Els viatges de negocis es representen en viatges de negocis durant els quals els empleats de l'empresa resolen problemes importants per a l'organització. Els viatges poden ser a Rússia o a altres països. Els paga l’empresari, per al qual l’empleat elabora un informe de despeses en un viatge de negocis. Aquest document inclou informació sobre la quantitat de diners que es va gastar en el viatge. A partir d’aquest informe, el comptable ha de transferir a l’empleat la quantitat de fons necessària per cobrir els costos ocasionats.
Concepte de document
Per als viatges de negocis, l’informe d’avanç del 2017 s’ha compilat en forma d’AO-1. El 2018, la forma d’aquest document es va mantenir sense canvis. Aquest document està aprovat per les autoritats estadístiques, però cada empresa té l'oportunitat de fer addicions a aquest informe.
No només podeu afegir columnes noves, sinó també excloure algunes línies que es consideren redundants. L’informe de despeses d’un viatge de negocis el presenta el document de comptabilitat principal. Serveix per confirmar que els fons emesos a l’empleat per al viatge s’han enviat amb un propòsit o un altre.
Reculls de nans
Recopilar un informe de despeses en un viatge de negocis és força senzill. Aquest procés el porta a terme una persona responsable o un empleat representatiu que ha rebut una quantitat de diners per al viatge del cap de l'empresa. Per assegurar-se que aquests fons s’utilitzessin realment durant el viatge de negocis, es confecciona un informe i es transmet al comptable de l’empresa.
L’informe el revisa el comptable principal, i després es transfereix al director per signar-lo. Si l’empleat ha gastat més del que va rebre abans del viatge en forma d’avançament, pot rebre una indemnització. S'expedeix en efectiu al taulell de caixa de l'organització. Per a això, primer un ciutadà rep una ordre de despesa en efectiu, que indica amb quina finalitat es van gastar els fons.
Quines formes puc utilitzar?
A l’hora d’elaborar un informe de despeses, els empleats de les empreses poden utilitzar els documents següents:
- Formulari AO-1 aprovat per estadístics;
- un formulari desenvolupat especialment per una empresa determinada a partir del formulari AO-1;
- document electrònic, si l'empresa utilitza la gestió de documents electrònics.
Si l'empresa decideix desenvolupar la seva pròpia forma, és important introduir-hi alguns detalls necessaris. Si no hi són, això pot causar certs problemes amb els inspectors d’impostos.
Com es realitza?
Tots els empleats de la companyia que viatgen de negocis han d’entendre com emplenar un informe de despeses en un viatge de negocis. Amb l'ajut d'aquest document podran confirmar la validesa i la legalitat dels costos ocasionats. Les regles de disseny inclouen:
- un expert del departament de comptabilitat emet un formulari d’informe a l’empleat;
- Podeu emplenar la documentació vosaltres mateixos o amb l’ajuda d’un comptable;
- les dades s’introdueixen immediatament després del viatge;
- alguna informació inclou als comptables de l'empresa.
L’empleat ha d’adjuntar altres documents a aquest informe, que serveixin per confirmar determinades despeses. Es presenten mitjançant xecs, rebuts o altres documents de pagament.
A continuació, es pot trobar un informe de despeses de viatge.
Quina informació s’inclou?
L’emplenament d’aquest document es realitza sobre la base de documents oficials a disposició de l’empleat de l’empresa, que va arribar d’un viatge de negocis.Si els càlculs es van fer en efectiu, a l’informe s’adjunten diferents documents de pagament. Si s’utilitzessin despeses no en efectiu, caldrà extreure un banc del banc.
A la documentació s’inclou la informació següent:
- informació sobre el ciutadà viatjat;
- dades sobre el comptable que omple diversos paràgrafs d’aquest informe;
- el nom de l’organització on treballa el ciutadà;
- número de personal;
- finalitat del pagament anticipat, representat per despeses domèstiques o d'entreteniment;
- informació sobre les despeses o els saldos de caixa;
- enumera documents que confirmen els costos del ciutadà durant un viatge de negocis;
- La quantitat total que gasta un empleat de l'empresa durant un viatge de negocis
- signatura ciutadana
Després d’estudiar aquest informe, el comptable hi posa la seva signatura. A més, indiquen el número i la data de l'informe. Es donen les despeses a comptabilitzar, així com el nombre de comptes comptables. Un document elaborat i verificat correctament es transfereix al director de l'empresa per a l'estudi i la signatura.
A continuació, es mostra un exemple d'emplenar un informe de despeses en un viatge de negocis.
Quins documents s’adjunten?
Un empleat de l'empresa durant un viatge de negocis ha de guardar tots els documents de pagament que confirmin determinades despeses. Es registren a l’informe durant la seva realització. Aquesta documentació es pot presentar de diferents formes. Per tant, a l’informe s’adjunten els següents documents:
- els xecs del caixer van considerar la documentació més comuna;
- formularis d’informe estrictes;
- garanties d’efectiu;
- rebuts;
- fitxes;
- altres documents de pagament.
Tots aquests papers han de ser revisats i guardats amb cura en condicions òptimes. Si es perden, l’empleat no podrà demostrar que realment va gastar els fons rebuts de l’empresari amb els propòsits necessaris. En aquest cas, la comptabilitat es pot negar a reemborsar despeses.
Si es gasten fons en organitzacions i botigues en què no s’emet un xec de caixa, haurà de sol·licitar xecs de mercaderies.
Quines dificultats?
En el procés d’emplenar un informe de despeses d’un viatge de negocis, poden aparèixer diverses dificultats. Aquests inclouen:
- si una persona s’envia a un altre país, haurà de confirmar les despeses amb documents de pagament rebuts d’estrangers, però si no té coneixement d’un idioma estranger, pot ser que no tingui rebuts i xecs diferents;
- sovint, immediatament després d’un viatge, un ciutadà se’n va de vacances, de manera que no té temps per elaborar un informe immediatament després de l’arribada, però també pot haver de formular documentació immediatament després d’un període de descans;
- tots els documents rebuts d’estrangers hauran de ser traduïts al rus.
Depèn de la correcció d’omplir l’informe i preparar altres documents si es reemborsaràran correctament les despeses al ciutadà.
Característiques per viatjar a l'estranger
Els viatges de negocis es poden dur a terme no només a Rússia, ja que sovint es requereix visitar socis estrangers, per la qual cosa es requereix un viatge de negocis a l'estranger. Com emetre un informe de despeses en aquest cas? Per això, es tenen en compte les funcions:
- en tornar d’un viatge, l’empleat ha d’elaborar un informe en un termini de tres dies laborables;
- si els diners van ser emesos en moneda estrangera, això és certament indicat a la documentació;
- la informació sobre la despesa en moneda estrangera s’ha d’introduir sense transferència al tipus de canvi de ruble;
- si els documents que confirmen determinades despeses es redacten en un idioma estranger, haureu de tractar la seva traducció per línia al rus;
- el procés de traducció pot ser realitzat per un empleat directe de l’empresa o per empleats d’empreses especialitzades;
- si es creen entrades per a vehicles diferents en un idioma estranger, és necessària la transferència de dades, al qual es refereix el nom complet.passatger, lloc d’arribada, vol, data de sortida i arribada, així com el preu del bitllet;
- no és necessari traduir informació que no tingui cap importància. Per exemple, això inclou regles de vol o característiques del transport d'equipatges;
- no cal que es faci una transferència si un ciutadà té un bitllet electrònic, ja que tota la informació s'emplena segons els requisits del codificador internacional unificat;
- es requereix una transferència per a la resta de documents justificatius, que inclouen una factura d’hotel o un xec per al lloguer de cotxes.
Només quan es tinguin en compte tots els requisits anteriors, un empleat de l’empresa podrà confirmar la despesa objectiu de diners rebuda per part de l’empresari. Si en la transferència hi participen empleats d’empreses especialitzades, els costos d’aquests serveis s’inclouen en altres despeses de la companyia.
Un empleat pot anar de vacances després d’un viatge?
Sovint, els viatges de negocis duren prou, de manera que immediatament després d’un viatge, l’empleat necessita descans. Es permet prendre vacances immediatament després d'un viatge. Per això, no és obligatori venir a la feina i transferir prèviament un informe anticipat sobre un viatge de negocis.
Es permet elaborar documentació immediatament després de sortir de les vacances i no en els tres dies posteriors al retorn del viatge.
Terminis de lliurament
El document es lloga dins dels tres dies. El compte enrere comença amb els punts següents:
- retorn d’un viatge de negocis;
- sortida de vacances;
- retorn de baixa per malaltia.
Per tant, el compte enrere en tres dies comença des del moment en què el ciutadà torna a treballar per continuar la seva carrera. Si es trenquen els terminis per a la transferència de l’informe anticipat en un viatge de negocis, això comporta que l’empleat no rebi diners de l’empresa per sufragar les despeses ocasionades per ell. A més, aquesta situació pot convertir-se en la base per responsabilitzar l’empresa si els inspectors tributaris identifiquen infraccions.
Quin cablejat s’utilitza?
Per aprovar un formulari correctament emplenat d’un informe d’avançament d’un viatge de negocis, cal introduir les dades rellevants als registres de comptabilitat. Per fer això, el comptable utilitza publicacions per reflectir transaccions d’ingressos o despeses. Les despeses es registren al compte 71.
Si un ciutadà va gastar més en un viatge del que va rebre de l'empresari, pot comptar amb una indemnització per a aquestes despeses. Per fer-ho, ha de confirmar-los amb documents oficials. Només en aquest cas, el comptable introdueix la informació necessària a la comptabilitat de l'empresa.
Conclusió
Qualsevol empresa pot ser requerida de viatges de negocis per diversos motius. Es poden dur a terme a Rússia o a altres països. Els treballadors en viatges de negocis poden esperar rebre una compensació per les seves despeses. Per fer-ho, han de guardar els documents de pagament que confirmin les despeses ocasionades.
Després d'un viatge de negocis, l'empleat de l'empresa elabora un informe anticipat. Conté informació sobre totes les despeses durant el viatge. Altres documents adjunts són estudiats pel comptador i director de l'empresa. A partir d’aquest informe, s’introdueixen les dades necessàries a la comptabilitat de l’empresa.