de béns o serveis no està segur que el comprador pagui el seu deute. Tot i això, no s’han de confondre els deutes dubtosos i dolents. Els comptes a cobrar d’aquest darrer tipus es podran debilitar al balanç de l’empresa, ja que ja ha passat el termini de prescripció. Els deutes dubtosos són comptabilitzats per l’empresa fins que no queden sense esperança.
Mètodes de control
Control de rebuts a l'empresa realitzat sobre la base d’un inventari d’assentaments amb compradors i clients. Aquest treball el necessiten els analistes abans de la preparació de la memòria anual.
Tot i això, no és suficient un inventari de deutes un cop a l'any. Els problemes poden sorgir i acumular-se al llarg de diversos mesos. Per tant, les mesures de control s’han de dur a terme regularment. El millor és estar atent a aquest tema un cop al mes. Per a algunes empreses, es recomana inventariar el deute de les contrapartes dues vegades al mes, a causa del factor humà.
Els gestors de vendes han d'estar motivats pel principi de recollida de diners dels clients. També cal un control financer dels rebuts. Això permet tornar a la circulació una quantitat important de fons.
Esdeveniments
Sistema de control de comptes a cobrar basat en determinades activitats. Es divideixen condicionalment en dos grups. La primera categoria inclou mesures organitzatives, i la segona: l’avaluació de diversos indicadors de deute deutor.
Per a la realització d’activitats organitzatives, es designa un empleat que és responsable del seguiment. Molt sovint pot ser un auditor intern o un auditor.
Després d’això, el gestor estableix les dates clau en què s’avaluaran els indicadors rellevants. S’estan desenvolupant les condicions d’atorgament d’un ajornament, així com la seva documentació. La regulació és controlada pel responsable de l’auditoria.
La quantitat de rebuts s’ha de considerar en la motivació dels gestors de vendes. Per a totes les contrapartides, s’estableixen límits de crèdit. Per a l'estat dels rebuts ha de ser director comercial responsable.
Suport tècnic
Realitzar control intern dels rebuts, moltes empreses utilitzen programes informàtics especials. Simplifiquen molt el procés de processament de dades. El programa més popular a les empreses del nostre país és el programa 1C. Amb la seva ajuda, podeu crear un registre de deutors, així com supervisar l’envelliment de les obligacions del seu deute.
Si els gestors mantenen un registre de deutes en un programa d’aquest tipus, podran fer un seguiment de quins compradors han acumulat deutes relativament recent i quins són ja desactualitzats.
Per a això, és necessari generar un informe adequat al programa. En ella, els rebuts s’ordenaran en funció de la data d’aparició. A l'informe poden aparèixer contrapartides el deute del qual es va formar fa una setmana, dues setmanes, un mes i un any. Atès el tipus d’activitat de l’empresa, les dades obtingudes es classifiquen en deutes antics o nous.
Indicadors de puntuació
Control de cobrament de compte es basa en determinats indicadors. Durant la seva implementació, cal preparar un pressupost de deute per a cada contrapart (mitjançant el programa). Al final de cada mes, es calcula la taxa de recollida. Això ens permetrà estimar la quota de les mercaderies pagades en el volum total de les mercaderies enviades.
A partir dels termes dels contractes amb contrapartides, s’elabora un pla d’amortització de deutes. Es monitoritza la dinàmica de la ràtio de rotació de deutes contrapartida.
A partir de les dades obtingudes, també es calcula la durada de la facturació de deutes dels deutors. Aquesta anàlisi permet avaluar l'eficàcia del control de crèdits per determinar el grau de fiabilitat de les contrapartides.
Problemes interns
Control de cobrament de compte ha de ser dirigit per un analista experimentat. Al mateix temps, es poden trobar problemes interns que podrien haver provocat deutes. Potser els empleats responsables de les vendes no s’ajusten als estàndards establerts per a la prestació de pagaments diferits. Els fets de l’evident frau dels empleats de l’empresa també succeeixen.
Així, per exemple, per rebre un plus a final de mes, l’empleat responsable de vendes busca incloure més mitjans de venda a l’informe. Per tant, pot demanar al client que compri el producte de manera fictícia. És a dir, el client no transfereix els fons, sinó com si hagués enviat un enviament de mercaderies. Aquests fons s’acrediten al comprador. El gestor rep la seva bonificació i el client rep l'oportunitat de recaptar fons addicionals en circulació. D'altra banda, el client també pot pagar una certa prima per part del responsable de vendes. En aquest cas, l’empresa perd.
Límit de crèdit
Control de cobrament de compte pot retornar una quantitat important de diners en circulació. Per evitar possibles danys a les activitats de l’empresa, s’utilitza un enfocament que implica establir un límit de crèdit. Aquest és el nivell de cobraments que serà segur per a l’empresa.
D'altra banda, el límit de crèdit s'estableix tant per a l'organització com per a cada contrapartida de forma individual. També es pot establir un límit similar per a cada departament de vendes. Es distingeixen pel principi de la indústria. El límit de crèdit s'estableix d'acord amb la quantitat d'ingressos del darrer mes que aporta la unitat. Aquest indicador és aprovat pel director general de l'organització.
Control de cobrament de compte necessaris per a totes les empreses. Això permet augmentar la rendibilitat i l’estabilitat financera de l’organització.