En resposta a la pregunta: "Què és l'EDI?" es fa una breu excursió a la història del flux de treball, es determinen els tipus i la finalitat de la circulació interna i externa dels documents de l’organització. Es descriuen els factors d’èxit de la implementació de sistemes EDI a l’empresa i el paper de la gestió de documents electrònics com a mitjà d’optimització de la compra. Les signatures electròniques, els centres de certificació i els operadors es consideren components clau de l'EDI. L’organització del flux de treball amb agències governamentals es presenta com un mitjà per reduir el temps i el cost. El sistema EDM del govern de Moscou es presenta com a exemple de la implementació de flux de treball sense paper a escala de megalòpolis.
Què és EDO?
Flux de documents: moviment de documents d’una organització des del moment en què es creen o reben fins a la finalització de l’execució o l’enviament; un complex de treball amb documents: recepció, registre, enviament postal, control d’execució, formació de casos, emmagatzematge i reutilització de documentació, treball de referència. El concepte de gestió de documents electrònics es fixa en la norma estatal. Dóna una definició estricta, però estreta:
La gestió electrònica de documents (FED) és un mecanisme únic per treballar amb documents enviats en forma electrònica, amb la implementació del concepte de "paperassa sense paper".
(GOST R 7.0.8-2013).
Flux de treball: des de tauletes d’argila fins a la indústria 4.0
Els primers sistemes de gestió de documents van aparèixer amb la invenció de l'escriptura, o millor dit, de l'escriptura simbòlica. El cap de família va assenyalar, tallant en una etiqueta de fusta, el nombre de bosses de gra recollides i els xais nascuts. Es pot considerar aquest principi del flux de treball intern de l'empresa.
Els sacerdots assirians i els oficials dels antics regnes xinesos, després d'haver rebut escrits dels inventors, el van adaptar immediatament a la tasca de l'administració pública: cobrar impostos, codificar les lleis, enviar ordres als governadors i la diplomàcia. Aquest flux de treball es va formalitzar més o menys.
Ja era un flux de documents interestatal i fins i tot interestatal.
Amb el desenvolupament de la civilització, les normes d'intercanvi d'informació registrades en un mitjà es van complicar. La primera revolució en el flux de treball va venir amb la invenció de paper assequible. Els escribes anotant el més important a les volutes de pergamí es multiplicaven pel nombre i formaven les masses d’oficials de baix rang (no els responsables de decisió, sinó que copiaven documents d’altres persones, feien còpies, emeten certificats, escrivien sol·licituds, tenint en compte els documents que fluïen a les revistes i lliuraven papers importants a un altre departament.
I en aquest mateix moment, els missatgers, els missatgers, els missatgers ... us podeu imaginar trenta-cinc mil missatgers sols!
A. Griboedov
La burocràcia, com a tecnologia de gestió, ha rebut un instrument d’enorme poder. De vegades, va triturar l'estat, l'economia i la societat.
La segona revolució va venir amb la invenció de les màquines d'escriure. La tecnologia de gestió no ha canviat, la productivitat dels buròcrates i el seu poder han augmentat.
El tercer, amb l’arribada d’ordinadors i correu electrònic. A la primera etapa, que finalitza avui, les tecnologies per a la producció i lliurament de documents han canviat. Les tecnologies de gestió es van mantenir pràcticament inalterades. La burocràcia ha digerit aquesta revolució. Va ser en aquesta fase que va aparèixer el concepte d'EDI. Al principi, la gestió de documents electrònics va reproduir minuciosament tots els processos, procediments i rutes de gestió de la circulació tradicional de documents.
Quart: venir i trucar a la porta. La seva essència és que els programes i dispositius comencen a intercanviar dades i prendre decisions sense intervenció humana. La nevera ordena l’entrega de productes, el sistema de classe RTE (empresa en temps real) rep comandes, compra matèries primeres, reconfigura la línia de producció i envia els productes al client. En aquesta fase, la humanitat té l'oportunitat de desfer-se dels exèrcits de clergues que no prenen decisions i no produeixen valor afegit. Les empreses i els estats avançats ja ho fan.
El lloc dels sistemes EDI entre els sistemes d'informació
Segons el grau de maduresa del sistema d'informació de l'empresa o institució, el sistema EDI pot ser:
- Un producte de programari implementat per separat intercanvia de vegades dades amb altres subsistemes mitjançant interfícies o manualment.
- Programari independent, profundament integrat amb el sistema de gestió empresarial, l’intercanvi de dades s’organitza en línia o a l’hora que es produeixi un esdeveniment determinat.
- El mòdul d’un gran sistema de gestió d’empreses (classe ERP o PLM).
Entre els sistemes presentats al mercat mundial, els sistemes EDI ocupen un lloc entre els sistemes de flux de treball i els sistemes de gestió de registres.
La implementació directa de la gestió de documents electrònics basada en sistemes occidentals en una empresa (organització) russa rarament no té èxit. La visió del món i les diferències ètiques entre els models de negoci i els models de servei són massa grans. Un obstacle emotiu és també l’amor emotiu rus per la burocràcia, no com a tecnologia i mitjà, sinó com a objectiu autosuficient d’un secretari o funcionari.
Gestió electrònica de documents: tipus i finalitat
La circulació de documents d'una empresa o organització es divideix en dos tipus principals: externs i interns. Històricament, primer es va desenvolupar l’automatització del flux de treball intern.
En un entorn d'informació ben construït d'una empresa o organització, tots els subsistemes de gestió de documents estan interconnectats, intercanvien dades entre si i estan equipats amb un sistema de referència creuada. Així, per exemple, el text final acordat del contracte està disponible per a la logística per a la formació de sol·licituds de pagament, per als financers per al control, per a tecnòlegs i dissenyadors, en termes de referència, etc.
El sistema principal EDI té com a objectiu principal proporcionar als participants del sistema la informació necessària per al seu treball i l'adopció de decisions de gestió, tècniques, financeres i de personal. També és una de les funcions més importants de l'EDI l'organització del control sobre la implementació de decisions preses. La gestió de documents electrònics és també un mitjà per organitzar un arxiu electrònic.
L’EDI extern té funcions addicionals: permet a les organitzacions intercanviar documents rellevants de forma legal i financera mitjançant canals de comunicació. Un paper important aquí té la signatura electrònica, que permet identificar l’emissor encara més fiable que les signatures i segells habituals en els documents tradicionals.
Automatització de flux de treball dins l'empresa
En el moment de la decisió sobre automatització, l'empresa compta amb un sistema de flux de treball en paper. Els empleats creen documents en diversos programes, s'envien per correu electrònic. Té un cert nivell de maduresa i es reflecteix en documents normatius: regulacions, instruccions i regulacions.
L’equip que participarà en automatització hauria d’estudiar definitivament el conjunt d’aquests documents, entendre quant reflecteixen els processos de negoci que s’han desenvolupat realment a l’organització. Al sistema de gestió de documents electrònics, cada flux d'informació ha de reflectir el flux real:
- material;
- financera;
- mà d’obra.
I servir un procés empresarial específic.
El model de negoci creat a partir d'aquesta anàlisi no només s'ha d'implementar en el sistema d'informació, sinó que també s'ha de reflectir en la documentació reguladora actualitzada.
Els empleats de l'organització creen la majoria dels documents de forma electrònica en diversos programes, s'envien els uns als altres per correu electrònic. La forma de documents està regulada, però, les regles per a aquests enviaments, el calendari i el contingut de la reacció no estan gaire formalitzats. Això ja es pot anomenar un sistema EDI a nivell embrionari de desenvolupament. Ara podem parlar de l’automatització de la gestió de documents electrònics: crear un sistema per crear, omplir, processar, encaminar documents electrònics. Un sistema addicional per al seguiment del rendiment i la presentació d'informes serà un subsistema important.
Si la maduresa dels processos a l’empresa és suficient, hi ha totes les possibilitats que la transició a la gestió de documents electrònics tingui èxit. El principal factor d’èxit en la implantació són els empleats de l’empresa. També constitueixen el principal risc.
Durant l’organització de sistemes de gestió de documents electrònics, l’equip d’implementació ha d’ajustar no només les formes de documents i les rutes d’aprovació estàndard, sinó sovint - la lògica bàsica del sistema. En cas contrari, és impossible satisfer els requisits d’un client que estigui convençut que els processos empresarials històricament desenvolupats a la seva organització no es poden millorar i no es poden tocar en cap cas.
Aquest compromís comporta un augment del preu tant de la implementació mateixa com del suport del sistema, cada instal·lació d'actualitzacions del venedor es converteix en una implementació en miniatura. Es redueix la qualitat del sistema.
Tal com demostra el grup Gartner, els processos comercials veritablement únics, com els que proporcionen a l’empresa un avantatge competitiu, són fins i tot menys d’un 1-5% a les empreses líders. Els processos restants, sense perjudici de l'organització, es poden (i haurien de) substituir per uns estàndards de la configuració bàsica del sistema.
En realitat, la configuració bàsica és l'experiència generalitzada de les empreses amb més èxit de la indústria. La transició cap als processos empresarials estàndard comporta disminuir els costos de transacció i un augment de l’eficiència global del negoci. La gestió de documents electrònics serà fàcil i còmoda. Això pagarà íntegrament l’esforç únic pel canvi organitzatiu, l’ajust reglamentari i la formació dels empleats. Durant la formació, cal explicar pacientment i constantment als usuaris què és l’EDI, com canviarà la seva vida i la vida de tota l’empresa per a millor.
EDI entre empreses. Ecosistemes de flux de treball
Els sistemes EDI (Electronic Data Interchange) van aparèixer a Occident als anys 70 del segle XX.
Van realitzar la circulació de documents electrònics entre organitzacions, van permetre a les empreses fer i rebre comandes al mercat, organitzar l'enviament de productes fabricats al client i generar documents logístics i financers adequats de forma electrònica.
Si és necessari, es van elaborar documents en paper al final del mes o trimestre, la seva formació, lliurament, acceptació, lliurament no va retardar el procés comercial i de producció. Al mateix temps, es va formar l’estàndard d’intercanvi de dades EDI, que va sobreviure fins a la implementació de XML.
La connexió amb el sistema de gestió de documents electrònics EDI ha accelerat molt les activitats comercials i de producció de les empreses.
EDI amb govern
També té l’origen a Occident. A la fi del segle passat, els subjectes d'activitat econòmica i financera van poder presentar una declaració d'ingressos de forma electrònica. Al segle XX, els actors russos també van tenir aquesta oportunitat. En els darrers anys, l’enviament d’informació a la inspecció tributària, fons de pensions (PFR), inspecció laboral en forma electrònica s’ha convertit en obligatori, primer per a grans, després per a mitjanes i, a les últimes etapes, per a petites empreses i organitzacions.
Les empreses han de signar un acord amb la UIF sobre la gestió de documents electrònics. Els ciutadans també van tenir l'oportunitat de traduir la seva comunicació amb la fiscalia en format electrònic. Cada any la popularitat d'aquests serveis creix entre la població.
Elements de sistemes EDI externs
Client: una organització o individu que participa en una EDI i té signatura electrònica. L’operador EDI proporciona als seus clients una plataforma d’intercanvi de documents.
Signatura electrònica (ES): un conjunt de dades especialment format que permet identificar de manera exclusiva l'EDI participant. Aquest kit està adjunt a un document electrònic i confirma la seva autenticitat.
Una signatura electrònica és informació en forma electrònica que s’adjunta a una altra informació de forma electrònica (informació signada) o s’associa d’altra manera amb aquesta informació i s’utilitza per determinar el signant de la informació. (Llei Federal del 6 d’abril de 2011 núm. 63-FZ "sobre signatura electrònica ")
A la Federació Russa s'accepten tres classes de signatura electrònica. Difereixen en el nivell de protecció i finalitat.
- Signatura simple: certifica que el document ha estat enviat per una persona específica: el propietari d'aquesta signatura. S’utilitza per confirmar la identitat de l’emissor del correu electrònic a l’adreça d’institucions oficials de diversos nivells o funcionaris específics.
- Signatura millorada sense qualificar: certifica tant l’enviament d’un document electrònic per part d’una persona determinada com el fet que no es van fer canvis al document des del moment de la signatura. S'utilitza per certificar documents per als quals la impressió és opcional. Aquesta signatura es genera mitjançant eines de xifratge, es permeten certificats emesos per una autoritat de certificació no acreditada.
- Signatura electrònica millorada (CEP): es genera mitjançant un programari de xifrat certificat pel FSB. CEP utilitza un certificat d’una autoritat de certificació acreditada que actua com a garant de l’autenticitat de la signatura. La ED signada per CEP té igualtat de drets amb un document en paper certificat amb signatura personal. Protest CEP només és possible per ordre judicial. CEP s’utilitza per a la interacció entre agències governamentals mitjançant sistemes d’informació estatals
Autoritat de Certificació (CA): un organisme públic o públic que emet signatures electròniques (certificats).
La reputació de la CA és acceptada per totes les parts implicades en la circulació de documents electrònics. L’AC emet certificats per a organitzacions i particulars: participants en la facturació. Durant les transaccions, l’AC confirma l’autenticitat d’una determinada signatura electrònica.
El centre de certificació acreditat està en una relació contractual amb la CA arrel i està obligat a complir tots els requisits de la legislació del país d’ubicació.
Operador EDI - organització comercial que proporciona als participants una plataforma tecnològica per a la implementació d'EDI. La prestació es realitza a nivell comercial amb la conclusió d’un contracte. L'EDI de l'operador està subjecte a una certificació obligatòria en els organismes estatals
La plataforma de comerç electrònic (ETP) és un complex de canals de comunicació, programari i maquinari, dissenyat per organitzar el comerç entre organitzacions comercials i estatals, així com persones privades.
La plataforma de comerç electrònic uneix venedors i compradors de diversos productes i serveis en un únic entorn d'informació, proporcionant-los diversos serveis relacionats. Molts recursos de la xarxa global ofereixen serveis per reunir proveïdors i consumidors, els ajuden a concloure un acord i a actuar en major o menor mesura com a garant d'aquest acord.
Per minimitzar els seus costos, els compradors poden organitzar licitacions electròniques en forma de subhastes directes i inverses, contractacions competitives, sol·licituds de pressupostos i ofertes, optimitzant els costos.Els venedors aconsegueixen un accés fàcil, ràpid i còmode al mercat i una plataforma adequada per a la promoció dels seus productes.
- Un ETP per fer una comanda estatal és un ETP seleccionat pel Ministeri de Desenvolupament Econòmic de la RF i el FAS per a subhastes obertes en forma electrònica.
- ETP per a la venda de propietats de deutors (en fallida). Es van convertir en tots els llocs electrònics que duen a terme contractació pública.
- ETP per fer comandes amb 223-ФЗ.
- ETP per a clients comercials: les empreses comercials liciten aquí segons normes més flexibles.
- ETP comercialitzats especialitzats creats per a una empresa específica. Per exemple: un lloc Gazprom per a la venda de productes derivats del petroli.
- Plataformes comercials multidisciplinàries de comerç electrònic amb un conjunt universal de productes i serveis.
Els ETP com Aliexpress i E-bay són molt coneguts.
Per a ells, els drets dels consumidors estan protegits tant per les regles de les plataformes com pel sistema de qualificació: cada comprador avalua el venedor.
Serveis governamentals
El lloc web de Serveis de l'Estat integra els portals d'Internet de moltes agències i serveis governamentals en un únic portal consolidat. Va ser creat en el desenvolupament del concepte estatal de "Finestra Única" per simplificar la comunicació amb les autoritats estatals per als ciutadans. Un ciutadà de la Federació de Rússia, després d’haver iniciat la sessió un cop utilitzada una signatura electrònica qualificada:
- La propietat.
- Impostos.
- Educació.
- Prestacions de pensions.
- Per transportar.
- Als documents.
I molts altres punts importants.
Podeu consultar i pagar impostos, multes i taxes governamentals. Un ciutadà també té l'oportunitat de sol·licitar l'emissió de qualsevol document oficial, certificat, passaport, visat, certificat, etc. Per això, no necessita anar a la pròpia institució, ni tan sols al centre multifuncional: la sol·licitud es presenta electrònicament, en el mateix formulari es proporcionen. còpies dels documents necessaris.
Després de la preparació del document sol·licitat, n’hi ha prou amb una visita a l’MFC, on es verificaran els documents, un registre de paràmetres biomètrics (si cal) i l’emissió del document requerit. Aquest tipus de gestió de documents electrònics estalvia molt de temps tant per als ciutadans com per als empleats de les institucions; no necessiten dedicar temps a la recepció inicial de ciutadans i documents, i per a afegir correccions i correccions personals, tampoc necessiten presència personal.
El sistema de gestió de documents electrònics del Govern de Moscou
A la capital, el sistema MosEDO s’ha format i funciona des del 2011 amb èxit. La circulació de documents electrònics amb la seva ajuda es fa entre organismes governamentals, serveis, organitzacions comercials i públiques. El sistema està ben establert i gaudeix d’un merescut reconeixement entre els moscovites.
El sistema està implementat i mantingut per Electronic Moscow OJSC i uneix més de 78.000 usuaris de 3.000 organitzacions. El treball d’oficina, l’organització i el flux de treball administratiu i de gestió del govern de Moscou es transfereixen íntegrament al sistema MosEDO. La circulació de documents electrònics del govern de la ciutat més gran és una excel·lent prova de les perspectives i de la viabilitat dels sistemes EDI en els òrgans de govern.
Amb el desenvolupament de la tecnologia, la gestió de documents electrònics suplantarà la tradicional en els propers anys. Els principals motius a favor de l’EDI són els que ofereix:
- Velocitat.
- Cost baix.
- Conveniència per a tots els participants.
- Alta seguretat.
- Control efectiu.
Ja la majoria de contractacions del país es duen a terme mitjançant EDI. S'elabora documentació tradicional després de les transaccions finalitzades. Properament es publicaran documents en paper només en els casos més importants i excepcionals i la pregunta "Què és EDI?" finalment perd la seva rellevància.