La comptabilitat és una part integral de l'empresa (si, per descomptat, vol operar amb èxit durant molt de temps). Com s’organitza? Quins són els matisos de la comptabilitat i la comptabilitat de gestió? Què cal conèixer per tenir una comprensió completa de l'estat de les coses a l'empresa i no entrar en conflicte amb els serveis de control?
Informació general
Quan es parla de control sobre una empresa, empresa o organització, sovint esmenten comptabilitat, financera i comptable de gestió. Què són? Amb quina finalitat es duen a terme? Quines diferències hi ha? Resumem-ho tot. Inicialment, cal destacar que les principals diferències, per les quals es distingeixen comptabilitat i administració separades, són el nivell de detall de la informació, els usuaris finals i també la tècnica emprada per reflectir les operacions empresarials.
Quina és l’essència de les diferències?
Inicialment, heu d’entendre que els estats financers s’utilitzen simultàniament tant per als consumidors interns com externs d’informació. En el primer cas, es tracta de departaments de gestió, analítica, financera i econòmica. Els consumidors externs són l’inspecció d’impostos, els mitjans de comunicació (en què es publica la informació pública) i les empreses d’auditoria que preparen l’organització per entrar a la borsa. Però la comptabilitat de gestió genera informació destinada a ús intern. La seva característica és que no es divulga públicament a causa del contingut de dades confidencials. Cal destacar que la comptabilitat de gestió preveu el perfeccionament de la informació per augmentar el seu valor per a la gestió. Es basa en que es prenen decisions efectives dirigides al desenvolupament de l’organització. Què es pot donar com a exemples? Es donen dades sobre l'estructura de costos i l'impacte que té en aquests centres de responsabilitat funcionals, l'avaluació del rendiment de l'enllaç de gestió mitjana, etc. La detallada informació financera i econòmica de què es disposa permet analitzar detingudament els resultats de les activitats, així com avaluar l'estat actual de l'empresa. Al cap i a la fi, com més dades, més fàcil és que els especialistes identifiquin i ordenin els factors que afecten els indicadors. Heu de ser conscients que la idea de combinar comptabilitat i comptabilitat de gestió no és bona. Per què?
Quant a la incompatibilitat
La informació continguda en la comptabilitat, per regla general, és suficient per a les analítiques i les decisions de gestió. Però quan es combinen dues funcions en una, la qualitat de la formació i del treball en ambdues àrees pateix. Què és la captura? La cosa és que tant la comptabilitat com la comptabilitat de gestió utilitzen tècniques diferents. Mirem un petit exemple. La mateixa comptabilitat es regula fins a cert punt. Però la gestió no té limitacions. Per tant, a l’hora de combinar cal aplicar diversos mètodes de transformació de dades. I això complica la feina, requereix la presència de personal altament qualificat (que es paga més) i augmenta la probabilitat d’errors. A més, la tècnica de la comptabilitat de gestió es dedica a obtenir informació fiable i actualitzada que serà clara per als fundadors i caps de l’organització. En comparació amb la comptabilitat, pot ser més senzill i complicat. I això és cert no només per a la situació general, sinó també per a elements individuals. Mirem un petit exemple.Els actius fixos s’introdueixen amb el pagament posterior. La comptabilitat / administració és necessària per reflectir la situació. Però en el primer cas, cal fer entrades a tots els comptes, mentre que en el segon n'hi ha prou amb informar-se simplement del valor dels fons i d'on es van treure els diners (de reserves, beneficis, crèdits, etc.).
Aspectes diversos
Cal assenyalar que la informació anterior no és la veritat definitiva del tot. Així, en funció dels objectius, es poden distingir diversos aspectes centrats en el treball. Posem per cas: comptabilitat, impostos, comptabilitat de gestió. Què s’implica en aquest cas? La comptabilitat de gestió fa referència a la creació de dades estructurades per a la gestió empresarial. En virtut de l’impost: es generen dades del sistema fiscal. I comptabilitat: per a usuaris externs, com ara companyies d'auditoria. Al mateix temps, canvien els requisits per al detall, la velocitat de formació i les dades presentades, la metodologia emprada.
Comptar amb la gestió comptable. En aquest cas, és necessari rebre informació ràpida i de gran qualitat sobre el que passa a l'empresa (quant i on es va produir, comprar, vendre). La informació s'ha d'actualitzar en temps real. La comptabilitat fiscal requereix la recollida de dades del mes, la seva estructuració d’una determinada manera i posterior transferència a la representació territorial del sistema fiscal. En aquest cas, cal vigilar la precisió de la informació per no rebre una multa. Els estats comptables es poden crear per proporcionar dades generals a l’empresa o als propietaris de l’organització (sempre que no siguin els seus líders). En aquest cas, cada empresa crea condicions convenients per a si mateixa. Per exemple, es divideix en comptabilitat, financera i comptabilitat de gestió, però no assigna impostos. O una altra cosa. Aquí tothom decideix per si mateix. Necessaris, obligatoris, només són comptabilitat i comptabilitat de gestió.
Diferències en components d'informació
El que hi ha en realitat a l'empresa i les dades transferides al servei tributari són dues coses diferents. Tot i que la informació de gestió / comptabilitat és externa similar, però es protegeix més que no pas. I el primer serveix per mostrar el veritable estat de les coses. Mirem un petit exemple. Ara la situació és força habitual quan, quan arribem a la botiga, rebem diversos controls. Això es fa per minimitzar els impostos pagats. A més, cada persona jurídica individual actua pel seu compte des del punt de vista del servei tributari. Però el propietari de tot aquest sistema s’ha de mantenir sota control i amb la seva atenció tota la situació. Es pot produir alguna cosa similar en el cas de les filials. És cert que, en aquest cas, es creen més propensos a diferenciar l'administració i optimitzar el procés d'interacció amb el client. Imagineu que totes les empreses no són més que les butxaques. Per a l’oficina, tots funcionen per separat, mentre que per a la comptabilitat directiva cal assegurar-se que hi hagi una imatge holística. En alguns llocs es necessita una anàlisi unificada, de vegades una anàlisi independent, però això no canvia la situació general.
Quan es creen altres divisions?
A l’article s’esmentava que, per exemple, els estats financers es poden mantenir com a components separats. A primera vista, això pot semblar una tonteria, però no s’afanyi a conclusions. Quan és possible? Imagineu que hi ha una empresa. Al mateix temps, es fan activitats a diverses oficines territorials que no estan separades legalment. I tot això, les condicions estan preparades per a la implementació d'estats financers separats, que, a més, també es redueixen a un comú.Per què necessites fer això? I com es pot entendre l'eficàcia de les unitats! De fet, obtenir aquestes dades, basant-se només en estats financers, serà problemàtic. Potser, per descomptat, però és molt difícil i està carregat de problemes importants. Assignar comptabilitat, impostos, comptabilitat de gestió també és necessari en aquests casos. Al cap i a la fi, la producció és una cosa i l’activitat internacional és una altra. La producció pot estar en alguns Yaroslavl condicionada, mentre que les representacions oficials poden ser a Bielorússia, Ucraïna, Polònia, Noruega, Suècia, Finlàndia. Però al mateix temps, no heu d’avançar. Per tant, les despeses de gestió comptable poden ser d'interès per als accionistes de l'empresa. Però si pertany al director que l’ha creat, no hi ha necessitat (o és mínim i es pot ignorar). Però no en termes de recompte, sinó d’estratègia més. I, per descomptat, cal vigilar l’ús de fons.
Alguns exemples
La comptabilitat / gestió de la comptabilitat amb exemples es recorda molt millor. Diguem que hi ha un client. És propietari de quatre persones jurídiques. Ahir es van produir interaccions en una, avui en la segona. Demà el client fa servir una tercera persona jurídica i, després d’una setmana, la quarta. Quants diners es van guanyar interactuant amb ell? És interessant això des del punt de vista de treballar amb cada persona jurídica individual? Per descomptat que no. Que la resta de la conciliació de dades i operacions burocràtiques. Però per analitzar a fons la situació, fer previsions i prendre les decisions necessàries, cal mirar "tot el client". Això s'aplica als comptes a cobrar, ingressos, ingressos i altres indicadors. I aquí, la comptabilitat / comptabilitat de gestió és responsable de diferents moments. Les tasques que s’enfronten a cadascuna d’elles permeten complementar i navegar millor en una situació real.
Mirem un altre exemple. Diguem que hi ha un magatzem. Té molts bastidors. Per a la comptabilitat no és important informació sobre on es troba el producte. Mentre que per a la comptabilitat de gestió això pot ser de gran importància. Per què? Sí, almenys per tal de trobar ràpidament el producte adequat. Al capdavall, si el magatzem ocupa diverses desenes de quilòmetres quadrats, serà problemàtic trobar, per exemple, cargols.
Continuem considerant l’exemple de magatzem. Suposem que la seva superfície és de deu mil metres quadrats i està dividida en cent zones. Un client ve i diu que vol comprar un quilo d’ungles. I si el departament de comptabilitat escriu els productes durant la venda, llavors amb la gestió és necessari trobar la zona desitjada i demostrar que hi ha menys mercaderies. Però això no és tot. Quina diferència hi ha entre la comptabilitat de la gestió comptable? Costos! Al cap i a la fi, si veníem ungles a un client, haureu de fer les comandes a la fàbrica. Per descomptat, un quilogram pot semblar massa petit per elaborar un lot nou. Però una tona és una qüestió completament diferent.
Gestió de projectes
Cada empresa crea o treballa alguna cosa. El sistema de comptabilitat / gestió comptable permet operar amb dades seques. Però, si cal processar el projecte (no només costos / beneficis, sinó estimacions, perspectives)? Aquí la contractació no us ajudarà. Simplement no té els conceptes necessaris per a això, i també hi ha problemes amb les eines. Mentre que la comptabilitat de gestió és indispensable. Mirem un petit exemple. Es conclou un acord segons el qual l'empresa ha de construir una casa. Es tracta d’un procés llarg en si mateix. Inicialment, és necessari comprar materials, contractar persones i assegurar-se que els treballs es desenvolupen amb previstos. Cal controlar tot el procés. Al cap i a la fi, si hi ha problemes amb l’abastament d’aigua, fonamentació o sòl, tot això provocarà retards. Així, si els electrodomèstics funcionen amb generadors, haureu de tenir cura de la presència de benzina i abans que s’esgoti.Si no hi ha cap programa de gestió de projectes, és a dir, no se sap com es tindrà en compte tot això i quines seran les conseqüències, aleshores en construir una casa tindran un problema.
Diferència en treballar amb persones i papers
El mètode de comptabilitat / gestió comptable també depèn diferent de les qualificacions del personal que realitza la tasca. Què significa realment això? Per realitzar la comptabilitat, heu d’aprendre els comptes, fer les entrades adequades i distingir entre el dèbit i el crèdit. Amb la comptabilitat de gestió, un conjunt mínim d’habilitats no us ajudarà. Mirem un petit exemple. Hi ha una empresa on nombrosos empleats treballen com a consultors. Els seus deures inclouen la comunicació amb els clients, les trucades, escriure cartes, enviar documents. I llavors una persona deixa. On trobar tota la informació amb la qual va treballar? La resposta a aquesta pregunta sovint només la pot donar el propi client. I, al mateix temps, l’empresa queda amb un nas. No se sap amb qui va parlar, quan i què va acordar. Per evitar situacions tan desagradables, es creen sistemes de gestió on es registra constantment tota la informació necessària. Té en compte cada carta i trucada. Es guarden i es graven. I les dades no pertanyen a la consultora, sinó a l'empresa. Per cert, aquest no és l’únic avantatge de l’automatització. Suposem que es va concloure un contracte, dels quals n’hi ha molts. Al cap d’un any, cal trobar-lo. I com buscar? Però l'algorisme de selecció i ordenació detectarà i recuperarà ràpidament el document desitjat.
Conclusió
A causa del volum limitat de l'article, no podem divulgar completament totes les característiques i els matisos de les diferències. També es pot parlar de les diferències en l’optimització d’existències, on sovint s’observen grans problemes. També cal vigilar el funcionament de l’equip, el seu manteniment, supervisar el procés de reparació i saber exactament cap a on va anar l’enginyer. Tots aquests programes de comptabilitat permeten, en poques paraules, una gran dificultat, només presentar nombres secs. També cal recordar la reflexió de processos empresarials, contractes, sol·licituds, contractacions. En comptabilitat, només es registra el fet de la implementació d’un determinat esdeveniment, que es reflecteix econòmicament. Sembla que van venir les matèries primeres, la van pagar per després utilitzar-la. Però, en realitat, tot és molt més complicat! És necessari trobar un proveïdor, fer una comanda, rebre un pressupost, emplenar una sol·licitud de pagament, plantejar-la i donar-li el pas. I això no és tot ...