Fins i tot l’empresa més rica que posseeix el producte més rendible, pensa en estalvis raonables. Només en aquest cas, tindrà més mitjans i oportunitats per mantenir a propòsit el seu propi negoci i desenvolupar-lo.
No és cap secret que com més gran sigui l’empresa, majors els seus costos. A més, les partides del pressupost secundari, que inclouen la impressió de documents, ocupen conjuntament la seva part de lleó. I atès el tipus de canvi actual en dòlar, els fitxers impresos poden ser veritablement “or”.
Quants diners trigueu a imprimir documents?
Segons les estadístiques publicades per Hewelett-Packard, cada empresa que es pot classificar com a empresa mitjana i gran gasta prop del 6% dels seus beneficis per costos de paper. Per a alguns, aquest percentatge pot semblar petit, però no ho és en absolut.
Si els ingressos mitjans mensuals de l’empresa són de 10 milions de rubles, aleshores costen uns 600 mil rubles per imprimir la documentació. És molt difícil anomenar aquesta xifra petita o insignificant.
L’optimització raonable dels costos d’impressió ajudarà a un servei nou i encara poc popular: la subcontractació d’impressió.
Què és la subcontractació d’impressió i com funciona
Aquest servei ajudarà a estalviar diners només per a empreses mitjanes, grans i molt grans amb grans fluxos de treball interns i externs. A vegades, la subcontractació d'impressió s'anomena "manteniment de còpies".
Calcular la xifra exacta del cost de la impressió a vegades no només és difícil, sinó simplement increïble. Això passa perquè les compres es fan per diferents departaments:
- L’oficina (paper) l’adquireix el gerent de l’oficina, el secretari, qualsevol altre empleat d’AXO.
- El departament informàtic és responsable de la compra i reparació puntuals dels equips d'impressió.
- El departament de compres té cura dels cartutxos de recàrrega, com qualsevol altre consumible.
A diferents ciutats i regions, desenes, centenars i fins i tot milers de treballadors es repliquen dia rere dia la feina. Els equips d'oficina de tant en tant requereixen no només ajust o recàrrega, sinó també reparació. Els costos augmenten quan els fons de l’empresa s’utilitzen de forma irracional: la impressora es queda sense tinta i el contracte sembla esvaït, fulls d’impressió “test”, quan cal comprovar la operativitat dels equips d’impressió, etc.
L’outsourcing d’impressió no és més que un servei integral d’equips d’impressió. Tot el seu benefici és que el client paga només les còpies dels documents realitzats.
Com es manté la comptabilitat d'impressió i com es pot eliminar el comptador de còpies de la impressora?
En tots els nous models de tecnologia d’impressió, s’ofereix un mostrador de còpies produïdes. És possible prendre lectures d'aquest comptador manualment, o també és possible en el mode automàtic.
El mètode manual, que preveu la impressió habitual d’una pàgina de configuració, no és el més convenient, però el més precís. És popular l’ús de diversos programes que ajuden a controlar les impressores (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, etc.).
Tots els programes llistats mostren la quantitat de tinta que hi ha als cartutxos, la presència de fulls impresos, el temps aproximat fins que es substitueix el cartutx, etc.
Un significatiu menys que té el mètode automàtic és la integració obligatòria amb Internet. No totes les institucions públiques o privades s’arriscaran a la filtració de dades internes.
Els avantatges evidents d’utilitzar
Independentment del mètode escollit, a la subcontractació d'impressió es pot anomenar un mitjà més eficaç de comptabilització del procés d'impressió de documents. A més, permet col·laborar amb un altre proveïdor de serveis d’impressió i optimitzar les hores de treball del departament d’informàtica, que es dedica no només al manteniment regular de la impressora, sinó també al subministrament, la configuració i la reparació.
En aquest cas, podeu oblidar-vos completament de l'eficiència quantitativa dels cartutxos, les seves característiques tècniques, el subministrament de combustible.
Aquest format de servei preveu el pagament al finalitzar l’obra, és a dir, es paga diners per a documents impresos de qualitat. Com altres acords, el contracte de subcontractació preveu terminis clars per a la prestació de serveis, el seu cost i el temps de pagament.
Una empresa que hagi conclòs aquest contracte s’allibera completament de moltes petites preocupacions: comprar paper, equips i altres consumibles, no es preocupa de reparar equips, estalviar energia elèctrica i imprimir documents per a les necessitats personals dels empleats.
Quin segell no es pagarà?
De fet, l'acord només proporciona una impressió de qualitat. Un full imprès de qualitat no ha d'incloure:
- diversos punts en paper;
- ratlles i empremta;
- diversos sorolls estranys;
- embussos de paper i danys mecànics;
- distorsió de la imatge;
- partícules de tòner.
Quines són les formes de pagar pel servei?
El cost d’una còpia del document, que paga el client, ja ha inclòs totes les despeses per a materials, manteniment i reparació d’equips.
La contrapartida pot oferir diverses formes possibles de pagar pels seus serveis:
- Molt sovint, les empreses celebren acords tradicionals que inclouen el cost de cada còpia.
- Les grans empreses amb un flux de treball enorme estan interessats en un contracte de preu únic. Dit d'una altra manera: per a un ús il·limitat d'equips, l'empresa paga una tarifa única mensual.
- Els clients que coneguin clarament les seves petites necessitats milloren utilitzar un contracte de preus fixos. En aquest cas, el pagament mensual obligatori inclou un límit de pàgina a un preu especial i, si l'empresa imprimeix més de l'estàndard especificat, es compra al document habitual un document imprès, que es feia superior a la norma.
Trampolies i contres ocults
Malgrat els molts avantatges del servei, té molts desavantatges ocults:
- A causa de l’elevat cost del servei, és convenient utilitzar només grans organitzacions. El preu es deu exclusivament als cartutxos i recanvis originals del seu equip.
- Cada venedor proporciona un servei exclusiu per als seus productes, i la transició a impressores d’una altra marca pot donar lloc a un bon cèntim. Tenint en compte la situació actual del mercat mundial de divises, difícilment es pot dir que la dependència d’un productor estranger és segur. Ni un sol equip d’oficina i el seu manteniment gratuït costen aquests riscos.
- Quan instal·leu equip, insistiu en un làser. El fet és que és molt més fàcil i convenient tenir un registre clar de còpies impreses.
- Algunes impressores no inclouen comptadors d'impressió.
- Cap venedor considera la impressió en formats diferents del format A4. Si l'organització necessita imprimir un document en format A3, es comptabilitzarà com a 2 fulls A4.
- Passar a la subcontractació d’impressió d’oficina és un procés llarg. La pràctica demostra que la coordinació de totes les clàusules del contracte pot perdurar fins a dos mesos, mentre que l’organització tindrà grans dificultats amb la transferència d’oficines a les regions. Els experts assenyalen que, de mitjana, el procés d’introducció d’un servei pot trigar molt (de 3 a 6 mesos). Els gestors d’oficines de les regions poden entrar en conflicte amb la innovació. Pot haver-hi moltes raons, però la més habitual entre elles és l'interès personal de treballar amb un proveïdor en particular.Per a aquests funcionaris, la centralització de la premsa només es pot somiar amb somnis terribles i això pot convertir-se en un problema greu. Abans de prendre una decisió tan seriosa: la transició a la subcontractació d’impressió d’oficina, penseu amb deteniment i analitzeu la situació amb el flux de treball de l’empresa.
Proveu de calcular els costos d'impressió d'oficina per mes, trimestre i any. La xifra ha de ser exacta! Al mateix temps, considereu tots els costos ocults (consum d’energia, la quantitat de temps dedicat al servei d’impressores, la impressió d’arxius personals pels empleats, etc.). Consulteu les ofertes d’externalització d’impressió d’oficines actuals. No escolliu mai un venedor, guiat per un preu excepcionalment baix. Aquesta cooperació està carregada de mal de cap. Experiència i reputació importants, el nombre de projectes amb èxit.